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會計檔案管理研究分析

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會計檔案管理研究分析

摘要:隨著會計核算手段的現(xiàn)代化,作為會計工作成果的會計檔案,需要適應會計電算化發(fā)展的要求。如何提高財務會計檔案管理水平,提高會計工作效率,為會計主體經濟管理提供完整、準確的信息,是企業(yè)會計工作面臨的新問題。

關鍵詞:會計檔案;電算化;對策

隨著市場經濟的發(fā)展,企業(yè)間的競爭日益激烈。企業(yè)競爭不僅是人才的競爭,同時也是管理水平的競爭。作為經濟管理組成部分的會計工作,在經濟管理中的地位越發(fā)重要。會計檔案,是會計工作成果,是會計信息的原始依據(jù)。加強會計檔案管理,是搞好會計工作,提高企業(yè)經濟管理水平的重要基礎。

一、會計檔案的新特點

傳統(tǒng)會計檔案,指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料,是記錄和反映經濟業(yè)務的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中,會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料,不僅有紙質載體,同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作,以及會計檔案的調閱、查詢工作,都可以在計算機上完成,會計檔案工作,表現(xiàn)出許多新特點。第一,會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務會計檔案資料,不僅有傳統(tǒng)的紙質載體,如票據(jù)、憑證、賬簿、報表,又有磁性介質、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案,可以互為補充和備份,提高會計信息的完整性和安全性。第二,會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質會計檔案數(shù)量多,占用空間大,一些資料的查詢需要翻閱,進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網絡時代,通過電子商務,能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析,會計檔案信息可以做到資源共享。第三,電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案,配合電腦和軟件系統(tǒng),容易修正、復制,便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案,能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響,可以永久保存,解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

(一)會計檔案管理重要性認識不足

會計檔案是會計工作成果,是會計核算的歷史資料,是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認識上的不足,會計工作只重視核算階段,停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務報告的編制上,會計檔案的歸檔保管重視不夠,更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂,生命周期短,無法關注會計檔案管理工作。

(二)會計檔案的軟硬件建設滯后

會計檔案的數(shù)字化、電子化,需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網絡,進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入,需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限,在資金投入上受到限制,舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協(xié)調,成為會計全面的發(fā)展阻礙。

(三)會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會計檔案工作是一項繁瑣的工作,需要將日常大量會計數(shù)據(jù),安排專門人員進行拷貝(備份)存儲,進行會計信息的轉化,成為磁性介質,或刻錄在光盤,這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中,由于對檔案信息的再利用認識不足,很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況,造成會計信息資料的安全隱患。

(四)會計檔案管理人員的業(yè)務素質有待提高

會計檔案管理的信息化,是一個不斷完善、優(yōu)化的過程,要依賴于檔案人員業(yè)務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍,是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業(yè)素質和會計電算化專業(yè)知識,不能滿足信息化的需要,直接影響財務檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認識不足,利用不夠,會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作,直接影響會計檔案信息化步伐。

三、解決會計檔案管理問題的對策

(一)提高會計檔案重要性的認識

會計檔案是企業(yè)重要的經濟管理資料,是進行經濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作,是會計工作的重要組成部分,需要嚴格遵守會計檔案保管期限,到期銷毀。在會計電算化條件下,更需要提高對會計檔案保管重要性認識,沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料,會計信息化、網絡化無從談起,成為無水之源。相關部門加強小微企業(yè)會計管理工作,對于是否有完善的會計檔案管理制度,要成為會計工作考核內容之一。

(二)加快會計檔案的軟硬件建設工作

會計的目標是及時準確提供會計信息,信息技術和網絡時代,為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分,會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經營管理的重要信息資料,是企業(yè)進行經營活動分析、預測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務檔案管理工作的認識,加大投入,配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件,全面完善會計工作,為提升企業(yè)管理水平奠定基礎。

(三)完善會計檔案的日常管理工作

根據(jù)財政部的《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定,建立賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作,如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度,控制網上財務數(shù)據(jù)的讀取,建立防火墻,將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進行隔斷,限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術手段進行網絡管理,防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截,盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網絡環(huán)境的安全運行。

(四)培養(yǎng)懂業(yè)務有技術的會計檔案管理人員

現(xiàn)代化信息技術,需要培養(yǎng)大量技術人才。會計部門要配備具有較高信息技術和網絡知識的專業(yè)人員,改變會計人員隊伍業(yè)務素質和知識技能單一狀況,滿足會計信息化建設的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術培訓工作,完善繼續(xù)教育工作。財會人員及時掌握新技術、新設備、新方法,提高運用信息技術和信息手段水平,為會計檔案管理再上新臺階。

參考文獻:

[1]譚雪麗.淺談財務檔案管理信息化建設[J].青年時代,2016(28).

[2]王彩云.規(guī)范單位財務檔案管理的思路與對策[J].企業(yè)改革與管理,2016(07).

[3]吳剛.關于財務檔案管理信息化建設的幾點分析[J].經濟,2015(11).

作者:程勇 單位:沈陽大學工商管理學院