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談辦公室文件規(guī)范化管理

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談辦公室文件規(guī)范化管理

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展和整個(gè)社會(huì)的飛速進(jìn)步,不管是紙質(zhì)文件還是電子文件的數(shù)量都在飛速增加。事業(yè)單位的辦公室要負(fù)責(zé)的內(nèi)容也變得復(fù)雜起來,要將所有出現(xiàn)的文件比如招標(biāo)文件、事業(yè)單位的采購(gòu)信息等都整理歸納起來,并且裝訂成冊(cè)。事業(yè)單位的辦公室是這個(gè)事業(yè)單位的重要財(cái)富之一。對(duì)于紛繁復(fù)雜的文件,要做好規(guī)范化的整理歸類工作,不然在整個(gè)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展過程當(dāng)中,麻煩只會(huì)越來越多。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室;文件;規(guī)范化;管理

正是由于社會(huì)的飛速發(fā)展和不斷進(jìn)步,使得各個(gè)事業(yè)單位也變得越來越強(qiáng)大。由于現(xiàn)如今各個(gè)政府部門職能的細(xì)分,導(dǎo)致了事業(yè)單位相關(guān)文件的增多。事業(yè)單位文件的增多就要求事業(yè)單位的辦公室對(duì)文件的整理歸納能力要進(jìn)一步提升和加強(qiáng)。文件變得繁多對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的辦公室來說是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。需要對(duì)事業(yè)單位辦公室管理文件的方法進(jìn)行整改,這樣一來,可以使得整個(gè)事業(yè)單位的機(jī)密文件得到有效保護(hù),也方便后續(xù)工作的開展。

一、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的意義所在

事業(yè)單位內(nèi)部辦公室的權(quán)力往往是大的,并且在事業(yè)單位當(dāng)中的地位也非常高,因?yàn)槭聵I(yè)單位辦公室掌握了整個(gè)事業(yè)單位最機(jī)密和最關(guān)鍵的文件。它能夠如實(shí)地反映這個(gè)事業(yè)單位的一切相關(guān)信息,比如這個(gè)事業(yè)單位的招標(biāo)情況,整個(gè)事業(yè)單位近期的采購(gòu)情況,還有事業(yè)單位各項(xiàng)數(shù)據(jù)和人員的管理。所以說,辦公室的文件管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來說是相當(dāng)重要的。文件的歸檔工作一定要做好,如果文件沒有得到有效的分類整理,那么這個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部的重要機(jī)密都將變得混亂不堪。因此,做好事業(yè)單位內(nèi)部文件的管理工作對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位來說都是具有不可忽視的意義。但是,事業(yè)單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因?yàn)槲募氖占ぷ鞑⒉蝗菀?,要根?jù)事業(yè)單位每天的發(fā)展情況來具體問題具體分析;并且文件的歸納和整理工作對(duì)于專業(yè)性有一定的要求。所以,不光是要在事業(yè)單位內(nèi)部強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位辦公室文件管理的重要性,還要對(duì)事業(yè)單位辦公室的工作人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn),要盡可能地提升事業(yè)單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質(zhì)以及綜合能力。

