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【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)管理 變革 轉(zhuǎn)型 財(cái)務(wù)共享服務(wù)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)在20世紀(jì)80年代被提出,由福特公司建立了全球第一家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在過(guò)去的幾十年中,共享服務(wù)中心被世界500強(qiáng)公司廣泛使用,目前我國(guó)境內(nèi)已有超過(guò)450家共享服務(wù)中心,涵蓋了各行各業(yè)。談到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展規(guī)劃,首先我們會(huì)在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)集中處理中心,基于報(bào)銷審核、會(huì)計(jì)核算、報(bào)表出具、信息數(shù)據(jù)維護(hù)等基礎(chǔ)職能。在此完善后,可以作為內(nèi)部運(yùn)營(yíng)主體,向跨地區(qū)各內(nèi)部部門和組織提供服務(wù),收取一定費(fèi)用。業(yè)務(wù)完全成熟后則成為公司對(duì)外盈利部門,為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。下面我們就如何構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心介紹一下。作為一種新型的管理模式,共享服務(wù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域,它需要基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、ERP 系統(tǒng)、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算方法、財(cái)務(wù)制度等來(lái)實(shí)現(xiàn)。借鑒財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),財(cái)務(wù)共享中心的成功建設(shè),必須圍繞以下關(guān)鍵因素進(jìn)行充分考慮,具體包括:地點(diǎn)選擇、流程設(shè)計(jì)、組織調(diào)整、政策法規(guī)、信息技術(shù)支持五個(gè)方面。
一、地點(diǎn)選擇
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的辦公選址問(wèn)題正確與否,將直接影響到共享服務(wù)質(zhì)量和效率,且制約業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。決定將共享服務(wù)中心的辦公地點(diǎn)設(shè)立在哪個(gè)城市,是相當(dāng)復(fù)雜的一環(huán),需要綜合考慮以下四個(gè)因素,對(duì)所有候選城市進(jìn)行評(píng)估。成本:人員成本、通信成本、辦公場(chǎng)所等固定成本;環(huán)境:政府環(huán)境、發(fā)展能力、城市競(jìng)爭(zhēng)能力;人力資源:人員技能、人員知識(shí)水平、人員流動(dòng)性、教育和培訓(xùn)有效性;基礎(chǔ)設(shè)施:IT、通信設(shè)備可靠性、國(guó)際便利度、基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量。企業(yè)共享服務(wù)中心選址在大城市或者其周邊地區(qū),呈現(xiàn)出與本地優(yōu)勢(shì)行業(yè)緊密關(guān)聯(lián)的特點(diǎn)。公司在選址會(huì)首先考慮人力成本問(wèn)題,將共享服務(wù)中心建立在人力成本較低地區(qū),但同時(shí)也應(yīng)考慮到人員基礎(chǔ)素質(zhì)以及該地區(qū)對(duì)公司整體業(yè)務(wù)的支持度。所以在共享服務(wù)中心初建時(shí),公司也會(huì)選擇與總部在同一地點(diǎn)或較近地區(qū),總部人員可以隨時(shí)協(xié)助和規(guī)范共享服務(wù)中心的建設(shè),業(yè)務(wù)部門也較容易接受和溝通。
二、流程設(shè)計(jì)
流程管理需要支持流程戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn),財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程也不例外。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有流程的充分理解,找到達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵瓶頸,有針對(duì)性的開(kāi)展流程設(shè)計(jì)工作。流程設(shè)計(jì)是流程管理的核心內(nèi)容,共享服務(wù)中心采用的是全新的管理理念和方法,必將引發(fā)流程傳統(tǒng)流程的變革??匆幌仑?cái)務(wù)共享服務(wù)流程會(huì)涉及哪些模塊?財(cái)務(wù)核算各項(xiàng)內(nèi)容是緊密聯(lián)系的,一般包括:總賬管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、資產(chǎn)管理、成本管理和資金管理??傎~管理:包括總賬類型記賬、憑證過(guò)賬、余額暫估、外幣匯兌、出具財(cái)務(wù)單體報(bào)表。應(yīng)收管理:訂單及收入確認(rèn)、發(fā)票開(kāi)具、應(yīng)收賬齡分析、客戶對(duì)賬、壞賬計(jì)提。應(yīng)付管理:費(fèi)用報(bào)銷、生產(chǎn)性資金付款、員工借還款管理、供應(yīng)商對(duì)賬。資產(chǎn)管理:資產(chǎn)購(gòu)置、轉(zhuǎn)移和報(bào)廢管理、月度折舊攤銷、減值測(cè)試、盤點(diǎn)組織。成本管理:成本核算、非合同預(yù)提、人力成本、費(fèi)用分?jǐn)?、移?dòng)平均價(jià)維護(hù)。資金管理:收款核算、付款核算、資金調(diào)撥、貸款利息、銀行賬戶管理。
三、組織的調(diào)整
建立共享服務(wù)中心,必須進(jìn)行財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的深度變革。對(duì)原來(lái)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和人員的調(diào)整需要綜合考慮以下因素:對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心涵蓋的職能范圍進(jìn)行內(nèi)部組織設(shè)計(jì),包括架
構(gòu)、關(guān)鍵崗位、職責(zé)、績(jī)效考核等財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心本身的架構(gòu)設(shè)計(jì)通常以職能作為主線,以流程、產(chǎn)品和地域作為補(bǔ)充考慮現(xiàn)有財(cái)務(wù)組織的調(diào)整和銜接考慮人員角色和職能的轉(zhuǎn)變考慮培訓(xùn)計(jì)劃。財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的變革,使本地財(cái)務(wù)人員可能僅會(huì)被保留下一小部分,譬如負(fù)責(zé)報(bào)銷單據(jù)審核的人員,將大部分遷移至共享服務(wù)中心所在地。采用總部專業(yè)人員派駐財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心指導(dǎo)業(yè)務(wù)模式,直接在當(dāng)?shù)亟M建共享團(tuán)隊(duì),同時(shí)按財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)類型將同質(zhì)業(yè)務(wù)歸
并。該公司將重復(fù)性較強(qiáng)的日常費(fèi)用報(bào)銷作為共享先鋒開(kāi)始財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立。在報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)向共享服務(wù)中心轉(zhuǎn)移后,總部和各子公司財(cái)務(wù)報(bào)銷審核人員顯著減少,而由共享服務(wù)中心人員替代,從而改變公司財(cái)務(wù)核算團(tuán)隊(duì)的人員組織分布。
四、政策法規(guī)的遵循
共享服務(wù)中心必須對(duì)業(yè)務(wù)所覆蓋地域的法律法規(guī)進(jìn)行認(rèn)真研究,并定期收集地方政策法規(guī)以更新信息庫(kù),這個(gè)因素也是在地點(diǎn)選擇時(shí)應(yīng)該注意考慮的。包括財(cái)稅法規(guī)的要求,資金、外匯等其它法規(guī)的要求,各地的差異性條款,如何應(yīng)對(duì)相關(guān)審查等。
五、信息技術(shù)的支持
企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)和保障,系統(tǒng)平臺(tái)的統(tǒng)一搭建和整合是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。統(tǒng)一的信息系統(tǒng)是保證共享服務(wù)平臺(tái)順利搭建的關(guān)鍵因素,同時(shí)還需完成共享服務(wù)平臺(tái)中各財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。如財(cái)務(wù)共享的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與影像掃描系統(tǒng)、資金管理平臺(tái)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、移動(dòng)終端應(yīng)用等相對(duì)接,實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成和數(shù)據(jù)共享。
六、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的績(jī)效管理
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建立后其日常運(yùn)營(yíng)需要有效的績(jī)效管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。我們可以從成本維度、客戶維度、流程優(yōu)化維度和工作質(zhì)量維度來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)。①成本維度。每一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立都有節(jié)約成本的初衷,那么成本指標(biāo)自然成為考核中重要維度之一。比如初期投入的系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用、新雇員費(fèi)用、總部派駐差旅費(fèi)用及各項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用,它們構(gòu)成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總成本。同進(jìn)還應(yīng)考慮建成后每筆交易成本,現(xiàn)金預(yù)測(cè)情況、費(fèi)用預(yù)算使用情況等。②客戶維度。此維度體現(xiàn)了共享服務(wù)中心人員與客戶的關(guān)系,以及客戶對(duì)共享業(yè)務(wù)的認(rèn)可程度??梢酝ㄟ^(guò)客戶滿意度調(diào)查、客戶投訴率等指標(biāo)完成評(píng)價(jià)。一個(gè)從事積極客戶體驗(yàn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心往往可以實(shí)現(xiàn)客戶所需,主動(dòng)做出為改善客戶關(guān)系做出努力。③流程優(yōu)化維度。共享服務(wù)中心的流程優(yōu)化并不是一蹴而就的事情。④工作質(zhì)量維度。此維度是共享服務(wù)中心中評(píng)價(jià)最具體的部分??蓮臉I(yè)務(wù)數(shù)量、差錯(cuò)率、改進(jìn)計(jì)劃實(shí)施等進(jìn)行評(píng)價(jià)。
在經(jīng)濟(jì)全球化、產(chǎn)品多元化的發(fā)展趨勢(shì)下,企業(yè)后臺(tái)的職能機(jī)構(gòu)越來(lái)越龐大。財(cái)務(wù)部門、IT支持部門、人力資源部門等非盈利性職能部門隨著機(jī)構(gòu)的擴(kuò)大,服務(wù)成本不斷增加,然而不能引起企業(yè)的足夠重視。后臺(tái)職能機(jī)構(gòu)具有很大的資源節(jié)約的潛力,優(yōu)化工作流程、合理調(diào)配人力資源將在保證后臺(tái)支撐的前提下壓縮企業(yè)的服務(wù)成本。
后臺(tái)職能機(jī)構(gòu)中的財(cái)務(wù)部門是企業(yè)共享服務(wù)應(yīng)用的重點(diǎn)部門。財(cái)務(wù)部門在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著多種職能,如對(duì)資金的投資、籌集、流動(dòng)的監(jiān)控職能,核算企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為,建立完善內(nèi)部的控制評(píng)價(jià)體系等[1]。本文通過(guò)分析共享服務(wù)中心的模式分析,探尋財(cái)務(wù)部門的轉(zhuǎn)型方向,并以電力企業(yè)為切入點(diǎn),提出電力企業(yè)的共享服務(wù)管理的相應(yīng)建議。
1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的分析
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(FSSC),將會(huì)計(jì)核算等非核心日常事務(wù)盡可能集中到同一固定地點(diǎn)處理,提高財(cái)務(wù)工作的總體效率,進(jìn)而降低企業(yè)的管理成本[2]。最初共享服務(wù)模式是用于節(jié)約服務(wù)成本、精簡(jiǎn)人員結(jié)構(gòu),在信息技術(shù)的輔助下,共享服務(wù)有利于跨國(guó)集團(tuán)的全球擴(kuò)張。
1.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的特點(diǎn)
隨著全球化和信息化的不斷發(fā)展,國(guó)內(nèi)企業(yè)不斷加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的研究探索。通過(guò)分析國(guó)內(nèi)外的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用的情況,將財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式特征總結(jié)如下:(1)作為獨(dú)立經(jīng)營(yíng)個(gè)體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,根據(jù)市場(chǎng)運(yùn)作方式,與外部供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng),同時(shí)收取內(nèi)部客戶的服務(wù)費(fèi);(2)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為各業(yè)務(wù)單元集中提供后臺(tái)的支持服務(wù);(3)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)可通過(guò)規(guī)模效應(yīng)來(lái)提高服務(wù)質(zhì)量,減少服務(wù)成本,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制;(4)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以深度的應(yīng)用和全面的信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)。
1.2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的分類
共享服務(wù)模式整合的業(yè)務(wù)多為非核心的、低附加值的業(yè)務(wù)支持服務(wù),根據(jù)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象與組織形式等不同視角對(duì)其進(jìn)行如圖1所示的分類。
根據(jù)服務(wù)對(duì)象不同將共享服務(wù)中心分為外向型與內(nèi)向型。外向型共享服務(wù)中心向企業(yè)內(nèi)外不同組織提供支持服務(wù);內(nèi)向型則只針對(duì)內(nèi)部的顧客。由服務(wù)內(nèi)容不同將共享服務(wù)中心分為咨詢服務(wù)中心和基本服務(wù)中心?;痉?wù)中心主要整合收付款等日常的業(yè)務(wù);咨詢服務(wù)中心除提供基本服務(wù)外,還提供定制化服務(wù)。根據(jù)組織形式將共享服務(wù)中心分為虛擬服務(wù)中心、磚泥服務(wù)中心與混合型服務(wù)中心。
1.3 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式與其他模式比較
企業(yè)的財(cái)務(wù)管理主要有集中管理、分散管理、共享中心、外包服務(wù)這四種方式。現(xiàn)將這四種管理方式的適用范圍及優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比如表1所示。
2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在電力企業(yè)的應(yīng)用
國(guó)際公認(rèn)的共享服務(wù)模式有業(yè)務(wù)外包和集團(tuán)內(nèi)部的共享服務(wù)中心兩種形態(tài)[3]。本文以電力行業(yè)為模板,擬從項(xiàng)目的可研評(píng)估、整體的規(guī)劃、共享中心地址的選擇、人力資源的儲(chǔ)備、流程制度的改造、風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量的評(píng)價(jià)體系與信息系統(tǒng)的建設(shè)等方面提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)方案。電力企業(yè)的現(xiàn)行管理模式存在很多問(wèn)題,如:組織效率偏低、人員冗雜;戰(zhàn)略推進(jìn)的能力與業(yè)務(wù)支持的能力不充足;集團(tuán)公司的各下屬公司執(zhí)行力較差、流程不統(tǒng)一;集團(tuán)公司對(duì)各下屬公司的監(jiān)控較為薄弱等。本文從下面七個(gè)方面詳細(xì)闡述電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)與具體步驟,為電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用提供必要指導(dǎo)。
