檔案管理顯性知識服務(wù)研究

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對信息資源的爭奪是信息社會(huì)的一個(gè)顯著特點(diǎn)。事實(shí)上，自古至今，擁有資源便占領(lǐng)制高點(diǎn)，這一點(diǎn)從未發(fā)生變化。近代前期，勞動(dòng)力、勞動(dòng)工具曾是最重要的資源；近代以后，信息、知識已逐漸成為支配性資源。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的興起，更加彰顯了從海量信息中提取有價(jià)值知識的重要性。在這樣的總體背景下，任何學(xué)科和行業(yè)都應(yīng)該對此有適度的關(guān)注，否則就會(huì)有脫離社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡的危險(xiǎn)。對于檔案管理工作而言，要想擺脫現(xiàn)實(shí)困境，重新發(fā)現(xiàn)自身價(jià)值，也須得在信息資源挖掘和知識服務(wù)問題上做適當(dāng)?shù)奶剿?。一般而言，知識分為顯性知識和隱性知識兩類。顯性知識是記錄于一定物質(zhì)載體上的知識，隱性知識是存在于人們頭腦中的經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)歷、技巧、訣竅、靈感等難于表達(dá)的知識。因此，知識服務(wù)可以有顯性知識服務(wù)與隱性知識服務(wù)之分。知識服務(wù)是檔案管理應(yīng)對知識時(shí)代浪潮的內(nèi)在要求，也是實(shí)現(xiàn)向知識管理轉(zhuǎn)型的重要過渡。檔案是顯性知識的典型代表，業(yè)界具有諸多顯性知識處理的經(jīng)驗(yàn)積累與現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，而缺乏隱性知識處理的任何技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢。鑒此，筆者認(rèn)為，就目前階段而言，檔案界可著力于提供顯性知識服務(wù)，努力在這方面做精做細(xì)，至于隱性知識的挖掘則不是當(dāng)前的主要任務(wù)。

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務(wù)屬性

檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)過程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是固化的歷史經(jīng)驗(yàn)和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會(huì)否認(rèn)，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認(rèn)為，“檔案”意味著它是最具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值的顯性知識。關(guān)系如下圖1。事實(shí)上，人們尋找歷史經(jīng)驗(yàn)最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發(fā)明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續(xù)的主要方式。雖然知識管理學(xué)者普遍認(rèn)為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術(shù)成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續(xù)。單純的隱性知識傳播和延續(xù)非常有限，因此我們常常采取紙質(zhì)的或數(shù)字的方式將那些瀕危的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以記錄的形式保存下來。因此，從這個(gè)意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發(fā)現(xiàn)，許多單位，如中國聯(lián)想集團(tuán)、海爾集團(tuán)等，都會(huì)通過公司規(guī)章要求員工外出考察、培訓(xùn)、參會(huì)、研討活動(dòng)之后以及離退職之前，把相應(yīng)的文檔材料上交或做出總結(jié)報(bào)告。更為嚴(yán)格的某些公司（如IBM公司），會(huì)為每個(gè)人專門發(fā)放文檔資料整理袋，用于放置所有相關(guān)工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現(xiàn)了通過文檔控制企業(yè)知識財(cái)富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個(gè)主要目標(biāo)?！盵1]除了在實(shí)踐領(lǐng)域常常以文檔記錄方式傳播延續(xù)人類知識財(cái)富以外，在知識管理界、檔案界和企業(yè)界，檔案管理與知識管理的密切關(guān)系常常引起諸位學(xué)者的研究和關(guān)注。如彭明彧認(rèn)為，“文檔管理系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)”，“檔案管理與知識管理終極目標(biāo)具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運(yùn)行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認(rèn)為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容[3]。徐擁軍認(rèn)為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動(dòng)，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時(shí)期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時(shí)期，以服務(wù)社會(huì)為目標(biāo)。但無論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀(jì)90年代，順應(yīng)新的時(shí)代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實(shí)體保管者向信息和知識的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實(shí)現(xiàn)“知識服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價(jià)值，重視并強(qiáng)調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識提供知識服務(wù)的理念。這不也正是知識管理的核心價(jià)值觀嗎？值得注意的是，在實(shí)踐層面，檔案管理的知識服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來的一站式檔案知識服務(wù)平臺，其以擴(kuò)大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價(jià)值、以多元手段服務(wù)用戶為重要特征，經(jīng)常采用的專題紀(jì)錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務(wù)形式，實(shí)質(zhì)體現(xiàn)了知識服務(wù)的價(jià)值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務(wù)思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運(yùn)營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理進(jìn)行全方位管理、開發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識資源開發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術(shù)專利庫、科技論文庫、項(xiàng)目案例庫、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)庫等各類型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識庫。通過實(shí)施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級內(nèi)容中心和知識服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識服務(wù)。可以說，田灣核電檔案管理理念是一種實(shí)實(shí)在在的、緊密結(jié)合實(shí)際的、為企業(yè)帶來巨大收益的知識服務(wù)典型。美國馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)?！盵7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識管理理論研究及其相關(guān)的主要實(shí)踐活動(dòng)，有學(xué)者將知識管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟(jì)學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個(gè)主要流派，并進(jìn)一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對隱含知識的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟(jì)學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價(jià)值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價(jià)值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動(dòng)，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對知識管理中的顯性知識處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實(shí)體分類和檔案內(nèi)容分類技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發(fā)和利用。從具體處理流程來看，對比發(fā)現(xiàn)，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對知識（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識管理的實(shí)施，必然涉及知識的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲、評價(jià)和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準(zhǔn)確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎(chǔ)，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的?！盵9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進(jìn)行顯性化，以實(shí)現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現(xiàn)出來的先天優(yōu)勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時(shí)候想到的都是整個(gè)生命周期內(nèi)的知識處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個(gè)的知識單元。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對海量的信息，這種整體相關(guān)思想對知識創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

