畜牧獸醫(yī)科技檔案管理實(shí)踐思考

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摘要：文章總結(jié)了畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容，分析了畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問(wèn)題，如檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理制度不完善、資料收集和歸檔不全面等，結(jié)合工作實(shí)際，提出了健全制度、強(qiáng)化培訓(xùn)、加強(qiáng)預(yù)立卷管理等加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對(duì)策，以期提高畜牧獸醫(yī)科技檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：畜牧獸醫(yī)；科技檔案；歸檔；管理

檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是制定政策、開(kāi)展工作的重要查考依據(jù)和可靠憑證。指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案”?？萍紮n案是在科學(xué)研究項(xiàng)目論證立項(xiàng)、研究實(shí)施、過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄[1]，是保護(hù)科研單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是科研單位科研管理水平的重要體現(xiàn)。畜牧獸醫(yī)科技檔案是指在畜牧獸醫(yī)科學(xué)研究、臨床試驗(yàn)活動(dòng)及其他科技工作中形成的各種記錄，是畜牧獸醫(yī)科研單位職能活動(dòng)的直接記錄和真實(shí)反映。目前，畜牧獸醫(yī)科技檔案管理中尚存在人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理制度不健全、資料收集和歸檔不全面等問(wèn)題，筆者根據(jù)近年來(lái)科研管理和科技檔案管理的實(shí)踐，提出了加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對(duì)策。

1畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容

遵循科技檔案的自然形成規(guī)律和畜牧獸醫(yī)科研項(xiàng)目的時(shí)間順序，畜牧獸醫(yī)科技檔案一般分為科研探索階段、科研項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)階段、科研項(xiàng)目實(shí)施階段、科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段、科研成果登記和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段[2]。

1.1科研探索階段

科研探索階段是在正式申請(qǐng)立項(xiàng)前的收集資料和基礎(chǔ)研究階段，歸檔范圍和內(nèi)容包括查新及檢索報(bào)告、實(shí)驗(yàn)的新設(shè)想、創(chuàng)新性意見(jiàn)、新構(gòu)思等有關(guān)前期基礎(chǔ)資料。

1.2科研項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)階段

在科研項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)階段，對(duì)擬正式開(kāi)展的項(xiàng)目提出框架性的總體設(shè)想，爭(zhēng)取資金支持。歸檔范圍和內(nèi)容包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)附件、項(xiàng)目可行性論證報(bào)告、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)預(yù)算、項(xiàng)目審批文件、項(xiàng)目或課題任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、合作協(xié)議、委托業(yè)務(wù)協(xié)議等資料。

1.3科研項(xiàng)目實(shí)施階段

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)實(shí)驗(yàn)觀察或者資料分析等科研活動(dòng)產(chǎn)生了各種有價(jià)值的資料。歸檔范圍和內(nèi)容包括各種重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)（含圖片、電子記錄、影像等）、數(shù)據(jù)處理材料、實(shí)驗(yàn)階段性小結(jié)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、階段性成果（專利申請(qǐng)、）、調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、年度執(zhí)行情況報(bào)告、財(cái)務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告、中期報(bào)告、關(guān)鍵工藝文件等。另外，也包括項(xiàng)目執(zhí)行中重要的往來(lái)文件、項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整或變更情況申請(qǐng)及審批、項(xiàng)目任務(wù)失敗或項(xiàng)目終止的申請(qǐng)及審批等文件。

1.4科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段

在科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段，要將項(xiàng)目取得的重要結(jié)果、標(biāo)志性成果，通過(guò)檔案管理進(jìn)行全面系統(tǒng)的保存。歸檔范圍和內(nèi)容包括項(xiàng)目結(jié)題總結(jié)報(bào)告及附件材料、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告、工藝技術(shù)報(bào)告、成果證明性材料（新產(chǎn)品證書(shū)、專利證書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、專著、論著、論文等）、參加人員名單、技術(shù)鑒定文件、財(cái)務(wù)決算報(bào)告，以及項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收過(guò)程中重要的往來(lái)文件（驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、驗(yàn)收評(píng)價(jià)表）等。

