檔案管理分類方法精選(九篇)
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第1篇：檔案管理分類方法范文
[關(guān)鍵詞] 復(fù)式分類法；多級目錄；檔案分類
[中圖分類號] G27 [文獻標識碼] A 文章編號：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，既是上承檔案收集的基礎(chǔ)工作，又是下啟檔案整理的關(guān)鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學(xué)的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復(fù)雜多變，能恰當運用科學(xué)的方法將檔案分類，有助于實現(xiàn)檔案便于利用的目標，值得每一位檔案員深入了解，認真學(xué)習(xí)。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復(fù)式分類法及多級目錄結(jié)構(gòu)編制之間的關(guān)系，探索復(fù)式分類法與多級目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機構(gòu)分類法。組織機構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機構(gòu)穩(wěn)定、機構(gòu)頭緒不多的單位。
1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所設(shè)計的問題為標準，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的終結(jié)全宗。
2 檔案分類法使用過程中的常見問題
2.1 使用年度分類法時難以正確區(qū)分文件年度
由于文件產(chǎn)生過程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細心思考。以下的文件值得檔案管理員認真思考，區(qū)分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結(jié)》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發(fā)展規(guī)劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標準，必須從文體種類入手，細心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規(guī)性的文件以批準日期為依據(jù)；
2.1.2 指導(dǎo)性的文件以簽署日期為依據(jù)；
2.1.3 會議記錄以開會日期為依據(jù)；
2.1.4 計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表以該文件內(nèi)容針對的時間為依據(jù)；
2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據(jù)；
2.1.6 跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。
2.2 在使用組織機構(gòu)分類法時，文件屬于多個組織機構(gòu)（部門）的或為多個組織機構(gòu)（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構(gòu)（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應(yīng)該是在各組織機構(gòu)（部門）分別備份。
2.3 問題分類法常見的類別設(shè)置，檔案工作者在為立檔單位設(shè)類之前，用通過調(diào)研，對立檔單位的主要職能、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等情況有深入了解，根據(jù)實際情況擬定類別，試以某公司為例：
問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設(shè)“總類”。
檔案管理員應(yīng)注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應(yīng)為逐漸完善的動態(tài)過程，對不盡合理之處或?qū)嶋H工作有變動的情況需及時調(diào)整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現(xiàn)實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態(tài)勢，最終服務(wù)于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復(fù)式分類法。
3 多級目錄
多級目錄在電子檔案出現(xiàn)以后發(fā)展迅速，該目錄結(jié)構(gòu)也稱為樹形結(jié)構(gòu)。在多級目錄結(jié)構(gòu)中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構(gòu)成了多級目錄結(jié)構(gòu)。采用多級目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據(jù)以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結(jié)構(gòu)在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復(fù)式分類法的巧妙結(jié)合結(jié)合，使扁平的結(jié)構(gòu)立體起來。
4 復(fù)式分類法
以年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機構(gòu)、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復(fù)式分類方法：
4.1 復(fù)式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機構(gòu)分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結(jié)構(gòu)（部門）進行分類。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的立檔單位，適合現(xiàn)行機關(guān)的檔案使用。
4.1.2 組織機構(gòu)-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照組織機構(gòu)分類，然后在每個組織機構(gòu)（部門）下按年度分類。適合內(nèi)部組織機構(gòu)穩(wěn)定的立檔單位，一般多用于撤銷機關(guān)的檔案分類。
4.1.3 年度-問題分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)變化復(fù)雜，或由于組織機構(gòu)間分工不明確、文書工作不正規(guī)等難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)、沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)簡單的立檔單位。
4.1.4 問題-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關(guān)檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據(jù)上述四種復(fù)式分類法，編制多級目錄，如圖所示：
如此，復(fù)式分類法的立體維度結(jié)構(gòu)形成。
4.2 使用復(fù)式分類方法應(yīng)以立檔單位的實際情況靈活設(shè)置，適當變動。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產(chǎn)車間、采購部、銷售部和研發(fā)部五個部門組成，由于該公司主要經(jīng)營范圍是加工生產(chǎn)，檔案管理人員按組織機構(gòu)-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內(nèi)，企業(yè)人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領(lǐng)導(dǎo)層決定增設(shè)生產(chǎn)線，提高盈利效率，生產(chǎn)車間增加到3個，撤并研發(fā)部，辦公室分立成行政辦公室和總務(wù)后勤兩個部門。這樣的例子在企業(yè)檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應(yīng)及時作出靈活的應(yīng)對，對企業(yè)檔案的分類方法做出調(diào)整，以免影響檔案的利用效率，甚至導(dǎo)致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構(gòu)-年度分類法調(diào)整為年度-組織機構(gòu)實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。
4.3 在以上復(fù)式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結(jié)合使用，組合成以下的復(fù)式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結(jié)：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內(nèi)容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學(xué)科，需要檔案管理員用心用腦關(guān)注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構(gòu)筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變?nèi)f化，但萬變?nèi)f變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關(guān)鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。
參考文獻：
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[2]張虹，姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2008.
