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摘要:高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理中非常重要的環(huán)節(jié)和內(nèi)容,財(cái)務(wù)會計(jì)檔案能夠?qū)W(xué)校的財(cái)務(wù)活動狀況反映出來,做好財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的管理工作至關(guān)重要。為了全面提升高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量,就要求相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)內(nèi)部制度的建設(shè)。本文就高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)部制度建設(shè)進(jìn)行探析,旨在為人們提供一定的參考。
關(guān)鍵詞:高校;財(cái)務(wù)會計(jì);檔案管理;內(nèi)控制度
當(dāng)前,國家財(cái)務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定,高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容,在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用,成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是,從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看,內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀,這就要求高校要引起高度重視,要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是指會計(jì)核算過程中產(chǎn)生和接收的會計(jì)資料,包括各種圖表形式、文字形式的資料,能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。
1.高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案在內(nèi)控過程中的重要性內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用,財(cái)務(wù)會計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制,財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動,全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動的全過程,無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬,記錄都非常詳細(xì),并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性,不能篡改。因此,會計(jì)檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。
2.高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則,行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財(cái)務(wù)部門的號召,注重內(nèi)部控制,在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此,在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中,要對所有的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí),要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會計(jì)資料,這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下,高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式,例如,在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變,財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué),這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。
3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理內(nèi)部控制方法中對財(cái)務(wù)會計(jì)控制做出了明確的規(guī)定,指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度,建設(shè)會計(jì)機(jī)構(gòu),不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能,落實(shí)會計(jì)人員的崗位責(zé)任制度,并對會計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范,重視會計(jì)檔案管理工作,并對會計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告處理以及會計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法,這就要求檔案管理要確保質(zhì)量,保障所有的會計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的,這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此,高校內(nèi)部控制的方法對高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用,能夠?yàn)楦咝5呢?cái)務(wù)會計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識到高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的功能高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位,可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財(cái)務(wù)部門,無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中,財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用,是高校的核心部門之一。但是,從實(shí)際的情況來看,大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上,包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等,但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,對會計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠,這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理過程中投入的精力和時(shí)間比較少,沒有對會計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理,領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱,這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。
2.高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級近年來,隨著我國高等教育的普及化,導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招,學(xué)生數(shù)量越來越多,高校的各種經(jīng)濟(jì)活動也越來越多樣化。所以,會計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前,高校的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,這種落后的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足,無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來,內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步,財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展,由于信息技術(shù)的介入,導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化,而當(dāng)前高校使用的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容,存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此,高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間,在對紙質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定,但是,對于紙質(zhì)會計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目,當(dāng)前的高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn),這就要求要采用電子查詢系統(tǒng),發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目,同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù),并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密,能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性,這就要求會計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級。
3.高校會計(jì)檔案管理缺乏健全的制度當(dāng)前,大部分的高校會計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門,但是,由于會計(jì)檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高,所以檔案部門對會計(jì)檔案的管理只是流于形式,真正來對會計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí),一般是以我國的會計(jì)檔案管理法來開展工作,高校自行制定的會計(jì)檔案管理的制度比較少,這就導(dǎo)致了高校會計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性,并非是純粹的行政性也不是盈利性,所以,高校的會計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中,不知道是按照行政會計(jì)來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計(jì)來執(zhí)行,陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性,導(dǎo)致高校對會計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定,而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況,來制定健全的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的制度,最終導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問題。
4.高校會計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升高校會計(jì)檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高,但是,從實(shí)際的情況來看,部分高校財(cái)務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員,并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室,和其他的業(yè)務(wù)科室相比,會計(jì)檔案管理受到的重視不夠,缺乏專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員,很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職,導(dǎo)致會計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展,這就對會計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是,由于會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低,導(dǎo)致會計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn),不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)高校要對會計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視,深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計(jì)檔案管理全過程的重要性和必要性,重視預(yù)算管理,并在預(yù)算管理的過程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算,結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動計(jì)劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí),一定要將會計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去,對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算,確?;窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費(fèi),建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范,并建立健全的會計(jì)檔案管理制度,以制度為導(dǎo)向,讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高??梢越Y(jié)合最新的會計(jì)檔案管理辦法來制定會計(jì)檔案管理制度和辦法,同時(shí),也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整,詳細(xì)規(guī)定會計(jì)檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作,形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程,通過有效的會計(jì)檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。
2.會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管高校會計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng),因此,應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中,可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計(jì)檔案的收集和整理工作,然后由專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù),將符合要求的會計(jì)檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔,歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管,各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作,交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會計(jì)檔案的專人專管過程中,一定要充分結(jié)合會計(jì)檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作,對于會計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制,對于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果,可以建立考核機(jī)制,通過獎懲制度來調(diào)動會計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識,從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。
3.做好會計(jì)檔案管理的組織建設(shè)高校會計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè),在會計(jì)檔案管理的過程中,如果管理的層級比較多,那么將會導(dǎo)致管理的力量分散,會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前,高校會計(jì)檔案在管理過程中,檔案職能在業(yè)務(wù)科室,在管理過程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá),這樣就導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn),要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理,而會計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立,沒有形成平等的關(guān)系,這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計(jì)檔案管理職能造成一定的影響,使得會計(jì)經(jīng)濟(jì)活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來,影響了會計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對這種情況,就要求高校會計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室,由會計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo),會計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系,相互之間能夠平等制衡。
4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計(jì)檔案管理在高校的會計(jì)檔案管理過程中,一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范,尤其是要針對會計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計(jì)檔案管理科室,并選擇2~3人來做好會計(jì)檔案管理的專職工作,會計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé),建立臺賬,會計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案,建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程,想要查賬要先提交申請,經(jīng)過財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬,并且只能在檔案室查賬和拍照,以此來確保會計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的,一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行,會計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字,并且要約定好歸還的時(shí)間,使用完之后一定要及時(shí)歸還。會計(jì)檔案管理人員要對相關(guān)的會計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。
5.升級會計(jì)檔案管理系統(tǒng),提升管理人員專業(yè)素質(zhì)要做好會計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制,升級會計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此,會計(jì)檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級,使其和財(cái)務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng),將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會計(jì)檔案的管理過程中,以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完善存儲設(shè)施,不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔,同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù),并進(jìn)行存檔,這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷,只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外,還應(yīng)該提升會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),加強(qiáng)信息化建設(shè),對檔案管理崗位的會計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會計(jì)電算化培訓(xùn),不斷提升會計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn),在內(nèi)部控制制度的背景下,財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理工作,將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù),并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會計(jì)檔案管理工作,讓會計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升,以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。
作者:徐世榮 單位:湖北荊門