1.5科研成果登記和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段

通過(guò)科研成果登記和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)，進(jìn)一步展現(xiàn)科研項(xiàng)目產(chǎn)生成果的社會(huì)認(rèn)可度。歸檔范圍和內(nèi)容包括科技成果登記表、登記證明、科技成果評(píng)價(jià)意見(jiàn)、評(píng)審評(píng)定證書(shū)、成果推廣應(yīng)用證明、成果查新報(bào)告、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明文件、成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)文件及審批文件、成果獲獎(jiǎng)證書(shū)、政府頒獎(jiǎng)的批文等。

1.6科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段

在科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段，實(shí)現(xiàn)了成果的創(chuàng)新價(jià)值。歸檔范圍和內(nèi)容包括轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、技術(shù)跟蹤服務(wù)合同、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)工藝、成果投產(chǎn)后的用戶反饋情況、成果應(yīng)用的宣傳報(bào)道、第三方轉(zhuǎn)載及引用證明、推廣應(yīng)用的方案總結(jié)、推廣應(yīng)用效益情況等。

2畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任不明確

畜牧獸醫(yī)領(lǐng)域涉及高校、科研院所、事業(yè)單位等，單位類型多、范圍廣，人員數(shù)量大?？蒲腥藛T對(duì)歸檔工作的認(rèn)知程度及責(zé)任心是科技檔案整理和歸檔的基礎(chǔ)，但科研人員往往更專注科研任務(wù)，對(duì)科研資料歸檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位[3]。同時(shí)，部分單位的檔案管理人員不能融入和緊跟科研工作，無(wú)法分辨科研資料的保存價(jià)值和提出保管年限等具體意見(jiàn)。

2.2檔案管理制度不完善，約束力不強(qiáng)

當(dāng)前科研單位的檔案管理制度主要是依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等制定的[4]，國(guó)家法規(guī)主要是提出框架性規(guī)定，如果沒(méi)有深入研究本單位實(shí)際，而生硬照搬國(guó)家法規(guī)，會(huì)造成管理制度的實(shí)際執(zhí)行效果差，約束力不強(qiáng)[5]，相關(guān)人員不能履行其檔案管理主體責(zé)任。

2.3資料收集和歸檔不全面

科技檔案涉及范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，沒(méi)有像文字檔案一樣的固定歸檔范圍和格式，歸檔難、歸檔不全問(wèn)題尤為嚴(yán)重[6]。畜牧獸醫(yī)科研項(xiàng)目具有研發(fā)周期長(zhǎng)、類別雜和影響因素多等特點(diǎn)，尤其當(dāng)涉及動(dòng)物實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所的診療時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的檔案不易收集，容易出現(xiàn)實(shí)驗(yàn)測(cè)試的重要原始記錄、分析報(bào)告、記錄不規(guī)范或遺失等問(wèn)題，從而導(dǎo)致檔案資料收集周期長(zhǎng)和歸檔內(nèi)容不全面[7]。另外，一些協(xié)助項(xiàng)目、子課題歸檔率和內(nèi)容完整性更是不容樂(lè)觀，檔案中往往缺少二級(jí)合同、往來(lái)文件等。

2.4部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案工作重視程度不夠

在檔案工作發(fā)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)和保障性條件中，檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體制、檔案的歸檔保管、檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)、檔案的安全、檔案工作的人、財(cái)、物等都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視[8]。但是，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案的管理工作重視程度不夠，疏于檢查和落實(shí)，使得各部門出現(xiàn)各自為政、檔案資料積累殘缺不全的現(xiàn)象，也導(dǎo)致整理和歸檔出現(xiàn)各種困難[9]。

3加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對(duì)策

3.1建章立制、強(qiáng)化執(zhí)行

目前，在國(guó)家檔案管理法規(guī)原則指導(dǎo)下，應(yīng)結(jié)合科研單位科技檔案管理實(shí)際工作情況，建立健全科技檔案管理制度，明確科研管理部門、科研項(xiàng)目組及團(tuán)隊(duì)和檔案管理部門的職責(zé)和分工，確?？萍紮n案歸檔渠道的暢通，提高科技檔案管理工作效率。根據(jù)歸檔案卷質(zhì)量要求，明確畜牧獸醫(yī)科技檔案組卷要求，在一定程度上進(jìn)行約束管理，提高科研人員對(duì)歸檔的自覺(jué)性，增強(qiáng)科研人員支持檔案工作的意識(shí)，形成依法依規(guī)治檔、自覺(jué)主動(dòng)歸檔、規(guī)范保管存檔的良好氛圍[10]，為畜牧獸醫(yī)科技檔案工作的有序開(kāi)展?fàn)I造一個(gè)良好的環(huán)境。

