檔案管理的必要性精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的必要性范文

1.1提供拷貝

電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態(tài)，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內(nèi)容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。

1.2通信傳輸

通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實現(xiàn)點對點的檔案傳輸，實現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會通過通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進行使用。

1.3直接利用

直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網(wǎng)絡中直接對電子檔案進行查詢?？梢员ＷC比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術(shù)支持。

2電子檔案的重要性

對于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。

2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力

通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

2.2電子檔案可以提高檔案服務水平

實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質(zhì)量。實施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲存于計算機當中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實現(xiàn)眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。

3提高電子檔案管理水平的建議和措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。

3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理

想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應當構(gòu)建一個相對完善的檔案管理制度，規(guī)范計算機條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統(tǒng)當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網(wǎng)絡安全漏洞進行及時修復，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡，保證網(wǎng)絡的安全系數(shù)在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。

3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發(fā)生

在檔案使用的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應當規(guī)范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進行查詢和使用。另外還應當構(gòu)建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關(guān)的網(wǎng)絡技術(shù)加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。

3.3加強檔案工作人員的管理，提高檔案保護意識

第2篇：檔案管理的必要性范文

關(guān)鍵詞：計算機；房屋管理；必要性

隨著我國改革開放的逐步深入，我國住房制度改革也在不斷的拓展，導致房屋市場競爭越來越激烈。通過對我國房屋管理情況進行調(diào)查和研究，我國很多房屋管理局仍然采用傳統(tǒng)的手工管理模式進行管理，這樣的管理模式已經(jīng)不能滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的需求。隨著我國科學技術(shù)的發(fā)展和進步，高科技產(chǎn)品已經(jīng)被應用于房地產(chǎn)市場中，在運用計算機進行房地產(chǎn)市場管理的過程中，使房地產(chǎn)市場充滿了活力，我國房屋正在逐步運用計算機進行管理。

一、我國房屋檔案資料管理存在的問題

檔案類別主要分為轉(zhuǎn)移登記，變更登記，預告登記，初始登記，他項權(quán)登記，還有注銷登記，房屋檔案資料管理是房屋管理工作的重要組成部分，房屋檔案主要包括收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，房屋檔案資料能夠反映住戶的實際居住狀況，而且房屋檔案資料具有較高的保存價值，房屋檔案資料是確定房屋產(chǎn)權(quán)的最重要依據(jù)。

對于部分大型的房屋管理局，其擁有的房屋檔案資料的數(shù)量較大，且涉及到的范圍較廣，對于這樣的房屋管理局，其戶主會經(jīng)常發(fā)生變動，在這樣的情況下，如果采用手工管理模式進行房屋管理，將會非常麻煩。在手工管理模式下，通常選用紙質(zhì)記載房屋信息，如果長時間翻閱房屋檔案資料，原始材料在一定程度上會有損壞。

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，我國部分地區(qū)的人員流動逐漸增多，這就使房屋的戶主頻繁發(fā)生變化，手工式的管理模式已經(jīng)不能滿足時展的要求。隨著房屋檔案資料逐漸的增加，其采用手工模式進行分類統(tǒng)計匯總將費時費力，不利于提高房屋管理的效益。

二、在房屋管理中，應用計算機的重要作用

1.有利于快速、準確的統(tǒng)計房屋檔案資料

在實際的房屋管理工作中，對房屋檔案資料進行統(tǒng)計匯總是經(jīng)常性的工作，從工作程序上看，其工作程序非常繁瑣。這項工作需要很多步驟才能完成，例如：數(shù)據(jù)的搜集、項目的管理、歸并、制作報表等工作，如果采用人工的方式進行工作，不僅浪費時間和精力，而且還存在筆誤的問題，可能會造成差錯，會給房屋管理工作造成一定的影響。

目前，運用計算機進行房屋管理，有利于提高房屋管理工作的準確性，并能大幅度縮短房屋管理工作的時間，在很大程度上有利于提高房屋管理工作的效率。在通常情況下，運用計算機進行房屋管理，可以在1小時內(nèi)統(tǒng)計出35000多套住房的使用信息，并可以利用報表的形式將房屋的使用情況打印出來。就計算機本身而言，其具有較強的統(tǒng)計能力，運用計算機進行房屋管理，不僅有利于房屋管理人員全面的掌握房屋的使用情況，而且還能夠為房屋管理者的決策提供可靠的依據(jù)。

