表單引領(lǐng)式建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理探究
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摘要:本文以建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理為理念，以“表單”為抓手，針對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)不清晰、管理措施不具體、責(zé)任分工不明確、優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)積累和傳承不系統(tǒng)等問題，提出基于表單引領(lǐng)的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施方案，包括建立標(biāo)準(zhǔn)表單庫、建立任務(wù)管理系統(tǒng)等，可供相關(guān)人員參考。
關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;SMS系統(tǒng);表單
0前言
本文基于筆者單位已有的項(xiàng)目情況，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理能力提升較慢，管理目標(biāo)不清晰，具體管理措施和手段欠缺，管理水平受具體管理人員的個(gè)人水平影響較大。尤其在工期短、人力資源配置緊張的中小型的建設(shè)項(xiàng)目上，項(xiàng)目管理工作效率和管理水平難以滿足項(xiàng)目需要。為解決上述問題，筆者單位組織多名項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)豐富、精力充沛的骨干人員成立研究小組，在已有管理經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上系統(tǒng)梳理項(xiàng)目管理規(guī)程規(guī)范，以建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理為理念，以“表單”為抓手，歷時(shí)多年潛心研究，構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)化管理框架體系，制定項(xiàng)目管理“表單”標(biāo)準(zhǔn)庫，自主開發(fā)完成“建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)”，基本完成了標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)。
1項(xiàng)目管理過程中存在的問題
1．1管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理依據(jù)缺失(做什么，怎么做)
建設(shè)工程項(xiàng)目管理綜合性強(qiáng)、涉及專業(yè)面廣，實(shí)際管理中項(xiàng)目經(jīng)理往往帶有較強(qiáng)個(gè)人工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)意識(shí)，施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)不同工作經(jīng)驗(yàn)的人易把項(xiàng)目管理的重點(diǎn)側(cè)重于原熟知的領(lǐng)域。對(duì)于新從事項(xiàng)目管理的人員來說，尤其是設(shè)計(jì)單位轉(zhuǎn)型而來的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，工程管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺，在項(xiàng)目管理過程中往往產(chǎn)生一些較為嚴(yán)重的管理問題，比如:到竣工驗(yàn)收時(shí)才知道需要對(duì)分包單位的資質(zhì)進(jìn)行報(bào)審確認(rèn)，此時(shí)只能回頭補(bǔ)充這些資料;到最終結(jié)算付款時(shí)才發(fā)現(xiàn)過程結(jié)算單缺失;安全管理出現(xiàn)問題后才認(rèn)識(shí)到日常管理中對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的施工用電、危險(xiǎn)品等定期檢查的重要性。因此，根據(jù)國(guó)家、行業(yè)管理規(guī)程規(guī)范，系統(tǒng)梳理質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全等管理要求，建立系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系和程序，推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理十分有必要［1］。標(biāo)準(zhǔn)化管理將有效、系統(tǒng)地解決管理經(jīng)驗(yàn)不足、人力資源緊張、項(xiàng)目整體策劃缺失、過程管理碎片化甚至過程資料的缺失等問題。
1．2制度執(zhí)行打折，管理效率低下(誰去做，何時(shí)做)
集團(tuán)公司和公司層面已建立了較為完善統(tǒng)一的監(jiān)督、檢查和部分執(zhí)行要求的管理規(guī)定和辦法，但是在項(xiàng)目具體的管理上，如果未系統(tǒng)梳理和歸納，不細(xì)化、落實(shí)制度要求，在執(zhí)行時(shí)將造成經(jīng)常打補(bǔ)丁狀態(tài)，實(shí)際的執(zhí)行效果也欠佳。例如，現(xiàn)場(chǎng)的安全隱患排查是哪個(gè)部門查、多長(zhǎng)時(shí)間查，不同的項(xiàng)目會(huì)因人為理解的偏差導(dǎo)致實(shí)施過程中扯皮和推諉，不但不利于項(xiàng)目工作的推進(jìn)，而且易造成項(xiàng)目管理人員間的誤解［2］。又如，在“現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理”上，管安全的人員和管生產(chǎn)人員容易扯皮，可能造成都不做或者重復(fù)做的現(xiàn)象。因此，研究小組成員系統(tǒng)梳理了上級(jí)單位的各項(xiàng)管理制度，完善項(xiàng)目上的管理制度，并將各級(jí)制度的要求形成每個(gè)責(zé)任到崗、任務(wù)到人、可操作的、有明確要求的、具體的標(biāo)準(zhǔn)化“表單”。將制度清晰明了地全部落實(shí)到具體執(zhí)行工作上，此項(xiàng)轉(zhuǎn)化明顯提升了項(xiàng)目管理效率。