(1)項(xiàng)目的可研評(píng)估。項(xiàng)目的實(shí)施評(píng)估首先要在電力企業(yè)的各層級(jí)進(jìn)行摸底調(diào)查,搜集現(xiàn)有工作流程、組織結(jié)構(gòu)、人員的素質(zhì)、管理規(guī)章制度、信息系統(tǒng)穩(wěn)定性等各種基礎(chǔ)信息;評(píng)估電力企業(yè)的現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式作比較,評(píng)估共享服務(wù)中心項(xiàng)目的實(shí)施成本與風(fēng)險(xiǎn)。
(2)整體規(guī)劃。電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)劃分為兩個(gè)方面:組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)、目標(biāo)和進(jìn)度的規(guī)劃。首先,要確定電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所要輻射的地域范圍。共享中心的輻射范圍是有限的,范圍的增大伴隨著成本的提高,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求,選擇合理適用的地域范圍。其次,確定共享服務(wù)中心項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)和進(jìn)度計(jì)劃。電力企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目實(shí)施前,要明確項(xiàng)目的基本目標(biāo),并將目標(biāo)分解落實(shí)到不同的項(xiàng)目階段,確定里程碑事件與時(shí)間安排,有條不紊地實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)。再次,電力企業(yè)的集團(tuán)公司要設(shè)計(jì)整體的財(cái)務(wù)體系,電力企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式要逐步實(shí)現(xiàn)從分散式向共享服務(wù)中心的轉(zhuǎn)變。最后,需明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)內(nèi)容的邊界。對(duì)于流程相對(duì)來(lái)說(shuō)較為標(biāo)準(zhǔn)、交易貨結(jié)算量較大的應(yīng)收與應(yīng)付活動(dòng),出具法定報(bào)表和處理總賬等均可納入共享服務(wù)中心的服務(wù)內(nèi)容。
(3)人力資源儲(chǔ)備。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)初期,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的專業(yè)知識(shí)和溝通能力的培訓(xùn)工作。電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將在某一地點(diǎn)展開(kāi)工作,考慮到地域文化等特征,須做好聘用新員工的準(zhǔn)備。
(4)共享中心選址。電力企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心地址的選擇需綜合考慮各相關(guān)因素,如:人文社會(huì)等環(huán)境因素、當(dāng)?shù)亟逃胶拓?cái)務(wù)知識(shí)水平等人力資源因素、當(dāng)?shù)氐娜斯こ杀竞统杀纠麧?rùn)水平等成本因素、稅收優(yōu)惠政策和金融政策等政策因素。
(5)流程制度改造。電力企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)過(guò)程也是企業(yè)的財(cái)務(wù)流程再造過(guò)程。共享中心通過(guò)對(duì)多個(gè)地點(diǎn)的技術(shù)、人員及流程的整合,建立流程管理機(jī)制,將企業(yè)內(nèi)的各種流程精簡(jiǎn)標(biāo)準(zhǔn)化,從而實(shí)現(xiàn)真正地高效與穩(wěn)定。
(6)信息系統(tǒng)建設(shè)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式以統(tǒng)一的信息技術(shù)共享平臺(tái)為技術(shù)支撐,跨越空間障礙,提供迅速、廣泛、持續(xù)的服務(wù)。ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一是共享服務(wù)平臺(tái)搭建的前提,共享服務(wù)平臺(tái)的有效運(yùn)作還需要統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)與IT標(biāo)準(zhǔn)。
(7)風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系。電力企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)運(yùn)行離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)客觀的評(píng)價(jià)體系。該體系評(píng)價(jià)服務(wù)質(zhì)量,并及時(shí)預(yù)警共享中心運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)因素。共享中心與各子公司、分公司簽署相應(yīng)的服務(wù)水平協(xié)議,并建立風(fēng)險(xiǎn)管理的信息系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享服務(wù);企業(yè)管理;財(cái)務(wù)管理;核心業(yè)務(wù);財(cái)務(wù)機(jī)制
1概述
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,為了贏得市場(chǎng),很多企業(yè)采用了新的戰(zhàn)略對(duì)策進(jìn)行財(cái)務(wù)資源、業(yè)務(wù)的整合,在企業(yè)中建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)提升企業(yè)的管理工作效率與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)用,使得財(cái)務(wù)工作效率、企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率等得到顯著的提高,對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展意義重大。但是,就目前我國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用情況來(lái)看并不樂(lè)觀,多數(shù)企業(yè)未認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重要性,為此,財(cái)務(wù)共享服務(wù)在很多企業(yè)中未得到良好的運(yùn)用。面對(duì)這種情況,良好的解決方式是使財(cái)務(wù)共享服務(wù)發(fā)揮其關(guān)鍵作用和重要影響。
2財(cái)務(wù)共享服務(wù)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的意義
2.1財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式分析
財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種新型的組織管理方式,其特點(diǎn)在于進(jìn)行合作戰(zhàn)略的優(yōu)化,將其使用在企業(yè)中,目的是為了整合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)組織、業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)資源,從而實(shí)現(xiàn)共享服務(wù),有效地優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部資源配置,達(dá)到降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的目的。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程情況進(jìn)行評(píng)估分析,把企業(yè)中各項(xiàng)流程提取出來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一處理,從而達(dá)到優(yōu)化企業(yè)管理的效果。中國(guó)在跨國(guó)公司的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,常常采用財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理,該經(jīng)營(yíng)管理模式屬于一種新型的戰(zhàn)略管理模式,通過(guò)對(duì)內(nèi)部業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的調(diào)整,實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化,在提高企業(yè)生產(chǎn)效率的同時(shí)降低成本,達(dá)到提高企業(yè)市場(chǎng)占有率的目的,從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部財(cái)務(wù)共享服務(wù)。目前,在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)用過(guò)程中雖然存在一些問(wèn)題,但是由于其對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理配置、專業(yè)分工等,有利于提高運(yùn)營(yíng)效率,促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展,故財(cái)務(wù)共享必然是企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。
2.2有利于提高財(cái)務(wù)管理水平
就目前我國(guó)各大企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平來(lái)看十分不樂(lè)觀,財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)嚴(yán)重的人浮于事的現(xiàn)象。在財(cái)務(wù)管理中采用財(cái)務(wù)共享服務(wù),對(duì)提升財(cái)務(wù)管理水平具有積極的效果。企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建前期,財(cái)務(wù)相關(guān)部門及財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行結(jié)算等工作,工作量大、重復(fù)性高、出錯(cuò)率高,在此情況下要進(jìn)行財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,提高財(cái)務(wù)管理水平具有很大的難度。而企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)后,企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門的事務(wù)性工作得到了質(zhì)的改變,企業(yè)中專門負(fù)責(zé)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作人員,將其集中起來(lái)在共享服務(wù)中心開(kāi)展業(yè)務(wù)服務(wù)工作,而其他財(cái)務(wù)人員則可以專心進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)核算、管控以及資產(chǎn)管理等各項(xiàng)工作,崗位職責(zé)精細(xì)化,有利于提升企業(yè)發(fā)展的能力,為企業(yè)做出重大經(jīng)營(yíng)決策提供重要的參考信息。
2.3降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,實(shí)現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展
財(cái)務(wù)管理中采用共享服務(wù)管理模式,可有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本是財(cái)務(wù)共享服務(wù)最大的一個(gè)特點(diǎn)。對(duì)企業(yè)各項(xiàng)程序工作實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,全面提升企業(yè)工作效率,從而降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。共享服務(wù)管理主要針對(duì)的是日常事務(wù),對(duì)其進(jìn)行管理整合,使企業(yè)內(nèi)部工作得到規(guī)范化,調(diào)動(dòng)整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)力,從而獲取更大的利益。另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的使用還能促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)?;l(fā)展,我國(guó)多數(shù)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中內(nèi)部管理出現(xiàn)各種問(wèn)題,對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展造成不良影響,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的建立將成為一次管理改革,將企業(yè)各個(gè)管理體系進(jìn)行優(yōu)化,對(duì)企業(yè)存在問(wèn)題的管理體系進(jìn)行改進(jìn),創(chuàng)新管理理念,使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用得到良好的發(fā)揮,協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系,促進(jìn)各部門工作的相互協(xié)調(diào)從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模化發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)用對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有促進(jìn)性作用,但是目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)還未完善,同樣具有一定的局限性,主要體現(xiàn)在三個(gè)方面:首先,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施企業(yè)的組織、流程等都需要進(jìn)行改革,隨之人員、業(yè)務(wù)流程等都要做相應(yīng)的調(diào)整,在此次調(diào)整中管理者必然會(huì)產(chǎn)生意見(jiàn)分歧,甚至是出現(xiàn)抵觸的心理;其次,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化,要求員工具有專業(yè)的職業(yè)技能,對(duì)員工素養(yǎng)要求比較高,容易出現(xiàn)人員波動(dòng)或員工流失的現(xiàn)象;最后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建是建立在完善的信息系統(tǒng)之上,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可通過(guò)信息技術(shù)系統(tǒng)對(duì)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,并解決企業(yè)內(nèi)部存在的各種問(wèn)題,但信息系統(tǒng)建立和維護(hù)成本較高,我國(guó)在新信息技術(shù)的運(yùn)用上十分有限,難以實(shí)現(xiàn)大眾化。
3財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建
3.1做好前期調(diào)查與設(shè)計(jì)工作
構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)從前期工作開(kāi)始就要嚴(yán)格把關(guān),前期先進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施的考察,掌握企業(yè)的具體情況。進(jìn)入前期項(xiàng)目考察環(huán)節(jié),做好如下三項(xiàng)工作至關(guān)重要:首先,掌握企業(yè)組織、業(yè)務(wù)情況,對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分析,摸清企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)的具體信息,例如業(yè)務(wù)流程、員工的工作效率等,從而對(duì)收集到的信息進(jìn)行歸納整合,為制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作目標(biāo)提供重要的參考信息。其次,調(diào)查企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本情況,進(jìn)行成本效益報(bào)告的制作。制作成本效益報(bào)告重點(diǎn)在于將成本、效益均進(jìn)行具體化,考慮周全并得到與實(shí)際相符的信息。最后,前期工作開(kāi)展時(shí)要讓所有員工認(rèn)識(shí)到構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)的必要性,獲取員工的支持,不僅僅是管理者的支持,基層員工也要積極配合財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建工作。前期調(diào)查工作完畢之后,進(jìn)入到流程設(shè)計(jì)階段,流程設(shè)計(jì)有如下三個(gè)步驟:首先是要明確財(cái)務(wù)管理服務(wù)的區(qū)域范圍;其次是要?jiǎng)?chuàng)新業(yè)務(wù)流程;最后是要更新結(jié)構(gòu)組織,流程設(shè)計(jì)關(guān)乎財(cái)務(wù)共享服務(wù)后期工作質(zhì)量,為此,流程設(shè)計(jì)這三步驟的工作不可忽視。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)為業(yè)務(wù)量大并且日常重復(fù)性高的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù),將其作為重點(diǎn)服務(wù)內(nèi)容,減輕財(cái)務(wù)人員的工作量,達(dá)到提高工作效率的目的,而內(nèi)部控制以及設(shè)計(jì)等各種工作則由企業(yè)總部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)安排指揮。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的構(gòu)建是企業(yè)管理的一次突破,為此構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)必然會(huì)進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的更新,對(duì)財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新,使財(cái)務(wù)共享服務(wù)作用得到良好的發(fā)揮。在順利構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式之后,財(cái)務(wù)部門的各個(gè)崗位會(huì)做新的調(diào)整,調(diào)整為適合企業(yè)發(fā)展的模式,在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的選擇上,可借鑒國(guó)外先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)組織結(jié)構(gòu)。
