檔案管理中竣工驗(yàn)收備案的重要性

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[摘要]由于在工程檔案移交過程中會出現(xiàn)許多問題，而竣工驗(yàn)收備案就會對這些問題起到很好的規(guī)避作用，能夠敦促相關(guān)人員依法辦事，并且能夠規(guī)范業(yè)務(wù)，是整個(gè)驗(yàn)收體系更加成熟。

[關(guān)鍵詞]竣工驗(yàn)收備案；檔案管理；重要性；規(guī)范管理；依法辦事

竣工驗(yàn)收是指施工單位按照承建合同規(guī)定的城建內(nèi)容和施工圖紙的要求已經(jīng)全部建成并且自我檢驗(yàn)達(dá)到施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過驗(yàn)收部門實(shí)地驗(yàn)收通過的，這一最后環(huán)節(jié)，被稱為竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收備案對于檔案管理有著重要的作用，本文章從工程檔案移交中會出現(xiàn)的問題，竣工驗(yàn)收備案對檔案管理的積極作用等幾個(gè)方面就竣工驗(yàn)收備案在檔案管理中的重要性展開論述。

1工程移交中出現(xiàn)的問題

1.1不遵守相關(guān)規(guī)定和協(xié)議

有許多單位雖然與有關(guān)部門簽訂了相關(guān)的協(xié)議和保證書，但在工程移交的過程中為了省事和節(jié)省時(shí)間，往往會忽略這部分的內(nèi)容，不遵守相關(guān)規(guī)定和協(xié)議，不按照規(guī)定交接，手續(xù)不齊全不完整，長期以來，就會造成有些人員懶惰的情緒，甚至有的人員不對其進(jìn)行備案。

1.2不重視檔案的保護(hù)工作

雖然已經(jīng)多次強(qiáng)調(diào)檔案的重要作用，但仍然有許多建筑施工單位不認(rèn)真，認(rèn)為檔案管理是浪費(fèi)人力財(cái)力的一項(xiàng)活動，但不難發(fā)現(xiàn)，有許多情況都是因?yàn)椴恢匾暀n案的保護(hù)工作。有的建筑施工單位在施工完成后很長一段時(shí)間都不進(jìn)行相關(guān)檔案的移交，造成工程檔案移交不及時(shí)，在這過程中就很容易造成檔案的丟失，損壞以及文件不完整的情況，對后續(xù)一些工作也會產(chǎn)生一定的影響。

1.3工作人員不落實(shí)，相關(guān)機(jī)構(gòu)不健全

有很多單位沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有配置相關(guān)的檔案管理人員，這就很容易造成，在工程結(jié)束后，員工想要移交工程檔案時(shí)沒有移交的對方，造成大量的檔案遺落在員工手上，不利于后期的整理；同時(shí)，由于有些單位雖然設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但由于沒有專門的管理人員，造成檔案一團(tuán)糟，雖然檔案室存有檔案但如果要尋找時(shí)，卻要花費(fèi)大量的人力和物力財(cái)力，浪費(fèi)大量時(shí)間。在這里，我認(rèn)為的是，大家應(yīng)該改變對檔案管理員的看法，檔案管理員是很重要的工作崗位，并不是隨隨便便的一個(gè)人都可以勝任的，人們要從根本上改變對檔案管理員的看法，進(jìn)而重視檔案管理，健全相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，落實(shí)工作人員的工作情況。

2竣工驗(yàn)收備案在檔案管理中發(fā)揮的積極作用

2.1規(guī)范了檔案管理工作，管理質(zhì)量得到提高

在2001年7月份，國家建設(shè)部了相關(guān)規(guī)定，要求“列入城建檔案館接受范圍的工程，建設(shè)單位在組織驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件”等相關(guān)文件，正是因?yàn)檫@些文件的頒布施行，才讓工程檔案的管理更加規(guī)范也更便于實(shí)行，同時(shí)對于檔案的移交工作也更加方便，人們也越來越重視。由于以上的一系列措施，也帶動了管理質(zhì)量的提高，國家相關(guān)文件，地方也越來越重視，會招收有管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)的管理人員，有了相關(guān)的法律規(guī)定同時(shí)又有了相關(guān)的管理人員，管理質(zhì)量自然越來越好。檔案的管理工作也得到了規(guī)范，不再像之前的“無頭蒼蠅”一樣進(jìn)行檔案管理。