2.有利于提高房屋管理的效率

縱觀所有的房屋管理工作，其經(jīng)常的業(yè)務主要包括查詢和檢索檔案資料，雖然在我國房屋管理制度中已經(jīng)嚴格規(guī)定查詢和檔案資料的相關(guān)內(nèi)容。但是，如果運用人工的方式進行查詢，其仍然存在著很多缺點，如果進行頻繁的查詢紙質(zhì)的房屋檔案資料，將會損壞紙質(zhì)資料，且費時費力。

運用計算機進行房屋管理，可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫的具體形式，輸入相應的命令，也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢某住戶的實際情況?？梢赃\用系統(tǒng)查詢進行檔案管理，每一份檔案都有編號，在電腦上能一一查詢出來編號，這樣更有利我們拿實體檔案，但是如果掃描的就能直接把資料打印出來，不用那么麻煩去庫房找實體檔案。另外，如果各地房管局都能聯(lián)網(wǎng)，這樣要是要查外地的人的房產(chǎn)就不用跑去外地了，這樣比較便民。

3.有利于簡化工作程序

房屋管理的整個過程是一個動態(tài)的管理過程，要針對住戶的姓名、單位、權(quán)屬進行核實、登記，這將有利于保證房屋檔案管理的準確性和完整性。通常房屋住戶的變更手續(xù)大致分為轉(zhuǎn)戶、換房、新分配入住等，如果運用傳統(tǒng)的方法進行管理，其手續(xù)的辦理非常繁瑣。要進行后臺查閱，并根據(jù)住房的相關(guān)示意圖，進行臺賬的信息進行相關(guān)修改，并在住房示意圖上標明手續(xù)辦理情況，這樣的房屋管理非常麻煩，將會降低工作效率。

如果應用計算機進行管理，操作程序?qū)喕?，僅僅需要專業(yè)人員根據(jù)計算機程序，輸入相應的數(shù)據(jù)，如果存在調(diào)動住房的情況，要運用計算機將相關(guān)數(shù)據(jù)進行修改。這樣的房屋管理工作較為便捷，在很大程度上縮短了工作程序，簡化了工作的內(nèi)容，而且省時省力。

三、運用計算機進行住房資料管理的過程中必須注意的問題

在運用計算機進行住房檔案管理的過程中，雖然計算機起著舉足輕重的作用，而且計算機的應用也為住房資料管理工作提供了便捷，但也不能忽視原始住房檔案資料的重要性，一旦計算機出現(xiàn)問題，或者因為某種原因而不能正常工作，這就需求住房檔案的原始資料。因此，要將電腦和原始檔案結(jié)合起來，而不能單純依靠電腦，原始檔案資料也要好好保存，運用現(xiàn)代化技術(shù)的基礎上要對原始檔案備份，好好保護好原始檔案。

四、結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷進步和發(fā)展，我國逐步的進入計算機網(wǎng)絡時代，計算網(wǎng)絡給人們的生活帶來了很多方便。在我國房屋市場管理的過程中，正在逐步的應用計算機網(wǎng)絡。計算機網(wǎng)絡的應用，提高了房屋管理的工作效率和工作質(zhì)量，更方便于房屋管理者掌握房屋使用信息，同時，也為住戶提供了準確的住房依據(jù)。計算機的普遍應用，使我國房屋管理在市場經(jīng)濟大潮中穩(wěn)步前進。

參考文獻：

[1]唐時奎，余道澄，王崢.計算機管理在設備管理中運用探討[A].2008年中華臨床醫(yī)學工程及數(shù)字醫(yī)學大會暨中華醫(yī)學會醫(yī)學工程學分會第九次學術(shù)年會論文集[C].2008.

[2]袁衛(wèi)玲.計算機管理在中心藥房的應用[A].危重病人監(jiān)測、急救技術(shù)與基礎護理暨21世紀護理理念發(fā)展與資源開發(fā)學術(shù)交流會論文匯編[C]，2001.