第2篇：檔案管理分類方法范文
【案例】某建筑公司初創(chuàng)時，領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據(jù)可尋的狀態(tài)。近年來，由于公司的業(yè)務(wù)量大增，人力資源、勘察測繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發(fā)展極不協(xié)調(diào)。于是，單位招聘了13名檔案專業(yè)人員，分設(shè)數(shù)據(jù)、音像、人事和綜合4個類別的檔案室，進行集中統(tǒng)一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。
【點評】檔案機構(gòu)的合理設(shè)置，是檔案工作的組織基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機構(gòu)。在此，筆者針對現(xiàn)實中存在的問題，結(jié)合工作實際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責(zé)、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。
一、中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責(zé)
企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔(dān)者。主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案機構(gòu)的設(shè)置既要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)，還要考慮單位實際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。
二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制
從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運行等各種相關(guān)制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務(wù)的轉(zhuǎn)移機構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案工作機構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。
三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法
由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。
1.年度分類法
一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
2.組織機構(gòu)分類法
此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準確，共同內(nèi)容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位
3.問題分類法
采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
四、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序
第3篇：檔案管理分類方法范文
[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析
中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務(wù)的總稱，而隨著社會經(jīng)濟體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設(shè)單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當重要，關(guān)系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關(guān)檔案，檔案能夠為建設(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創(chuàng)新可以促進建設(shè)單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設(shè)單位的有效發(fā)展。
二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下
檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。
三. 促進建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應(yīng)用激勵機制
公司應(yīng)該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點非常重要?？茖W(xué)合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學(xué)合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學(xué)合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性
為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應(yīng)該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發(fā)展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應(yīng)對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時做出調(diào)整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對員工工作進行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績效管理有效運行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎(chǔ)，對績效管理體系運行產(chǎn)生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業(yè)的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行狀態(tài)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。第三，對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡(luò)進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結(jié)束語
