做好電子檔案管理保密工作探析
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摘要:檔案中記載了國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位發(fā)展中的關(guān)鍵信息，所以檔案管理中加強(qiáng)保密工作尤為關(guān)鍵。檔案管理工作中，機(jī)密檔案管理受到了人們的高度重視，而信息技術(shù)的應(yīng)用也轉(zhuǎn)變了檔案管理的模式，為檔案日常管理提供了諸多便利。為此，本文就主要分析了做好電子檔案管理的保密工作的有效措施。
關(guān)鍵詞:電子檔案管理;保密工作;措施
當(dāng)前，大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢。電子檔案保密工作是加強(qiáng)檔案信息安全管理的有效措施，在信息技術(shù)日新月異的今天，也要采取有效措施做好電子檔案保密工作，以避免工作失誤引發(fā)的檔案信息泄露問題。
1電子檔案概述
電子檔案主要以數(shù)字編碼的方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，同時(shí)，計(jì)算機(jī)能夠準(zhǔn)確識別并科學(xué)處理電子檔案中的信息，該信息以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸。如信息準(zhǔn)確地記錄于存儲載體后，則成為數(shù)字化信息，并具有較強(qiáng)的機(jī)讀性特征，存儲信息的數(shù)量較大，信息內(nèi)容尤為豐富。
2電子檔案管理的特點(diǎn)
電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)如下所述:其一，管理便捷。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，便于保存。其二，數(shù)據(jù)信息傳輸速率快。電子檔案的數(shù)據(jù)信息傳輸速率較快，便于查閱與調(diào)用。正是因?yàn)殡娮訖n案管理模式的這些優(yōu)點(diǎn)，使其受到企業(yè)的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會給企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。
3電子信息檔案管理保密性的影響因素
為滿足現(xiàn)代社會發(fā)展要求，將電子信息技術(shù)拓展應(yīng)用到檔案管理工作中逐步成為主流趨勢。眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)具有數(shù)據(jù)共享化與信息開放化特征。而這種基本特征也在一定程度上增大了數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，并對電子檔案數(shù)據(jù)信息管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，在電子檔案管理工作過程中，普遍存在信息丟失、篡改、泄露等問題。這些問題的誘導(dǎo)因素主要包括如下幾方面:(1)通過計(jì)算機(jī)端口連接藍(lán)牙或外接USB數(shù)據(jù)線等途徑對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)制。在局域網(wǎng)環(huán)境下，對數(shù)據(jù)信息實(shí)行遠(yuǎn)距離復(fù)制與傳輸。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取正處于遠(yuǎn)距離傳輸狀態(tài)的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息泄露。(2)病毒能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)據(jù)信息加以復(fù)制，同時(shí)阻攔人為常規(guī)的查殺操作，清理痕跡。某些計(jì)算機(jī)病毒不僅隱蔽性強(qiáng)，而且傳播途徑不唯一，增加了數(shù)據(jù)信息泄露安全隱患。(3)黑客攻擊。不法分子為牟取經(jīng)濟(jì)利益，往往會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，竊取電子檔案中的數(shù)據(jù)信息。這種行為不僅會使數(shù)據(jù)信息遭到泄露，還有可能使企業(yè)的整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)，無法正常工作。
4信息時(shí)代電子檔案管理中保密工作面臨的挑戰(zhàn)
4．1檔案管理人員責(zé)任意識與保密意識薄弱
在傳統(tǒng)職業(yè)教育與崗位教育的影響下，大多數(shù)檔案管理人員都能做到對電子檔案不動口、不動手。但對電子檔案的保密工作缺乏應(yīng)有的重視。部分檔案管理人員會利用公共計(jì)算機(jī)登錄系統(tǒng)，查閱和傳輸文件檔案，或?qū)⑽丛O(shè)置訪問權(quán)限的檔案管理系統(tǒng)交由其他崗位人員臨時(shí)管理。殊不知這些危險(xiǎn)行為會增大檔案信息泄露的隱患。
4．2檔案保密技術(shù)落后
