城市管理檔案歸檔整理問題分析
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摘要：每一個城市都有一段故事，而這個故事就是城市的發(fā)展歷史，被記錄在城市管理檔案之中。對于任何一個城市而言，城市管理檔案的保存就是城市生根發(fā)芽的潤土，保護城市不受破壞和摧殘，促進城市內(nèi)部的健康茁壯成長。由此可見，城市檔案的管理對城市的未來路徑有一定的影響力。目前為止，政府管理人員的檔案歸納意識不足，對城市管理檔案這一項目不夠重視，缺乏明確的法律條例規(guī)范檔案的管理。因此，領(lǐng)導(dǎo)者必須抓緊城市檔案的管理和歸納。
1城市管理檔案的意義
1.1提供執(zhí)法依據(jù)。經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和城市化水平的提高，人們的思想觀念和法律認知度也發(fā)生了巨大變化。民眾的法律認同和自衛(wèi)能力不斷提高，而城市管理檔案準確記錄城市發(fā)展的片段，是后期案件測試過程中最重要的證據(jù)。城市管理檔案越來越受到城市管理人員的重視，重要的政府部門也開展了城市管理檔案的管理工作。應(yīng)當把它作為一項緊迫的任務(wù)，做好宣傳工作，確保在時間和經(jīng)驗上充分投入和管理，側(cè)重于人力和組織調(diào)整。在財政資源方面，還需要增加投資，從而促進有效的檔案管理發(fā)展。由于檔案管理的工作內(nèi)容復(fù)雜，工作范圍相對廣泛。相關(guān)政府部門應(yīng)提供強有力的技術(shù)援助，并促進對城市管理檔案的政策，資金和技術(shù)的管理。1.2規(guī)劃城市發(fā)展方向。城市管理檔案是衡量城市管理和文明程度的重要指標。這是該城市歷史新聞最原始的保存，這是過去經(jīng)歷中最完整的體現(xiàn)。不僅記錄了城市規(guī)劃的策略和方向，還全面記錄了城市規(guī)劃的成果和問題。雖然這在各行各業(yè)取得了良好的效果，但物質(zhì)文明只是城市文明的基礎(chǔ)，也是對城市管理不當?shù)姆答仭３鞘幸?guī)劃和建設(shè)可以利用以往城市規(guī)劃和建設(shè)的成功經(jīng)驗，避免重復(fù)性錯誤，從而最大限度地提高城市規(guī)劃和建設(shè)的準確性。可以說城市管理檔案是城市工作的負面影片。面對城市規(guī)模從小到大的變化，它也反映了城市現(xiàn)代化和科學水平的不斷提高。從歷史的角度來看，檔案管理見證了整個城市的成長路徑。城市需要支持各種經(jīng)驗和數(shù)據(jù)，城市管理檔案起到為科學決策提供實踐結(jié)果的作用。
2城市管理檔案存在問題
2.1缺乏完整的管理制度。城市管理檔案對每一個發(fā)展中的城市都是必要的，城市檔案的歸納能夠更好地總結(jié)和反思城市發(fā)展中的錯誤行為。但領(lǐng)導(dǎo)者對城市管理檔案管理的概念更為偏執(zhí)，認為它只記錄了城市發(fā)展的歷史，對這個城市的未來發(fā)展沒有實質(zhì)意義。這無意中阻礙了城市管理檔案的發(fā)展。在一些城市，檔案館藏管理機制不健全。新收集的城市信息沒有科學合理的分類，城市管理檔案管理工作流程也很麻煩。文件收集和管理沒有長期機制，在管理文件的過程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)則和規(guī)定。與城市管理檔案相關(guān)的許多單位只能根據(jù)自己的評估收集和分類各種信息，缺少相關(guān)沒有法律法規(guī)，造成檔案的不足和不完整。2.2缺少全部的歸檔信息。信息收集是檔案管理的重要組成部分，與檔案管理水平有著正比的關(guān)系。檔案館藏是檔案工作的關(guān)鍵，檔案館藏收集不及時，會極大影響檔案館藏的質(zhì)量。如果文件信息收集過程較長，文件管理工作的及時性將會降低，文件信息的不完整收集會增加文件管理錯誤的可能性，從而降低城市管理文件管理的水平和效率。城市管理檔案資源缺乏與就業(yè)需求之間的差距逐漸顯現(xiàn)，影響了城市檔案管理的使用，也影響著城市管理的發(fā)展。