2.2必須依法辦事，提高了檔案管理的權(quán)威性

檔案管理機(jī)構(gòu)依照相關(guān)法律規(guī)定辦事，做到了有法必依，依法辦事。各地方響應(yīng)國家號召，根據(jù)地方實(shí)際情況頒布相應(yīng)法律規(guī)定，使法律規(guī)定能夠更好地適應(yīng)地方具體情況，因地制宜的實(shí)施制定，要求各個(gè)單位必須履行自己的責(zé)任，并且檢查監(jiān)督工作單位是否嚴(yán)格按照時(shí)間移交工程檔案，實(shí)施起來具有可操作性，各級單位層層監(jiān)督，層層督促，依法辦事，使重要檔案以及竣工驗(yàn)收檔案不再流落在外，使檔案整理和保存得更加完備，在無形中也鼓勵(lì)了相關(guān)建筑單位及時(shí)進(jìn)行竣工驗(yàn)收備案的檔案管理，提高了檔案管理的權(quán)威性，真正做到依法辦事。

2.3提高檔案管理的效率，明確責(zé)任主體

單位依照規(guī)定進(jìn)行管理，人員都有各自相應(yīng)的工作，依照相關(guān)規(guī)定，有條不紊，提高了檔案的管理效率。同時(shí)，竣工驗(yàn)收備案當(dāng)工程出現(xiàn)一定問題時(shí)，也有章可循，可以明確責(zé)任主體。并且，可以通過竣工驗(yàn)收檔案了解竣工資料的完整性，真實(shí)性，正確性，并且提出整改意見。

3設(shè)置竣工驗(yàn)收備案專門認(rèn)可文件的關(guān)口，實(shí)現(xiàn)綜合驗(yàn)收的管理機(jī)制

工程竣工驗(yàn)收管理程序?qū)⒐こ虣n案管理也納入了進(jìn)來，推動建設(shè)工程管理更加一體化，因此，在竣工驗(yàn)收備案時(shí)，就有了一個(gè)統(tǒng)一的綜合的窗口，有效避免了不同機(jī)構(gòu)之間因配合不協(xié)調(diào)而產(chǎn)生的一系列問題，提高了效率。工程質(zhì)量評定時(shí)要做到六個(gè)有：業(yè)務(wù)指導(dǎo)有城建檔案館、預(yù)驗(yàn)收有城建檔案館、竣工驗(yàn)收有城建檔案館、交工驗(yàn)收證明書簽字蓋章有城建檔案館；竣工驗(yàn)收時(shí)有城建檔案館的現(xiàn)場核查工程檔案，交工驗(yàn)收證明書有城建檔案館簽字及蓋章，備案時(shí)有城建檔案館出具的同意該工程備案的證明材料，上述環(huán)節(jié)必須緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，才能真正起到督促、管理、監(jiān)督的作用。

4結(jié)語

竣工驗(yàn)收備案在檔案管理中有著重要的作用，不僅僅有利于檔案的保護(hù)，同時(shí)也健全了相關(guān)的管理機(jī)制，推動管理機(jī)制更加成熟，不僅可以應(yīng)用在檔案管理方面，在其他管理方面也可以應(yīng)用，使檔案管理能夠得到更大程度上的推廣，惠及更多的領(lǐng)域。多部門一起合作管理，提升了檔案管理的權(quán)威性，讓檔案找到了自己的“家”，有所歸屬，讓檔案的內(nèi)容更加完整健全，做到了檔案管理有法可依，進(jìn)而讓人們進(jìn)行檔案管理有依據(jù)性。

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作者：張玉清 單位：濟(jì)南熱力集團(tuán)有限公司