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一高校電子檔案在管理方面存在的相關(guān)問(wèn)題
(一)對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)不足
高校中的管理人員對(duì)于電子文檔在高校中的認(rèn)識(shí)方面,主要有以下三種觀點(diǎn),一是認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案,而電子文件只是作為一般的查閱資料或者是當(dāng)作副本進(jìn)行保管;二是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的快速性和簡(jiǎn)單方便性過(guò)分的依賴計(jì)算機(jī),但是對(duì)一些重要的文件不及時(shí)的保存或者是備份,一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障,這些數(shù)據(jù)就會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)丟失;三是完全不相信計(jì)算機(jī),對(duì)所有的電子文件都打印出來(lái),這樣的做法不僅造成浪費(fèi),還不利于檔案的歸類管理。
(二)高校內(nèi)缺乏一套完整的、規(guī)范的管理電子檔案的規(guī)章制度
因?yàn)闆](méi)有制定一套系統(tǒng)、完整的管理電子檔案的規(guī)章制度,導(dǎo)致對(duì)電子文件的不重視。在當(dāng)前,很多高校中具有價(jià)值的教學(xué)、黨政、科研等方面的電子資料散落的擱置在高校內(nèi)的各個(gè)部門內(nèi),資料沒(méi)有得到有效的保存。即便是能及時(shí)的歸檔,使用的載體具有較大的隨意性,不能進(jìn)行統(tǒng)一的管理。還有在校內(nèi)的各職能部門有較多的軟件庫(kù),但是因?yàn)闊o(wú)法與檔案管理的軟件兼容,致使歸檔的電子文件脫離了軟件支持系統(tǒng)。
(三)對(duì)電子文件的原始憑證難鑒定
文件的原始憑證主要體現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件主要是以一種很直觀的形勢(shì)反應(yīng)出來(lái)的,而電子文件可進(jìn)行隨意的拷貝,或者是在傳輸、保存的過(guò)程中被改動(dòng)但卻不留痕跡,因此很難將原件和復(fù)制件區(qū)別開來(lái),所以電子文件的真實(shí)性和原始性是很難進(jìn)行鑒定的。
(四)管理電子檔案的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)
管理高校檔案的工作人員不僅要具備專業(yè)的管理素質(zhì),還要熟悉并掌握計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字通信的技術(shù)。但事實(shí)上,高校中管理檔案的專業(yè)人員較少,技術(shù)力量比較薄弱,缺乏既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型的專業(yè)人才,使高校中的電子檔案在管理方面出現(xiàn)了落后的局面。
二針對(duì)高校電子檔案管理提出的相關(guān)措施
根據(jù)以上所提出高校對(duì)電子檔案管理的不足之處,下面提出了相對(duì)應(yīng)的管理措施。
(一)提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)
紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理從根本上就是不同的,因此這就要求管理人員要改變自己的管理工作理念。電子檔案管理是一項(xiàng)具有系統(tǒng)化的工程,并不只是靠幾個(gè)人就能將管理完成,是需要校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門共同的配合而完成的,因此要提升領(lǐng)導(dǎo)思想上的認(rèn)識(shí),為他們樹立正確的現(xiàn)代化的意識(shí),要求他們?cè)谫Y金上、技術(shù)上、策略上等給予支持和幫助。同時(shí),要求管理檔案的工作人員從理論和實(shí)踐上要認(rèn)真的學(xué)習(xí)和掌握管理的專業(yè)的現(xiàn)代化的信息管理知識(shí),以提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。
(二)在高校內(nèi)建立并完善電子檔案的管理制度
目前很多高校并未制定有關(guān)電子檔案管理的規(guī)章制度,需較快速度建立并完善這方面的制度,促使電子檔案管理工作的有序、順利的進(jìn)行。學(xué)??筛鶕?jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制度,結(jié)合本校的實(shí)際情況制定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《高校電子文件歸檔細(xì)則》等制度,從而加強(qiáng)對(duì)電子檔案的系統(tǒng)化管理。高校中的電子檔案來(lái)源比較廣泛,從檔案的形成、歸檔、利用,中間會(huì)經(jīng)過(guò)很多的環(huán)節(jié)。檔案中主要包括文件文本、多媒體文件和學(xué)生考核的成績(jī)、學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及財(cái)務(wù)部門的管理等,若要將這些繁瑣的、復(fù)雜的電子文件歸檔,就必須要有規(guī)范的制度進(jìn)行約束,才能進(jìn)行有效的管理。
(三)要不斷的完善技術(shù)手段以保證其電子文件的原始憑證性
電子檔案從形成一直到利用是需要經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)的,為了要保證其文件的真實(shí)性和原始性,必須要設(shè)置相關(guān)的檔案?jìng)浞荨⒚艽a技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證以及簽署技術(shù)等措施,這樣才能保證電子檔案從形成到利用過(guò)程中的真實(shí)性、原始性和可靠性以及安全性。
(四)注重對(duì)高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)
對(duì)高校電子檔案管理的工作人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)上、知識(shí)上、技術(shù)上的培訓(xùn),有效的利用校內(nèi)的教學(xué)資源,具有針對(duì)性的開展相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn),更新工作人員的管理理念,提升業(yè)務(wù)技能,從而滿足電子檔案管理的需求。同時(shí),還要不斷的擴(kuò)大電大檔案管理的隊(duì)伍建設(shè),充分的做到新老員工的平衡交替,隨時(shí)為檔案管理注入新鮮的血液,從而促使高校電子檔案管理的穩(wěn)步、快速發(fā)展。
三結(jié)語(yǔ)
總而言之,以現(xiàn)代信息化為準(zhǔn),結(jié)合學(xué)校的實(shí)際工作情況,在院內(nèi)制定切實(shí)可行的電子檔案管理措施,讓電子檔案逐漸走向完善化、規(guī)范化、制度化。
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
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