二、在事業(yè)單位中的文件管理現(xiàn)狀

當(dāng)今時(shí)代是信息化的時(shí)代,很多行業(yè)都受到了網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的沖擊和影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理在新時(shí)代的背景下同樣受到了沖擊。在一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展過程當(dāng)中,必定存在著文件發(fā)放和接收。由于互聯(lián)網(wǎng)和電腦的普及,現(xiàn)在很多事業(yè)單位都是在網(wǎng)上辦公,文件的發(fā)放也不僅僅局限于紙質(zhì)文件。網(wǎng)絡(luò)文件有一個(gè)很大的優(yōu)勢(shì)就是可以在線隨時(shí)修改、進(jìn)行編輯。這一點(diǎn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上是無法得到充分體現(xiàn)的,手工文件的處理方式也相對(duì)來說效率比較低下,并不能滿足時(shí)代的需要了。紙質(zhì)文件和電子文件都各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。紙質(zhì)文件和電子文件在各自的領(lǐng)域當(dāng)中都發(fā)揮著不可替代的作用,但是任何事物都是具有兩面性的,有好的一面就必然有不好的一面。紙質(zhì)文件的管理存在著不少的問題,其中最為明顯的有三個(gè)問題:第一個(gè)缺點(diǎn),紙質(zhì)文件所占據(jù)的空間比較大。眾所周知,有很多事業(yè)單位的辦公室內(nèi)會(huì)擺放許多的柜子來收集紙質(zhì)的文件,這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行文件管理的時(shí)候增加了管理的成本和經(jīng)費(fèi),并且還會(huì)消耗人力無形之中會(huì)降低事業(yè)單位文件管理的效率。紙質(zhì)文件的第二個(gè)缺點(diǎn)就是,紙質(zhì)文件需要依靠大量的紙張,并且很多文件是時(shí)效性很強(qiáng)的文件,沒有長(zhǎng)期保存的意義,這就容易造成浪費(fèi)紙張的情況,這與我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略相違背,同時(shí)也起不到保護(hù)環(huán)境的作用。紙質(zhì)文件的最后一個(gè)缺點(diǎn)就是,當(dāng)需要去辦公室查找相關(guān)的文件時(shí),不太方便,如果歸納整理不得當(dāng)?shù)脑挘瑢⒁馁M(fèi)大量的時(shí)間對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行查找,這樣會(huì)耽誤很多時(shí)間。以上就是紙質(zhì)文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點(diǎn):第一個(gè)缺點(diǎn),電子文件的發(fā)放時(shí)間、發(fā)送人、最終發(fā)送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現(xiàn)很容易導(dǎo)致員工收到文件的時(shí)候一頭霧水,導(dǎo)致工作效率低下。第二個(gè)缺點(diǎn),電子文件極度依賴電腦和手機(jī),一旦脫離這些設(shè)備電子文件將無法存在,而且一旦電腦或者手機(jī)出現(xiàn)了故障,又或者是版本的不同,都會(huì)讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現(xiàn)同樣也會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位上層與員工之間無法取得良好的溝通,造成溝通的不方便,加大了事業(yè)單位上層和員工之間溝通的障礙,使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點(diǎn)關(guān)于電子文件的缺點(diǎn)就是,當(dāng)很多員工一起同時(shí)操作時(shí),電子文件沒有紙質(zhì)文件方便。當(dāng)多數(shù)員工一起操作的時(shí)候,電子文件就顯得比較困難。紙質(zhì)文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現(xiàn)。上述問題的出現(xiàn),都表示紙質(zhì)文件和電子文件的差距很大,兩者相同之處比較少。紙質(zhì)文件相對(duì)于電子文件來說,比較穩(wěn)定,而且紙質(zhì)文件一旦發(fā)出,就不容易受到外界因素的干擾,穩(wěn)定性比較強(qiáng),并且有些情況之下,只有通過紙質(zhì)文件才能夠傳達(dá)想要傳達(dá)的意思。紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)印的操作,可以方便很多人一起同時(shí)地操作。以上這些都是紙質(zhì)文件所展現(xiàn)出來的優(yōu)點(diǎn)。而電子文件同樣具備很多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)點(diǎn),也有它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)所在。比如說,電子文件的發(fā)放并不存在浪費(fèi)紙張的問題,這就符合我們國(guó)家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略,可以有效地保護(hù)環(huán)境。電子文件還可以有效地為事業(yè)單位節(jié)約成本,這些都是電子文件相比紙質(zhì)文件所存在的優(yōu)勢(shì)。

三、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的策略

(一)事業(yè)單位管理層要高度重視辦公室文件管理,并且規(guī)范化管理。上文已經(jīng)陳述了事業(yè)單位辦公室文件中紙質(zhì)文件和電子文件各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),并且也闡述了事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的重要意義。為了提升事業(yè)單位辦公室文件管理的水平,整個(gè)事業(yè)單位的管理人員都應(yīng)該對(duì)單位辦公室文件管理這件事情高度重視。并且,事業(yè)單位辦公室文件管理并不只是一個(gè)人或者兩個(gè)人的事情,管理的規(guī)范化程度是與整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)的,這關(guān)系到每一個(gè)在職員工。整個(gè)事業(yè)單位的各個(gè)部門都要高度重視辦公室文件規(guī)范化管理,整個(gè)事業(yè)單位的管理人員還要隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的素質(zhì)和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不變的,管理事業(yè)單位辦公室文件的方法也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。在事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造良好的單位文化,這樣一來,可以幫助事業(yè)單位形成正確的管理理念。還可以對(duì)事業(yè)單位辦公室文件管理人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn),因?yàn)槲募芾砉ぷ魇且患I(yè)性很強(qiáng)的工作,事業(yè)單位辦公室文件管理人員只有提升自己的專業(yè)技能和水平,才能夠在社會(huì)和事業(yè)單位的飛速發(fā)展之中適應(yīng),才能更好地履行自己的職責(zé),遵從事業(yè)單位的規(guī)范化管理。