在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放化與數(shù)據(jù)信息的共享化，這在一定程度上加大了檔案保密工作的難度。現(xiàn)代信息技術(shù)在竊密領(lǐng)域的應(yīng)用，進(jìn)一步激化了竊密與反竊密之間的斗爭，加重了企業(yè)電子檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，由于我國在檔案保密技術(shù)研發(fā)方面的起步時(shí)間較晚，也使得檔案保密技術(shù)的研發(fā)進(jìn)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于網(wǎng)絡(luò)開發(fā)進(jìn)度，且檔案信息安全防范能力也有待提高。
5電子信息檔案管理保密措施
電子信息檔案管理保密工作中，應(yīng)加強(qiáng)保密防范意識、重視檔案管理的軟硬件建設(shè)、合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。
5．1增強(qiáng)保密防范意識
5．1．1加強(qiáng)檔案使用者的保密意識首先，應(yīng)立足終端，有效避免電子檔案信息泄露問題。日常工作中應(yīng)采取多種措施不斷提高檔案使用者的電子檔案保密工作意識和理念，使其在檔案利用中嚴(yán)格遵守既定的規(guī)范和制度，準(zhǔn)確把握自身需要承擔(dān)的法律責(zé)任，嚴(yán)格要求自己，使其成為規(guī)范和約束管理人員行為的準(zhǔn)則。因此，在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)高度重視電子檔案使用中的保密工作，尤其要加強(qiáng)宣傳工作，以引導(dǎo)檔案使用者全方位了解檔案使用過程中的不規(guī)范行為類型和內(nèi)容。在系統(tǒng)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，使用者的保密意識也可顯著提升。此外，還應(yīng)采取多種措施不斷提高法律常識的宣傳力度，引導(dǎo)使用者增強(qiáng)保密意識，樹立法制觀念，從而最大限度地避免檔案信息泄露問題。電子檔案信息的使用者也應(yīng)充分了解和掌握檔案使用及處理的程序，掌握電子檔案保密及防護(hù)的有效途徑。企業(yè)職工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，組織職工學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》，合理利用檔案管理人員現(xiàn)有的專業(yè)知識，組織開展電子檔案的利用方法及專業(yè)知識培訓(xùn)。組織系統(tǒng)性的電子檔案使用教學(xué)，不斷提升職工對電子檔案保密的認(rèn)識，這能夠有效控制由于操作失誤所引發(fā)的信息泄露問題。5．1．2加強(qiáng)檔案管理者的保密意識電子檔案管理人員需要做好檔案管理工作以及保密監(jiān)督工作。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色，直接影響了檔案安全。因此，應(yīng)采取有效措施不斷提高檔案管理人員的保密防范意識，加強(qiáng)檔案保密培訓(xùn)工作，工作人員應(yīng)不斷提升保密防范意識，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，從始至終做好檔案管理保密工作，并在工作中積極滲透風(fēng)險(xiǎn)防范意識，努力規(guī)范自身行為，防止秘密信息泄露。檔案管理部門也應(yīng)合理利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，高度重視電子檔案保密工作，創(chuàng)新管理制度和管理方法，以此來不斷提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率。最后，檔案管理部門也應(yīng)定期檢查電子檔案的內(nèi)容，保證電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，而這則要求工作人員嚴(yán)格遵守各項(xiàng)法律的要求，不可泄露重要信息，不斷提高檔案管理人員檔案保密工作的主觀能動性。并依據(jù)法律制度的要求建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，將保密工作滲透于企業(yè)運(yùn)用管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)，完善檔案管理工作，全方位保障檔案的安全。5．1．3建立完善的電子信息檔案保密制度電子信息檔案保密制度有利于確保保密工作的有序進(jìn)行，同時(shí)這也是工作人員做好各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，有利于提升工作人員的警覺意識和責(zé)任意識。領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子信息檔案保密管理制度也成為創(chuàng)建完善保密管理機(jī)制的前提，有利于確保制度的全面落實(shí)。為此，領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)積極督促有關(guān)人員結(jié)合本單位概況，基于國家政策和制度的指導(dǎo)與保障，建立電子信息檔案保密機(jī)制，做好電子檔案信息的登記、查詢、復(fù)制、保存和銷毀等工作內(nèi)容，明確保密信息管理人員的基本工作要求及工作規(guī)范。此外，還要充分結(jié)合單位實(shí)際和人員配置的總體目標(biāo)，確定針對性的審批程序，確保檔案利用的及時(shí)性及安全性。同時(shí)，在制定電子信息檔案保密管理制度后，有關(guān)部門也可結(jié)合工作中遇到的問題，調(diào)整修訂電子信息檔案保密制度的主要內(nèi)容，以增強(qiáng)檔案的適用性。并且上級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)采取多種措施監(jiān)督下級單位創(chuàng)建保密工作監(jiān)管機(jī)制和專門的監(jiān)管部門，做好保密工作指導(dǎo)及督察等工作，積極落實(shí)保密制度。