4艱巨性：知識服務(wù)要求先進(jìn)的技術(shù)與高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案管理與知識管理在管理理念、管理對象本質(zhì)、管理技術(shù)、管理流程、管理目標(biāo)等方面雖有很強(qiáng)的相似性，并在顯性知識處理技術(shù)和流程化知識加工管理方法等方面為知識管理積累了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。但與此同時(shí)，由于二者產(chǎn)生的源流和時(shí)代背景差異巨大，知識管理仍然具有知識時(shí)代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識管理還面臨諸多挑戰(zhàn)，其中最為鮮明最為重要的無疑是技術(shù)與人才兩大因素。知識管理產(chǎn)生于信息技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，知識管理的實(shí)現(xiàn)建立于高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用，并以其為重要特征，如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、云計(jì)算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價(jià)值知識，或主動(dòng)提供多元化綜合知識服務(wù)，常常是知識管理的重要手段。然而這些新技術(shù)在目前檔案部門較少得到實(shí)際應(yīng)用。事實(shí)上，目前檔案領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平令人擔(dān)憂。僅以電子文件為例，檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用尚不能保證其完整性、準(zhǔn)確性、有效性?，F(xiàn)實(shí)狀況與理想需求之間差距不小。據(jù)2007年中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查，目前在文件形成機(jī)構(gòu)的調(diào)查中，已經(jīng)使用電子文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)占79.6%，然而，只有2%的機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對電子文件真實(shí)性的認(rèn)證功能[10]。且不說這些檔案信息化系統(tǒng)五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價(jià)值尚難保證，何談知識服務(wù)呢？檔案管理人員的素質(zhì)也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國檔案職業(yè)的總體情況堪憂。與西方國家要求檔案職業(yè)人員具有扎實(shí)的專業(yè)背景與豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相比，我國檔案從業(yè)人員包含了大量的兼職人員，且無任何專業(yè)資格認(rèn)證或準(zhǔn)入制度，導(dǎo)致“檔案從業(yè)人員的素質(zhì)整體偏低，非專業(yè)化、非職業(yè)化現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)單位檔案工作兼職人員大量存在，從業(yè)者整體素質(zhì)不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當(dāng)比例”。[11]這樣的職業(yè)群體顯然與提供知識服務(wù)的人才隊(duì)伍要求相差甚遠(yuǎn)。

5小結(jié)

知識管理時(shí)代給檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也意味著更多的挑戰(zhàn)。檔案管理工作要轉(zhuǎn)型成功，必須首先明確自身優(yōu)劣勢。知識管理研究者認(rèn)為，隱性知識在知識管理中占有著更為重要的地位，呼吁重視隱性知識的挖掘。于是我們檔案界便也據(jù)此在檔案隱性知識挖掘問題上做了較多的探討。而筆者認(rèn)為，這種探討無疑舍本逐末。檔案是顯性知識的代表，檔案工作人員有著悠久的顯性知識管理實(shí)踐，在知識管理時(shí)代，提供顯性知識服務(wù)、更好地發(fā)揮檔案價(jià)值才是檔案管理的大有可為之路。

作者：周建軍 單位：南陽師范學(xué)院成人教育學(xué)院