第3篇：檔案管理的必要性范文

【關(guān)鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標 主要任務

隨著科學技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯(lián)系，各類應用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。檔案數(shù)字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數(shù)字內(nèi)容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環(huán)節(jié)的檔案信息進行優(yōu)化整合以及做到更加的規(guī)范化與標準化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現(xiàn)最大化利用，更能夠?qū)崿F(xiàn)對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環(huán)節(jié)從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發(fā)揮其應有的重要作用。

一、信息管理是城市建設檔案工作發(fā)展的必然要求

城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。在我們建設領域時，產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數(shù)字化時代。

二、對城建檔案信息化工作的指導思想

我國建設部城建檔案工作辦公室，根據(jù)國家城建檔案發(fā)展的需求，組織有關(guān)專家，在總結(jié)，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經(jīng)驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標準規(guī)范的基礎上，制定了《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發(fā)了關(guān)于標準《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標準的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設起了積極的促進作用。這些《規(guī)范》和《標準》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據(jù)。

三、城建檔案信息化建設的總體目標

《全國城鄉(xiāng)建設檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》提出要構(gòu)筑“三網(wǎng)”城建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)、城建檔案信息上因特網(wǎng)、參與當?shù)卣站W(wǎng)建設和“一庫”城建檔案建設信息庫的基本框架?？傮w目標就是為社會、經(jīng)濟、城市建設的發(fā)展提供城市建設檔案數(shù)字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設檔案資源的需求與利用。

（一）利用現(xiàn)代信息化管理手段，以當前建設工程項目為首，以建設工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設過程當中的相關(guān)方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產(chǎn)預售狀況等信息），實現(xiàn)對建設工程的動態(tài)可視管理。

（二）通過城市地下綜合管線動態(tài)管理系統(tǒng)的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統(tǒng)以及建立動態(tài)地下管線數(shù)據(jù)庫的更新和管理工作做好鋪墊。

（三）建立城建檔案空間型數(shù)據(jù)庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結(jié)合為一體，為了全面實現(xiàn)城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發(fā)展空間。

（四）通過數(shù)字化建設，用于實現(xiàn)城市建設信息的遠程數(shù)字服務與利用，現(xiàn)在我們可以使用網(wǎng)絡，直接登錄城市建設信息服務，網(wǎng)站進行相關(guān)信息的調(diào)查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領導以及相關(guān)部門能夠更為直接的了解城市建設的相關(guān)信息，并且，對此進行有關(guān)調(diào)查與決策，這樣就可以避免重復以及鋪張浪費的投資與建設。

（五）對城建檔案工作的內(nèi)在價值發(fā)展進行開發(fā)利用，為城市的規(guī)劃，建設與管理提供具體、準確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規(guī)劃以及建設的信息中心。

四、城建檔案信息化建設的近期主要任務

對當前高速發(fā)展的城市來講，數(shù)字城建檔案館的建設是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程，它不單單是城市的基礎平臺建設工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數(shù)字城建檔案館必將成為檔案館的發(fā)展的方向，建設好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。

（一）從城建檔案工作實際出發(fā)，充分發(fā)揮建筑規(guī)劃機構(gòu)職能

城建規(guī)劃機構(gòu)需對土地、勞動力、資金等資源根據(jù)城市發(fā)展需求進行規(guī)劃補給的綜合管理機構(gòu)，建筑規(guī)劃機構(gòu)需根據(jù)不斷發(fā)展進步社會獲取豐富、全面、準確信息作為建筑規(guī)劃基礎，而建立完善的建筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以提高對收集資料和數(shù)據(jù)整理和歸納效率，更好對相關(guān)數(shù)據(jù)進行科學處理；筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立，可充分提升建筑規(guī)劃機構(gòu)職能發(fā)揮。

（二）加速數(shù)字化進程

建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規(guī)劃設計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。

（三）整合資源，優(yōu)化服務

創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫，建立基礎的地理信息數(shù)據(jù)庫和地下綜合管線數(shù)據(jù)庫以及規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫，同時建立最重要的竣工項目數(shù)據(jù)庫和城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫，聲像資料數(shù)據(jù)庫等等多種。

數(shù)字時代，知識經(jīng)濟呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實，建設數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向。除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展走向正軌，為現(xiàn)代化城市建設的需要，以及構(gòu)建和諧社會的需要，做出貢獻。

參考文獻：

[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日

[2]《城市建設檔案管理暫行規(guī)定》 1987年 11月 8 日

[3]《日照市城市建設檔案管理辦法》 2008年2月3日

第4篇：檔案管理的必要性范文

在抄核收工作中，工作人員有時發(fā)現(xiàn)需要客戶攜帶資料辦理相關(guān)業(yè)務來完善管理，而山于紙質(zhì)檔案資料的各種問題，導致這些業(yè)務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的開展，因此建立客戶檔案電子化管理對抄核收工作十分必要。本文將通過抄核收工作中遇到的問題，對檔案管理現(xiàn)狀進行研究，進而詳細分析客戶檔案電子化管理的必要性和可行性，并提供初步的實施方案。

