檔案分類方式精選(九篇)

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第1篇：檔案分類方式范文

1 學生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個學生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動態(tài)管理，即學生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、系別、專業(yè)、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。

2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎。學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認為，在制訂分類組卷方案時，應充分利用原有管理基礎。

2.2 延續(xù)部門立卷習慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達成共識并形成習慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學生類檔案來源于學校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復雜化的分類與組卷方式都不可取。學生類檔案數(shù)量龐大，涉及學生人數(shù)眾多，利用價值大，這些特點決定了學生類檔案無論管理還是利用，都要耗費檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學生類檔案更有必要實行簡單化管理。

3 學生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領域分類。根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》，高等學校檔案采用檔案形成領域分類標準。學生檔案因當時未單獨成類，依其形成領域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實?！掇k法》頒布后，從利用學生檔案原有管理基礎和延續(xù)部門立卷習慣角度出發(fā)，筆者認為，在設置學生類檔案二級類目時，應繼續(xù)沿用檔案形成領域這一分類標準。具體做法見下表。

各?？筛鶕?jù)本校學生檔案組成的實際情況，調(diào)整二級類目設置，比如基建、產(chǎn)品、設備、出版等類別，如確系無學生檔案形成，可不予設置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學生類檔案也應該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學生類檔案的特點來看，學生類檔案因數(shù)量大，組成復雜，來源渠道多，不適合按照文件時間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學生類檔案組卷質量，不排除必要時靈活使用多個文件特征進行組卷。

第2篇：檔案分類方式范文

知識管理對于我們而言，是一個比較艱巨的挑戰(zhàn)，需要我們具備較為專業(yè)的知識背景和知識辨識能力。知識相對于資訊（信息）來講，其哲學高度和理論深度都有所增加。知識不再是一個一個的個案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產(chǎn)生，它代表每一個具體的資訊個體，同時又不是每個資訊個體的具象。它是一系列同類個體的規(guī)律性總結和推斷，并經(jīng)檢驗為正確的結論。有學者基于企業(yè)知識疆域，提出知識辨識的五項原則：系統(tǒng)性原則、協(xié)同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識原則的參考。但這些原則只適合針對某一機構內(nèi)部檔案材料的知識提取。從檔案工作知識管理的視角出發(fā)，某一機構知識疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識理論。檔案部門對知識的管理，可以比較明顯地表現(xiàn)出顯性知識和隱性知識的分類特征。顯性知識較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對此我們所需要進行的工作有兩個方面：第一，知識的辨識工作。對于知識和其他資訊共存的情況下，我們應當辨識出哪些屬于知識層面，哪些只是資訊；第二，知識的提純工作。在知識和資訊共生的情況下，我們應當可以將知識較為單純的提煉出來，盡量減少其他噪音影響。較為復雜的是隱形知識的管理。顧名思義，隱性知識是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對于隱性知識，我們更加需要歸納和推理的能力。隱性知識的復雜性在于，我們所面對的是難以探知其規(guī)律性的“現(xiàn)象”個體，有的知識可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結其中的知識和規(guī)律。從這個角度說，檔案管理部門不再單純是信息的集散地，而是知識的加工廠。

二、知識管理模式：知識庫的建立與知識管理平臺的建構

我們曾經(jīng)建立了檔案庫、信息庫，以滿足人們對檔案材料和檔案信息的需求。知識庫所儲存的不是一個個的實體和信息，而是一個個的知識單元和知識群落。知識庫和信息庫、實體庫；知識管理和信息管理、實體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫和管理模式，知識的管理和信息的管理一樣，不是事實上的實體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實體到信息再到知識在對象上逐漸趨向高端，但并不是對原有管理模式的取代。至少在目前來看，三種管理模式都是必須保留而且應當高度重視的。

1.知識庫的層級

知識庫作為來自檔案的知識保管地，與檔案庫一樣，應對知識分類分級管理。筆者以為，對于知識的分類，完全不同于檔案的分類，同時，由于知識管理的邏輯管理性質，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會公眾的知識獲取渠道，有利于知識服務和知識共享。知識的分類方式，主要有以下幾種：

（1）按領域劃分：可以分為哲學知識、社會科學知識、自然科學知識。

（2）按用途劃分：可以分為科學知識、技術知識、文化知識。

（3）美國俄亥俄州立大學教授Towers等將知識作如下分類：描述性知識、規(guī)范性知識、實踐性知識、形式性知識。

（4）世界經(jīng)濟合作與發(fā)展組織把知識分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應各級各類檔案館的實際館藏情況，可以根據(jù)自身特點選擇合適的分類方式進行知識庫的建構。當然，分類也不能止步于此，各類下還可根據(jù)實際情況增加屬類，對知識進行細化分類，從而建構層級分明、屬類完全的知識庫體系。比如在一級分類采取按領域分為哲學知識、社會科學知識和自然科學知識，那么在其下還可以按照學科進行進一步的二級分類；如果一級分類按用途分為科學知識、技術知識和文化知識，其下還可以按行業(yè)進行下一步的分類。通常來講，一級分類、二級分類以及其下的屬類應該具有合邏輯的對應關系。