(二)完善事業(yè)單位辦公室文件管理制度。事業(yè)單位辦公室的文件管理模式不夠規(guī)范,或事業(yè)單位辦公室內(nèi)部文件管理的更新還不夠及時(shí),這些都是事業(yè)單位辦公室文件管理中所存在的問題。而針對(duì)這些問題,充分完善事業(yè)單位辦公室文件管理的制度就可以很好地解決。并且解決這些問題的方法也有很多,但是就目前信息化時(shí)代大背景的趨勢(shì)來看,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)下的電子文件結(jié)合起來會(huì)是一個(gè)很好的辦法。實(shí)際上,可以建立一個(gè)專門的信息化事業(yè)單位辦公系統(tǒng),用電子文件去替代一部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。把重要的機(jī)密文件用紙質(zhì)文件來進(jìn)行保存,而常用的文件可以把它們載入到電腦當(dāng)中。這樣一來,充分利用了電子文件的便利性來對(duì)某些文件進(jìn)行隨時(shí)查找。事業(yè)單位辦公室文件管理制度的完善不僅僅體現(xiàn)在將電子文件和紙質(zhì)文件結(jié)合到一起,還包括建立完整的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度不僅僅是針對(duì)事業(yè)單位辦公室文件管理人員,也是針對(duì)文件進(jìn)行管理分類這一工作的。這種制度的建立,可以讓事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,大大提高他們的工作效率,加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合,能夠?yàn)檎麄€(gè)事業(yè)單位帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益。

(三)提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的素質(zhì)。首先,事業(yè)單位辦公室文件管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作,并且專業(yè)性很強(qiáng),所以要安排足夠的工作人員來一起合作。事業(yè)單位辦公室文件管理是一項(xiàng)涉及內(nèi)容眾多、花費(fèi)時(shí)間較大、內(nèi)容比較繁瑣的工作,所以要安排足夠的人員并且明確每一個(gè)工作人員的職責(zé)。其次,提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力。事業(yè)單位辦公室文件既有紙質(zhì)文件也有電子文件,可以將這兩方面分工明確,把任務(wù)交給不同的工作人員,并且一般來說,紙質(zhì)文件的保存更應(yīng)當(dāng)妥善一些,避免損壞。這就要求工作人員的自身素質(zhì)不斷提高,適應(yīng)事業(yè)單位辦公室文件管理的工作要求。最后,還要增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作責(zé)任心。如果事業(yè)單位辦公室文件管理人員的責(zé)任心不強(qiáng),沒有做好本職的工作,那么就會(huì)對(duì)后續(xù)的工作產(chǎn)生影響,并且還會(huì)牽連到其他的部門,產(chǎn)生連環(huán)反應(yīng)。所以一定要定期對(duì)事業(yè)單位辦公室文件管理人員開展相關(guān)的教育知識(shí)培訓(xùn),加強(qiáng)其責(zé)任心和工作意識(shí)。

四、結(jié)論

綜上所述,加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室文件管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。一個(gè)優(yōu)秀的事業(yè)單位必然是注重所有細(xì)節(jié)的,傳統(tǒng)的事業(yè)單位應(yīng)該快速轉(zhuǎn)變自己的管理理念和管理模式,將更多的精力和資金投入到事業(yè)單位辦公室文件管理工作中,以此來帶動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展和員工個(gè)人素質(zhì)的提升。

【參考文獻(xiàn)】

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作者:林惜順 單位:中共東山縣委機(jī)關(guān)綜合事務(wù)保障中心