城市軌道交通建設(shè)檔案管理問題分析

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摘要：城市軌道交通建設(shè)工程本身具有復(fù)雜性、建設(shè)周期長等特征，所以在建設(shè)時(shí)，很容易受到一些外部因素條件的影響。在具體建設(shè)過程中，很容易促使其形成種類繁多、同時(shí)數(shù)量非常龐大的竣工檔案。本文針對(duì)重慶市城市軌道交通建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，并且結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的解決措施。

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；建設(shè)工程；檔案管理；問題對(duì)策

在當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的背景下，我國城市軌道交通在建設(shè)和發(fā)展過程中正處于鼎盛時(shí)期。通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)查分析之后可以看出，一直到2012年年底的時(shí)候，我國大陸地區(qū)總共有7個(gè)軌道交通運(yùn)營城市。以重慶市為例，根據(jù)新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網(wǎng)規(guī)劃》，重慶市在具體規(guī)劃過程中，與自己的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合之后，規(guī)劃和建設(shè)23條軌道交通線路，線網(wǎng)的整個(gè)總里程達(dá)到了1070km。在這種狀態(tài)下，重慶市軌道交通工程將會(huì)逐漸形成大量的竣工檔案，這些檔案的內(nèi)容和準(zhǔn)確性對(duì)城市軌道交通建設(shè)工程而言，具有非常重要的影響和作用。

1城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理現(xiàn)存問題分析

城市軌道交通建設(shè)工程在具體實(shí)施過程中，竣工檔案管理其實(shí)主要是指在施工過程中，將與城市軌道交通建設(shè)工程相關(guān)的一些內(nèi)容或者是文件進(jìn)行歸檔處理。其中包括一些施工文件、監(jiān)理文件或者是竣工驗(yàn)收文件等，這些都是在竣工檔案管理實(shí)施過程中非常重要的檔案內(nèi)容。與重慶市城市軌道交通工程竣工檔案質(zhì)量管理的具體實(shí)踐情況進(jìn)行分析之后，可以總結(jié)出在現(xiàn)階段城市軌道建設(shè)工程檔案管理存在的問題。

1.1原件不齊全

在城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理工作具體實(shí)施過程中，有很多重要的施工文件或者是一些監(jiān)理文件，在下發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)過程中，大多數(shù)都會(huì)直接利用復(fù)印件的方式。這樣做的根本目的并不是為了保護(hù)原件，而是有很多原件已經(jīng)損失或者是丟失。原件的不齊全，很難滿足“重慶市地鐵公司竣工文件編制移交管理辦法”中的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)也很難保證與竣工相關(guān)的工作能夠在實(shí)踐中得到有效落實(shí)[1]。

1.2填寫缺乏規(guī)范性特征

在城市軌道交通建設(shè)工程具體施工過程中，其具有復(fù)雜性比較強(qiáng)，施工周期比較長等一些特征。這些特征的存在，在某種程度上增加了城市軌道交通施工的難度，需要通過各種技術(shù)和施工方案的有效制定和落實(shí)，才能夠保證城市軌道交通的整體施工質(zhì)量。但是需要注意的問題之一就是，無論是任何一個(gè)階段的施工，都需要按照施工文件和施工方案進(jìn)行落實(shí)，而這些施工方案，就是城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理過程中必不可少的重要文件。這些文件的保存，不僅有利于對(duì)施工的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)有效的調(diào)查分析，而且還能夠?yàn)楹笃诘木S護(hù)保養(yǎng)提供一定的依據(jù)作為支持。但是在竣工檔案管理具體實(shí)施過程中，有很多報(bào)告文件不僅在欄目上沒有相對(duì)應(yīng)的簽署意見，而且甚至有的監(jiān)理工程師在簽名或者是注冊(cè)的方章上呈現(xiàn)出嚴(yán)重的不一致現(xiàn)象[2]。有的簽字甚至出現(xiàn)隨意涂改的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的存在，直接導(dǎo)致整個(gè)竣工檔案的填寫缺乏規(guī)范性特征。

1.3內(nèi)容缺乏真實(shí)性

有部分施工文件在編制過程中，不能夠?qū)崿F(xiàn)與城市軌道交通建設(shè)工程的同步。在這種狀態(tài)下，只能通過最終的杜撰對(duì)其進(jìn)行操作，這樣很容易導(dǎo)致一些假文件或者是假數(shù)據(jù)的存在。甚至有部分變更通知單或者是一些技術(shù)核定單在收集時(shí)，缺乏完善性，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致竣工圖上很多設(shè)計(jì)內(nèi)容無法真實(shí)有效的展示出落，而且還會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的錯(cuò)誤或者是漏缺現(xiàn)象發(fā)生。

1.4歸檔不及時(shí)

有很多竣工檔案在制定和具體收集落實(shí)時(shí)，并沒有及時(shí)有效的完成歸檔，甚至部分竣工檔案只能利用催要的方式，但是卻完全無法滿足歸檔質(zhì)量提出的基本要切。嚴(yán)重的情況下，部分竣工檔案在索要時(shí)，也會(huì)遇到一定的難題。尤其是對(duì)于工程在具體建設(shè)過程中，只經(jīng)過第三方審計(jì)之后，就能夠?qū)贤铐?xiàng)進(jìn)行審計(jì)，在審計(jì)完成之后，就可以將這些合同全部都結(jié)算清楚[3]。針對(duì)這一現(xiàn)象，竣工檔案是否歸檔完全由第三方?jīng)Q定，這樣很容易對(duì)歸檔工作的順利開展造成嚴(yán)重的阻礙影響。