2.知識管理平臺的建構

建構知識管理平臺應該實現(xiàn)以下管理功能：

（1）知識管理、知識檢索與知識服務的兼容。知識管理平臺作為知識管理操作的基本工具，它至少必須具有知識的管理、檢索和服務等功能。知識管理功能是知識管理平臺的基本功能，通常來講，它應該建立在知識庫建構的知識分類體系之上，與知識分類層級相對應，建構知識管理功能程序。同時，對于采取多種分類方式的知識庫，應同樣具備多種分類管理體系。知識檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標識或者關鍵詞的機械匹配之外，知識檢索還要具有語義、內(nèi)涵、概念等方面的拓展。知識與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識更多的在于理解而非表述，同時，知識群落、知識單元所蘊含的信息量更大、更深層。因此，必須對檢索工具的功能進行前述拓展才能提高檢索工具的精準度，提高查全率和查準率。知識服務即是在此平臺上實現(xiàn)利用者對知識的直接或間接利用和獲取。知識服務是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗。所以，在知識管理的最后環(huán)節(jié)，我們一方面要注意知識服務的提供質量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。

第3篇：檔案分類方式范文

一、檔案信息化建設的歷程

從全球看，檔案信息化建設從20世紀50年代開始，以美國為首的西方發(fā)達國家開始嘗試應用計算機技術對檔案信息進行處理，實現(xiàn)不同程度的自動編目和檢索。到了20世紀90年代初，美國建成了檔案信息導航系統(tǒng)(NAIL)，在全球掀起了檔案信息化建設的浪潮，世界各國紛紛開始加入檔案信息化建設的大潮。我國也在這股浪潮的影響下開始了檔案信息化建設，2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設實施綱要》。從此，全國各地區(qū)、各行業(yè)開始了轟轟烈烈的檔案信息化建設。2003年，青島市數(shù)字檔案館啟用，深圳市數(shù)字檔案館二期于2008年通過成果鑒定，2004年，全國第一個企業(yè)數(shù)字檔案館――江蘇省電力公司數(shù)字檔案館正式投入使用，檔案網(wǎng)站更是如雨后春筍般涌現(xiàn)，各地的檔案局、檔案館紛紛建立了自己的檔案網(wǎng)站，檔案工作開始進入了信息時代、數(shù)字時代。

為了加強對檔案信鼠化建設的規(guī)范、統(tǒng)一，國家相繼出臺了許多檔案信息化建設業(yè)務標準規(guī)范和技術標準規(guī)范。業(yè)務標準規(guī)范定義了檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，以及國家檔案局正在制定的《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》、《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標準》、《電子文件檔案著錄規(guī)則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標準》等。目前正在制定的檔案技術標準有：《檔案信息應用系統(tǒng)技術標準》、《檔案信息數(shù)據(jù)存儲、壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水印標準》、《電子文件／檔案存儲格式與載體規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《錄音與檔案化技術規(guī)范》等。

二、檔案信息化建設中遇到的問題

我國檔案信息化建設雖然取得了不錯的成效，但其中也存在不少問題。首先，國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確了檔案信息化建設的目標和任務，但是實施綱要只是給出了檔案信息化建設的基本原則，而具體的業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范制定相對滯后，很多與檔案信息化建設相關的業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范還沒有制定或正在制定中，導致檔案信息化建設過程中缺乏統(tǒng)一的標準。

其次，對檔案信息化建設認識不足，不少人將檔案信息化建設與檔案數(shù)字化等同起來，認為檔案信息化建設就是將館藏檔案數(shù)字化處理后上網(wǎng)，提供檢索和查閱。

第三，目前的大部分數(shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)為在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計算機上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。

三、檔案信息化建設中企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設

信息化時代，信息平臺正成為企事業(yè)單位業(yè)務運行的基本方式，對檔案管理活動而言，面臨著思維方式、管理方式的改變，檔案管理系統(tǒng)亟待需要從數(shù)字化檔案整理系統(tǒng)向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)轉變，具體表現(xiàn)為：

1.建設一體化平臺，整合信息資源，實現(xiàn)系統(tǒng)之間信息交換。江蘇省電力公司按照國家電網(wǎng)公司信息化建設要求，構筑了企業(yè)級一體化信息集成平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式，數(shù)據(jù)可以實時交換。各專業(yè)應用系統(tǒng)從幾百個整合到8大業(yè)務應用系統(tǒng)，各業(yè)務應用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換已初步建成了“縱向貫通，橫向集成”。信息化建設規(guī)范化為檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務應用系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)及時交換提供必要基礎，為實現(xiàn)檔案前端控制提供條件。檔案管理者需要超前提出檔案專業(yè)管理要求，建立檔案對各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準，才能保證歸檔的源數(shù)據(jù)真實完整準確。