此文件不完整且具有單一結(jié)構(gòu)，主要基于紙質(zhì)文檔，電子文件數(shù)量不足。執(zhí)法服務(wù)文件不完整。當時沒有提交一些執(zhí)法機構(gòu)的檔案。調(diào)查人員不及時組織和審查程序。特別是員工輪換情況下，許多檔案材料丟失，影響執(zhí)法的程序和進度。2.3缺乏專業(yè)的人才隊伍。文件管理沒有專業(yè)人才在招聘員工的過程中，沒有高標準和嚴格的要求，過分關(guān)注相應(yīng)人員的綜合素質(zhì)，降低了候選人檔案管理專業(yè)知識的能力。它只是社會中的一種簡單的社交攝取，并沒有注意文件管理所需的專業(yè)素質(zhì)。因此，一些城市檔案管理的管理人員不是檔案管理的大學畢業(yè)生，甚至是與檔案管理專業(yè)無關(guān)的大學畢業(yè)生。招聘員工后，不進行專業(yè)培訓(xùn)，員工專業(yè)技能不能立即得到糾正。缺乏投入不掌握文件管理的基本技能，缺乏文件管理的實踐經(jīng)驗，減少文件管理專業(yè)人員的管理體驗。要在城市管理檔案管理中廣泛使用知識和技術(shù)，以及提高城市管理檔案的管理水平。
3城市管理檔案有效措施
3.1建設(shè)嚴格的管理制度。市政府官方文件管理部門需要加大公共文件法的實際宣傳力度，同時加強執(zhí)法過程，及時處理違法違紀行為。創(chuàng)新檔案管理人才招聘系統(tǒng)，招聘具有檔案管理實踐經(jīng)驗的人員，完善檔案管理人員評估和晉升機制。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員需要熟悉相關(guān)立法。在開展工作的過程中找出立法缺陷，規(guī)范更詳細的文件，以更好地配合當前城市的快速發(fā)展。我們在法規(guī)的系統(tǒng)工作中做得很好，依法做文件管理工作，確保文件管理得到妥善組織。文件管理必須遵守保密制度，一旦發(fā)生暴力行為必須嚴格懲罰。3.2檔案信息自動化。通過辦公和網(wǎng)絡(luò)自動化開發(fā)，文件管理必須耗時，并利用信息技術(shù)促進檔案工作的現(xiàn)代化?？焖俑鼡Q損壞的文件管理基礎(chǔ)架構(gòu)，開發(fā)新的文件管理系統(tǒng)，優(yōu)化文件管理工作流程。為促進數(shù)字檔案的發(fā)展，有必要充分利用所有有利條件。改進維護和更新現(xiàn)有軟件，確保系統(tǒng)的合理運行，為檔案管理部門提供良好的工作條件。加強和豐富現(xiàn)有信息庫，數(shù)據(jù)庫需要及時更新，并在推動文件管理和開發(fā)的過程中共享信息。通過城市檔案信息的建設(shè)，促進在線辦公，節(jié)約大量人力資源，縮短工作時間，實現(xiàn)資源共享。3.3招納專業(yè)的管理人才。通過管理文件意識的呈現(xiàn)，人們對管理文件管理的理解得到了提高，正確理解了城市管理文件管理對城市未來發(fā)展的積極意義。建立檔案管理等方面的定期培訓(xùn)，建立與城市管理檔案管理相關(guān)的長期培訓(xùn)機制，提高檔案管理人員的崗位管理水平和工作效率。結(jié)束語城市管理檔案是領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視且監(jiān)督的，領(lǐng)導(dǎo)者可以從歷史的城市檔案中發(fā)現(xiàn)并改正當前政策存在的不足和缺陷，推動城市向現(xiàn)代化、公正化方向邁進。城市檔案管理并不是一個輕松容易的工作，這要求領(lǐng)導(dǎo)者在選用人才時注意他的專業(yè)素養(yǎng)和細心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，否則會對城市的造成深遠持久的影響。
參考文獻
[1]李宗梅.城建檔案利用中存在的問題及對策研究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計,2017,(18).
[2]吳和麗.當前城建檔案管理存在的主要問題及對策[J].城建檔案,2014(6).
作者：夏延安 單位：長春市新立城水庫管理局