3.2選擇合理的地理位置及做好實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)工作
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立可以使財(cái)務(wù)管理部門從日常事務(wù)處理中擺脫出來(lái),轉(zhuǎn)而從事其他高附加值的活動(dòng),促使會(huì)計(jì)人員由核算型向價(jià)值型、決策型轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化、高效化和專業(yè)化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心既是會(huì)計(jì)處理中心,負(fù)責(zé)全集團(tuán)各成員單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),包括會(huì)計(jì)核算、資金支付、會(huì)計(jì)報(bào)表編制和會(huì)計(jì)檔案管理等工作,同時(shí)也是數(shù)據(jù)處理中心,是全集團(tuán)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)工廠,可以進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)挖掘分析,提供多維度分析與預(yù)警,為管理決策提供數(shù)據(jù)支持,為此,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),要把握好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)在構(gòu)建時(shí),地理位置的選擇就是一項(xiàng)重要工作,在選擇地理位置上企業(yè)不但需要考慮到人力因素,還需要考慮到環(huán)境因素、成本因素等各方面的問(wèn)題,一系列因素都會(huì)給財(cái)務(wù)共享服務(wù)作用的發(fā)揮造成重大影響。在考慮這些因素時(shí)重點(diǎn)放在環(huán)境因素上,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立往往受到社會(huì)環(huán)境以及基礎(chǔ)設(shè)施的影響,當(dāng)?shù)厝藗兊纳盍?xí)慣以及文化程度等都影響到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建工作。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),企業(yè)員工的工作地點(diǎn)會(huì)發(fā)生改變,此時(shí)需要對(duì)員工的薪酬做考慮,并將當(dāng)?shù)囟愗?fù)情況考慮在內(nèi),對(duì)這三個(gè)因素進(jìn)行綜合平衡,最終選擇最佳的地區(qū)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施的過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員招聘與培訓(xùn)將會(huì)成為重點(diǎn)內(nèi)容,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的作用在企業(yè)中是否得到良好的發(fā)揮,這與財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平息息相關(guān),但是我國(guó)財(cái)務(wù)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的認(rèn)識(shí)度有限,并且總體管理水平不高,開(kāi)展培訓(xùn)工作有利于提高財(cái)務(wù)管理者的業(yè)務(wù)溝通能力、實(shí)際操作能力,更重要的是可以提高財(cái)務(wù)管理人員的服務(wù)意識(shí),在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作的每一個(gè)財(cái)務(wù)管理人員都需要具備較強(qiáng)的服務(wù)精神,這樣才可服務(wù)于企業(yè),服務(wù)好企業(yè)。建立ERP支持系統(tǒng),構(gòu)建此系統(tǒng)的目的是為企業(yè)總部提供一個(gè)信息平臺(tái),企業(yè)總部可以通過(guò)此平臺(tái)掌握財(cái)務(wù)信息情況,同時(shí)保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)的構(gòu)建。
4結(jié)語(yǔ)
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)用可有效解決企業(yè)內(nèi)部存在的管理問(wèn)題,達(dá)到提高企業(yè)管理水平、降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的目的,為此,要廣泛推行財(cái)務(wù)共享服務(wù),在企業(yè)中發(fā)揮其作用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建需要得到企業(yè)所有員工的支持,在構(gòu)建前期直到實(shí)施等,把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)才可使財(cái)務(wù)共享服務(wù)發(fā)揮其積極效果,并采取有效的對(duì)策降低風(fēng)險(xiǎn),使財(cái)務(wù)共享服務(wù)作用得到良好的發(fā)揮。
作者:李利群 單位:湖南鹽業(yè)股份有限公司
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞:企業(yè)集團(tuán) 財(cái)務(wù)共享服務(wù) 流程管理 績(jī)效考核
一、引言
2013年底,財(cái)政部的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》明確要求:“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中,逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”。2014年底,《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》指出,鼓勵(lì)大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)充分利用專業(yè)化分工和信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,加快會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變和管理會(huì)計(jì)工作的有效開(kāi)展。由此可見(jiàn),我國(guó)的大型集團(tuán)公司和跨國(guó)公司采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式已是大勢(shì)所趨。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)概述及在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀
財(cái)務(wù)共享服務(wù)(簡(jiǎn)稱FSSC)是近年來(lái)出現(xiàn)并盛行起來(lái)的財(cái)務(wù)管理方式。它是將不同地點(diǎn)的實(shí)體的那些業(yè)務(wù)量大、容易標(biāo)準(zhǔn)化且重復(fù)性工作多、勞動(dòng)密集的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)共享服務(wù)中心來(lái)記賬和報(bào)告,其主要優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在四個(gè)方面,一是具有規(guī)模效益,使企業(yè)內(nèi)部成本有效降低;二是為企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定及實(shí)現(xiàn)提供信息支持;三是優(yōu)化了企業(yè)的財(cái)務(wù)流程,提升了財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)能力,增強(qiáng)了財(cái)務(wù)的地位和對(duì)外談判的籌碼,使得財(cái)務(wù)的透明度和可控性得到了增加;四是通過(guò)共享使得財(cái)務(wù)管理能力有了重大突破,財(cái)務(wù)人員從重復(fù)性和繁瑣的財(cái)務(wù)核算工作中釋放出來(lái),從事全面預(yù)算、資本運(yùn)作、成本控制、財(cái)務(wù)分析等高附加值的財(cái)務(wù)工作,從而促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的整體提升。
我國(guó)引進(jìn)和采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式相對(duì)較晚。二十世紀(jì)末,共享服務(wù)中心開(kāi)始進(jìn)入我國(guó),并被不斷地應(yīng)用起來(lái)。我國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展歷程如表1所示。
近幾年,隨著經(jīng)濟(jì)全球化、監(jiān)管政策趨于國(guó)際化及信息化的飛速發(fā)展,我國(guó)大部分的企業(yè)集團(tuán)開(kāi)始計(jì)劃或者實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)。根據(jù)德勤2013年全球共享實(shí)踐調(diào)研顯示,在受調(diào)研我國(guó)企業(yè)集團(tuán)中,有超過(guò)70%的年銷售額在30億美元以上的企業(yè)集團(tuán)使用財(cái)務(wù)共享服務(wù),以寶鋼、海爾、平安為代表的一批我國(guó)大企業(yè)集團(tuán)積極采用財(cái)務(wù)共享服務(wù),且實(shí)施效果較好。
由北京國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院的《2015中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心調(diào)研報(bào)告》顯示,我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)開(kāi)始關(guān)注和初步付諸于實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)工作,企業(yè)集團(tuán)期望通過(guò)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)形成有效的內(nèi)部管理模式來(lái)加強(qiáng)成本的節(jié)約和利潤(rùn)的上升。然而由于企業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)、管理基礎(chǔ)、績(jī)效考核方式以及信息化成熟度等因素的影響,在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí)仍存在著較多的問(wèn)題,使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)難以發(fā)揮出來(lái)。
三、我國(guó)企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)存在的關(guān)鍵問(wèn)題
(一)人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)量很大,需要很多具備一定核算能力的財(cái)務(wù)人員。對(duì)企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),短期內(nèi)打造一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、人員素質(zhì)高的員工隊(duì)伍存在較大困難。此外,實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,將會(huì)有更多的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)性工作集中到共享服務(wù)中心進(jìn)行處理,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員需要每天忙于處理這些常規(guī)的基礎(chǔ)性工作,并沒(méi)有時(shí)間和精力進(jìn)一步理順各方面的流程,工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、重復(fù),不利于人才培養(yǎng)。同時(shí)財(cái)務(wù)人員層次參差不齊,也導(dǎo)致整體的效率較低。
(二)流程管理問(wèn)題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立必然導(dǎo)致財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程再造,因此在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí),流程管理的作用是不容忽視的。通過(guò)流程管理能夠不斷地推進(jìn)、優(yōu)化以及開(kāi)展,進(jìn)而能夠確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用充分發(fā)揮,更好地保證了客戶的服務(wù)水平,從而能夠科學(xué)合理地對(duì)成本進(jìn)行控制。然而,我國(guó)部分企業(yè)集團(tuán)并沒(méi)有加大對(duì)流程管理的重視力度,甚至沒(méi)能在實(shí)際操作中應(yīng)用,從而不能促使服務(wù)水平的提高,最終導(dǎo)致方案不能順利執(zhí)行。
(三)績(jī)效考核體系問(wèn)題。我國(guó)大部分企業(yè)集團(tuán)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí),并沒(méi)有結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)情,運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的績(jī)效考核方式,而是直接應(yīng)用不適合企業(yè)管理模式的績(jī)效考核方式,進(jìn)而導(dǎo)致績(jī)效的可靠性以及科學(xué)性不足。企業(yè)只有不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)的績(jī)效考核方式,才能夠有效地考核財(cái)務(wù)工作的績(jī)效,促使企業(yè)適應(yīng)時(shí)展的潮流。此外,當(dāng)企業(yè)沒(méi)有及時(shí)更新績(jī)效管理體系時(shí),就不能確定信息的準(zhǔn)確性,從而不能確保資源利用率是否達(dá)到最大化。
(四)信息系統(tǒng)整合問(wèn)題。盡管通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程的方式,使得集團(tuán)整體的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成基本形成。但是由于目前大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)的信息系統(tǒng)整合能力還不十分完善,各個(gè)系統(tǒng)之間的信息數(shù)據(jù)不能很好的共享,不能完全滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的需求。此外,由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與業(yè)務(wù)單元地處不同區(qū)域,彼此之間的信息傳輸要通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成,而信息系統(tǒng)整合能力不強(qiáng),造成了本地工作與遠(yuǎn)程溝通不協(xié)調(diào),嚴(yán)重降低了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作效率。
(五)財(cái)務(wù)共享服務(wù)領(lǐng)域的拓展及相關(guān)服務(wù)產(chǎn)品的創(chuàng)新問(wèn)題。目前,我國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的主要功能仍然是在企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)核算、預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷、基本財(cái)務(wù)分析的層次上發(fā)揮作用,并沒(méi)有對(duì)其服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步的拓展和創(chuàng)新,這使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用無(wú)法最大限度的發(fā)揮,從而無(wú)法有效地降低企業(yè)的相關(guān)成本。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,國(guó)內(nèi)許多集團(tuán)紛紛采用這一新型的管理模式,它將給企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)新的管理理念,有助于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的效率、效果,降低企業(yè)管理成本,實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力,因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式得到了廣泛的關(guān)注。本文將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)進(jìn)行研究。