1．3經(jīng)驗(yàn)傳承欠佳，管理水平提升乏力
部分項(xiàng)目管理人員通過一定時(shí)間的鍛煉，積累了較好的經(jīng)驗(yàn)和方法，若沒有傳承、推廣，往往會(huì)隨著人員的流動(dòng)而流失，且新員工剛剛接觸管理，如果沒有受到經(jīng)驗(yàn)豐富的“老同志”盡心地“傳幫帶”培養(yǎng)，可能很難成長(zhǎng)為合格的項(xiàng)目管理人員。但是原有的“傳幫帶”模式也會(huì)因“老同志”自身水平高低決定了人才培養(yǎng)、整體管理水平的高低，并且可能缺少系統(tǒng)的管理方法和理論。對(duì)于管理經(jīng)驗(yàn)和管理水平的無形資產(chǎn)積累乏力問題，采用小組提出的“表單引領(lǐng)”式的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理體系將得到有效解決。在標(biāo)準(zhǔn)化管理框架體系內(nèi)，不斷完善表單的設(shè)置，優(yōu)化管理程序和內(nèi)容，沉淀優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，可切實(shí)提升公司整體的建設(shè)項(xiàng)目管理水平。
2SMS系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)研究
為從根本上解決上述存在的問題，標(biāo)準(zhǔn)化管理研究小組系統(tǒng)梳理了各類相關(guān)規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)章制度，歷時(shí)12個(gè)月潛心分析研究，結(jié)合管理經(jīng)驗(yàn)，建立了18個(gè)項(xiàng)目管理崗位，編制了質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用、綜合、其他6大類300多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化表單，并成功自主開發(fā)了一套科學(xué)實(shí)用的“建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)”平臺(tái)。該系統(tǒng)主要包括4個(gè)子系統(tǒng)模塊，分別是標(biāo)準(zhǔn)表單系統(tǒng)、任務(wù)管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，四個(gè)子系統(tǒng)模塊分別幫助管理人員解決“做什么、怎么做、誰去做、何時(shí)做和如何存”的問題。SMS平臺(tái)以表單、崗位、資料和任務(wù)統(tǒng)計(jì)的信息為基礎(chǔ)，加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)整合。通過信息化管理手段加強(qiáng)了項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范、指導(dǎo)工程項(xiàng)目管理。平臺(tái)系統(tǒng)思維導(dǎo)圖如圖1所示。
3對(duì)策研究及實(shí)施方案
3．1建立標(biāo)準(zhǔn)表單庫，解決“做什么、怎么做”的問題標(biāo)準(zhǔn)表單庫相當(dāng)于項(xiàng)目管理的工作大綱，根據(jù)各類規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)、規(guī)章制度整理出項(xiàng)目管理日常使用的所有表單，便解決了“做什么”的問題。再結(jié)合已有的管理經(jīng)驗(yàn)將各類表單模板化，模板化的表單有利于引領(lǐng)經(jīng)驗(yàn)欠缺的新員工在實(shí)際工作中按部執(zhí)行，同時(shí)也便于將成功的經(jīng)驗(yàn)逐步添加積累到相應(yīng)表單中，表單模板化順利解決了“怎么做”的問題。標(biāo)準(zhǔn)表單的分類如圖2所示。截至目前，通過梳理和匯總已建立了300多個(gè)表單的標(biāo)準(zhǔn)庫，通過項(xiàng)目的實(shí)踐證明，300個(gè)表單基本覆蓋了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的各個(gè)管理環(huán)節(jié)。
3．2建立任務(wù)管理系統(tǒng)，解決“誰去做、何時(shí)做”的問題
1)首先，在項(xiàng)目策劃階段，根據(jù)各項(xiàng)目實(shí)際情況將標(biāo)準(zhǔn)庫中的表單進(jìn)行一級(jí)篩選，篩選出適用于本項(xiàng)目的表單。例如，山西河曲風(fēng)電項(xiàng)目經(jīng)過一級(jí)篩選，項(xiàng)目管理共涉及264個(gè)表單，后期管理過程將圍繞這264個(gè)表單來實(shí)施，這樣便對(duì)本項(xiàng)目“做什么”進(jìn)行了細(xì)化。2)在上述工作的基礎(chǔ)上再將表單進(jìn)行分工到崗。山西河曲風(fēng)電項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，將264個(gè)表單分配至項(xiàng)目部7個(gè)部門的18個(gè)崗位上，通過表單的分工基本上明確了崗位職責(zé)，很好地解決了“誰去做”的問題。3)每年年初，在系統(tǒng)平臺(tái)上將各類表單任務(wù)細(xì)化到月。例如，計(jì)劃2019年08月會(huì)有3批材料進(jìn)場(chǎng)，于是《工程材料報(bào)審表》的表單在2019年08月的任務(wù)數(shù)相應(yīng)為“3”，每月的任務(wù)根據(jù)可實(shí)際情況調(diào)整。通過任務(wù)的細(xì)化解決了“何時(shí)做”的問題，尤其是在安全管理方面，每月將安全類各表單選擇執(zhí)行時(shí)間和頻次后，即完成了下個(gè)月的工作計(jì)劃。