2.加強檔案管理工作，實現(xiàn)業(yè)務監(jiān)督指導職能?！稒n案法》第一條明確了檔案管理的目的是“加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務”。目前數(shù)字管理系統(tǒng)多數(shù)停留在檔案整理功能，可以達到查閱利用，但檔案的管理和收集工作尚不足。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當將檔案管理的手段和收集要求納入信息化管理手段，明確單位或部門職責，明細劃分歸檔范圍。在信息化的條件下，將檔案管理和收集工作納入信息化管理過程推進檔案管理方式改變，也促進檔案管理者重新認識原有檔案管理方式存在的缺陷，促進檔案管理職能劃分更加合理，收集管理更加細化，有利于企業(yè)實現(xiàn)精細化管理，實現(xiàn)檔案管理工作從粗放式管理向精細化管理方式的轉變。

3.加強標準化建設，統(tǒng)一電子文件格式，實現(xiàn)永久保存。目前的數(shù)字技術還不能徹底解決電子文件的真實、永久保存問題，但是一個企業(yè)每天都會大量地產(chǎn)生各種格式的電子文件。檔案部門應站在全局的角度，根據(jù)國家標準《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，結合本單位的實際情況，制定電子文件歸檔及管理規(guī)定，明確歸檔電子文件的格式、大小、尺寸，制定電子檔案元數(shù)據(jù)標準，使電子文件能夠脫離原有的軟件和存儲介質長期保存，并將這些標準通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)固化，從而確保歸檔的電子文件統(tǒng)一、規(guī)范、真實，達到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘數(shù)據(jù)庫文件歸檔，便于今后分析利用。由于企業(yè)信息化的迅速普及，大量的企業(yè)應用系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)的各個專業(yè)、各種流程環(huán)節(jié)，大量的數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫記錄的形式存儲在各個應用系統(tǒng)中。這些數(shù)據(jù)大部分是中間數(shù)據(jù)，并不是需要歸檔的數(shù)據(jù)，但是具有歸檔價值的數(shù)據(jù)也同樣隱藏在數(shù)據(jù)的海洋中，他們是從這些數(shù)據(jù)的海洋中經(jīng)過計算、匯總、統(tǒng)計的結果數(shù)據(jù)，且他們往往并不獨立存在。作為檔案管理部門。需要將檔案管理的觸角前移到各個應用系統(tǒng)中，明確各個應用系統(tǒng)中應當歸檔的數(shù)據(jù)范圍、數(shù)據(jù)要求，并以不可更改的文件格式通過歸檔接口或服務發(fā)送到數(shù)字檔案系統(tǒng)。這樣做的效果，一是避免了歸檔的數(shù)據(jù)文件依賴原有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應用系統(tǒng)，甚至系統(tǒng)的運行環(huán)境；二是確保了應用系統(tǒng)中具有保存價值的數(shù)據(jù)不會被丟棄。一個應用系統(tǒng)穩(wěn)定運行后，系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價值的數(shù)據(jù)相對穩(wěn)定，通過在各個應用系統(tǒng)中固化歸檔流程節(jié)點和歸檔數(shù)據(jù)，能有效保證企業(yè)歸檔數(shù)據(jù)的齊全性；三是相當一部分數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)自動生成和歸檔，減輕了檔案人員的收集工作。

5.使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，真正成為檔案管理人員的幫手?？梢詫⑵?/p>

業(yè)的歸檔范圍通過分類固化在檔案系統(tǒng)中，不僅方便檔案人員在歸檔時查找，同時可以通過系統(tǒng)檢查和比對，生成歸檔范圍內(nèi)應歸檔但還沒有歸檔的文件資料目錄，便于檔案人員催交，確保應歸檔的文件資料的齊全完整。江蘇省電力公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)在工程檔案管理中，將電力工程中應當歸檔的文件資料整理成一個規(guī)范的工程檔案模板，不僅確保了工程文件資料的齊全完整，同時對檔案人員的歸檔整理也起到了規(guī)范和指導作用。

第4篇：檔案分類方式范文

【關鍵詞】歸檔文件；整理規(guī)則；國有企業(yè)