3.2明確職責(zé)、加強(qiáng)培訓(xùn)

科研單位通過(guò)規(guī)章制度和內(nèi)部規(guī)定，明確科技檔案相關(guān)部門、相關(guān)人員的職責(zé)分工，增強(qiáng)科研人員、科技管理人員的科技檔案管理意識(shí)。專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)部門檔案工作的督促、案卷質(zhì)量檢查工作；部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織部門的檔案工作，并審查案卷；課題主持人，負(fù)責(zé)組織本課題科技文件的立卷、歸檔工作，實(shí)行課題主持人負(fù)責(zé)制。每位科研人員都是立卷歸檔責(zé)任人，在研究中隨時(shí)將有價(jià)值的文件進(jìn)行積累，并及時(shí)完成預(yù)立卷、立卷、歸檔及移交工作。通過(guò)將責(zé)任分解到部門，具體到人員，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時(shí)，通過(guò)定期組織開(kāi)展檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)；通過(guò)組織歸檔質(zhì)量評(píng)比活動(dòng)，對(duì)優(yōu)秀案卷的立卷人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)。

3.3檔案管理中的具體措施和實(shí)踐結(jié)合檔案管理

中的具體要求和本單位實(shí)際，筆者提出幾項(xiàng)管理措施：一是加強(qiáng)制度間的協(xié)調(diào)配合。單位內(nèi)部的科研相關(guān)制度與檔案管理制度的條款互相配合，雙向約束。例如，在實(shí)驗(yàn)記錄管理辦法中明確記錄如何立卷保管，提出成果申報(bào)時(shí)需對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄及保存情況予以審核和抽查，在結(jié)題驗(yàn)收和材料申報(bào)時(shí)，需提供實(shí)驗(yàn)記錄及立卷情況，供科技管理部門檢查；在獎(jiǎng)勵(lì)辦法中明確先歸檔后獎(jiǎng)勵(lì)等條款，從另一個(gè)側(cè)面起到約束作用。二是加強(qiáng)預(yù)立卷管理。預(yù)立卷可加強(qiáng)文件的管理，防止文件散失，便于歸檔前的查找利用。每年年初根據(jù)工作計(jì)劃和往年文件形成情況，編制歸檔類目，并設(shè)置相應(yīng)卷夾，隨時(shí)把工作中產(chǎn)生的文件放入相應(yīng)的卷夾。工作結(jié)束后，剔除無(wú)歸檔價(jià)值的文件，稍加整理即可立卷、歸檔。三是設(shè)定歸檔時(shí)限。將檔案工作考核和目標(biāo)管理、績(jī)效管理、獎(jiǎng)金管理聯(lián)系起來(lái)，并設(shè)定集中歸檔時(shí)間，提高工作效率[11]。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，遠(yuǎn)程上傳科研資料、無(wú)紙化辦公等方式已通過(guò)科研管理系統(tǒng)得到實(shí)現(xiàn)，科研人員將科研資料按標(biāo)準(zhǔn)以數(shù)字化形式上傳到科研管理系統(tǒng)中，確保資料的完整和統(tǒng)一，完成電子檔案的備份和存檔，使科研檔案歸檔率和管理效率得到顯著提升。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和科技發(fā)展需要，檔案管理工作正向信息化管理轉(zhuǎn)變，檔案管理對(duì)象越來(lái)越多地從單純紙質(zhì)檔案向紙質(zhì)檔案和電子檔案并行轉(zhuǎn)變，逐步通過(guò)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展。

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作者：李倩 郭曄 王彬 張廣川 王甲 劉業(yè)兵 單位：中國(guó)獸醫(yī)藥品監(jiān)察所