關(guān)鍵詞:
大數(shù)據(jù);集團(tuán);財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心
一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的定義及概述
隨著全國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,許多大型集團(tuán)企業(yè)分別實(shí)施了擴(kuò)張型財(cái)務(wù)戰(zhàn)略,并迅速在全國(guó)各地投資新項(xiàng)目或設(shè)立新分子公司,同時(shí)成立相應(yīng)的財(cái)務(wù)組織,使得企業(yè)財(cái)務(wù)核算將遍布全國(guó)各地,形成了一種分散式的財(cái)務(wù)管理模式。但是分散式的財(cái)務(wù)管理模式將會(huì)面臨著機(jī)構(gòu)臃腫、部門重疊設(shè)置、人員多、成本高、溝通不暢、流程操作多樣化等問(wèn)題,由此共享服務(wù)管理模式應(yīng)運(yùn)而生。共享服務(wù)是一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,是指將具有共性的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)或職能進(jìn)行整合,并將其集中到一個(gè)新的半自動(dòng)化的業(yè)務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理。共享服務(wù)的核心思想是“專業(yè)分層,業(yè)務(wù)融合”,以共享服務(wù)平臺(tái)為支撐,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)專業(yè)化,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化,財(cái)務(wù)核算集中化,三者有機(jī),有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理,財(cái)務(wù)效能最大化,形成穩(wěn)固的運(yùn)作模式,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中和高效的管理。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下集團(tuán)財(cái)務(wù)共享的意義
二十世紀(jì)八、九十年代,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體制傳入了我國(guó),已經(jīng)發(fā)展了十多年,在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下,移動(dòng)互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的應(yīng)用,催生了許許多多的商業(yè)模式和新的管理模式,這給企業(yè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,也勢(shì)必推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)邁入了新的時(shí)代。財(cái)務(wù)共享通過(guò)移動(dòng)互聯(lián)技術(shù),突破時(shí)間限制和辦公地點(diǎn)的限制,通過(guò)云計(jì)算技術(shù),使服務(wù)器的計(jì)算能力和部署方式更加優(yōu)化,更方便后續(xù)的大數(shù)據(jù)分析處理,通過(guò)社交網(wǎng)終技術(shù),突破企業(yè)層級(jí)結(jié)構(gòu)壁壘,使企業(yè)部門協(xié)同更高效。
三、建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需具備的條件
集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的有效運(yùn)行,需要從選址、流程、組織、技術(shù)等方面進(jìn)行優(yōu)化和準(zhǔn)備。在開(kāi)展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之前,需要先做好業(yè)務(wù)疏理,確定整體規(guī)劃方案,然后運(yùn)用信息化手段來(lái)保障項(xiàng)目的有效實(shí)施。
(一)地點(diǎn)選擇問(wèn)題
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心辦公地點(diǎn)的選擇正確與否,將直接影響企業(yè)能否充分實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享及投資報(bào)酬率,且對(duì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行力及執(zhí)行情況帶來(lái)較大的影響。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址需要從多個(gè)角度加以考慮,從總體來(lái)看,受制于企業(yè)集團(tuán)的中心定位、運(yùn)營(yíng)模式、長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略、企業(yè)的規(guī)模大小等,從具體來(lái)看,受制于成本效益原則、高素質(zhì)人才的供給、工資薪金水平、通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等,因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址需要結(jié)合以上因素綜合考慮,在這些因素之間進(jìn)行平衡。
(二)流程設(shè)計(jì)問(wèn)題
財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建的過(guò)程,實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)流程的梳理和再造的過(guò)程。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作體系,必須進(jìn)行集團(tuán)范圍內(nèi)財(cái)務(wù)制度的統(tǒng)一和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的梳理。除此之外,還應(yīng)考慮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)管理的通用性。確定哪些業(yè)務(wù)流程應(yīng)納入共享服務(wù)中心,哪些仍保留在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單元,企業(yè)集團(tuán)在業(yè)務(wù)流程劃分時(shí),應(yīng)充分考慮其同質(zhì)性及特殊性。財(cái)務(wù)共享中心涉及的流程包括核算、付款、過(guò)賬和報(bào)告等共性的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù),而高附加值的財(cái)務(wù)活動(dòng)通常不納入共享服務(wù)。
(三)組織設(shè)置問(wèn)題
建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,必須進(jìn)行財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的深度變革。原分散式的財(cái)務(wù)管理模式下,集團(tuán)財(cái)務(wù)部通常設(shè)置總部財(cái)務(wù)、區(qū)域財(cái)務(wù)、分子公司財(cái)務(wù),各機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用審核、憑證錄入、資產(chǎn)折舊核算、稅費(fèi)計(jì)提、薪酬社保核算等方面都做著相同的、重復(fù)性的工作。在新財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心該組織將不僅服務(wù)于總部,也將服務(wù)于所有機(jī)構(gòu)的日常性財(cái)務(wù)事務(wù),將集團(tuán)范圍內(nèi)同質(zhì)性的事務(wù)集中處理,由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行流水線的操作,做到專業(yè)分層,節(jié)約人工成本,提升效率,解放出更多財(cái)務(wù)人員從事更高附加值的工作,提升企業(yè)價(jià)值。
(四)信息技術(shù)支持
企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)。首先集團(tuán)財(cái)務(wù)應(yīng)先實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管控平臺(tái)的統(tǒng)一搭建和整合,然后再進(jìn)一步規(guī)劃共享服務(wù)中心,以便于縮短共享服務(wù)整合期,提高整合速度及成功率。財(cái)務(wù)共享中心關(guān)于到企業(yè)集團(tuán)原有的管理模式、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)分工、工作習(xí)慣等一系列的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化,是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程,所以企業(yè)集團(tuán)需提前全面疏理業(yè)務(wù)流程,做好運(yùn)營(yíng)及系統(tǒng)的規(guī)劃工作,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心做出準(zhǔn)確合理定位,為建設(shè)共享服務(wù)中心奠定基礎(chǔ)。
四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有效實(shí)施的基本保障
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心打破了財(cái)務(wù)組織界限,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)在同一平臺(tái)、不同業(yè)務(wù)類型的專業(yè)化分工處理。通過(guò)任務(wù)池管理、角色管理、門戶及工作流管理、多組織操作的平臺(tái),為客戶、供應(yīng)商、員工、伙伴提供各種自助服務(wù)??梢酝ㄟ^(guò)集成影像系統(tǒng),完成單據(jù)影像掃描與存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)電子流與實(shí)物流的完美結(jié)合,使集團(tuán)企業(yè)提高財(cái)務(wù)管理水平及效率,降低運(yùn)營(yíng)成本。
(一)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)一體化
企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基本保障,在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息系統(tǒng)的支持下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)才可以突破跨地區(qū)的障礙,向其服務(wù)對(duì)象提供更廣泛、更持續(xù)、更快速的服務(wù)。因此,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需在統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上,進(jìn)一步搭建財(cái)務(wù)共享中心體系,使財(cái)務(wù)共享中心與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為一個(gè)整體,將財(cái)務(wù)制度相關(guān)的控制點(diǎn)預(yù)設(shè)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中,由信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定,實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成和數(shù)據(jù)共享,從而保證總部的戰(zhàn)略得到有效實(shí)施。
(二)財(cái)務(wù)共享運(yùn)營(yíng)管理
財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)需提供任務(wù)規(guī)則設(shè)置、任務(wù)池等功能。支持任務(wù)自動(dòng)推送或智能主動(dòng)拉取,打破傳統(tǒng)軟件的工作流引擎機(jī)制,根據(jù)業(yè)務(wù)需求對(duì)相關(guān)任務(wù)進(jìn)行分類,并根據(jù)任務(wù)類別按優(yōu)先級(jí)順序分別推送或智能主動(dòng)拉取任務(wù)給不同的崗位人員處理。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)需實(shí)現(xiàn)任務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控,促進(jìn)績(jī)效改善,展示各種單據(jù)從財(cái)務(wù)系統(tǒng)到共享中心的所有環(huán)節(jié)的處理效率,按期間、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)類型等統(tǒng)計(jì)任務(wù)量、任務(wù)耗時(shí)、任務(wù)完成及時(shí)率等,通過(guò)任務(wù)進(jìn)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、個(gè)人任務(wù)統(tǒng)計(jì)表、個(gè)人任務(wù)排名等報(bào)表展現(xiàn)各環(huán)節(jié)、各人員的審批效率。同時(shí),需加強(qiáng)系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作人員工作成果的質(zhì)量檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作中存在的問(wèn)題點(diǎn),提升內(nèi)部或外部客戶的滿意度及加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控,通過(guò)公式配置,按照季度、月份、年度顯示績(jī)效評(píng)分,績(jī)效評(píng)分來(lái)源于滿意度評(píng)價(jià)、工作量負(fù)荷、內(nèi)控評(píng)分等。
(三)財(cái)務(wù)共享核心業(yè)務(wù)管理
1、費(fèi)用報(bào)銷管理
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)通過(guò)集成影像系統(tǒng)、完成影像系統(tǒng)與費(fèi)用報(bào)銷的對(duì)接,報(bào)賬流程由影像單據(jù)傳遞代替現(xiàn)有紙面單據(jù)傳遞。實(shí)物單據(jù)掃描后,系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則上傳至服務(wù)器,財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)通過(guò)查看影像和報(bào)銷單據(jù),實(shí)現(xiàn)審核與核算的無(wú)紙化流程。員工利用瑣碎時(shí)間通過(guò)手機(jī)等移動(dòng)終端提交出差申請(qǐng)或報(bào)銷流程,整理報(bào)銷發(fā)票,縮短報(bào)銷周期,提高員工滿意度。通過(guò)打印電子單據(jù)封面上的條形碼,在系統(tǒng)中跟蹤實(shí)物單據(jù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程,由系統(tǒng)記錄責(zé)任人及時(shí)間等信息,以便于對(duì)實(shí)物單據(jù)的跟蹤和員工自助進(jìn)行實(shí)物單據(jù)位置查詢。
2、出納共享服務(wù)
通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)集中處理多家公司的多筆收付款業(yè)務(wù),批量審批,批量付款,實(shí)現(xiàn)跨組織處理多家公司資金日記賬、銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表,解決分散經(jīng)營(yíng)模式下的資金集中管理難題。在資金流動(dòng)過(guò)程中,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控大額資金的支付,防范資金管理風(fēng)險(xiǎn),提升資金集中管控的能力,為資金集中管理搭建服務(wù)平臺(tái)。
3、核算共享服務(wù)
財(cái)務(wù)共享中心將提供一站式的記賬處理,提供多公司、多模塊、多單據(jù)的批量自動(dòng)記賬功能,根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型按日、周、月等規(guī)則實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)記賬,極大提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。財(cái)務(wù)人員將通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行多公司、多模塊的一次性對(duì)賬,根據(jù)對(duì)賬結(jié)果通過(guò)聯(lián)查對(duì)賬明細(xì)和差異明細(xì),幫助財(cái)務(wù)人員輕松找到問(wèn)題,快速完成對(duì)賬工作,提高財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。期末,共享財(cái)務(wù)人員集中檢查集團(tuán)所有組織、所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)賬進(jìn)度和明細(xì)情況,對(duì)結(jié)賬情況進(jìn)行分析,找出瓶頸環(huán)節(jié)加以改善,提高結(jié)賬工作效率,規(guī)范結(jié)賬流程。通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)憑證、憑證所附原始單據(jù)、賬簿影像化管理,減少打印、匹配及裝訂工作量。對(duì)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行無(wú)紙化管理,突破了財(cái)務(wù)文件資料傳統(tǒng)的做法,有效減少了企業(yè)對(duì)于紙張的消耗,節(jié)約了大量資源。最后,通過(guò)電子檔案管理,提高檔案室查找檔案效率。