2015年10月25日，國家檔案局了新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 2 2 - 2 0 1 5），代替《歸檔文件整理規(guī)則》（D A / T22-2000），并于2016年6月1日起施行。新《規(guī)則》的適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料，調(diào)整了歸檔文件分類方法，增加了歸檔文件的組件和紙質文件修整、裝訂、編頁、排架要求，增加了歸檔文件檔號結構和編制要求，將室編件號和館編件號統(tǒng)一為件號，并在附錄中增加了歸檔章示例和直角裝訂方法等內(nèi)容。新《規(guī)則》的推行適應了檔案信息化建設的發(fā)展需要，對企業(yè)尤其是國有企業(yè)整理歸檔文件的指導作用更具針對性和適用性。

一、新《規(guī)則》的優(yōu)點和特色

（一）適應信息化建設要求，將電子文件管理納入新《規(guī)則》的適用范圍。隨著信息技術的飛速發(fā)展，電子文件逐漸成為國有企業(yè)檔案的重要組成部分。新《規(guī)則》明確提出了對歸檔電子文件的組件、分類、排列、編號、編目要求，整理方式與紙質文件保持一致，實現(xiàn)了“雙套制”保存的統(tǒng)一性。同時新《規(guī)則》提出歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，目前參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB11894-2002）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）等標準執(zhí)行，給國有企業(yè)電子文件歸檔管理指明了統(tǒng)一、明確的要求。

（二）支撐前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成環(huán)節(jié)。新《規(guī)則》對歸檔文件的分類方法做了詳盡的說明，一般采用年度―機構（問題）―保管期限、年度―保管期限―機構（問題）等方法進行三級分類，尤其對按機構（問題）分類做了明確說明：“機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用?！苯Y合多數(shù)大中型國有企業(yè)采用部門整理的方式整理歸檔文件的實際情況，新《規(guī)則》提出的分類方法適應部門整理的需要，使文件的形成（承辦）部門能夠明確按照《規(guī)則》對文件整理的要求整理歸檔文件，為檔案管理的前端控制提供了支撐。

（三）明確細化質量要求，對文件的修整、裝訂等操作有了明確具體的要求。新《規(guī)則》提出在歸檔文件裝訂前應對不符合要求的文件材料進行修整，并明確要求對于破損文件，應按照《檔案修裱技術規(guī)范》（DA/T25-2000）的要求予以修復。對于歸檔文件的裝訂，舊版《規(guī)則》未提出明確的裝訂方法，而新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進行歸檔文件整理時，可以選擇既符合標準要求，又滿足實際需要的裝訂方式。

二、新《規(guī)則》在國有企業(yè)中的實施

（一）組件（件的組織）。新《規(guī)則》豐富了“件”的構成，基本涵蓋了歸檔文件的種類。與老《規(guī)則》相比，有下列三種情形：1.新增情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。2.重新規(guī)定的情形。來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。.略有變動的情形。文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）。在國有企業(yè)文件材料中，規(guī)章制度、工作簡報、會議記錄等文件是常見的歸檔文件形式，而對于國有企業(yè)收發(fā)的各類文件材料，均有統(tǒng)一的文件處理單或發(fā)文稿紙，新《規(guī)則》增加了這類文件材料的組件排列方式，檔案人員在整理文件時，尤其是在文件材料形成時按照組件要求形成文件，使文件材料在形成時就能夠滿足歸檔文件的質量要求，將文件材料的整理工作前置，節(jié)省大量工作時間。

（二）文件分類方法。國有企業(yè)內(nèi)部組織機構基本穩(wěn)定，內(nèi)設部門職責分工明確，其活動內(nèi)容準確地反映了企業(yè)的業(yè)務職能。同時隨著業(yè)務擴展，新興文件種類越來越多，問題分類法逐漸不能滿足文件整理的需要，所以多數(shù)國有企業(yè)采用部門整理方式，按照“誰形成、誰整理”的原則，明確歸檔責任。新《規(guī)則》指出：“采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門”，該要求與文書檔案部門整理方式的要求相一致，使國有企業(yè)開展文書檔案整理實現(xiàn)了有據(jù)可依。

（三）檔號編制內(nèi)容。檔號是以字符形式賦予檔案的一組代碼，用以固定和反映檔案排列順序，是在全宗中的位置標識符號。在國有企業(yè)實際的檔案管理中，一方面為實現(xiàn)不同門類檔案整理方式的統(tǒng)一性，另一方面在已使用的檔案管理軟件中進行文書檔案整理時，已使用檔號作為文件的身份標識，以方便定位和查詢。由于在舊版《規(guī)則》中沒有涉及檔號內(nèi)容，各企業(yè)根據(jù)各自工作實際自行設置檔號規(guī)則，造成檔號編制的混亂。新《規(guī)則》增加了檔號編制原則、檔號結構和檔號編制方法等檔號內(nèi)容，是落實深化檢索的一項重要措施，更方便了對文件的定位和查找，使企業(yè)編制檔號能夠按照統(tǒng)一格式進行，遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴中性、簡單性的原則。