2檔案管理對抄核收工作的影響

2. 1抄核收工作與客戶檔案的聯(lián)系

抄核收人員在現(xiàn)場工作時，需要核對資料中的客戶姓名、地址、表號、用電類別等數(shù)據(jù)與現(xiàn)場是否一致;核對計量裝置與記錄是否相符;對電能計量裝置的運行和完好情況進行檢查;核對電能表安裝位置是否正確;核對電能表是否長期未使用等。如發(fā)現(xiàn)以上涉及到改名、改類、遷表、銷戶等方面的情況，需通知客戶帶相關(guān)資料辦理業(yè)務。

2. 2客戶無法提供檔案資料的原因

根據(jù)以上情況，客戶需要辦理相關(guān)業(yè)務，但客戶不一定能提供到所需資料，出現(xiàn)這種情況主要有兩方面原因:

2.2.1客戶方面。(1)客戶不愿花時間尋找繁雜的資料;(2)客戶遺失資料需另補辦，因程序繁瑣、難以證明等原因而放棄。

2.2.2供電部門方面。(1)紙質(zhì)檔案的管理具有一定的時效性且容易被損壞而導致客戶資料遺失; (2)客戶檔案存放的順序比較混亂而難以尋找;(3)檔案員因工作繁瑣而拒絕調(diào)閱檔案。

2. 3建立新型的檔案管理對抄核收工作的重要性

鑒于以上原因，客戶或者供電部門無法提供辦理相關(guān)業(yè)務所需的資料，導致業(yè)務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的順利開展。而這兩方面的原因都是山于紙質(zhì)檔案的局限性引起的，如果不能解決好，這方面的抄核收工作就會毫無規(guī)范，為此建立一種便捷和高效的檔案管理對抄核收工作非常重要。

3客戶檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

3. 1紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀與缺點

傳統(tǒng)的檔案管理模式是實行就地、屬地化管理，將客戶的檔案資料以紙質(zhì)形式，分門別類存放在檔案室，但它具有很多缺點:

3.1.1對保存環(huán)境要求高。紙質(zhì)檔案易黃、易脆、易粘，對溫度、濕度要求極高，另外還要注意防火、防水、防蟲、防鼠、防霉等。

3.1.2易遭受人為毀損。紙質(zhì)檔案極易受到磨損、撕毀、遺失，甚至遭到人為故意損壞，這對檔案的安全構(gòu)成極大的威脅，無法充分保證檔案的完整性。

3.1.3不能實時共享資料。處理口常工作往往需要多人同時查詢各種數(shù)據(jù)資料，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是分門別類存放在檔案室，只能供一人翻閱。

3.1.4查找速度極慢。紙質(zhì)檔案的查詢通常需要身份驗證、檔案檢索、檔案取出、檔案翻閱、檔案歸還等程序，需要較長的時間以及花費較大人力。

3.1.5占用大量儲存空間。檔案通常采用櫥柜的形式存放，并且櫥柜之間必須保留較大的空間。隨著客戶檔案信息量的不斷增加，占據(jù)空間越來越大。

3.1.6缺乏安全有效的備份。傳統(tǒng)的檔案利用都是基于紙質(zhì)文檔原件，而紙質(zhì)文檔原件無時無刻不面臨各種威脅，迫切需要安全有效的備份。

3. 2目前對檔案管理的需求

現(xiàn)有的檔案業(yè)務辦理及用戶體驗依舊存在諸多不足的地方需要改善，需要一種新的平臺來承載實現(xiàn)這些優(yōu)化，這些不足圍繞用戶需求體現(xiàn)出來(見圖1)。

3.2.1完善業(yè)務辦理流程，提供工作效率的需求。

3.2.2提高業(yè)務辦理速度，掃描速度，閱讀速度的操作需求。

3.2.3實際業(yè)務中，快速檢索查詢的需求。

3.2.4避免紙質(zhì)檔案遺失、損壞等所造成的客戶資料管理的需求。

3.2.5數(shù)據(jù)的計算機、管理系統(tǒng)存儲和備份檔案的需求。

3.2.6檔案信息實現(xiàn)安全性、穩(wěn)定性、不間斷運作的保障需求。

4實行客戶檔案電子化管理的必要性和可行性

基于各方面的需求特性，客戶檔案電子化管理可完全滿足這些條件?？蛻魴n案電子化管理是指通過電子化技術(shù)手段，采用海量儲存技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)，把所有檔案以電子文檔的形式儲存、分類及查詢，提高數(shù)據(jù)查詢的效率，實現(xiàn)快速查詢客戶信息，有效提升了客戶檔案可視化管理水平的操作管理。