5．2重視檔案管理軟硬件建設(shè)
電子檔案需借助網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和軟件等實(shí)現(xiàn)存儲、查詢和共享功能。因此，電子檔案軟硬件建設(shè)工作也應(yīng)受到人們的關(guān)注和重視。以往的檔案管理方式無法順應(yīng)現(xiàn)代電子檔案的管理要求，企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作，軟硬件是構(gòu)成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兩大核心要素，且多個(gè)環(huán)節(jié)均可能存在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、分級不合理和誤刪等操作失誤，部分設(shè)備的使用年限過長，因此影響了軟件運(yùn)行的質(zhì)量及效率。此外，在數(shù)據(jù)錄入的過程中也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題。電腦病毒是影響電子檔案信息安全的重要因素，所以應(yīng)及時(shí)更新殺毒軟件，關(guān)注黑客預(yù)防控制技術(shù)的發(fā)展，避免由于硬件問題對企業(yè)發(fā)展造成的負(fù)面影響。軟硬件建設(shè)中，有關(guān)單位也可邀請第三方機(jī)構(gòu)開展整體及局部配套檢測工作，保證軟硬件設(shè)備可符合標(biāo)注的要求，要能滿足使用性能的要求，及時(shí)存儲數(shù)據(jù)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和篡改等問題，切實(shí)提升信息數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確性，加強(qiáng)系統(tǒng)的整體管理效果，有效地避免信息風(fēng)險(xiǎn)。
5．3保密防范工作中積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)
第一，防火墻技術(shù)?，F(xiàn)階段的電子信息檔案管理工作中，信息系統(tǒng)建設(shè)需要高度重視防火墻設(shè)置的科學(xué)性及合理性，這可以最大限度抵御網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的負(fù)面影響，有效控制非授權(quán)的外部訪問。同時(shí)，防火墻技術(shù)也可起到預(yù)防病毒的作用，避免病毒直接入侵計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保證電子信息檔案管理的質(zhì)量。第二，加密技術(shù)。電子信息檔案傳輸、存儲及應(yīng)用的過程中，加密技術(shù)發(fā)揮著十分重要的作用，合理利用加密技術(shù)可以有效避免電子信息技術(shù)傳輸中所產(chǎn)生的信息竊取風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，充分利用加密技術(shù)也可以確保信息使用及管理的安全，防止發(fā)生嚴(yán)重的信息泄露問題。第三，設(shè)置訪問權(quán)限。設(shè)置訪問權(quán)限的主要目的是防止非管理人員調(diào)取并篡改電子信息檔案。設(shè)置訪問權(quán)限后，可有效預(yù)防外部訪問問題，避免黑客對電子信息檔案系統(tǒng)的侵害。第四，備份技術(shù)。電子檔案備份能夠立足軟件與硬件及人工備份等多個(gè)角度，采取多層備份措施來有效減輕由于檔案丟失所產(chǎn)生的負(fù)面影響。電子檔案存儲中應(yīng)高度重視存儲的多元化特征，紙質(zhì)檔案應(yīng)與電子檔案同時(shí)保存。與此同時(shí)，也應(yīng)做好光盤和U盤等形式的備份工作，避免由于電腦故障所引發(fā)的信息丟失等問題。刻錄的光盤應(yīng)分類存放，以便于查找及管理。在定制檔案柜的過程中也應(yīng)采取有效措施避免檔案丟失的問題。
6結(jié)語
現(xiàn)階段，我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性明顯加強(qiáng)，隨之而來的是前所未見的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。因此，電子信息檔案管理工作中也需要應(yīng)對諸多的信息安全問題。為有效保障電子檔案信息安全，則應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，采取科學(xué)有效的應(yīng)對措施，不斷提高電子信息檔案管理保密工作的水平。
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作者:謝洪林 單位:山東省鄒城市第一中學(xué)