基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑研討

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摘要：基層單位檔案管理之中存在的諸多問(wèn)題和缺陷，導(dǎo)致單位內(nèi)部管理體系出現(xiàn)較大的漏洞。為此，應(yīng)積極探尋現(xiàn)代化的發(fā)展途徑和新型的管理模式，不斷提高對(duì)檔案信息的科學(xué)利用水平和現(xiàn)代化管理機(jī)制的建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；現(xiàn)代化

基層單位涉及到我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面，也關(guān)乎人們的生活與工作。而正是因?yàn)橐酝恢匾暀n案管理，給基層單位各項(xiàng)工作的進(jìn)展帶來(lái)很多阻礙和困難，也影響到如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。所以要對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作充分重視起來(lái)，不斷提高管理人員的實(shí)際工作能力和處理檔案問(wèn)題的能力，找出管理過(guò)程中問(wèn)題所在，并分析其具體的原因所在，從而采取現(xiàn)代化的發(fā)展模式和創(chuàng)新舉措，進(jìn)一步規(guī)范管理工作程序，提高管理水平。

1目前基層單位檔案信息管理中出現(xiàn)的不足

1.1管理體系存在制度性缺陷

基層單位建立的檔案中包含著多方面的信息，其具體內(nèi)容和類型都較多，而且在管理上會(huì)面臨很多繁雜瑣碎的事務(wù)需要處理。可是當(dāng)前檔案信息的管理工作中并沒(méi)有健全的管理體系和機(jī)制作為制度性保障，相反還存在很多制度性缺陷，導(dǎo)致各項(xiàng)管理舉措執(zhí)行不到位也不及時(shí)，造成檔案信息不完整，甚至存在遺失以及錯(cuò)誤問(wèn)題。這也說(shuō)明目前保管管理機(jī)制存在明顯缺陷，工作人員也沒(méi)有負(fù)責(zé)任的去保存好檔案資料。在當(dāng)前推進(jìn)檔案管理信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，現(xiàn)代化水平還是處于普遍較低的狀態(tài)，很多創(chuàng)新舉措無(wú)法落實(shí)，造成了大量資源的消耗與浪費(fèi)。

1.2管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力較差

目前很多從事檔案管理的基層單位員工并具備專業(yè)的資質(zhì)和工作能力，對(duì)于檔案信息的一系列整理工作不甚了解，經(jīng)常在工作中出現(xiàn)失誤，造成信息的準(zhǔn)確性和完整性大受影響。還有一些管理人員不僅專業(yè)素質(zhì)差，而且工作態(tài)度存在偏差，不認(rèn)真履行自身工作職責(zé)，經(jīng)常在檔案管理之中懶散懈怠，不及時(shí)處理好寶貴的信息資料，對(duì)于檔案資料的安全管理和妥善保管更是知之甚少，也沒(méi)有形成正確的安全保管意識(shí)。同時(shí)也造成目前管理工作的效率大幅度下降，難以承擔(dān)其目前越來(lái)越多檔案信息的管理工作任務(wù)。

2提高檔案信息管理現(xiàn)代化發(fā)展水平的主要對(duì)策

2.1健全管理體系和工作機(jī)制

如果檔案信息的管理體系不健全，存在制度性漏洞，那么就會(huì)在工作中引起諸多問(wèn)題和不足。因此基層單位要提高檔案信息管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平，最為關(guān)鍵的工作就是要加緊建立健全和優(yōu)化目前的檔案管理體系及其工作機(jī)制，只有完善的制度和規(guī)范體系才能約束工作人員的不良工作態(tài)度和行為，才能進(jìn)一步加強(qiáng)管理和控制的能力，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。

2.2更新觀念，提高效率

想要不斷提高基層檔案的管理效率，就需要先提高企業(yè)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。作為檔案管理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，必須加強(qiáng)宣傳推廣相關(guān)檔案法律、法規(guī)和各種管理制度，使得企業(yè)的管理人員認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)發(fā)展的前進(jìn)基石，是不能再生和替換的重要信息資源，是基層單位的極其寶貴的財(cái)富。逐漸讓基層單位明確認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案進(jìn)行管理是每個(gè)企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，讓其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，解決檔案管理工作過(guò)程中的各種疑難問(wèn)題，為檔案的管理提供一個(gè)良好的環(huán)境。檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，能有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。對(duì)此，相關(guān)的基層單位一定要定期的組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，逐漸的提高其專業(yè)水平，從而有效保障各項(xiàng)檔案工作的順利進(jìn)行。對(duì)于培訓(xùn)的內(nèi)容還要進(jìn)行定期考核，并為考核成績(jī)優(yōu)異和進(jìn)步較大的檔案管理人員提供一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，這樣還能在一定的程度上提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性。并且還要提高檔案管理人員的思想認(rèn)知水平，讓其對(duì)自身的專業(yè)技術(shù)能力有一定的認(rèn)識(shí)，對(duì)于工作中的不足和缺點(diǎn)進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)和改善，逐漸熟悉適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，慢慢掌握科學(xué)規(guī)范的檔案管理規(guī)則和方法，在不知不覺(jué)的過(guò)程當(dāng)中提高工作效率和基層檔案的管理質(zhì)量。作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，都應(yīng)該密切跟進(jìn)檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，探尋新型的管理方式和工作方法，逐步建設(shè)和培養(yǎng)一支管理能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)水平較高的管理人員隊(duì)伍。同時(shí)還要確立相應(yīng)的管理制度，規(guī)范檔案信息搜集、整理和歸檔等重要基礎(chǔ)性工作的關(guān)鍵程序和流程，依靠完善的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范工作人員的行為，合理解決當(dāng)前檔案信息管理過(guò)程中出現(xiàn)的各類不足和問(wèn)題，為基層單位的良好發(fā)展提供信息支持和強(qiáng)大助力。

參考文獻(xiàn)

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作者:張宇 單位:黑河市口腔醫(yī)院