編制檔號也是對不同門類檔案進行統(tǒng)一管理的前提。根據(jù)新《規(guī)則》，檔號的機構宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。對于采用機構分類法的企業(yè)，對于各職能部門已設置部門代碼，文書檔案檔號的結構可設置為：全宗號-WS?2015-Y-01-0001。全宗號為檔案館給立檔單位編制的代號，WS?2015為2015年度的文書檔案，Y表示保管期限為永久，01為企業(yè)設置的辦公室的部門代碼，0001為單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，即件號。檔號中“檔案門類代碼”項的使用，使新《規(guī)則》不僅適用于文書檔案，也可適用于其他門類的檔案，保證了所有檔案檔號的唯一性，實現(xiàn)了不同門類檔案的統(tǒng)一管理，便于接收、利用、統(tǒng)計、檢索等工作。

（四）文件裝訂方法。舊版《規(guī)則》中對文件的裝訂要求比較模糊，僅要求裝訂材料應符合檔案保護要求，對裝訂材料、方式未做具體的規(guī)定。目前，企業(yè)中常見的文書檔案裝訂方式有線裝法、粘貼法、不銹鋼釘裝訂法三種。線裝法一般是指“三孔一線”裝訂方式，操作繁瑣，面對企業(yè)日益增多的歸檔文件，線裝法顯得過于落后，但從保護檔案的角度來講，線裝法依然是目前最好的裝訂方法。粘貼法成本低，適用于紙張較少的歸檔文件裝訂，但存在可逆性差，復印及掃描時拆除不便的缺點。不銹鋼釘裝訂法相對簡單，但對材質要求較高，必須采用優(yōu)質的不銹鋼釘，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不銹鋼釘以防引起火災。新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進行歸檔文件整理時，只需要對永久保管的歸檔文件采用線裝法，而對于不需向綜合檔案館移交的定期保管的檔案，則可以采用不銹鋼釘裝訂法，可節(jié)省大量操作時間。

三、總結

國有企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源和知識資產(chǎn)，企業(yè)的不斷發(fā)展對檔案工作提出了新的問題和挑戰(zhàn)，也向檔案管理工作提出更高的要求。新《規(guī)則》在結構和內(nèi)容上比舊版《規(guī)則》都有很大的變化，細化了歸檔文件的整理流程，明確了歸檔電子文件的整理要求，對國有企業(yè)做好歸檔文件材料和電子文件管理工作具有很強的指導意義。

【參考文獻】

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第5篇：檔案分類方式范文

關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統(tǒng)；檔案管理

中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03

Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.

Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management

1 前言

P者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統(tǒng)的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內(nèi)網(wǎng)控制多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。

2 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)簡介

2.1 觸摸屏查詢系統(tǒng)應用

觸摸屏查詢系統(tǒng)是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現(xiàn)公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現(xiàn)指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統(tǒng)通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網(wǎng)絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內(nèi)查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優(yōu)異的超大顯功能，生動地一體地展現(xiàn)給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。

2.2 觸摸屏特點

觸摸屏查詢系統(tǒng)采用全新進口工業(yè)級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業(yè)級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現(xiàn)圖像細節(jié)；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節(jié)能環(huán)保能耗低、發(fā)熱量低，適合于長時間連續(xù)工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。

2.3 觸摸屏查詢系統(tǒng)基本參數(shù)

3 電臺檔案索引并存貯系統(tǒng)設計方案

3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案

筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向對應的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內(nèi)容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。

3.2 筆者所在單位現(xiàn)在采用的檔案存貯并索引的方案

近年來觸摸屏查詢系統(tǒng)被各行各業(yè)廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：

在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發(fā)文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發(fā)文目錄導入到文件登中。第四步對每年收發(fā)文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規(guī)定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據(jù)立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)中的所有業(yè)務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網(wǎng)段。進行如下操作：

在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)1，在觸摸屏查詢系統(tǒng)1上安裝多媒體觸摸查詢系統(tǒng)服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統(tǒng)建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節(jié)目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯(lián)。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)1上的內(nèi)容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。

同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1，經(jīng)電信專網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），經(jīng)異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)2，進行如上同樣的操作，使得經(jīng)檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)2上的內(nèi)容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。

為了數(shù)據(jù)安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數(shù)據(jù)與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網(wǎng)相互訪問控制同網(wǎng)段的設備。

4 結束語

筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經(jīng)內(nèi)網(wǎng)訪問控制同網(wǎng)段的觸屏摸查詢系統(tǒng)1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節(jié)目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。

參考文獻：

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[3] 黃寶春. 高校二級學院檔案管理規(guī)范化的幾點思考[J]. 云南檔案， 2008（7）.

