檔案管理知識(shí)全文(5篇)

一、電子檔案在現(xiàn)代信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會(huì)嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長(zhǎng)的一段時(shí)間，這期間電子檔案對(duì)推動(dòng)信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問(wèn)題。

（一）電子檔案無(wú)法獨(dú)立存在

在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價(jià)值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對(duì)這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來(lái)對(duì)待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

第一，目前醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在缺陷。我國(guó)大部分醫(yī)院注重醫(yī)院的技術(shù)和業(yè)務(wù)，忽視醫(yī)院的檔案管理，因此檔案管理的信息化建設(shè)缺乏。例如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺失、計(jì)算機(jī)的信息處理等基礎(chǔ)設(shè)施水平較低，難以發(fā)揮出檔案管理的功能；第二，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范的制度，沒有明確管理的規(guī)范和管理的范圍，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理沒有完善的體制、明確的職責(zé)分工以及機(jī)制不健全；第三，醫(yī)院檔案管理的人員大多缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，很少有信息化的建設(shè)人員。檔案管理的工作人員年齡偏大，結(jié)構(gòu)老化，同時(shí)缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，影響了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

1.管理理念與管理制度的創(chuàng)新

信息技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，能夠提高檔案管理的質(zhì)量，更好的發(fā)揮服務(wù)作用。醫(yī)院要重視檔案管理，改變傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的多樣化。檔案管理過(guò)程中，首先，要促進(jìn)人力資源的管理，構(gòu)建完善的員工評(píng)價(jià)制度，激勵(lì)員工的工作積極性和創(chuàng)造性，營(yíng)造良好的管理工作氛圍；其次，建立可行的、規(guī)范性的管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作的統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化.制定檔案管理的規(guī)章制度時(shí)，要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以及醫(yī)院的未來(lái)規(guī)劃，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行改善和優(yōu)化；最后，醫(yī)院檔案的管理中，要鼓勵(lì)信息化管理，以電子記錄代替紙質(zhì)記錄，提升檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理的服務(wù)特色與手段創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，是服務(wù)醫(yī)院的重要手段，在檔案管理信息化建設(shè)中要凸顯出其服務(wù)職能。檔案管理要真實(shí)、全面的記錄信息，醫(yī)院各部門之間要相互合作，提升檔案信息的準(zhǔn)確性。信息技術(shù)的使用能夠提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的效率。另外，檔案管理工作還可以借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的完善、更新以及保護(hù)。文件檔案信息的管理中，完善文件檔案的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一對(duì)文件信息進(jìn)行整理和利用，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用掃描等技術(shù)將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)醫(yī)院負(fù)責(zé)人以及醫(yī)務(wù)人員可根據(jù)不同的權(quán)限進(jìn)行檔案的查閱。

1檔案管理工作者信息安全素質(zhì)現(xiàn)狀

1．1信息化管理意識(shí)淡薄

科技的飛速發(fā)展，帶來(lái)的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，這幾乎從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案管理模式，逐步地演變成紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理齊頭并進(jìn)的管理模式，其中網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展明顯，但是檔案管理者的工作意識(shí)及思想觀念依舊很落后，認(rèn)為現(xiàn)代信息設(shè)備只是傳統(tǒng)管理方式的小補(bǔ)充，傳統(tǒng)的管理模式依然存在。很多的檔案工作者信息化意識(shí)淡薄或者認(rèn)識(shí)較淺，并沒有認(rèn)識(shí)到電子文件已經(jīng)成為我國(guó)重要的戰(zhàn)略信息資源，甚至意識(shí)不到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的重要性和迫切性。若在具體的工作中遇到網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，大多數(shù)的檔案管理者表現(xiàn)出的是無(wú)所適從，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)沒有一點(diǎn)兒經(jīng)驗(yàn)可談，檔案管理工作者整體缺乏必要的信息化管理意識(shí)。

1.2信息化管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)較薄弱

信息技術(shù)的日新月異，在客觀上要求檔案管理工作者要及時(shí)地更新自己的技能方法，以免被淘汰?，F(xiàn)在的檔案管理工作者本身只是一群具備基本檔案管理知識(shí)的人群，他們不能等同于信息技術(shù)專業(yè)人員，而且自身缺乏必要的信息安全意識(shí)，大部分的檔案管理者幾乎意識(shí)不到自己在信息安全技能上存在的問(wèn)題?，F(xiàn)實(shí)的環(huán)境中強(qiáng)制性的專業(yè)水平提升制度極度缺乏，定期的培訓(xùn)機(jī)制嚴(yán)重匱乏，檔案管理者的信息安全能力和實(shí)際的工作要求處于脫節(jié)狀態(tài)。整個(gè)檔案信息管理隊(duì)伍呈現(xiàn)出年輕的檔案管理者缺乏檔案管理知識(shí)、老的檔案管理者雖掌握了檔案管理知識(shí)卻對(duì)信息技術(shù)能力毫無(wú)培養(yǎng)的狀態(tài)，甚至很多具備檔案管理知識(shí)和信息安全能力的年輕檔案管理者，會(huì)因待遇、職稱、工作前景等問(wèn)題改行，使得整體信息技術(shù)水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術(shù)的人才。

