計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理的應(yīng)用

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摘要:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在有利于檔案信息的高效回收整理，有利于節(jié)約管理成本，有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用主要包括構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);企業(yè);檔案管理

近年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案管理工作也提出了越來越高的要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息的數(shù)量和種類越來越多，檔案信息的載體也越來越多樣化，逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變。因此，企業(yè)要做好新時(shí)期的檔案管理工作，更好地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策的需求，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息資源的高效共享，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理工作仍存在著很多問題，主要以人為管理為主，整體工作效率低下。要想將檔案資源轉(zhuǎn)化為可以被利用的信息資源，就要做好信息資源的開發(fā)和利用工作，并將其應(yīng)用到企業(yè)管理的方方面面。

1計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.1有利于檔案信息的高效回收整理

企業(yè)檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的信息資料收集和整理，并將收集得到的信息資源傳輸?shù)綑n案管理的數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效整理和回收。檔案管理部門還可以定期從各個(gè)業(yè)務(wù)部門收集專用的信息資源，以便對(duì)有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行及時(shí)收集和歸類，保證整個(gè)檔案信息的完整性和科學(xué)性。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)檔案管理部門主要是采用人工檔案收集處理模式，人力成本投入較高，整體工作效率較低，檔案管理部門所提供的檔案信息與企業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以保障檔案管理部門能夠隨時(shí)隨地收集相應(yīng)的信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值的高效利用。

1.2有利于節(jié)約管理成本

人為管理模式往往需要投入大量的人力和物力，整體的工作程序相對(duì)較為復(fù)雜。而通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則能大大提高整體的工作效率，進(jìn)一步降低企業(yè)在檔案收集、整理、數(shù)據(jù)信息獲取等方面的人力成本、物力成本和資金成本。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟推廣能夠?qū)n案管理人員從繁雜的體力勞動(dòng)中解脫出來，避免了重復(fù)性工作，節(jié)約了管理成本，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

1.3有利于實(shí)現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多企業(yè)的檔案管理普遍存在著保密性較差、協(xié)調(diào)性不足、適用能力不夠的問題。目前，通過將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，管理部門可以在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)部門和部門、企業(yè)和企業(yè)、行業(yè)和行業(yè)、企業(yè)和其他國家之間的信息溝通交流，能夠?qū)崟r(shí)共享各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮檔案信息效能。另外，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠?qū)n案信息材料進(jìn)行有效排序，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求檢索自己想要的檔案資料，進(jìn)一步提高了檔案資源的利用效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠使檔案管理人員準(zhǔn)確了解企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息資源的利用情況，進(jìn)而使檔案信息能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理系統(tǒng)

為了盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要在短時(shí)間內(nèi)構(gòu)建一個(gè)完善的局域網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門自動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化辦公，同時(shí)將企業(yè)的檔案管理部門納入到整個(gè)信息系統(tǒng)當(dāng)中。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)不僅可以使檔案館和各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，而且還能夠利用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上利用和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能。另外，還應(yīng)該結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況構(gòu)建跨行業(yè)的大型網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案部門的聯(lián)網(wǎng)，與相關(guān)行業(yè)的檔案部門進(jìn)行對(duì)接，可通過利用檔案信息和圖書情報(bào)資料來構(gòu)建綜合性的信息網(wǎng)絡(luò)體系。建立企業(yè)內(nèi)部檔案局域網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行有效篩選、整理和歸類，并將其儲(chǔ)存到企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這樣能幫助企業(yè)獲得更多的信息資源。

2.2加快檔案管理一體化建設(shè)

通過檔案管理一體化建設(shè)，企業(yè)各部門之間可以隨時(shí)隨地通過互聯(lián)網(wǎng)向檔案管理部門發(fā)送相應(yīng)的電子文件，或者直接將相關(guān)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫中。檔案管理部門可以定期從各個(gè)部門傳發(fā)過來的郵件或從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中對(duì)信息進(jìn)行有效篩選、整理和排序，保證信息資源的安全性、高效性，提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過程中，從檔案簽發(fā)到歸檔處理往往需要很長的周期，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大縮短了這個(gè)周期。

2.3實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

檔案管理數(shù)字化是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、移動(dòng)通信技術(shù)將軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合而構(gòu)建出來的一套檔案信息管理系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成電子檔案或數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種檔案信息的高效處理，節(jié)約了紙質(zhì)文獻(xiàn)的保存空間，更有利于對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效開發(fā)和利用。數(shù)字化檔案資源比紙質(zhì)檔案資源的儲(chǔ)存量高、儲(chǔ)存空間小，管理更加方便、快捷、高效，易保存、易查閱、易修改。加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)能夠有效減輕檔案管理人員錄入各項(xiàng)文件數(shù)據(jù)的工作量，能將檔案信息資源的收集、整理和轉(zhuǎn)化工作真正轉(zhuǎn)變成信息的處理工作，檔案管理人員只需添加相應(yīng)的目錄或編譯相應(yīng)的文件編號(hào)即可，然后在數(shù)據(jù)庫檢索條目當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞就能找到自身所需的檔案資料。

2.4實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享

企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案管理的本質(zhì)目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效處理和高效共享。為了達(dá)到這一目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建共享性的信息服務(wù)平臺(tái)，檔案管理部門可以通過內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的互聯(lián)網(wǎng)向企業(yè)各部門以及社會(huì)公開有效信息，逐漸由過去被動(dòng)的檔案管理模式向著主動(dòng)的信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，使用戶能夠獲取到有價(jià)值的檔案信息。企業(yè)檔案管理部門還可以利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時(shí)掌握檔案數(shù)據(jù)庫中各項(xiàng)檔案資源的具體利用情況，并加強(qiáng)與其他企業(yè)之間的溝通交流，挖掘出更有價(jià)值的信息，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的對(duì)接和發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

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作者：夏哲峰 單位：黑龍江黑寶藥業(yè)股份有限公司