4. 1實行客戶檔案電子化管理的必要性

檔案電子化管理是對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案管理進行的一項改革，不僅對抄核收工作帶來好處，而且對整個檔案管理工作都是意義重大的(見圖2)。

    客戶檔案電子化管理降低保存成本，簡化工作流程并可以為相關(guān)人員提供方便快捷的信息查詢，有力推進了檔案管理科學化、規(guī)范化、精細化;對查閱檔案之類的工作，直接在計算機查找搜索就能完成，提高工作效率，并為提高服務質(zhì)量做鋪墊，提升企業(yè)形象。當抄核收工作需要客戶辦理業(yè)務時，只需調(diào)閱出電子檔案資料，通知客戶辦理即可。

4. 2實行客戶檔案電子化管理的可行性

為實行客戶檔案電子化管理，需要落實步驟是:組織+模式+環(huán)境+實施。

4.2.1組織:領導統(tǒng)一目標立項、成立項目小組、組織推廣與維護隊伍建設。

4.2.2模式:根據(jù)業(yè)務需求開發(fā)檔案電子化平臺，檔案信息從載體錄入到保存與查閱均采用電子化手段運作。

4.2.3環(huán)境:提供財務支持、自上而下推廣應用，明確項目人員分工。

4.2.4吐實施:設定運作流程制度與實施計劃，先試點再逐步全面推廣，最終以實現(xiàn)電子化檔案系統(tǒng)全面運轉(zhuǎn)和取消不必要的紙質(zhì)檔案為目的。

具體實施步驟如下:(1>領導統(tǒng)一目標，以成立項目小組的方式運作，確定成員，明確分工。需購買相關(guān)平臺軟件，并與軟件公司達成合作共識，同時對客戶檔案運作流程進行詳實調(diào)研，提出標注與開發(fā)需求，明確目標，開發(fā)合適的平臺;(2>在購買存儲設備上要結(jié)合實際需要購買設備，提供合適的機房環(huán)境與電力設備;(3)平臺的應用需要規(guī)范制度與流程作為保障，比如對相關(guān)崗位操作人員進行績效考核，同時制訂專門的推廣計劃及開展對使用人員的培訓等。

4. 3實行客戶檔案電子化管理可能存在的問題以及解決措施

4.3.2設備購置成本高。實行客戶檔案電子化管理需要購置的設備主要有服務器或存儲器、電腦、復印機等，花費不少，需評估可行性采購方案，然后購買滿足平臺的設備。

4.3.2開發(fā)前期需花較大的人力物力。公司在未能滿足系統(tǒng)管理平臺自研開發(fā)的情況下，需對平臺開發(fā)商進行招標。在這個過程中涉及到意向達成、合作期限、合作方式、需求確認、系統(tǒng)設計、驗收標準、平臺后期維護、收費標準等協(xié)議的落實，需要不斷進行協(xié)調(diào)。

4.3.3設備存在故障風險。用來承載檔案資料的電子設備可能會發(fā)生故障，必須做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份恢復工作，備份技術(shù)能保證關(guān)鍵信息在發(fā)生災難性故障后得以恢復，對此在系統(tǒng)建設時需要對設備功效進行詳細考慮。

4.3.4吐電子文件的原始信息存在被刪改的風險。要通過采取技術(shù)處理將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

4.3.5電子化管理改革需要一定時間推進。實行檔案電子化管理不是一蹦而就的事，應使紙質(zhì)和電子檔案逐漸接軌，同時需分別在紙質(zhì)和電子檔案中注明對應的文件號及存地，以便參照互補，建立相互準確的標識關(guān)系。

5檔案電子化管理應用的成功案例

財政局:2009年，云夢縣財政局以目標管理推進檔案業(yè)務規(guī)范化建設，加強電子檔案管理系統(tǒng)的推廣應用，加大檔案安全保護力度，增強檔案電子化程度的開發(fā)利用功能;全縣的財政所檔案管理全部達到省一級水平。2009年底，財政局機關(guān)檔案管理順利通過省特級驗收。