2城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理的具體實(shí)施措施

現(xiàn)階段，重慶市軌道交通建設(shè)建設(shè)工程竣工檔案在編制和具體落實(shí)過程中，基本都是按照“重慶市城市軌道交通工程檔案管理”的具體內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)。在檔案材料的歸檔范圍、使用檔案裝具等方面，具有一定的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。與此同時(shí)，結(jié)合該規(guī)章制度。并且結(jié)合實(shí)際情況，與現(xiàn)存于重慶市城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理中的問題進(jìn)行結(jié)合，提出有針對(duì)性的解決對(duì)策[4]。

2.1加強(qiáng)竣工檔案法律法規(guī)教育

城市軌道交通建設(shè)工程在具體實(shí)施過程中，雖然其施工周期比較長，具有一定的復(fù)雜性，但是通過一些新型技術(shù)的引進(jìn)和利用，對(duì)城市軌道交通建設(shè)工程的質(zhì)量而言，也能夠起到一定的保障性作用。但是在施工過程中所涉及到的一系列檔案、文件，比如施工文件、監(jiān)理文件等，這些文件對(duì)整個(gè)建設(shè)工程而言，具有非常重要的影響和作用。與此同時(shí)，這些文件需要被進(jìn)行有效的整合和收集，為竣工檔案管理提供準(zhǔn)確有效數(shù)據(jù)資料，提高竣工檔案管理的質(zhì)量和水平[5]。除此之外，凡是參與到城市軌道交通工程建設(shè)的監(jiān)理或者是施工人員，自身都需要具有比較強(qiáng)的檔案法制意識(shí)，這樣才能夠?qū)ψ约旱男袨楫a(chǎn)生一定的影響。另外，要在實(shí)踐中加強(qiáng)竣工檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和教育，讓所有參與到其中的工作人員能夠真正意識(shí)到，作為城市軌道交通的建設(shè)者，必須要保證工程質(zhì)量，同時(shí)還要保證工程竣工檔案的質(zhì)量。

2.2利用行政、經(jīng)濟(jì)手段保證參建單位對(duì)檔案工作的重視

在城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理相關(guān)措施落實(shí)過程中，要與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，保證軌道交通工程竣工檔案的完整性和準(zhǔn)確性。為了實(shí)現(xiàn)這一根本目的，在具體操作過程中，需要從管理機(jī)制以及企業(yè)本身的行為方面出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行有效的約束。①需要對(duì)工程建設(shè)單位相關(guān)部門進(jìn)行整合，并且在這些部門中推行檔案責(zé)任制度，將相關(guān)工作人員自身的責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，體現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。②通過經(jīng)濟(jì)手段科學(xué)合理的利用，起到良好的制約效果，在合同當(dāng)中，對(duì)竣工文件進(jìn)行重新的整編和歸檔，保證相關(guān)內(nèi)容的有效落實(shí)。特別是對(duì)于由第三方審計(jì)的工程而言，在針對(duì)是否需要移交竣工檔案參建單位的時(shí)候，需要直接由重慶市地鐵公司檔案室對(duì)其進(jìn)行審核和批準(zhǔn)[6]。

2.3加強(qiáng)對(duì)竣工檔案質(zhì)量管理的過程監(jiān)督和指導(dǎo)

在針對(duì)監(jiān)理人員或者是施工單位的一系列技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育指導(dǎo)的時(shí)候，要真正讓這些工作人員能夠清楚的意識(shí)到竣工檔案管理的重要性。這樣不僅有利于強(qiáng)化這些工作人員的意識(shí)，而且對(duì)這些工作人員自身的行為也能夠產(chǎn)生一定的影響。在整個(gè)過程監(jiān)督和指導(dǎo)過程中，要將重點(diǎn)放在檔案基礎(chǔ)知識(shí)、一些原始文件的簽證操作方法等方面。在實(shí)踐中，加強(qiáng)對(duì)竣工檔案的形成，對(duì)整個(gè)形成過程進(jìn)行全方位實(shí)時(shí)有效的監(jiān)督和控制，并且適當(dāng)給予相對(duì)應(yīng)的指導(dǎo)意見。除此之外，還需要在實(shí)踐中，將“三同步”管理制度落實(shí)到實(shí)處，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行深入的檢查和分析。這樣不僅能夠在檢查過程中，針對(duì)各個(gè)參建單位遇到的問題進(jìn)行分析，而且還能夠結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的解決措施。在各個(gè)分部工程具體驗(yàn)收之前，需要對(duì)檔案的收集、編制進(jìn)行科學(xué)合理的把控，這樣才能夠保證竣工檔案的合理性和規(guī)范完整性。

2.4嚴(yán)格把控竣工驗(yàn)收檔案質(zhì)量

在竣工驗(yàn)收過程中，其中非常重要的一點(diǎn)就是對(duì)竣工檔案是否達(dá)到項(xiàng)目的基本要求進(jìn)行檢查和分析。因此，地鐵公司檔案管理人員以及相對(duì)應(yīng)的監(jiān)理工程師要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)竣工驗(yàn)收質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格有效的把控。特別是針對(duì)一些隱蔽工程而言，要對(duì)其本身的記錄是否具有真實(shí)性和有效性進(jìn)行審核。

3結(jié)束語

城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理在具體實(shí)施過程中，為了保證檔案管理質(zhì)量，需要加強(qiáng)監(jiān)理、施工單位等各個(gè)部門在竣工檔案管理方面的水平。這樣不僅能夠從根本上促使交工驗(yàn)收期限得到有效縮短，而且還能夠保證城市軌道交通建設(shè)工程竣工檔案管理質(zhì)量的有效提升。

參考文獻(xiàn)

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[6]羅富榮.北京地鐵工程建設(shè)安全風(fēng)險(xiǎn)控制體系及監(jiān)控系統(tǒng)研究[D].北京交通大學(xué)，2011.

作者：黃玉鳳 單位：重慶市建工集團(tuán)股份有限公司