五、財(cái)務(wù)共享中心核心價(jià)值
(一)評(píng)估階段
(1)公司員工與公司文化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立等同于對(duì)子公司的財(cái)務(wù)進(jìn)行新整合,必然會(huì)對(duì)員工的工作崗位進(jìn)行調(diào)整。A公司的籌建小組在評(píng)估階段的報(bào)告中著重強(qiáng)調(diào)該問(wèn)題,并提出具有針對(duì)性的解決方案。(2)業(yè)務(wù)流程?;I建小組首先對(duì)適合共享模式的業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估,其次對(duì)子公司有關(guān)業(yè)務(wù)的具體運(yùn)作流程進(jìn)行評(píng)估和分析,對(duì)實(shí)行財(cái)務(wù)共享后的具體運(yùn)作大致設(shè)計(jì)框架。另外,籌建小組對(duì)其它方面進(jìn)行評(píng)估和量化分析,如未來(lái)的內(nèi)部客戶能否就此形成共識(shí)及配合、如何跟外部供應(yīng)商進(jìn)行順暢的交流和配合等方面。(3)系統(tǒng)與技術(shù)方面。籌建小組依據(jù)具體操作框架模式對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估,以確定現(xiàn)有系統(tǒng)功能是否可以滿足共享的需求,對(duì)于需要開(kāi)發(fā)部分,公司現(xiàn)存的技術(shù)是否可以滿足要求等,對(duì)于如何保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的順利實(shí)行在系統(tǒng)技術(shù)層制定了方案。(4)投資的回收期。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立對(duì)于資金的需求量很大,具體開(kāi)支包括:建設(shè)或者租用辦公場(chǎng)所、系統(tǒng)開(kāi)支、用品支出、員工遣散開(kāi)支以及培訓(xùn)費(fèi)用?;I建小組對(duì)上述投資的成本支出和回收期進(jìn)行評(píng)估,同時(shí)對(duì)投資成本與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心給公司帶來(lái)的利益進(jìn)行比較,評(píng)估該項(xiàng)目的必要性及可行性,為總部提供參考。(5)稅務(wù)與相關(guān)法規(guī)。由于每個(gè)國(guó)家的稅務(wù)規(guī)定和法規(guī)的差異,籌備小組對(duì)準(zhǔn)備進(jìn)入共享服務(wù)的子公司所在地的稅收政策進(jìn)行充分分析,對(duì)涉及共享服務(wù)中心的稅務(wù)及法律問(wèn)題進(jìn)行強(qiáng)調(diào),并針對(duì)這些問(wèn)題提出規(guī)避和解決方案,以保證稅務(wù)相關(guān)法規(guī)對(duì)項(xiàng)目的影響最小化。
(二)設(shè)計(jì)階段
(1)設(shè)計(jì)流程。籌建小組在流程設(shè)計(jì)完成后,時(shí)常開(kāi)會(huì)商討這些流程的改善情況,以確保流程可以順利的運(yùn)作并且符合業(yè)務(wù)的需求,同時(shí)最大限度地提高效率和滿足客戶需求。(2)員工與組織機(jī)構(gòu)。該階段的建設(shè)重點(diǎn)是改變員工的觀念和建設(shè)企業(yè)文化?;I建小組充分研究現(xiàn)實(shí)中存在的難題,針對(duì)性地制定了溝通方案,經(jīng)常與員工交流,宣傳財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的重要意義。對(duì)于相關(guān)人員,盡可能的進(jìn)行轉(zhuǎn)崗安置,確實(shí)需辭退的,制定相關(guān)的賠償方案。(3)稅務(wù)與法規(guī)?;I建小組對(duì)于共享服務(wù)所涉及的區(qū)域進(jìn)行稅務(wù)和相關(guān)法規(guī)的研究,并依據(jù)法規(guī)的特殊性因地制宜的設(shè)計(jì)了符合不同地區(qū)實(shí)際情況的流程。以我國(guó)為例,稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定,對(duì)于增值稅專用發(fā)票必須保留原件,籌建小組針對(duì)性地設(shè)計(jì)了以下流程:增值稅專用發(fā)票不變,由供應(yīng)商將發(fā)票提供給子公司,再由子公司進(jìn)行掃描發(fā)往深圳的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。(4)技術(shù)與系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立離不開(kāi)IT部門的支持,其不斷地對(duì)流程和系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)。因此,在評(píng)估階段及實(shí)行階段,IT部門在系統(tǒng)方面針對(duì)流程操作提出具有專業(yè)性的判斷和建議,在技術(shù)方面也引入大量的開(kāi)發(fā)來(lái)適應(yīng)新型的財(cái)務(wù)管理方式。(5)辦公場(chǎng)所。對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心辦公場(chǎng)所的選擇也是首先應(yīng)當(dāng)考慮的問(wèn)題。針對(duì)此問(wèn)題,籌建小組對(duì)于待選地點(diǎn)相關(guān)方面的條件進(jìn)行調(diào)查研究和比較分析,主要涉及該地點(diǎn)的通訊開(kāi)支、人才質(zhì)量、租金、稅收政策和稅收法規(guī)、城市的位置等方面,最終將地點(diǎn)設(shè)在印度欽奈和中國(guó)深圳。(6)服務(wù)協(xié)議。首先,籌建小組對(duì)內(nèi)部客戶的期望值及公司預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行了明確。其次,根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)范圍、服務(wù)成本及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行深入討論。以此為基礎(chǔ),籌建小組制定了服務(wù)協(xié)議,并經(jīng)多次討論以后確定了協(xié)議的具體內(nèi)容,這就使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在后期的運(yùn)作中有了合同范本。(7)定價(jià)模型。對(duì)于定價(jià)模型的制定,籌建小組堅(jiān)持簡(jiǎn)單、便于計(jì)算談判及收費(fèi)的原則,最終采用了成本彌補(bǔ)方式的模型。該模型就是在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行成本的基礎(chǔ)上增加一點(diǎn)的利潤(rùn),并以各子公司實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)量為依據(jù)來(lái)決定服務(wù)費(fèi)用的分?jǐn)偂?/p>
(三)實(shí)施階段
(1)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。A公司針對(duì)蘇州工廠的實(shí)際情況,因地制宜的組建了項(xiàng)目小組來(lái)負(fù)責(zé)蘇州方面的業(yè)務(wù)。同時(shí)向蘇州工廠的財(cái)務(wù)人員請(qǐng)教學(xué)習(xí),并對(duì)應(yīng)收應(yīng)付的工廠業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)際操作等。深圳的共享服務(wù)中心也組建了一個(gè)功能相似的項(xiàng)目小組,來(lái)完成前期的各種交接。(2)流程整合。項(xiàng)目小組以在設(shè)計(jì)階段制定的流程為基礎(chǔ),并根據(jù)具體需求對(duì)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)后的流程進(jìn)行新整合。在技術(shù)和系統(tǒng)方面,項(xiàng)目小組做出了深入研究,同時(shí)攜手IT部門研發(fā)一些子系統(tǒng),以滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)新模式的需求。(3)關(guān)鍵性績(jī)效考核指標(biāo)(KPI)。A公司的共享服務(wù)中心在付諸實(shí)施以后,針對(duì)實(shí)行效果要作定期考核。為了保證考核的質(zhì)量,可以從定性及定量?jī)蓚€(gè)方面來(lái)考核,從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行方面和每個(gè)崗位,針對(duì)各個(gè)關(guān)鍵性績(jī)效考核指標(biāo)(KPI)來(lái)考核。
二、A公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心價(jià)值分析
(一)間接降低了成本
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)行之前,A跨國(guó)公司在各個(gè)子公司及分支機(jī)構(gòu)中都設(shè)置有完備的財(cái)務(wù)崗位,人員和崗位的設(shè)置以及各子公司之間資源的不協(xié)調(diào),加之人員素質(zhì)的參差不齊,給A公司產(chǎn)生了巨大的成本。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)行以后,經(jīng)過(guò)合理的資源調(diào)配,不僅完成了擴(kuò)大的業(yè)務(wù),而且中心及子公司的財(cái)務(wù)人員并沒(méi)有增加,這就間接的降低了人力資源的成本。
(二)形成了總部的財(cái)務(wù)監(jiān)管,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降低
在共享服務(wù)中心成立之前,各子公司財(cái)務(wù)處于分散狀態(tài),A公司的總部并不能準(zhǔn)確地了解每個(gè)基層的財(cái)務(wù)狀況。因?yàn)楸O(jiān)管的缺失,很難發(fā)現(xiàn)潛在的舞弊行為。
(三)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)合流,增強(qiáng)了核心競(jìng)爭(zhēng)力
由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立,使得財(cái)務(wù)都匯聚到了共享服務(wù)中心,這就給各個(gè)子公司的財(cái)務(wù)部門開(kāi)放崗位,進(jìn)行高層次財(cái)務(wù)人員的補(bǔ)充提供了機(jī)會(huì),以此來(lái)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)管理在公司運(yùn)行中的重要地位。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施,不僅推動(dòng)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的合流,而且增強(qiáng)了A公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
三、A公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的問(wèn)題及完善對(duì)策
(一)A公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的問(wèn)題
(1)對(duì)于個(gè)別領(lǐng)域而言,在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)行之后,工作效率降低了。究其原因,公司內(nèi)部溝通不暢,由于共享服務(wù)中心的工作人員并未在子公司工作,反饋和處理問(wèn)題時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)遲緩現(xiàn)象。(2)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員流動(dòng)性較大,員工更換頻繁以及工作的相互交割,嚴(yán)重影響了辦公質(zhì)量和辦公效率,經(jīng)常出現(xiàn)沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票及時(shí)核算而導(dǎo)致貨款遲延的現(xiàn)象,加大了共享服務(wù)中心與公司內(nèi)部客戶及外部客戶進(jìn)行合作的難度。(3)由于各國(guó)家及地區(qū)的文化不同,使得共享服務(wù)中心與子公司在處理同一問(wèn)題時(shí),常常存在看法的偏差。因此造成不能及時(shí)有效地處理問(wèn)題。(4)稅務(wù)及相關(guān)法規(guī)的不同導(dǎo)致的問(wèn)題。在我國(guó),業(yè)務(wù)單位必須保留增值稅專用發(fā)票的原件。那么,供應(yīng)商就要把發(fā)票寄往每個(gè)業(yè)務(wù)單位,再由業(yè)務(wù)單位進(jìn)行掃描傳輸給共享服務(wù)中心進(jìn)行處理,這個(gè)過(guò)程一不小心就會(huì)發(fā)生票據(jù)沒(méi)有及時(shí)入賬的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響三方的溝通效率,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且沒(méi)有解決問(wèn)題。
(二)A公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完善建議
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享 財(cái)務(wù)管理 管理流程
1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的含義和特征
共享服務(wù)是一種將一部分現(xiàn)有的業(yè)務(wù)職能,重復(fù)的流程從企業(yè)個(gè)體中抽出,集中到一個(gè)新的業(yè)務(wù)單元。
共享服務(wù)的管理機(jī)構(gòu)為獨(dú)立機(jī)構(gòu),甚至獨(dú)立法人企業(yè);其系統(tǒng)平臺(tái)具有統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性;其流程為優(yōu)化再造的管理流程;績(jī)效考核為有效且能落地的考核指標(biāo);有統(tǒng)一規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn);要求具有高效高質(zhì)量且低成本的服務(wù);其業(yè)務(wù)范圍包含了財(cái)務(wù)、人力、信息、采購(gòu)、客服及法律等多個(gè)方面。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用,它是將不同國(guó)家、地點(diǎn)的實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中在一個(gè)特定的地點(diǎn)和平臺(tái)以高質(zhì)量、高效率、低成本地向各個(gè)業(yè)務(wù)單元及部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)來(lái)完成。
2.共享服務(wù)中心模式、建立動(dòng)因、組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)范圍
共享服務(wù)中心的模式按照不同的方法分類有不同的模式,具體而言:共享服務(wù)中心的模式按照組織形式來(lái)說(shuō)分為非獨(dú)立經(jīng)營(yíng)和獨(dú)立經(jīng)營(yíng)兩種。
建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式的動(dòng)因主要有以下幾點(diǎn):財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立可以支持公司的戰(zhàn)略發(fā)展,減少重復(fù)投資及資源浪費(fèi),獲取規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)能夠提高業(yè)務(wù)處理操作效率,降低管理及人工成本,并提高信息集成度及信息報(bào)告質(zhì)量,提高公司政策、制度執(zhí)行力和內(nèi)控水平,提高內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量,對(duì)于企業(yè)的管理有十分重要的意義。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織架構(gòu)模式主要有以下兩種:第一種為財(cái)務(wù)共享服務(wù)總監(jiān)管理內(nèi)控、預(yù)算和系統(tǒng)支持,其下屬包含應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)、差旅費(fèi)用以及總賬和報(bào)表等內(nèi)容。第二種為共享服務(wù)中心總監(jiān)管理會(huì)計(jì)服務(wù)經(jīng)理、總賬或報(bào)表經(jīng)理、差旅管理經(jīng)理、內(nèi)控或預(yù)算經(jīng)理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)支持經(jīng)理幾個(gè)方面。其中會(huì)計(jì)服務(wù)經(jīng)理主要負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、內(nèi)部往來(lái)和固定資產(chǎn)的管理??傎~或報(bào)表經(jīng)理主要負(fù)責(zé)總賬和報(bào)表兩方面。差旅管理經(jīng)理主要負(fù)責(zé)酒店和機(jī)票的費(fèi)用管理、員工費(fèi)用的整合和熱線幾個(gè)方面。內(nèi)控和預(yù)算經(jīng)理主要負(fù)責(zé)共享中心的預(yù)算和報(bào)告以及相關(guān)的改進(jìn)流程。財(cái)務(wù)系統(tǒng)支持經(jīng)理主要進(jìn)行項(xiàng)目管理。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心涉及的業(yè)務(wù)范圍主要包括會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、稅務(wù)籌劃、資金管理、內(nèi)部控制。具體而言包含現(xiàn)金管理、應(yīng)付賬款 、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)、差旅費(fèi)用、內(nèi)部往來(lái)、報(bào)表、稅收管理、信用控制 、預(yù)算管理、成本管理、資金籌劃等多個(gè)方面,業(yè)務(wù)范圍十分廣泛。