1.3信息化管理制度不夠健全

當(dāng)下，我國(guó)對(duì)檔案管理工作者的準(zhǔn)入制度（檔案管理工作者從業(yè)資格制度等）并未展開全面的實(shí)施，對(duì)新進(jìn)檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)能力、信息安全素質(zhì)等方面的基本素質(zhì)如何，幾乎一無(wú)所知，各級(jí)檔案部門選拔培養(yǎng)檔案干部時(shí)缺乏明顯的專業(yè)指向性，只是依靠主管機(jī)關(guān)、主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)調(diào)入人員各項(xiàng)素質(zhì)要求的掌握。那些從事檔案管理工作時(shí)間較長(zhǎng)的老同志，他們的現(xiàn)代信息技術(shù)能力嚴(yán)重缺乏，其信息安全素質(zhì)低下。同時(shí)，有關(guān)信息安全技能方面的考核內(nèi)容，在檔案工作者技術(shù)職級(jí)晉升的各項(xiàng)考試中體現(xiàn)并不明顯，部分人事管理部門缺乏提高和激發(fā)檔案工作者自身信息安全素質(zhì)的主動(dòng)性和激勵(lì)機(jī)制。

近年來(lái)，在國(guó)家惠農(nóng)購(gòu)機(jī)補(bǔ)貼政策和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)代化發(fā)展等因素的推動(dòng)下，我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械工業(yè)發(fā)展迅速，農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平不斷提高，農(nóng)業(yè)機(jī)械保有量持續(xù)增加，農(nóng)業(yè)機(jī)械在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的提質(zhì)增效作用凸顯。與之相伴的農(nóng)機(jī)監(jiān)督管理業(yè)務(wù)量逐年增加，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。農(nóng)業(yè)、農(nóng)機(jī)發(fā)展新形勢(shì)對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)提出了更高要求。為進(jìn)一步發(fā)揮農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理效益，推動(dòng)農(nóng)業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門履職盡責(zé)、迎難而上，農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管工作特別是農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展，同時(shí)基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門在業(yè)務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量與效率上也出現(xiàn)了一些不足和亟待解決的問(wèn)題。

一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案按照保管方式分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。按照業(yè)務(wù)種類分為農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案。檔案具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個(gè)規(guī)定、兩個(gè)規(guī)范”相關(guān)規(guī)定首存保管。內(nèi)蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)規(guī)范化提升建設(shè)工作，經(jīng)過(guò)十余年的努力全市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化水平長(zhǎng)足發(fā)展，取得實(shí)績(jī)。目前呼倫貝爾市共有農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案14.98萬(wàn)份，農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案13.13萬(wàn)份。全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，信息化和規(guī)范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規(guī)范化水平不斷提高的同時(shí)，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作出現(xiàn)了很多新形勢(shì)、新變化，導(dǎo)致基層工作仍然存在著很多不足和困難。

二、存在問(wèn)題和困難

1.業(yè)務(wù)檔案管理人員素養(yǎng)偏低、知識(shí)更新較慢

2018年新規(guī)定規(guī)范實(shí)施以來(lái)該市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)及檔案管理工作移交旗市區(qū)（縣級(jí)）農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業(yè)務(wù)人員兼職、檔案知識(shí)匱乏。加之原有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，檔案管理形式和內(nèi)容逐漸復(fù)雜，特別是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺(tái)管理以來(lái)，很多原有檔案管理人員知識(shí)老化，不能有效掌握和推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，亟待知識(shí)更新和本領(lǐng)提高。

2.檔案管理設(shè)施不足、裝備落后

一、中學(xué)檔案管理工作中的問(wèn)題

1.檔案管理方式和管理水平落后

目前階段，我國(guó)很多學(xué)校的檔案管理依然采取舊有的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有形成計(jì)算機(jī)電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對(duì)檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說(shuō)對(duì)檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國(guó)檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設(shè)施不齊全

目前我國(guó)很多學(xué)校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質(zhì)、放置地方都缺乏通風(fēng)、干燥、防潮防霉等基礎(chǔ)存放條件，同時(shí)對(duì)檔案室的防火、防盜意識(shí)淡薄。這些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國(guó)一些中學(xué)學(xué)校并沒有設(shè)定專門的檔案管理崗位或相關(guān)職位，甚至一些檔案人員完全是學(xué)校臨時(shí)從教師隊(duì)伍中任意選取的。學(xué)校檔案管理隨意而為，有時(shí)只是為了應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)的檢查而臨時(shí)拼湊出一些檔案資料。同時(shí)，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識(shí)，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，經(jīng)常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。