供電企業(yè):2011年12月9口，開封供電公司客戶電子檔案管理系統(tǒng)正式運行，該系統(tǒng)擁有完整的客戶檔案信息，能清晰反映出客戶用電管理的全過程，可以方便地從系統(tǒng)中查詢受理申請、供電方案、業(yè)務收費、受電工程設計審查、竣工驗收、送電等各環(huán)節(jié)的工單內(nèi)容，實現(xiàn)客戶業(yè)務檔案的全痕跡管理。

以上案例說明檔案電子化管理模式已被應用到政府機關(guān)和企業(yè)的口常工作中，是適應檔案管理現(xiàn)代化的趨勢，也是新形勢下對檔案管理工作的新要求。

第5篇：檔案管理的必要性范文

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的必由之路。加強檔案管理現(xiàn)代化是我國社會主義現(xiàn)代化建設的組成部分，是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化就是應用現(xiàn)代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現(xiàn)科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現(xiàn)代化建設服務。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是當今世界檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

1.檔案資源信息化。21世紀，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

2.檔案管理現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的檔案管理要求必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié)。現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。因此要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統(tǒng)的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機管理檔案，以數(shù)字化的信息技術(shù)提供利用服務，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

3.檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

4.檔案利用現(xiàn)代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案 管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網(wǎng)絡聯(lián)系起 來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

2.依托先進的技術(shù)設備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術(shù)設備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎和技術(shù)手段。沒有先進的技術(shù)設備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術(shù)設備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復制技術(shù)的普遍應用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。

3.知識經(jīng)濟將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅意味著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學術(shù)自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關(guān)理論，加強基礎工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

4.知識經(jīng)濟時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學知識和相關(guān)應用知識。這樣，才能使先進的科學技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能推動檔案事業(yè)發(fā)展。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化的對策

1.要加強檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設備，獲取檔案信息技術(shù)和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。計算機技術(shù)的應用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

3.要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜。

4.培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標，抓住機遇，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

參考文獻：

[1]錢云祥，陳曉春，陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)

第6篇：檔案管理的必要性范文

關(guān)鍵詞：勘察設計；檔案資料管理；電子信息化

近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創(chuàng)造了良好的發(fā)展機遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業(yè)化、數(shù)字化方向發(fā)展，而勘察設計單位的檔案管理工作也必須適應信息化時代大環(huán)境。如今，勘察設計單位的檔案管理工作已經(jīng)難以適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，所以勘察設計單位檔案管理工作必須適應時代要求，實現(xiàn)勘察設計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設計單位檔案管理電子信息化的必要性進行論述。

1 勘察設計單位勘察設計單位檔案資料概況

勘察設計是每一項工程必不可少的環(huán)節(jié)。近些年我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，基礎設施也在不斷完善，各項工程也不斷進行著，勘察設計單位也隨之得到長足發(fā)展。而檔案管理作為勘察設計單位工作的重要組成部分，在勘察設計單位工作中有著重要作用與意義。

勘察設計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)?？辈煸O計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設計單位工作人員在進行工程勘察期間的出勤、工作及各種創(chuàng)新獎勵、榮譽的真實歷史記錄，是勘察設計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)?？辈熨Y料檔案是勘察設計單位在勘測、規(guī)劃、設計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設計單位發(fā)展的重要保障。

2 勘察設計單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是勘察設計單位傳統(tǒng)的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點在科技不斷創(chuàng)新的當代表現(xiàn)也越來越突出，很難適應當代勘察設計單位檔案資料管理的需要。1、紙質(zhì)檔案受環(huán)境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強、有有害氣體的環(huán)境里，在氧化劑的作用下紙質(zhì)檔案容易發(fā)生氧化反應，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進程。2、在勘察設計中會有大量資料與數(shù)據(jù)，紙質(zhì)檔案儲存會產(chǎn)生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設置需要大量的資金。3、勘察設計方案資料多種多樣，紙質(zhì)檔案管理方法對這些勘察設計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負擔。4、勘察設計的紙質(zhì)檔案資料甚多，攜帶不便而且受災害影響也大，遇到自然災害或人為災害時，會有巨大損失，不容易挽回。

3 勘察設計單位電子信息檔案

3.1 概況

電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位?？辈煸O計單位的工作人員將收集的資料以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。