3.財(cái)務(wù)共享中心與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式和集中管理模式的區(qū)別
財(cái)務(wù)共享中心與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式有十分大的區(qū)別,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織歸根到底是要解決組織定位和組織架構(gòu)兩個(gè)問(wèn)題。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式主要是國(guó)家或區(qū)域的CFO下屬分支機(jī)構(gòu)A、B、C等多個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理,在各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理下面又設(shè)有財(cái)務(wù)或管理會(huì)計(jì),在財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)下屬分別設(shè)有出納。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理模式則分為總賬和報(bào)表團(tuán)隊(duì)、應(yīng)收賬款團(tuán)隊(duì)、應(yīng)付賬款團(tuán)隊(duì)、旅費(fèi)用團(tuán)隊(duì)、內(nèi)控審核團(tuán)隊(duì)、金管理團(tuán)隊(duì)等多個(gè)獨(dú)立的按照職能不同分類的團(tuán)隊(duì),更接近專業(yè)化和科學(xué)化。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式是統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制度 且為規(guī)模經(jīng)濟(jì)的,而財(cái)務(wù)共享中心的模式則組織結(jié)構(gòu)瘦且扁平、相對(duì)獨(dú)立、內(nèi)部協(xié)調(diào),且靈活、集中資源,有大量的專業(yè)人員,優(yōu)化流程、高效低成本、可以提升內(nèi)控,具有十分突出的優(yōu)越性。
財(cái)務(wù)共享中心與集中管理模式也有著突出的區(qū)別。集中管理模式是一種企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略,而共享中心模式是一種商業(yè)運(yùn)作模式;集中管理模式相對(duì)簡(jiǎn)單集中,共享中心模式關(guān)注流程優(yōu)化及流程再造;集中管理模式注重集中控制、成本降低,共享中心模式注重重點(diǎn)資源整合、標(biāo)準(zhǔn)化、提高效率、降低成本;集中管理模式向管理層負(fù)責(zé),共享中心模式以客戶需求為導(dǎo)向;集中管理模式是事物處理者,共享中心模式是服務(wù)提供者;集中管理模式業(yè)務(wù)單位無(wú)選擇權(quán),共享中心模式客戶有選擇權(quán);集中管理模式各單位不參與監(jiān)督,共享中心模式客戶可參與服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督;集中管理模式通常辦公地點(diǎn)設(shè)在總部,共享中心模式地點(diǎn)選擇與總部無(wú)關(guān)??傊?cái)務(wù)共享中心模式更能直接響應(yīng)客戶需求。
4.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程改善、設(shè)計(jì)、選址及評(píng)價(jià)
共享服務(wù)的核心就是流程共享,流程的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)化是財(cái)務(wù)共享服務(wù)得以高效運(yùn)作的基礎(chǔ)。流程管理內(nèi)涵:規(guī)范化、系統(tǒng)化、流程、持續(xù)性PDCA的改進(jìn)。具體而言包括成本、時(shí)間和質(zhì)量三個(gè)方面的改善。就成本而言,主要是效率提高、處理環(huán)節(jié)減少。就時(shí)間而言主要是減少流程中閑置時(shí)間和減少重復(fù)時(shí)間。就質(zhì)量而言,主要是高質(zhì)量的交付和減少偏差的計(jì)劃。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的操作流程設(shè)計(jì)的關(guān)鍵步驟為:首先收集/匯總當(dāng)前各分支機(jī)構(gòu)的流程及結(jié)構(gòu),其次為差異和風(fēng)險(xiǎn)分析,再次為判定控制點(diǎn)及應(yīng)優(yōu)化的部分,第四為設(shè)計(jì)并優(yōu)化共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)流程。其五為需要客戶參與的重要步驟,需要了解客戶需求,定義雙方的責(zé)任,達(dá)成共識(shí),并針對(duì)此形成文檔。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址主要參照以下要素進(jìn)行選擇:扶持政府政策、當(dāng)?shù)厝肆Y源情況、成本狀況、商務(wù)壞境、基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)狀況以及城市管理水平等要素。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一個(gè)獨(dú)立的運(yùn)營(yíng)實(shí)體,需要有一個(gè)非常好的商業(yè)模型,即使是內(nèi)部的一個(gè)事業(yè)部門,也需要一個(gè)內(nèi)部結(jié)算體系。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成本核算方式主要有以下幾種:其一為按照服務(wù)比例分?jǐn)偡绞?;其二為合同約定固定金額方式;其三為服務(wù)使用量與服務(wù)項(xiàng)目單價(jià)相乘的方式。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心績(jī)效指標(biāo)與評(píng)價(jià)關(guān)鍵點(diǎn)主要包括四個(gè)方面,分別為服務(wù)質(zhì)量、工作效率、客戶滿意度和工作能力。服務(wù)質(zhì)量的主要評(píng)價(jià)關(guān)鍵點(diǎn)為服務(wù)協(xié)議考核指標(biāo)完成情況和處理差錯(cuò)率。工作效率的關(guān)鍵點(diǎn)為處理速度和響應(yīng)速度??蛻魸M意度的關(guān)鍵點(diǎn)為對(duì)客戶服務(wù)態(tài)度、問(wèn)題處理速度和對(duì)客戶反饋時(shí)間、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果。工作能力的關(guān)鍵點(diǎn)為系統(tǒng)操作能力、團(tuán)隊(duì)合作精神以及學(xué)習(xí)能力和專業(yè)技能。
5.建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的問(wèn)題及改進(jìn)方案
實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)最常見(jiàn)的10個(gè)錯(cuò)誤有:其一在實(shí)施共享服務(wù)之前,沒(méi)有評(píng)估成本和服務(wù)水平;其二沒(méi)有很好的梳理流程并進(jìn)行試運(yùn)行;其三沒(méi)有及時(shí)的制定一個(gè)全職的負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目中;其四沒(méi)有充分的聚焦業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移的過(guò)程;其五缺少?gòu)?qiáng)勁的人力資源安排計(jì)劃;其六始終糾結(jié)在過(guò)去的問(wèn)題,沒(méi)有更好的考慮未來(lái)的方式;其七因?yàn)樽非笸昝兰夹g(shù)準(zhǔn)備和流程標(biāo)準(zhǔn)化所導(dǎo)致的漫長(zhǎng)過(guò)程使整個(gè)項(xiàng)目停滯;其八自認(rèn)為流程集中,沒(méi)有必要再做更多的事情;其九沒(méi)有或者缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理與監(jiān)控;其十忽視自建與外包選擇的評(píng)估,認(rèn)為自建已經(jīng)足夠。
針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的問(wèn)題應(yīng)采取以下方案進(jìn)行改進(jìn):首先要明確的職責(zé)劃分,包括業(yè)務(wù)范圍,按照應(yīng)收、應(yīng)付、費(fèi)用等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置等。其次要優(yōu)化流程及流程再造。再次,要修改和優(yōu)化高效、便捷、統(tǒng)一的平臺(tái)軟件并建立一整套統(tǒng)一、可操作、具體化的標(biāo)準(zhǔn)以及嚴(yán)格的制度。第四,要完善的團(tuán)隊(duì)建設(shè)體系,有效的人員整合和組織架構(gòu),支持有效考核的績(jī)效管理。第五要做好服務(wù)協(xié)議及核算方式確定和共享地址選擇。
總之,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立十分重要,只有充分了解財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的具體情況,并針對(duì)其建立中存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn),才能進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的成功建立。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享 大智移云 流程
隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化趨勢(shì)越來(lái)越明顯,企業(yè)間的融合重組越發(fā)頻繁,并且規(guī)模不斷增大。如何通過(guò)高效的管理機(jī)制,以最低的成本獲得更好的技術(shù)、運(yùn)作流程以及更多的利潤(rùn)是研究企業(yè)發(fā)展的重要課題?!肮蚕砝砟睢痹谪?cái)務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展使得財(cái)務(wù)共享應(yīng)運(yùn)而生。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是一個(gè)體系性的管理工具,是一種新型的財(cái)務(wù)管理思想。當(dāng)前,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,“大智移云”(大數(shù)據(jù)、智能化、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)主導(dǎo))時(shí)代已然到來(lái),這為會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供了新的工具,進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)和發(fā)展,為解決企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中遇到的一系列管控難題提供了新的解決思路。那么“大智移云”時(shí)代到來(lái)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)到底有何影響?有何改進(jìn)??jī)?yōu)點(diǎn)在哪?這些問(wèn)題都值得進(jìn)一步研究和探討。
一、財(cái)務(wù)共享的定義及理論綜述
早在 1993 年,Robed Gunn等人就首先提出了共享服務(wù)的概念,認(rèn)為共享服務(wù)是公司試圖從分散管理和少的層級(jí)結(jié)構(gòu)中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一種新管理理念,其核心思想在于提供服務(wù)時(shí)共享組織的成員和技術(shù)等資源。財(cái)務(wù)共享服務(wù),從嚴(yán)格意義上講,是將一種分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化,并集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行處理,達(dá)到降低成本、提升客戶滿意度、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)處理效率目的的作業(yè)管理模式。
近幾年,財(cái)務(wù)共享服務(wù)已成為學(xué)術(shù)界熱議的話題。在財(cái)務(wù)共享流程再造研究方面,張瑞君等通過(guò)分析中興通訊十年的財(cái)務(wù)共享服務(wù)變革之路,提煉和明確了財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建流程再造過(guò)程中的關(guān)鍵因素。何瑛等通過(guò)實(shí)證研究發(fā)現(xiàn),我國(guó)企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)其中一個(gè)關(guān)鍵因素是流程管理,還提出了在云計(jì)算背景下企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造需要關(guān)注的研究方向。張真昊等以費(fèi)用報(bào)銷為例對(duì)基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式進(jìn)行設(shè)計(jì)。在“大智移云”對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)影響方面,程平等通過(guò)一系列文章分析了大數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)決策、資金管理、庫(kù)存管理、固定資產(chǎn)更新、云會(huì)計(jì)AIS構(gòu)建等方面的影響。萬(wàn)家盛等構(gòu)建了企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心云平臺(tái)框架,深入分析企業(yè)云會(huì)計(jì)對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的影響。
綜觀上述文獻(xiàn),在“大智移云”技術(shù)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)流程再造的影響方面有很多研究,但大多在概念內(nèi)涵、特點(diǎn)創(chuàng)新等方面,特別是企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建的過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是財(cái)務(wù)流程再造的過(guò)程,所以在“大智移云”時(shí)代,探討企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)流程再造的相關(guān)問(wèn)題就顯得尤為重要。
二、“大智移云”時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)流程再造
(一)企業(yè)原有的應(yīng)付賬款流程。根據(jù)埃森哲全球共享服務(wù)業(yè)務(wù)調(diào)查表(見(jiàn)下頁(yè)表1),共享服務(wù)中最先實(shí)施的幾項(xiàng)業(yè)務(wù)依次是應(yīng)付賬款、總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收賬款、工資、費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)報(bào)告、人力資源、信用管理和客戶信息服務(wù)等,其中應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)實(shí)施共享服務(wù)的比例為83%,由此可見(jiàn)應(yīng)付賬款共享服務(wù)是共享服務(wù)中心最重要的組成部分之一。所以本文選取應(yīng)付賬款流程再造進(jìn)行研究。
從圖1可以看出,該應(yīng)付賬款流程主要包括以下幾下環(huán)節(jié):(1)業(yè)務(wù)部門發(fā)出采購(gòu)申請(qǐng),采購(gòu)部門審核之后將訂單發(fā)給供應(yīng)商;(2)訂購(gòu)單復(fù)聯(lián)交給倉(cāng)庫(kù)存底;(3)訂購(gòu)單交給應(yīng)付賬款管理部門存底;(4)供應(yīng)商發(fā)貨給倉(cāng)庫(kù);(5)倉(cāng)庫(kù)收到貨后,將收貨收據(jù)返給供應(yīng)商;(6)倉(cāng)庫(kù)收到貨,查驗(yàn)后,將驗(yàn)收單交給應(yīng)付款部門;(7)供應(yīng)商將發(fā)票交給應(yīng)付賬款管理部門;(8)供應(yīng)商向應(yīng)付賬款管理部門發(fā)出付款通知;(9)應(yīng)付賬款管理部門向供應(yīng)商付款。從上述流程可以看出,從采購(gòu)部向供應(yīng)商提出購(gòu)買申請(qǐng),發(fā)出訂單開(kāi)始到最后應(yīng)付賬款管理中心向供應(yīng)商付款,總共是9個(gè)環(huán)節(jié),企業(yè)的應(yīng)付賬款管理部門只有在訂購(gòu)單、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票三者核對(duì)一致時(shí)才會(huì)向供應(yīng)商付款。在此流程中涉及到大量的單據(jù)核對(duì)工作,以及大量的核對(duì)人員和較長(zhǎng)的核對(duì)時(shí)間,會(huì)增加企業(yè)此項(xiàng)流程活動(dòng)的成本。如果可以進(jìn)行應(yīng)付賬款流程重組,將會(huì)大大降低此項(xiàng)業(yè)務(wù)成本,提高企業(yè)效率。
(二)“大智移云”時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)流程再造。
