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一、高校檔案管理在學(xué)生就業(yè)與企業(yè)人才選拔中的重要性
(一)高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時(shí)期的成長歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升,同時(shí)也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實(shí)錄,是一份寶貴的信息檔案。通過對其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄,企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn),從真正意義上體會其思想的全面性,并依此為依據(jù),考察其是否符合崗位的基本需求。
(二)高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性,具有較強(qiáng)的參考價(jià)值
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度,大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性,而這些都會有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此,高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性,具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
(三)高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會
我國教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面,企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案,如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好,符合崗位需求,那么面試機(jī)會隨之而來,反之,一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突,那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會也就失去了。因此,作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介,高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
(一)學(xué)生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面,為了提高高校就業(yè)率,一些學(xué)校針對學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”,更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi),導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面,高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì),有無記過處分、黨員身份證明等,這些資料的添加有著一定的客觀存在性,但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學(xué)生長大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存,而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛,從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
(二)高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一,畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部,然而由于缺乏相對明確的檔案意識,檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二,畢業(yè)生頻繁的更換工作,檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三,一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地,然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍,戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧,如果不及時(shí)做好處理,很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案,這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對高校檔案管理的基本要求
(一)創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面,針對學(xué)生的檔案管理明確制度,將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍,以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面,針對一些學(xué)校修改后的“偽檔案”,相關(guān)政府部門要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督,使其透明化,盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
(二)加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期,也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此,政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持,以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外,相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組,針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正,從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益,同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
(三)在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一,企業(yè)對招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋,學(xué)?;蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中,以便于以后用人單位的查閱。第二,高校也可以針對反饋信息對學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三,各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息,總結(jié)其自身的缺點(diǎn),重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看,這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結(jié)
綜上所述,我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍的組建中有著良好的參考借鑒作用,但其管理制度的不健全也在很大程度上阻礙了現(xiàn)階段用人單位對人才的明確選拔?;诖?,我們既要?jiǎng)?chuàng)建完善的高校檔案管理體系、加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持,又要在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋,從而在促進(jìn)學(xué)生就業(yè)的同時(shí)也能更好的滿足企業(yè)人才隊(duì)伍組建對高校檔案管理的基本訴求。
作者:于昕鑫 單位:荊楚理工學(xué)院檔案館