3.2 特點

1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機儲存制作而形成，它通過計算機解碼裝換成人們能認識的符號字體然后被人們認識和使用。

2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。

3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現(xiàn)實位置，不需要通過紙質(zhì)載體來傳輸，其以非實體的方式進行管理加工、復制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。

4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設計工作人員的查閱。

5、電子檔案對系統(tǒng)依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實現(xiàn)。

4 勘察設計單位電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

4.1 共享性

勘察設計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實現(xiàn)電子檔案的共享。而紙質(zhì)檔案大多是獨份，有固定的時空限制，難實現(xiàn)共享。

4.2 多樣性

勘察設計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現(xiàn)在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內(nèi)容、及錯誤點，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質(zhì)檔案形式單一，對紙質(zhì)檔案的修改不易進行。

4.3 經(jīng)濟環(huán)保性

科技進步，電腦應用也隨之普遍，因此勘察設計的電子檔案是既經(jīng)濟又環(huán)保的有效手段。電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下，利用電腦網(wǎng)絡的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網(wǎng)絡的共享性來實現(xiàn)電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費；而紙質(zhì)檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經(jīng)濟又不環(huán)保。

4.4 保護原件性

電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復使用，而紙質(zhì)檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。

4.5 便于傳輸性

電子檔案可以通過網(wǎng)絡虛擬傳送，穿越時空限制進行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質(zhì)檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。

結(jié)論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設計單位檔案電子信息化的優(yōu)越性，它是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的，因此勘察設計單位檔案資料管理實現(xiàn)電子化信息化是勘察設計單位檔案管理工作的內(nèi)在要求，是適應時代要求的，是非常必要的。

參考文獻

[1] 中華人民共和國國家檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則.中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準，DT/T22-2000

[2] 楊策媛、秦艷.《電子檔案的特點與管理》，2011

第7篇：檔案管理的必要性范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；基礎工作

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、檔案管理基礎工作存在的主要問題解決辦法

（一）實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

（二） 加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

參考文獻

第8篇：檔案管理的必要性范文

【關(guān)鍵詞】：數(shù)字化 檔案管理 內(nèi)涵 必要性 優(yōu)點

信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應提高網(wǎng)絡信息社會條件下檔案信息管理的服務和創(chuàng)新意識，增強責任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進各級檔案管理工作數(shù)字化標準體系建設，實現(xiàn)檔案管理與科技、時代的同步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡的新興檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡為技術(shù)設施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

二、檔案管理數(shù)字化的必要性

1.檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟社會信息交流的必然需求

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當前，數(shù)字化、電子網(wǎng)絡技術(shù)日新月異，在社會各界得到廣泛應用，實行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實而且迫切。因此，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經(jīng)濟社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，同時也是一種發(fā)展機遇?；跈n案館在保存政府公開信息方面具有的責任和優(yōu)勢，檔案信息管理無疑應該對政府信息建立完整的數(shù)據(jù)庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務。實行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫與政府網(wǎng)站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。

3.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準社會對檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進。積極改善檔案管理工作，加快服務創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計算機通訊技術(shù)、網(wǎng)絡數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應用，必將促進檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

1.節(jié)省存儲空間，信息管理數(shù)字化

利用計算機的存儲空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲在計算機內(nèi)部，這就可以避免大量的紙質(zhì)檔案資料的堆積，轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲于計算機內(nèi)的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。

2.提高檔案信息利用率，實現(xiàn)資源共享

檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機及網(wǎng)絡的功能，將檔案信息成果通過網(wǎng)絡發(fā)送給各級領導及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時間，實現(xiàn)信息管理智能化

檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過相關(guān)字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。

4.節(jié)約成本，提高工作效率

實施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導致檔案信息的應用價值受到嚴重影響。檔案信息數(shù)字化?？芍苯永脵C讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。

結(jié)束語：

隨著社會發(fā)展水平和科學技術(shù)的進步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續(xù)啟動了中國數(shù)字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學發(fā)展觀的理論指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻：

[1]張予軍.芻議數(shù)字化檔案管理[J].蘭臺世界，2011(8)