1.設(shè)計(jì)總體思路與目標(biāo)。積極運(yùn)用“大智移云”時(shí)代的各項(xiàng)技術(shù)和工具,構(gòu)建企業(yè)應(yīng)付賬款共享機(jī)制,建立應(yīng)付賬款共享管理平臺(tái),減少此項(xiàng)流程中的人員、費(fèi)投入,在確保企業(yè)資金安全的情況下降低企業(yè)成本,提高效率。
2.大智移云時(shí)代下的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)?!按笾且圃啤笔菍⒋髷?shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)綜合利用,使之互通互聯(lián),服務(wù)社會(huì)的一種便捷、高效的發(fā)展常態(tài),是產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的重要技術(shù)載體和推動(dòng)力。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)交融滲透,不僅改變著人們的生活,也有望掀起新一輪產(chǎn)業(yè)變革。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)交融滲透的信息時(shí)代下,企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程、組織結(jié)構(gòu)、人員安排、戰(zhàn)略規(guī)劃以及經(jīng)營(yíng)信息發(fā)生了很多改變,其中,能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享是信息化時(shí)代的核心,借助信息平臺(tái),我們可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行重復(fù)業(yè)務(wù)的的集中處理,業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與重組,實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化工作程序,設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)評(píng)價(jià),完善業(yè)務(wù)處理目標(biāo)等,就能夠達(dá)到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)模式的目標(biāo),來(lái)為企業(yè)提供低成本、高效率的服務(wù),使企業(yè)能夠在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
(1)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心“云平臺(tái)”構(gòu)建。按照NIST(美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究院)公布的云計(jì)算定義:云計(jì)算是一種支持以廣泛、便利、按需方式,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)可配置的共享計(jì)算資源池(網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用與服務(wù))的計(jì)算方式。在這個(gè)資源池中,計(jì)算資源分布式存在。無(wú)論身處何地,資源以共享資源池的方式統(tǒng)一管理。利用虛擬化技術(shù),將資源分享給不同用戶,資源的放置、管理與分配策略對(duì)用戶透明,這為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心“云平臺(tái)”的構(gòu)建提供了技術(shù)支持。財(cái)務(wù)共享中心是基于“規(guī)模經(jīng)濟(jì)”效應(yīng),將分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化,并集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)共享中心和各分子公司位于不同地方,共享中心整合各分子公司相關(guān)財(cái)務(wù)內(nèi)容。云平臺(tái)為共享服務(wù)中心提供會(huì)計(jì)核算平臺(tái),無(wú)論身處何地,只要有良好的存儲(chǔ)能力與計(jì)算能力,只要有網(wǎng)絡(luò),客戶便能訪問(wèn)云計(jì)算的服務(wù)。
在財(cái)務(wù)共享中心“云平臺(tái)”上,財(cái)務(wù)共享中心和總公司、分子公司進(jìn)行著企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)交換、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)共享。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員在云平臺(tái)上進(jìn)行授權(quán)與業(yè)務(wù)審批,不同企業(yè)之間也可以在云平臺(tái)按照權(quán)限實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
(2)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用。企業(yè)經(jīng)過(guò)多年運(yùn)營(yíng),會(huì)積累種類繁多并龐大的數(shù)據(jù)。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),這些數(shù)據(jù)便成為企業(yè)的一項(xiàng)重要資產(chǎn)。云會(huì)計(jì)平臺(tái)是企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)決策的基礎(chǔ),基于云會(huì)計(jì)平臺(tái),在抽取、轉(zhuǎn)換、加載通過(guò)企業(yè)運(yùn)營(yíng)所形成的大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之后,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和手段分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而進(jìn)行財(cái)務(wù)決策。在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的采購(gòu)、銷售、固定資產(chǎn)、庫(kù)存、商品價(jià)格以及外部的銀行、稅務(wù)、財(cái)政等部門的數(shù)據(jù)都會(huì)影響企業(yè)的決策,建立企業(yè)財(cái)務(wù)共享云會(huì)計(jì)平臺(tái),可以使分布在不同地域、不同時(shí)段的大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ),同時(shí)借助大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)依據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)決策要求對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性并轉(zhuǎn)化為企業(yè)決策所需要的數(shù)據(jù),保證決策的科學(xué)性和合理性。
3.案例分析――長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)共享云中心應(yīng)付賬款流程。
(1)長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)共享云中心構(gòu)建。長(zhǎng)虹集團(tuán)在未實(shí)行財(cái)務(wù)共享前,采用的是分散獨(dú)立核算的財(cái)務(wù)組織方式,效率低下且成本高昂。2004年以后,長(zhǎng)虹的規(guī)??焖贁U(kuò)張、業(yè)務(wù)類型和管理層級(jí)相繼增加,分公司、子公司的多套財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)使集團(tuán)財(cái)務(wù)人員與管理費(fèi)用快速膨脹,財(cái)務(wù)流程的繁雜導(dǎo)致了工作效率降低,大量的財(cái)務(wù)人員不得不花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)應(yīng)付基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù),形成的連鎖反應(yīng)則是集團(tuán)在對(duì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息分析、決策支持等方面的投入明顯不足;重復(fù)設(shè)備投資規(guī)模加大、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)上升,多個(gè)獨(dú)立、粗放而臃腫的財(cái)務(wù)“小流程”使總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)變得越來(lái)越困難,增加盈利的代價(jià)就是加大風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí),外部市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大,集團(tuán)的運(yùn)轉(zhuǎn)呈現(xiàn)低效率的狀態(tài)。在這樣一個(gè)“內(nèi)憂外患”的嚴(yán)峻形勢(shì)下,長(zhǎng)虹走上財(cái)務(wù)共享的道路。
2008年,長(zhǎng)虹建立財(cái)務(wù)共享中心,會(huì)計(jì)核算自此邁入了基于廣域網(wǎng)的信息化時(shí)代。4年后,長(zhǎng)虹又開(kāi)始探索基于智能時(shí)代云技術(shù)背景下的財(cái)務(wù)管理研究,并逐步構(gòu)建了基于智能時(shí)代的集團(tuán)公司財(cái)務(wù)云管理體系。長(zhǎng)虹依托云計(jì)算等技術(shù)變革手段,在原有財(cái)務(wù)共享模式基礎(chǔ)上,通過(guò)建設(shè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、梳理單據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、再造業(yè)務(wù)流程、嵌入審核節(jié)點(diǎn)等舉措,期望實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的升級(jí),達(dá)到數(shù)據(jù)規(guī)范、采集高效、自動(dòng)處理、智能輸出;由于其憑證電子化、數(shù)據(jù)顆?;?、存儲(chǔ)云端化、業(yè)務(wù)處理去物理化、產(chǎn)品輸出可靈活組合等特性,與云的變幻莫測(cè)、自由組合、無(wú)所不在等特征極其相似,因而將這種財(cái)務(wù)管理模式形象地稱之為“財(cái)務(wù)云”。
(2)長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)云中心應(yīng)付賬款流程。為解決由集團(tuán)規(guī)模擴(kuò)大、業(yè)務(wù)擴(kuò)張所引起的問(wèn)題,長(zhǎng)虹依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)變革手段,建立財(cái)務(wù)共享信息云平臺(tái)。在長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)云中心,有應(yīng)付賬款管理組,專門處理集團(tuán)下屬200多家子公司的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù):一是建立了采購(gòu)供應(yīng)鏈平臺(tái),長(zhǎng)虹在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中材料(物料)需求計(jì)劃,供應(yīng)商按照自己的權(quán)限可以在系統(tǒng)中察看材料的具體信息,通過(guò)商務(wù)談判完成議價(jià)并簽訂購(gòu)銷合同后,長(zhǎng)虹就會(huì)在其ERP系統(tǒng)創(chuàng)建相應(yīng)的采購(gòu)訂單。二是長(zhǎng)虹收貨后會(huì)在ERP系統(tǒng)進(jìn)行收貨確認(rèn),定期或即時(shí)在SRM(供應(yīng)商關(guān)系管理)系統(tǒng)收貨材料(物料)憑證。與此同時(shí),供應(yīng)商可以在系統(tǒng)中就自己的發(fā)貨數(shù)據(jù)與SRM系統(tǒng)的收貨數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)查驗(yàn),結(jié)果一致后在金稅系統(tǒng)中選擇開(kāi)具發(fā)票,長(zhǎng)虹通過(guò)合力中稅系統(tǒng)抽取軟件抽取發(fā)票信息并發(fā)送至結(jié)算對(duì)賬平臺(tái),定時(shí)匹配發(fā)票和結(jié)算單,匹配成功后,打印匹配通知書,然后連同發(fā)票一起郵寄長(zhǎng)虹。三是結(jié)算對(duì)賬平臺(tái),按照設(shè)定的時(shí)間間隔將供應(yīng)商發(fā)票電子信息提交稅務(wù)認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證,將認(rèn)證通過(guò)的發(fā)票發(fā)送給SRM系統(tǒng)完成自動(dòng)記賬核算,并按賬期通過(guò)銀企互聯(lián)平成付款。四是長(zhǎng)虹收到供應(yīng)商發(fā)票后在SRM系統(tǒng)進(jìn)行簽收歸檔,SRM系統(tǒng)結(jié)算數(shù)據(jù)供購(gòu)銷雙方進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)。
(3)長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)云中心流程再造應(yīng)用價(jià)值分析。一是成本降低,工作效率明顯提高。財(cái)務(wù)云中心的自動(dòng)化程度大幅上升,標(biāo)準(zhǔn)化程度高,手工處理業(yè)務(wù)銳減,單位人員耗用大幅下降,按照可比成本測(cè)算,業(yè)務(wù)經(jīng)辦年均節(jié)約人力資源成本超過(guò)1 800萬(wàn)元,且處理時(shí)間大大降低,處理效率提高,效率提升7%以上。二是降低風(fēng)險(xiǎn),提高集團(tuán)管控能力。長(zhǎng)虹建立財(cái)務(wù)云中心之后,通過(guò)重新梳理新業(yè)務(wù)形成新的處理流程的風(fēng)險(xiǎn)控制節(jié)點(diǎn)、審核節(jié)點(diǎn),制定標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)控制邏輯、統(tǒng)一的交易規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程,將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入流程并固化到信息系統(tǒng)中,從而在風(fēng)險(xiǎn)控制方面形成了事前、事中、事后的有效監(jiān)管體系(特別是事中全業(yè)務(wù)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管),實(shí)現(xiàn)了有效的風(fēng)險(xiǎn)管控,從而提高了集團(tuán)管控能力。三是“大智移云”時(shí)代下,財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步升級(jí)。依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)支撐,長(zhǎng)虹在原財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)上,通^憑證無(wú)紙化、要素精確化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)控實(shí)效化等舉措,對(duì)各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)應(yīng)用等更加信息化和自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化、去人化、智能化等目標(biāo)。經(jīng)過(guò)全口徑、全業(yè)務(wù)的云采集和智能的云處理之后,信息系統(tǒng)存儲(chǔ)了大量的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)云成為了長(zhǎng)虹的數(shù)據(jù)中心??梢蕴峁┴?cái)務(wù)指標(biāo)及其業(yè)務(wù)動(dòng)因分析,為使用單位提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖據(jù)產(chǎn)品,提示預(yù)警,創(chuàng)造價(jià)值。通過(guò)財(cái)務(wù)云的建設(shè),成功地打造了財(cái)務(wù)共享的升級(jí)版。
三、結(jié)論
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)各流程標(biāo)準(zhǔn)化和精簡(jiǎn)化的一種創(chuàng)新手段,也是企業(yè)整合財(cái)務(wù)運(yùn)作、再造管理流程的一種嶄新的制度安排。目前,共享服務(wù)管理模式成為跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)降低成本、提高效率的利器;在“大智移云”時(shí)代背景下,各企業(yè)的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)也實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的改革和升級(jí),通過(guò)對(duì)“大智移云”時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)流程再造進(jìn)行研究,并選取長(zhǎng)虹財(cái)務(wù)云中心應(yīng)付賬款流程為例進(jìn)行分析,通過(guò)流程再造,升級(jí)后的財(cái)務(wù)共享中心能夠在降低企業(yè)成本、提高企業(yè)效率和集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管控方面具有更大的作用,并且這種財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式具備較強(qiáng)的可復(fù)制性和推廣價(jià)值,可以被其他大中型企業(yè)所借鑒。
參考文獻(xiàn):
[1]張瑞君,陳虎,張永冀.企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究――基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐[J].會(huì)計(jì)研究,2010,(07).