檔案管理對于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。
參考文獻
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第4篇：檔案管理分類方法范文
檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。
1.1檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習(xí)快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實的落實好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認識
在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設(shè)立就要嚴格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。
三、結(jié)語
第5篇：檔案管理分類方法范文
關(guān)鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；
中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
引言
圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務(wù)工作更好發(fā)展。
一、圖書館檔案管理的問題分析
圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：
（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈 來愈小。
（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。
（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。
（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。
二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性
（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標。
（二）檔案管理是圖書館進行科學(xué)管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。
三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施
（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制?？茖W(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設(shè)。
（二）加強檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。
（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴肅 性，增強工作責(zé)任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。
隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。
參考文獻：
[1]馬琳.論高校圖書館空間的人性化設(shè)計走向[J]. 中州大學(xué)學(xué)報. 2012（04）
第6篇：檔案管理分類方法范文
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責(zé)任人，我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應(yīng)用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經(jīng)進入信息時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
第7篇：檔案管理分類方法范文
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責(zé)任人，我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應(yīng)用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經(jīng)進入信息時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
第8篇：檔案管理分類方法范文
測繪成果資料是測繪生產(chǎn)活動過程的直接記錄,是具有使用價值的成果資料,是進行社會決策和經(jīng)濟建設(shè)的重要依據(jù)。隨著測繪數(shù)字化的迅速發(fā)展,測繪檔案管理的手段和技術(shù)的更新也成為必然。而且隨著測繪活動的不斷開展,測繪資料的不斷增加,科學(xué)確定符合本單位實際的測繪檔案管理方案是提高測繪檔案管理效率的必然要求,也是對已有測繪資料進行開發(fā)利用的一種需要。雖然國內(nèi)也有一些檔案管理軟件,但要做到完全適合本單位的實際情況,還需要我們進一步進行分析。
2測繪成果信息的特點
2.1測繪種類
目前我國的測繪行業(yè)中種類可謂繁多,而且隨著科技的發(fā)展,還會出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言,測繪行業(yè)的分類大致為:大地測量、攝影測量、遙感測量與其它方法地形測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細分為多種小的類別的測繪信息,如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動等。如大地測量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線網(wǎng)、長度測量、水準測量、GPS測量等。
2.2測繪載體
隨著科技的發(fā)展,測繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為:觀測手簿、軟盤或光盤、底片、航測內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展,新的測繪載體還會不斷出現(xiàn)。
2.3時空分布
測繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在,并且隨著時間的推移、地形的變化,測繪成果的更新又成為必要,這樣就有了不同時間和空間的測繪成果。
3測繪資料檔案的管理
以上測繪成果信息的特點具有普遍性,在進行測繪檔案管理方案的確定時可以借鑒。但具體到某一個測繪生產(chǎn)單位,則仍然要結(jié)合本單位的實際情況來確定最適合的測繪檔案管理方案,以達到科學(xué)管理和開發(fā)利用的最佳效果。