第6篇：檔案分類方式范文

一、檔案管理中信息化建設存在的弊端

（一）缺乏明確的制度標準如今我國城鄉(xiāng)居民的參保人員在進行信息資料填寫過程中，沒有統(tǒng)一的填寫標準，全國各地的城鄉(xiāng)居民各行其是，有的使用紙質版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。檔案管理缺乏標準的管理制度，導致在日常的工作管理中，保險檔案資料不規(guī)范，查找困難。

（二）檔案管理工作量劇增我國的城鄉(xiāng)居民因經(jīng)歷過制度改革，人員工作變動較大，導致人事檔案不斷增加，為退休人員保險待遇獲取工作增加了難度。同時，原來的檔案管理偏單一簡單化，側重對退休工作人員的退休金進行管理，但是現(xiàn)如今在改制的背景影響下，城鄉(xiāng)居民社會的福利待遇不斷增加，養(yǎng)老保險檔案需要與社會保險、醫(yī)療保險進行對接，多元化的應用方式加大了養(yǎng)老保險檔案管理人員的工作難度。

（三）缺乏專業(yè)的管理團隊因我國的養(yǎng)老保險機制起步較晚，一些社保經(jīng)辦機構領導層及城鄉(xiāng)居民管理人員對檔案的管理工作缺乏重視，導致檔案管理人員的專業(yè)能力不高。只有在管理人員具備較高檔案管理的知識水平，并對管理流程及內(nèi)部結構充分了解基礎上，才能提高日常管理工作的質量。但是目前團隊組建多采用臨時抽調(diào)的方式，臨時加入的工作人員并不具備檔案管理的知識及經(jīng)驗，使其容易在日常管理中出現(xiàn)問題。

二、信息化技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢

（一）提升工作人員工作效率要運用信息化手段對檔案進行管理。信息技術的使用不僅可以滿足檔案數(shù)據(jù)收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優(yōu)化了檔案存儲的工作方式，提高了檔案管理的操作質量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實現(xiàn)了科學、高效地進行時間管理。

（二）存儲調(diào)取方式安全便捷通過信息化手段儲存起來的電子檔案根本不會受到自然環(huán)境和人為失誤導致的負面影響。同時，信息化技術可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設備就可以做到這一點，就可以實現(xiàn)檔案的連續(xù)性、穩(wěn)定性、便捷性，從而為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老檔案管理的穩(wěn)定、快速發(fā)展提供了有力的支撐和保證。

三、養(yǎng)老檔案保險管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科學的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過大的問題。工作人員在日常工作中需要根據(jù)檔案的應用需求或內(nèi)容進行科學的分類，方便檔案的使用。針對參保人員的個人信息，可以使用編號的方式進行科學的排序及保管，通過科學有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據(jù)社會保險法、檔案法制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴格按照操作流程進行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。隨著檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案的信息化管理。通過信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲年限。工作人員可以利用對數(shù)字化的保險檔案進行分類、保存、排序以及調(diào)取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高。

（二）建立健全的檔案制度標準城鄉(xiāng)居民建設中，需要注重養(yǎng)老保險檔案管理細則，明確參保的過程。根據(jù)參保流程和權益，重點分析廣大群眾的切身利益水平，實施全面的檔案管理制度優(yōu)化。通過信息搜集、整理、掌握相關數(shù)據(jù)資料，制定統(tǒng)一的收集標準。通過檔案收集整理工作，嚴格掌控質量關系，對資料進行完整、齊全、科學的統(tǒng)一管理。通過掌控相關檔案管理的規(guī)律，對檔案的安全質量存放進行操作處理，確保檔案的完整性和有效性，明確檔案存放通風、干濕度適宜、禁火等操作。

（三）建立標準化管理平臺全面推行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案建設實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的安全管理，確定檔案數(shù)據(jù)管理體系的標準有效性。通過管理過程分析，對電腦、網(wǎng)絡、數(shù)字信息進行融合，注重提升城鄉(xiāng)居民檔案養(yǎng)老保險建設管理，實現(xiàn)全國參保對象信息數(shù)據(jù)的有效共享，結合相關信息參保流程，實施系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平臺查詢分析。

第7篇：檔案分類方式范文

從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

第8篇：檔案分類方式范文

從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。 這是《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快， 許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。 每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應， 因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定， 某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護， 保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤， 以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性， 保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。 檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合， 檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞， 即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件， 從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