[2]何瑛.基于云計(jì)算的企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)流程再造的路徑與方向[J].管理世界,2013,(14):182-183.
關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享服務(wù) 財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新 創(chuàng)造價(jià)值、
經(jīng)濟(jì)全球化、移動(dòng)互聯(lián)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供了重要的前提基礎(chǔ)和技術(shù)支撐。一方面,經(jīng)濟(jì)全球化不斷深入發(fā)展,企業(yè)的會(huì)計(jì)工作也隨著企業(yè)的國(guó)際化經(jīng)營(yíng)而得到最大程度的擴(kuò)散。如果還是按照傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作方式來(lái)組織公司的財(cái)務(wù)工作,勢(shì)必會(huì)造成會(huì)計(jì)工作量的大量增加。另一方面,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)又使得企業(yè)的會(huì)計(jì)工作得到了最大程度的簡(jiǎn)化,提高了效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,企業(yè)可以實(shí)時(shí)地獲取生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)以及倉(cāng)儲(chǔ)等各方面的信息,并根據(jù)這些實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)來(lái)決定企業(yè)的管理決策?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”已經(jīng)深刻地影響了企業(yè)的運(yùn)作模式,傳統(tǒng)職能部門的服務(wù)模式也由分散向共享服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。特別是對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作來(lái)說(shuō),利用網(wǎng)絡(luò)信息手段來(lái)提高財(cái)務(wù)管理水平和效率是十分必要的。
我們利用“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的目的,就是要建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程上的再造和標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)由共享服務(wù)中心來(lái)統(tǒng)一處理,這是一種新興的財(cái)務(wù)事務(wù)處理模式,將傳統(tǒng)的各自為戰(zhàn)的財(cái)務(wù)處理方式變?yōu)榻y(tǒng)一、聯(lián)合的方式。統(tǒng)一的財(cái)務(wù)處理方式保證了各種會(huì)計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化,如統(tǒng)一的會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)報(bào)告以及會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)等。這樣就不用在每個(gè)職能部門或者每個(gè)辦事機(jī)構(gòu)都設(shè)立會(huì)計(jì),于是大大節(jié)省了企業(yè)的人力、物力和財(cái)力等,降低了企業(yè)的管理成本,提高了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的效率。
我們對(duì)財(cái)務(wù)管理共享服務(wù)中心的基本含義和意義都進(jìn)行了全面系統(tǒng)的分析,但是具體來(lái)說(shuō),應(yīng)該如何搭建這樣的一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心呢?財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型的管理模式和管理方法,本質(zhì)就是在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理模式的變革和創(chuàng)新。下面,我們從統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、ERP系統(tǒng)、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算方法、操作流程等方面,來(lái)具體探討如何構(gòu)建財(cái)務(wù)管理共享服務(wù)中心。
一、打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思想的束縛
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)在自身管理變革的過(guò)程中形成的,并不是由一個(gè)或者幾個(gè)部門發(fā)起。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心并非是“趕時(shí)髦”,而是在企業(yè)自身規(guī)模不斷擴(kuò)大,經(jīng)營(yíng)種類不斷增加,由此造成財(cái)務(wù)管理困境的背景下形成的。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式和管理方法已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸,因此,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心顯得尤為重要。但是建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也不是一蹴而就的,首先要打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思想的束縛。具體來(lái)說(shuō),我們需要做好以下幾個(gè)方面的工作:首先,打破企業(yè)內(nèi)部“大而全、小而全”的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思想和管理理念,按照標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和流程化的要求,調(diào)整財(cái)務(wù)管理組織框架,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的流程再造。其次,引入電子化的財(cái)務(wù)處理方式和技術(shù),逐步淘汰傳統(tǒng)的、手工的、紙質(zhì)文件的財(cái)務(wù)處理手段,并且還要加大安全保障力度,確保財(cái)務(wù)管理電子化操作的可行性和可靠性。最后,建立陽(yáng)光財(cái)政,及時(shí)通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)公布相關(guān)的財(cái)務(wù)信息,大力宣傳正確的財(cái)務(wù)觀念,從而實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光財(cái)政的建設(shè)。
二、建立健全財(cái)務(wù)信息技術(shù)支持系統(tǒng)
建立健全財(cái)務(wù)信息支持系統(tǒng)是保障財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)和前提。因?yàn)橹挥型晟频呢?cái)務(wù)信息支持系統(tǒng)才能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)處理,打破時(shí)間和空間的限制,從而為企業(yè)各個(gè)部門提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應(yīng)迅速的財(cái)務(wù)信息服務(wù)。從這一方面來(lái)說(shuō),系統(tǒng)平臺(tái)的統(tǒng)一搭建是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的關(guān)鍵一步。統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)是保證共享服務(wù)平臺(tái)順利搭建的關(guān)鍵因素,其與財(cái)務(wù)其他子系統(tǒng)之間的關(guān)系非常緊密。應(yīng)該將所有財(cái)務(wù)制度固化在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中,由信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定,從而保證總部的戰(zhàn)略得到有效貫徹落實(shí)。
具體來(lái)說(shuō),我們需要做好以下幾個(gè)方面的工作:首先,在企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中建立“共享服務(wù)作業(yè)平臺(tái)”,通過(guò)這一平臺(tái)來(lái)支持財(cái)務(wù)管理人員的工作。其次,建立“影像數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)”,利用這一系統(tǒng),將原始的單據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)化的方式來(lái)處理,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審批。并且在這一系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中,要有防偽機(jī)制,通過(guò)大數(shù)據(jù)的處理對(duì)票據(jù)真實(shí)性作出判斷,有效識(shí)別財(cái)務(wù)信息的真假,實(shí)現(xiàn)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的一點(diǎn)結(jié)算付款操作。通過(guò)資金共享服務(wù),實(shí)現(xiàn)原有資金管理平臺(tái)和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的直連,完成資金收付的共享集中。再次,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的一站式服務(wù),即款項(xiàng)支付、憑證審核和賬目的匯總核算等環(huán)節(jié)可以在一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)靈活開(kāi)展,實(shí)現(xiàn)信息化的查詢和核算。最后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)的建立是為了方便企業(yè)的財(cái)務(wù)信息整理,其最終是為方便企業(yè)管理服務(wù)的,因此,除了完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)以外,還要加強(qiáng)人工對(duì)于這些系統(tǒng)的處理和監(jiān)督,防止一些漏洞出現(xiàn),嚴(yán)格財(cái)務(wù)流程。
三、多措并舉優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)
我們要在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,那么首先就必須要對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行變革。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)中心要求財(cái)務(wù)部門高效率、多維度地提供企業(yè)發(fā)展所需要的財(cái)務(wù)信息,而傳統(tǒng)的集權(quán)式或者分權(quán)式的財(cái)務(wù)組織框架無(wú)法滿足這些基本的需求。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)過(guò)程中,要摒除傳統(tǒng)管理方式的弊端,同時(shí)汲取相關(guān)的優(yōu)勢(shì),這樣就使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心變成企業(yè)財(cái)務(wù)處理的核心和關(guān)鍵部門,讓財(cái)務(wù)管理在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更多價(jià)值增值的作用。
我們對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化后,企業(yè)就可以有更多的資金、人力等投入到其他的職能部門中去,從而更好地實(shí)現(xiàn)地企業(yè)管理的控制。在這樣的一個(gè)過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員的角色也發(fā)生了很大的變化,由以往的算賬角色變成了企業(yè)的合作伙伴,財(cái)務(wù)人員真正成為企業(yè)的規(guī)則設(shè)計(jì)師、決策參謀、數(shù)據(jù)分析專家、風(fēng)險(xiǎn)管理師,進(jìn)而體系化地開(kāi)展企業(yè)管理會(huì)計(jì)工作,為公司創(chuàng)造更多的價(jià)值,為公司的決策提供有力的支持。
四、制定統(tǒng)一的制度,進(jìn)行流程的梳理
我們要構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,還必須要對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)務(wù)管理流程等進(jìn)行統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的處理。通過(guò)對(duì)相關(guān)制度的有效整合,將相關(guān)制度措施切入到企業(yè)內(nèi)部的制度中去,從而保證前端業(yè)務(wù)部門按照制度(下轉(zhuǎn)第頁(yè))(上接第頁(yè))和政策去運(yùn)營(yíng),并根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要不斷完善與改進(jìn)。同時(shí),我們還必須制定統(tǒng)一化的財(cái)務(wù)報(bào)賬管理方法和管理制度,對(duì)相關(guān)的工作職責(zé)、工作流程、財(cái)務(wù)審批等進(jìn)行明確性的規(guī)定,從而確保相關(guān)制度有章可循,進(jìn)行規(guī)范化的操作。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的本質(zhì)就是對(duì)財(cái)務(wù)流程的共享,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)質(zhì)就是財(cái)務(wù)流程上的再造。我們?cè)趯?duì)流程進(jìn)行再造的過(guò)程中,遵循的主要思想就是建立相關(guān)的流程管理機(jī)制,進(jìn)而規(guī)劃、衡量、優(yōu)化這個(gè)機(jī)制,使其發(fā)揮自身應(yīng)有的作用。在進(jìn)一步優(yōu)化相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)審批的過(guò)程中,必須要按照相關(guān)的電子化報(bào)賬的要求,在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置財(cái)務(wù)審批模塊和相關(guān)的電子化審核模塊等。同時(shí),還要通過(guò)相關(guān)的財(cái)務(wù)培訓(xùn)措施,讓全體工作人員明確相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)賬要求,從而提高財(cái)務(wù)管理效率。
五、財(cái)務(wù)共享服務(wù)適用范圍
我們通過(guò)相關(guān)研究發(fā)現(xiàn),并不是所有的企業(yè)都適合建立財(cái)務(wù)管理共享服務(wù)中心,只有符合以下特點(diǎn)的企業(yè)才比較適合建立這一服務(wù)系統(tǒng):
第一,企業(yè)發(fā)展規(guī)模比較大,并且形成了眾多的分支機(jī)構(gòu)。
第二,企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)種類單一,經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并不復(fù)雜。
第三,各個(gè)分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理事項(xiàng)能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化處理,能夠?qū)嵭须娮踊呐刻幚怼?/p>
第四,企業(yè)總部有集中財(cái)務(wù)處理和控制的需求,對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的管控能力較強(qiáng)。
六、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一個(gè)重要?jiǎng)?chuàng)新行為,對(duì)于企業(yè)自身的發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大。但其在開(kāi)展過(guò)程中同樣面臨一些問(wèn)題,企業(yè)必須站在大局的高度,為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作提供條件,逐步開(kāi)展,試點(diǎn)推廣,并結(jié)合其他公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)成功的案例,設(shè)計(jì)適合自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,提高企業(yè)財(cái)務(wù)的辦事效率,使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理真正實(shí)現(xiàn)從守護(hù)價(jià)值到創(chuàng)造價(jià)值的轉(zhuǎn)變。
(作者單位為聯(lián)通華盛通信有限公司)
[作者簡(jiǎn)介:梁海濤(1983―),山東泰安人,本科,中級(jí)會(huì)計(jì)師,研究方向:財(cái)務(wù)管理。]
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