3.1測繪檔案管理的原則
測繪檔案管理的原則主要有以下4個:①統(tǒng)一管理原則;②獨立管理原則;③檔案標準化原則;④共建共享原則。各類測繪資料檔案均應(yīng)及時歸檔,并由檔案室采用統(tǒng)一的分類方案、歸檔細則對單位內(nèi)的各種測繪資料檔案進行統(tǒng)一管理,任何產(chǎn)生檔案的各部門都不能擅自占有、使用和管理各類測繪檔案。完成歸檔后的各類測繪檔案將可以通過本局的局域網(wǎng)進行查詢,實現(xiàn)資源共享。
3.2測繪檔案管理的目的
通過制定合理的適合本單位的測繪檔案管理方案,能夠使檔案管理人員非常熟練地查閱相關(guān)資料,使非檔案管理人員在較短的時間里熟悉測繪檔案管理方案后也能方便快捷地查閱檔案資料,得到所需要的信息。并通過對單位內(nèi)的各種測繪資料檔案進行統(tǒng)一管理,達到充分利用已有資料取得社會效益和經(jīng)濟效益的最大化。說到底測繪檔案管理的目的是為了測繪檔案的利用,而非單純的保管。
3.3測繪檔案管理的功能
3.3.1測繪檔案立卷歸檔功能
一項測繪項目結(jié)束后,必須將所有相關(guān)資料提交給檔案室,由測繪檔案管理人員立卷歸檔。組卷時一般是按測繪項目進行立卷歸檔,同時按載體的不同進行分開管理。大致分為紙質(zhì)類、地圖類、電子文件類等分別存放,并考慮到檔案資料管理的密級和期限。
3.3.2測繪檔案查詢應(yīng)用功能
應(yīng)該說測繪檔案的查詢應(yīng)用是任何測繪單位進行測繪檔案管理時的非常重要的一環(huán)。因此測繪檔案管理方案制定的合理與否直接關(guān)系到查詢的方便快捷程度,也涉及到所要查詢的檔案資料能否齊全準確。同時隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,能夠進行單位局域網(wǎng)內(nèi)直接查詢也是一個方向。一些有條件的單位已經(jīng)這么做了,效果很好。
3.3.3測繪檔案后期維護功能
測繪檔案的管理不光是立卷歸檔和查詢應(yīng)用,在這以外還包括檔案的移交、鑒定、密級管理、統(tǒng)計以及催還、續(xù)借、歸還等。統(tǒng)計項目主要包括測繪檔案工作基本情況、年度統(tǒng)計匯總表、各季度測繪資料匯總表等。
3.3.4測繪檔案高級管理功能
在建立計算機局域網(wǎng)查詢系統(tǒng)時考慮到測繪檔案信息的安全性,需要對不同的用戶設(shè)置不同的管理權(quán)限,包括訪問操作權(quán)限和數(shù)據(jù)操作權(quán)限等。訪問操作權(quán)限包括用戶需不需要登錄才可以查閱、數(shù)據(jù)操作權(quán)限指用戶查詢檔案資料后可不可以對檔案資料進行更改、刪除等。
3.4測繪資料檔案編目方法的確定
一個好的測繪檔案管理系統(tǒng)必然會有一個好的編目方法。但是按照通常的測繪檔案編目方法來進行本單位的測繪成果目錄編制并不一定適合。因此需要制定一個適合本單位的實際情況的編目方案。按照我局的實際情況,我們制定了一個切實可行的方案:在對紙質(zhì)材料進行立卷歸檔時,我們按表1進行立卷歸檔。我局按照測繪項目所在地進行分類,而不是按照測繪大類(諸如大地測量、遙感測量等)進行分類的,再次分類按照測繪資料類別進行。其他測繪單位也可根據(jù)自己的實際情況進行更改或擴充。這樣就比較方便查詢,只要你知道所要查詢的測繪資料位于哪個地區(qū),就能比較快地確定查詢范圍?；蛘咧苯拥綑n案室的哪個地區(qū)檔案柜內(nèi)去取相關(guān)資料。
3.5測繪資料檔案的查詢
3.5.1信息文件的建立
將每一個測繪項目的紙質(zhì)材料如技術(shù)設(shè)計書、選點埋石資料、外業(yè)觀測、內(nèi)業(yè)計算成果、技術(shù)總結(jié)、驗收報告等進行卷內(nèi)目錄登記。將每一個測繪項目的電子文件材料按測繪項目和年代進行存放,統(tǒng)一管理。而對于地圖類等大幅面資料則按測繪項目的年代存放在地圖柜內(nèi),并在柜外標注起始年份。同時按每個測繪項目進行相關(guān)信息的登記建檔,如卷內(nèi)目錄文件、電子目錄文件(即一個測繪項目文件夾內(nèi)包括的電子文件名稱)、地形測量成果目錄統(tǒng)計表(該表內(nèi)包括測區(qū)、名稱、比例尺、測區(qū)面積、分幅方法、圖幅數(shù)量、作業(yè)依據(jù)的規(guī)范、細則、圖式、坐標系統(tǒng)、高程系統(tǒng)、施測時間等)等。并且根據(jù)實際情況我們又在地形測量成果目錄統(tǒng)計表內(nèi)加了起算點坐標、高程等欄目。
3.5.2測繪檔案的查詢
在建立了上述3個文件后,我們設(shè)置了兩個關(guān)聯(lián)文件。在查詢時分兩步可以查詢到用戶需要的所有該測繪項目的信息。第一步:只要用戶輸入要查詢的地名或類別(也可同時輸入這兩個信息,查詢速度會更快),這時可以顯示該地名或該類別的所有測繪項目名稱。第二步:輸入要查詢的具體的測繪項目名稱,這時通過關(guān)聯(lián)文件信息可以顯示該測繪項目的檔案盒內(nèi)文件目錄、所有電子文件名稱以及該測繪項目的其他屬性(即地形測量成果目錄統(tǒng)計表內(nèi)的信息)。用戶即可根據(jù)需要到測繪檔案室調(diào)閱檔案盒內(nèi)文件或電子文件或紙質(zhì)圖形等,非常方便快捷。
第9篇：檔案管理分類方法范文
近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景
當前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”(電網(wǎng)堅強、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設(shè)項目”;2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近?30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標
福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責(zé)任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運用了機構(gòu)級別、機構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟
第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records?Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。
第二步：引入知識管理理論。知識管理(Knowledge?Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務(wù)的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術(shù)手段有機結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設(shè)實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。
五、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的前景
