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一、合同管理的特點分析
1.時間上具有延續(xù)性
工程合同的制定和實施是一項長期的、持續(xù)的工作,故在整個工程項目的運行周期內(nèi),合同管理工作也應(yīng)該連續(xù)地實行。工程項目的運行周期不只是包括施工期,還包括招標、投標,談判制定合同期和項目工程保修維護期,所以工程管理工作的實行一般最少要持續(xù)進行1—2年,更長的甚至可以達到7年及以上時間。
2.合同管理必須進行動態(tài)管理
由于合同的制定和實施是一個雙方反復(fù)商討、一步步磨合制定的過程,尤其是在合同的實施期內(nèi),受諸多內(nèi)、外部因素的干擾,合同內(nèi)容也會時常進行變更,這就要求我們必須根據(jù)實際情況不斷地變更合同的內(nèi)容,落實好公路合同的變更管理工作,實行動態(tài)的合同管理體制。
3.合同管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的獲得有很大影響
由于公路工程項目規(guī)模大,造價高,所以良好的合同管理能使企業(yè)的經(jīng)濟效益實現(xiàn)最大化。據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計,在一個工程項目中,優(yōu)秀的合同管理和失敗的合同管理會使企業(yè)的經(jīng)濟效益差額達到工程造價的25%。
4.合同管理復(fù)雜多變,風(fēng)險大
由于現(xiàn)代公路建設(shè)項目復(fù)雜多樣,合同關(guān)系也變得愈發(fā)復(fù)雜,合同管理受各方面因素影響,并且充滿了未知性和不可控性,很容易造成重大的經(jīng)濟損失,因此,合同的管理工作非常繁瑣復(fù)雜,且充滿了風(fēng)險。
二、如何做好工程合同管理
施工單位要從公司到項目自上而下的建立完善的合同管理機構(gòu)。合同管理及合同管理人員要做好以下幾點:
1.提高合同管理人員的素質(zhì)
專業(yè)人才缺乏是影響建設(shè)項目合同管理效果的一個重要因素。建設(shè)合同涉及內(nèi)容多,專業(yè)面廣,合同管理人員需要具有專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理等綜合知識,才能勝任合同管理工作。2.重視合同交底無論是主合同還是項目協(xié)作合同,項目經(jīng)理或主管人員都應(yīng)在合同簽訂后,組織相關(guān)人員仔細研究合同條款,做好合同交底。主合同交底時,應(yīng)羅列出合同中的重要條款、總結(jié)出對施工方有利和不利條款及施工中應(yīng)注意的問題,以便在合同執(zhí)行過程中利于合同風(fēng)險的事前控制及提高合同管理的效率。項目協(xié)作合同交底時,應(yīng)羅列出合同中的重要條款及施工中應(yīng)注意的問題,以便對施工協(xié)作隊伍的管理。合同交底要形成書面記錄,與會人員要在合同交底上簽字。原件由合同管理部門留存,其他部門以及現(xiàn)場管理人員留存復(fù)印件。合同交底會議不能流于形式,要真正讓項目每位管理人員理解合同的中所有條款。
2.熟悉合同條款
施工合同就是施工過程的規(guī)范,無論是施工方,還是業(yè)主、監(jiān)理、協(xié)作隊伍,都必須無條件地遵守。我們絕不能把合同空洞化、邊緣化,認為它只是一個形式。對合同的熟悉程度往往決定著談判的成敗,所以合同管理人員必須熟悉合同,對遇到的各種問題能將合同條款的相關(guān)規(guī)定脫口而出,拿起法律武器保護自身權(quán)益,否則就是嚴重的失職。很多合同管理人員認為背熟所有合同條款是天方夜譚,其實,要做到這一點并不是很難,關(guān)鍵在于“記”。施工合同條款都有雷同之處,我們先要背熟通用條款,再記熟特殊條款,先理解再記憶,找出各類條款的相同點與不同點,背熟后靈活運用。此外,我們要特別重視通用條款,不要認為它只是一個形式,在訴訟過程中,通用條款往往能決定我們的成敗。
