高職院校安全工作檔案管理研究

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摘要：隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，我國高職教育事業(yè)也在不斷發(fā)展。但與此同時，高職院校安全工作的檔案管理卻面臨著不少問題。高職院校的安全工作檔案記錄著學(xué)校的安全管理信息以及學(xué)生的檔案信息，如果對其管理不加重視很容易造成檔案泄露以及破壞校園安全的情況。因此各高職院校應(yīng)該加強(qiáng)安全工作的檔案管理，本文從加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義、現(xiàn)存問題以及策略三個方面進(jìn)行論述，僅供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；安全工作；檔案管理

1加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理的意義

1.1完善學(xué)校檔案管理工作

高職院校的檔案資料非常豐富，不僅包含了學(xué)校安全管理的歷程，還包含了教師、學(xué)生的個人隱私，具有重要的價值。因此，加強(qiáng)安全工作檔案管理是完善學(xué)校檔案管理工作的重要舉措。學(xué)校的相關(guān)工作人員應(yīng)該提升自己的安全檔案意識，建立健全安全檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，規(guī)范檔案封裝流程，從而保障學(xué)校檔案的安全，促進(jìn)和諧校園的建設(shè)[1]。

1.2推進(jìn)學(xué)校安全管理進(jìn)程

高職院校的安全檔案中往往記錄了學(xué)校進(jìn)行安全管理工作的實際工作內(nèi)容與反饋，這是學(xué)校寶貴的管理經(jīng)驗，它不僅能夠在學(xué)校面對安全問題時提供經(jīng)驗和解決思路，還能夠根據(jù)大量的記錄探尋合適的方法，總結(jié)問題的規(guī)律，有效進(jìn)行預(yù)防和管理。因此，加強(qiáng)高職院校安全工作的檔案管理能夠推進(jìn)學(xué)校安全管理的進(jìn)程，提高學(xué)校安全管理工作的效率。

1.3提供依法治校的法規(guī)依據(jù)

隨著我國教育改革的不斷深化，高職院校更應(yīng)該不斷推進(jìn)依法治校，加快學(xué)校有關(guān)制度的建設(shè)。所謂依法治校，就是發(fā)揮法治在高校中的作用，提高學(xué)校的法治化、科學(xué)化。而學(xué)校的安全工作管理檔案中對于安全工作有著詳細(xì)的記錄，包括對于相關(guān)法律條文以及規(guī)范的具體陳述。因此，加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理能夠為依法治校提供法規(guī)依據(jù)。

2當(dāng)前高職院校安全工作檔案管理中的問題

2.1重視程度不夠

根據(jù)大量的調(diào)查能夠看出，大多數(shù)高職院校都存在著不重視檔案管理工作的情況，一般是上級的落實不到位，下級的實際管理欠缺，甚至有的高校在檔案管理中還存在缺位的情況，沒有專業(yè)的工作人員對其進(jìn)行管理。一般來說，學(xué)校在每年年初的時候就應(yīng)該開展考核工作，但是很多的教師積極性較差，準(zhǔn)備考核資料時比較敷衍，導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料雜亂無章。此時如果還缺少專業(yè)工作人員的管理，那么該校的檔案情況將會非常復(fù)雜，在需要用到檔案的時候經(jīng)常出現(xiàn)資料遺失的情況，有時會造成嚴(yán)重的后果[2]。

2.2檔案管理混亂

一般高職院校的安全工作檔案管理過程較為混亂，不夠規(guī)范。常見的有以下幾種情況：首先是資料缺失，學(xué)校安全工作的范圍較為廣泛，檔案的內(nèi)容也是繁雜的，其涉及面廣，影響力大，尤其是在進(jìn)行安全管理工作時會產(chǎn)生大量的檔案資料，很多學(xué)校并沒有及時對這些資料進(jìn)行整理，久而久之就會出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象，給學(xué)校帶來損失；其次是檔案內(nèi)容混亂，由于每次產(chǎn)生的檔案都沒有進(jìn)行及時的整理和分類，很多檔案資料都混雜在一起，甚至幾年的資料都堆放在一起，無法在使用時進(jìn)行有效地查看；最后是檔案的建檔分類不合理，有的學(xué)校在建檔的時候沒有采用合理的建檔分類，導(dǎo)致工作人員進(jìn)行歸檔時出現(xiàn)操作困難。

2.3信息化程度低

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多的行業(yè)都引入了信息技術(shù)輔助相關(guān)工作提高工作效率，然而很多高職院校的安全工作檔案管理信息化程度極低，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)不到位，無法實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。有的學(xué)校還在使用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行安全管理工作，與信息技術(shù)管理相比，紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)智能分類以及搜索調(diào)用，更加增加了學(xué)校的負(fù)擔(dān)[3]。

3加強(qiáng)高職院校安全工作檔案管理策略

3.1強(qiáng)化責(zé)任意識

要想改變高職院校安全工作檔案管理的現(xiàn)狀，首先應(yīng)該強(qiáng)化教職人員的責(zé)任意識，主張“誰主管、誰負(fù)責(zé)”、“誰建檔、誰管理”以及“誰檢查、誰登記”的準(zhǔn)則，將每一步工作的責(zé)任都落實到個人，對于出現(xiàn)紕漏的情況能夠及時查出明確的責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，就能夠有效提高高職院校的檔案管理工作效率。

3.2完善框架體系

當(dāng)前高職院校的檔案管理工作之所以存在資料混亂的問題，主要是因為建檔的框架體系不健全、不合理，因此，學(xué)校在進(jìn)行建檔分類時一定要及時補(bǔ)充新的內(nèi)容，并建立科學(xué)合理的框架體系，使檔案的類別能夠涵蓋著學(xué)校管理工作的方方面面[4]。

4結(jié)束語

總之，高職院校應(yīng)該重視安全工作檔案管理，通過強(qiáng)化責(zé)任意識以及完善框架體系的方法加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，解決檔案管理過程中出現(xiàn)的資料混亂、權(quán)責(zé)不明等問題，提高學(xué)校檔案管理工作的效率，促進(jìn)學(xué)校和諧發(fā)展，為創(chuàng)造法治學(xué)校提供相關(guān)支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁枚.論高職院校安全工作的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(13)：74-75.

[2]盧鵬，晉曉輝.加強(qiáng)和改進(jìn)新時期學(xué)校安全檔案管理工作的對策建議[J].山東檔案，2017(2)：38-39.

[3]丁雪飛.關(guān)于檔案管理安全工作的研究[J].赤子(上中旬)，2017(6)：173.

[4]柳偉，盧鵬.淺談“安全清單”模式對加強(qiáng)學(xué)校安全工作及檔案管理的促進(jìn)作用：以煙臺市學(xué)校安全“三個清單”為例[J].企業(yè)導(dǎo)報，2016(7)：143+145.

作者：向國權(quán) 單位：湘西民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院