第9篇：檔案分類方式范文

一、檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系的現(xiàn)狀及其問題

由于檔案目錄與政務信息資源目錄形成與發(fā)展的技術基礎不同，所屬部門不同等因素，我國于2007年正式的《政務信息資源目錄體系》與我國的檔案目錄體系相對獨立，是對同一事物所處不同階段進行的獨立編目。在當前的電子政務和信息化環(huán)境下，檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系仍未有效協(xié)同工作。這一現(xiàn)狀可帶來以下問題。一是浪費資源。如對相同信息分別編目，重復著錄，造成人財物等資源浪費。二是影響信息資源開發(fā)利用整體效益。一方面，由于編目標準存有差異，影響著錄信息的一致性，在一定程度上割裂信息資源的內(nèi)在聯(lián)系；另一方面，如不將檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系建立關聯(lián)，政務信息資源中應歸檔或已歸檔的政務信息在進入檔案館保管階段，經(jīng)檔案館編目錄管理和控制之后，不易再通過原利用體系獨立對其進行查找利用，進而影響信息資源開發(fā)利用的整體效益。三是不利于對檔案資源的前端控制和全程管理。進入電子文件時代，檔案部門實現(xiàn)文檔一體化管理，同樣可以借鑒目錄控制思想，?τ?歸檔和尚未進館檔案進行前端控制和全程管理。由于檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系之間尚未建立有效關聯(lián)，檔案目錄的潛在管理功能仍未充分發(fā)揮。

二、檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系交互融合的可能性

（一）二者具有內(nèi)在聯(lián)系

檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系都在一定程度上運用了目錄控制的思想，將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機制。都可以通過在微觀上著錄、標引、規(guī)范控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段，實現(xiàn)對信息資源的整合、管理、發(fā)現(xiàn)與定位，協(xié)調(diào)和引導信息資源的流動和有效利用，以解決信息組織、分類、存儲、檢索、定位、獲取等問題。正如文件與檔案的關系，政務活動中產(chǎn)生的經(jīng)過鑒定具有保存價值的政務信息，可以通過政務專網(wǎng)或其他方式直接轉變?yōu)殡娮訖n案全文信息。根據(jù)信息生命周期，這兩個目錄體系的編制在時間軸線上雖有先后之分，但具有同源性的信息資源將這兩個目錄體系緊密地聯(lián)系了起來，且因其編目對象的同源性而具有交叉關系。

（二）二者在構成方面具有相似之處

1.技術總體架構具有相似功能。政務信息資源目錄體系技術總體架構包括信息庫系統(tǒng)和目錄服務系統(tǒng)。信息庫系統(tǒng)由政務部門的共享信息庫、目錄內(nèi)容信息庫和目錄服務中心的目錄內(nèi)容管理信息庫、服務信息庫組成。目錄內(nèi)容服務系統(tǒng)由共享信息服務系統(tǒng)、編目系統(tǒng)、目錄傳輸系統(tǒng)、目錄管理系統(tǒng)、目錄服務系統(tǒng)組成。目錄服務系統(tǒng)基于目錄內(nèi)容服務信息庫，向用戶提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務。與之比較，雖然在檔案目錄體系中尚無信息庫系統(tǒng)和目錄服務系統(tǒng)等稱謂，但是檔案目錄體系同樣具有類似的系統(tǒng)及相對應的功能，亦可實現(xiàn)對檔案目錄內(nèi)容的存儲、管理、提供查詢檢索服務等功能，亦有編目、管理、更新、維護檔案目錄內(nèi)容和檔案目錄載體，以及提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務等內(nèi)容。

2.管理架構涉及相似角色。政務信息資源目錄體系管理架構包括政務信息資源目錄體系使用和管理的3個角色、6項活動。3個角色是政務信息資源目錄的提供者、管理者和使用者。6項活動包括規(guī)劃、編目、注冊、管理、服務、使用。在檔案目錄體系中，也包括檔案目錄的提供者、管理者和使用者3個角色，只是各個角色在各自目錄體系中的管理職責、管理環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)與角色的關系有所差異。

（三）二者的提供利用服務方式存在共性

政務信息資源目錄內(nèi)容服務形成與提供流程包括準備、編目、注冊、4個環(huán)節(jié)。檔案館提供檔案目錄內(nèi)容服務需經(jīng)過接收、編目、審核、提供檢索利用等環(huán)節(jié)。二者雖有差異，但均需經(jīng)過對信息資源的匯集、編目、審核等過程，向用戶提供目錄服務。二者在定位和利用信息資源方面也都包含目錄查詢和信息獲取環(huán)節(jié)。一般情況下，檔案用戶可以基于瀏覽器等客戶端查詢開放檔案目錄及部分特定的檔案目錄內(nèi)容，這與查詢政務信息資源目錄的方式類似。不同的是，檔案目錄服務和檔案提供利用服務在很大程度上受時空限制，檔案利用者仍需到檔案館在相關工作人員的幫助下查詢檔案目錄內(nèi)容，并獲取所需的檔案信息。

（四）二者具有建立映射關系的先決條件

兩個目錄體系交互融合的一個必要條件是能夠在二者之間建立一定的映射關系。檔案著錄項目與政務信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)在提供的檢索點、著錄選擇等方面具有共性，這兩個目錄體系中都可按主題分類信息資源，且分類原理基本相同，具有建立映射關系的先決條件。