3.注重合同細節(jié)管理
施工合同糾紛多數(shù)情況下源于價款結(jié)算方式的糾紛,如工程款如何撥付,設(shè)計變更單價如何審定,停工窩工造成的損失如何計算、材料價格異常變動的處理辦法等。這就需要甲乙雙方盡量在合同中把此類問題的解決方案具體化,盡量避免給結(jié)算方式留下盲點。
4.積極參與項目的各項對外事務(wù)
我們向業(yè)主提出各種要求,報送各類資料,做了很多工作,但是由于對時間節(jié)點把握不好、報送資料缺乏法律效力等原因,總是事倍功半,很難達到預(yù)期效果。因此,合同管理人員要深入到項目部的各項對外活動中來,無論是對業(yè)主、協(xié)作單位,還是對政府部門,無論是口頭的,還是正式的。合同管理人員要有所擔(dān)當,要熟悉合同,做實每個環(huán)節(jié),與業(yè)主、協(xié)作隊伍論合同、講條款,拿起法律武器與他們較勁,保護項目的合法利益。一是對照合同,把握好報送資料的時間節(jié)點,在合同規(guī)定的時限內(nèi)完成資料的報送工作,同時,還要弄清各項資料該何時報送才能達到最佳效果,不報送又會產(chǎn)生何種結(jié)果。二是要及時得到業(yè)主、監(jiān)理的簽字,尤其是在一些意向性的意見上,一定要想方設(shè)法的形成文字性的資料,并請業(yè)主、監(jiān)理簽字,以形成具有法律效力的文件,為變更索賠工作做好基礎(chǔ)資料。
三、加強正規(guī)化合同在控制造價中的應(yīng)用
1.控制項目成本
在公路工程建設(shè)過程中,將控制費用最小化的觀念滲透應(yīng)用于工程方法、工程技術(shù)及施工管理的措施中,通過對技術(shù)方法的對比、經(jīng)濟分析及方案效果的綜合測評,對工程中的各種消耗進行調(diào)整控制,及時糾正各種可能出現(xiàn)的偏差,把工程費用控制在成本管理計劃范圍之內(nèi)。因此,項目成本管理在造價控制中占有極其重要的地位,在對成本進行管理的過程中,只有以工程項目的建造合同成本為核心,不斷增強對項目建造合同成本的管理,才能使公司的經(jīng)濟效益不斷提高,實現(xiàn)利潤的最大化。
2.影響公路工程項目造價的因素
公路工程項目的實施少則幾個月,多則一兩年甚至兩年以上,因此隨著工程實施的時間越長,項目實施的實際情況變化就越大,極大地增加了管理的難度。若處理不當,很可能造成工程造價難以控制甚至無法收場。工程實施過程中涉及工程造價變化的主要因素為工期、質(zhì)量、工程付款、變更、材料、施工設(shè)備價格的浮動變化、竣工結(jié)算、風(fēng)險、索賠等,這些因素涉及范圍廣,涉及量大,彼此又有很多的聯(lián)系,因此在工程實施過程中要尤其注意,并通過合同管理實現(xiàn)對造價的控制。
3.施工合同是合作雙方解決經(jīng)濟爭議的重要依據(jù)
工程合同訂立的初衷之一就是維護雙方的合法權(quán)益,如果任何一方出現(xiàn)了違約的情況,就會損害到另一方的合法權(quán)益,那么按照合同的規(guī)定,違約方就要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任和違約條件都以簽訂的施工合同為依據(jù)。最終用經(jīng)濟的方式進行衡量,讓違約者付出相應(yīng)的經(jīng)濟代價,受害方得到經(jīng)濟補償,違約責(zé)任和違約條件是完成工程竣工結(jié)算的基本保證。
四、總結(jié)
總而言之,在我國公路建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天,公路工程建設(shè)公司面臨著更多的機遇,同時也面臨著更嚴格的要求和更大的挑戰(zhàn),企業(yè)要想在日益嚴峻的競爭環(huán)境中取得優(yōu)勢,就必須要制定合理的工程管理合同,通過優(yōu)良的工程合同管理策略控制造價,以達到優(yōu)化企業(yè)經(jīng)濟效益,提高企業(yè)競爭力的目的。
作者:唐梅 單位:四川路橋橋梁工程有限責(zé)任公司