[2]劉惠霞.淺談數(shù)字化檔案管理[J].交流，2011（12）

第9篇：檔案管理的必要性范文

首先，電子文件的大量產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)文件載體的結(jié)構(gòu)。隨著現(xiàn)代辦公自動化的廣泛應用，文件的載體結(jié)構(gòu)正逐步發(fā)生變化，紙質(zhì)文件比例下降，光盤、磁帶等電子類介質(zhì)的比例增加。電子類介質(zhì)具有存儲量大、體積小的優(yōu)點，是紙介質(zhì)所無法比擬的，科技的更新使電子類介質(zhì)的壽命、性能和容量不斷得到提高，這些因素在很大程度上削弱了文件中心賴以存在的基礎―――節(jié)省空間的優(yōu)勢。同時，計算機技術(shù)的廣泛應用，提高了文檔管理的效率，從而也使文件中心節(jié)省人力的優(yōu)勢不再突出。

其次，文件與檔案一體化的實現(xiàn)，也對文件中心的建立產(chǎn)生影響。文檔一體化包括兩個層面的一體化，一是在一個機關(guān)內(nèi)部文件與檔案管理的一體化，二是在機關(guān)與檔案館之間文件與檔案管理的一體化。在現(xiàn)代辦公自動化出現(xiàn)前，在一個機關(guān)內(nèi)部，紙質(zhì)的文件和檔案，先后存放于機關(guān)文秘部門（或業(yè)務部門）與機關(guān)檔案室，在時空上是分離的。但隨著電子文件的產(chǎn)生，文件和檔案在形式和內(nèi)容上，比紙質(zhì)文件和檔案更難以去分，甚至完全“合二為一”，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的應用，機關(guān)文秘部門（或業(yè)務部門）與檔案室的文件和檔案管理，才真正走向了一體化。機關(guān)內(nèi)部文檔一體化的實現(xiàn)，無疑模糊了傳統(tǒng)文件的運動軌跡，模糊了傳統(tǒng)的文件產(chǎn)生部門和檔案管理部門之間的界限，這就使機關(guān)專門的檔案管理部門的獨立性下降、地位被削弱，而文件中心這種作為過渡型的機關(guān)檔案管理部門，其建立的必要性也因此被削弱。

第三，數(shù)字檔案館的建立，同樣也削弱了文件中心存在的必要性。數(shù)字檔案館作為現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應運而生的一種新型檔案館，具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。

數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，為實現(xiàn)上述所說的第二個層面的文檔一體化創(chuàng)造了條件。盡管文檔一體化并不是數(shù)字檔案館出現(xiàn)后才提出的新問題，多年前檔案界就已開始了研究和實踐。但是，在數(shù)字檔案館、傳統(tǒng)檔案館兩種不同的環(huán)境條件下，文檔一體化的實現(xiàn)卻是有區(qū)別的。對于傳統(tǒng)檔案館，館藏來源主要是接收機關(guān)移交的檔案，而且主要是紙質(zhì)形態(tài)檔案，按有關(guān)規(guī)定，其進入檔案館的流程是，在機關(guān)文秘部門或業(yè)務部門產(chǎn)生后，到了第二年通過立卷歸檔進入機關(guān)檔案室，直至10年或20年后才進入同級檔案館?？梢?，文件轉(zhuǎn)化為檔案在時空上是分離的，也就是說文件產(chǎn)生以后還不能馬上轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的檔案館藏資源。因此，對傳統(tǒng)檔案館而言，文檔一體化管理，只是兩者管理方法、標準的一體化，它主要強調(diào)檔案部門要提前介入文書工作，實行前端控制，但由于政策規(guī)定和技術(shù)局限（未實現(xiàn)網(wǎng)絡化），還難以實現(xiàn)真正意義上的文檔管理完全一體化。

而數(shù)字檔案館所具有的虛擬性、網(wǎng)絡化特點，不僅能把所有的檔案館聯(lián)結(jié)在一起，而且同時還把各機關(guān)的文秘部門、檔案室聯(lián)結(jié)在一起，在文件（電子文件）形成辦理后立即給予鑒定、歸檔，成為數(shù)字檔案館的館藏資源，瞬間實現(xiàn)了文檔一體化管理?？梢?，數(shù)字檔案館的建立，同樣模糊了各階段文件的界限，模糊了文件形成部門、檔案管理機構(gòu)之間的界限。因此，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應用，文件轉(zhuǎn)化為檔案的流程將日益縮短，檔案管理的中間層次（部門）將逐步精簡，這是大勢所趨。由此可見，在網(wǎng)絡化時代，文件中心這種過渡型的檔案管理部門，其存在的必要性就要大打折扣。