3．3建立文件管理系統(tǒng)，解決“如何存”的問題
日常管理過程中，每執(zhí)行完成一個(gè)表單便可以將相關(guān)文件資料上傳，上傳時(shí)選擇相應(yīng)的任務(wù)，這樣既完成了任務(wù)的反饋，又完成了文件資料的上傳保存，較好地解決了各類管理資料和文件怎么分類保存和歸檔的問題，不僅節(jié)省了項(xiàng)目人員整理各類文件的時(shí)間，也大大方便了后期檢索查詢。
3．4建立統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，直觀反映任務(wù)完成情況
統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)是將項(xiàng)目管理工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。該子系統(tǒng)不僅將各項(xiàng)工作成果圖表化展示，直觀顯示任務(wù)完成情況，而且可以實(shí)時(shí)查詢各個(gè)崗位的任務(wù)完成情況。通過統(tǒng)計(jì)分析界面，每個(gè)項(xiàng)目管理人員可隨時(shí)查看本崗位的工作任務(wù)，管理決策者也可以及時(shí)掌握項(xiàng)目總體任務(wù)完成情況，便于及時(shí)做好督辦和管理。任務(wù)統(tǒng)計(jì)界面如圖3所示。
4實(shí)施效果
4．1通過“制度表單化”，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理
按照“管理制度化，制度表單化”的管理思路，通過SMS系統(tǒng)，將各類規(guī)章制度要求的工作內(nèi)容通過表單的形式體現(xiàn)出來。實(shí)踐證明，各人對(duì)制度的理解都存在或多或少的偏差，而對(duì)表單的理解偏差明顯較小，因此通過制度表單化，在項(xiàng)目管理的精細(xì)化上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的跨越。例如，項(xiàng)目部應(yīng)急預(yù)案的編制、評(píng)審、和培訓(xùn)的實(shí)施需要幾個(gè)環(huán)節(jié)，通過評(píng)審表、通知和培訓(xùn)記錄表等表單來細(xì)化應(yīng)急預(yù)案的管理，實(shí)現(xiàn)較為規(guī)范的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
4．2通過“表單模板化”，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)沉淀
結(jié)合管理經(jīng)驗(yàn)，將各類表單制作成表單模板，模板的質(zhì)量水平?jīng)Q定了新員工工作起點(diǎn)的高低，提高表單模板的質(zhì)量就會(huì)大大提高項(xiàng)目基礎(chǔ)的管理水平;另外通過不同項(xiàng)目、各類人員的積累，逐步提高基礎(chǔ)模板的質(zhì)量，通過修編模板的環(huán)節(jié)來沉淀和提升項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。例如，年終安全工作會(huì)議應(yīng)該包含哪些內(nèi)容，通過逐步完善《年終安全工作會(huì)議紀(jì)要》模板的過程，把安全管理的經(jīng)驗(yàn)逐步添加積累到會(huì)議紀(jì)要中，體現(xiàn)了表單模板化的重要性。
4．3通過“表單數(shù)字化”，實(shí)現(xiàn)量化管理
依托表單，通過任務(wù)管理系統(tǒng)可將每個(gè)崗位的工作任務(wù)量化為幾張表、幾個(gè)報(bào)告，通過將任務(wù)表單量化，便于各項(xiàng)管理工作的執(zhí)行、監(jiān)督和考核。例如，在安全管理方面，安委會(huì)需要多久開一次，通過表單數(shù)量的確定能做到準(zhǔn)確全面把控，進(jìn)一步提高了管理的精度。
4．4通過“成果動(dòng)態(tài)化”，提高管理效率
SMS系統(tǒng)將“任務(wù)”和“資料”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可動(dòng)態(tài)了解項(xiàng)目的實(shí)施和進(jìn)展情況。通過統(tǒng)計(jì)界面，每位員工均可實(shí)時(shí)了解自己的工作完成情況，每位決策者也可及時(shí)掌握項(xiàng)目總體任務(wù)完成情況，做到對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理，提高項(xiàng)目整體的管理效率。
5結(jié)束語
以標(biāo)準(zhǔn)化管理為理念，以“表單”為抓手，不斷完善項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)平臺(tái)，不僅能夠提高建設(shè)項(xiàng)目的管理效率和水平，而且能夠?yàn)槠渌麡I(yè)務(wù)的管理提供較好的管理思路，對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
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作者:董鵬 王義偉 徐春峰 趙泓鋼 趙飛 單位:中國(guó)電建集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司