1.檔案著錄項目與政務信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)都是用于揭示和描述信息資源特征的記錄事項，都是編制信息資源目錄和檢索利用信息資源的基礎，二者可提供的檢索點具有明顯的交叉重合，如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源日期、關鍵字等核心元數(shù)據(jù)與檔案著錄信息中題名、提要、責任者、時間、主題詞或關鍵詞等，可以通過技術等手段進行轉換，尤其在信息資源名稱與題名、摘要與提要、關鍵字與主題詞或關鍵詞、類目編碼與檔號、信息資源標識符與分類號等之間都具有建立映射關系的可能性。

2.二者都可按主題將信息資源分類，且分類原理基本相同，即通過對信息內(nèi)容進行分析、提煉，將分析結果與類目表中的具體類目進行對應，進而確定所屬類目及分類標識。不同的是，對檔案著錄條目進行主題分類主要依據(jù)《中國檔案分類法》《中國檔案主題詞表》《檔案分類標引規(guī)則》等，而政務信息資源主題分類的依據(jù)主要是《政務信息資源目錄體系第4部分：政務信息資源分類》附錄中明確給出的《主題分類類目表》，二者在類目設置、標識等也有一定差異，但這些同樣可以借助技術手段解決或減少其差異對建立相互關聯(lián)的影響。

三、檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系的融合方式

（一）構建檔案目錄與政務信息資源目錄一體化服務平臺

檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系交互融合的前提是，而不是試圖將這兩個目錄體系合二為一。因此，調(diào)整政務信息資源目錄體系，使之與檔案目錄體系的建設規(guī)范相一致，或是調(diào)整檔案目錄體系，使之與政務信息資源目錄體系框架、技術要求、元數(shù)據(jù)標準、分類標識、管理要求等規(guī)范相匹配，似乎都不適宜。本文認為可以充分利用這兩個目錄體系之間的內(nèi)在關系、共性及建立映射關系的先決條件，嘗試構建檔案目錄與政務信息資源目錄一體化服務平臺，實現(xiàn)協(xié)同工作，在電子政務和政務公開不斷推進的同時，盡可能地滿足社會公眾在社會經(jīng)濟、政治、科學、文化等各方面的信息利用需求，并進一步加強信息技術在檔案目錄編制及服務中的應用，促進檔案信息資源開發(fā)利用。其做法主要是通過網(wǎng)絡技術將檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務信息資源目錄數(shù)據(jù)庫連接起來，再利用網(wǎng)絡通訊實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)庫的訪問查詢。如?D1所示。

在構建的檔案目錄與政務信息資源目錄一體化服務平臺中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務信息資源目錄數(shù)據(jù)庫仍可相對獨立，并能夠實時更新目錄數(shù)據(jù)。二者可通過網(wǎng)絡服務器中的信息處理系統(tǒng)與用戶端進行交互。用戶可以通過信息處理系統(tǒng)查詢檔案目錄與政務信息資源目錄。網(wǎng)絡信息系統(tǒng)可滿足不同權限用戶異地查詢需求，并使用戶可以有針對性地選擇或是由系統(tǒng)自動選擇檢索檔案目錄信息，或是政務信息資源目錄信息，或是同時檢索檔案目錄信息和政務信息資源目錄信息，以得到更為充分完整的信息線索。通過構建檔案目錄與政務信息資源目錄一體化服務平臺，實現(xiàn)檔案目錄體系與政務信息資源目錄體系的交互融合，不僅有利于實現(xiàn)信息交互與共享，而且有利于節(jié)省資源，并實現(xiàn)檔案目錄信息的網(wǎng)絡化服務。

（二）需注意的幾個問題

1.檢索質量。檔案著錄項目與核心元數(shù)據(jù)在含義、編排組織、條目涵蓋范圍、特征等方面存在差異，如不能嚴格定義映射關系，可能導致映射不清，擴大或縮小檢索范圍，從而影響查全率和查準率等檢索指標。因而保證檢索質量關鍵是解決好檔案目錄數(shù)據(jù)與政務信息資源目錄數(shù)據(jù)的映射問題，包括定義傳統(tǒng)檔案著錄項目與政務信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射、檔案元數(shù)據(jù)與政務信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射，以及傳統(tǒng)檔案著錄項目與檔案元數(shù)據(jù)之間的映射等。還需考慮在數(shù)據(jù)轉換中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)內(nèi)涵不一致、詞語與代碼規(guī)范不一致等一些不相匹配的情況。

2.檔案館內(nèi)各目錄數(shù)據(jù)庫之間的系統(tǒng)關聯(lián)。檔案館還需進一步將各層級、類別的目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)組織關聯(lián)起來，充分發(fā)揮、擴展如檔號等著錄項目功能，以利于實現(xiàn)兩個目錄體系的雙向映射，降低檢索的復雜度，保證檢索質量與效率。