計(jì)算機(jī)信息在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用探究

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摘要:隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)得到了快速的提升,計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)被廣泛應(yīng)用在多種領(lǐng)域,特別是在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用,極大地改善了辦公自動(dòng)化的環(huán)境。本文主要從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和辦公自動(dòng)化的概念出發(fā),簡單闡述計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用以及辦公自動(dòng)化的發(fā)展特點(diǎn),預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)；辦公自動(dòng)化；具體應(yīng)用；發(fā)展特點(diǎn)

近年來,計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了快速發(fā)展,這些技術(shù)也被逐步應(yīng)用在社會(huì)的多個(gè)領(lǐng)域?；诰W(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)逐漸被企事業(yè)單位在工作中所應(yīng)用,使得辦公信息處理的模式得到改變,辦公自動(dòng)化得到了較快的發(fā)展。在辦公中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),不僅能夠完善管理結(jié)構(gòu),而且能夠加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系,降低勞動(dòng)強(qiáng)度,提升辦公效率,使得管理更加流暢,同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)較快的決策。

1計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和辦公自動(dòng)化概念簡析

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)主要指集信息的獲取、輸送、檢測(cè)、處理、分析、使用等為一體的技術(shù),其主要作用是對(duì)各類信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和處理。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、傳感技術(shù)和微電子技術(shù)等多種技術(shù)結(jié)合而成,因此,也被稱為“現(xiàn)代信息技術(shù)”或“信息和通信技術(shù)”。辦公自動(dòng)化,即OfficeAutomation,簡稱OA,是一種將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和單位的辦公工作結(jié)合起來的工作方式。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等技術(shù)的硬件和軟件的開發(fā),單位的辦公工作逐步物化于各種設(shè)備和軟硬件中,這種由辦公人員和辦公設(shè)備、軟硬件等構(gòu)成的人機(jī)處理系統(tǒng),被稱為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這里需要著重指出,使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí),必須具備人和相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備,同時(shí)必須具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備。辦公自動(dòng)化的概念范圍非常廣泛,凡是在辦公過程中采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)均可納入辦公自動(dòng)化,因此,它也是當(dāng)代應(yīng)用最廣的一類應(yīng)用。近年來,隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的完善,辦公自動(dòng)化在電子郵件系統(tǒng),遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng),高密度電子文件,多媒體綜合信息處理等方面都有許多新進(jìn)展。

2辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的具體應(yīng)用

在辦公工作中,適當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),能夠降低工作強(qiáng)度,改善辦公質(zhì)量,提高工作效率。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)因功能不同,可以滿足辦公過程中的不同需求,其在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1文字處理

利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),能夠極大地提高文字處理的效率,從而促進(jìn)辦公效率的提升。文字處理是辦公系統(tǒng)當(dāng)中較為基礎(chǔ)性的內(nèi)容,因此,計(jì)算機(jī)文字處理被認(rèn)為是辦公自動(dòng)化中的基礎(chǔ)功能之一。目前,在企事業(yè)單位較為普及的文字處理軟件有微軟公司的WORD、金山公司的WPSOffice等,它們都是基于WINDOWS平臺(tái)的文字處理軟件,能夠進(jìn)行文字編輯、文章排版、文檔合并、文檔打印等操作,不僅能夠?qū)ξ募M(jìn)行管理,還能夠?qū)?shù)據(jù)、文字和圖片結(jié)合,進(jìn)行多項(xiàng)命令的執(zhí)行,從而實(shí)現(xiàn)辦公工作的高效化和高質(zhì)化。

2.2圖文制作

圖文制作是辦公自動(dòng)化中使用較多的一項(xiàng)功能,指通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),把辦公中需要用到一些數(shù)據(jù)或者是文字性的東西放到幻燈片的格式當(dāng)中,并在其中插入一些圖片、音頻等,然后將其通過屏幕演示出來。這類軟件較為普及的有微軟公司的PowerPoint、金山公司的WPSOffice套件中的WPS演示、蘋果公司的Keynote等。通過這類軟件,我們可以制作直接通過計(jì)算機(jī)屏幕或投影儀播放的文件,這種文件圖文并茂,能較為清晰地闡述個(gè)人觀點(diǎn),使別人更加容易理解的輔助工具。這種技術(shù)能夠讓信息更加直觀化和清晰化。

2.3表格處理

制作表格、填寫報(bào)表是目前企事業(yè)單位辦公較為常見的工作之一。利用表格處理軟件,可以方便地完成表格的制作、填寫、編輯、處理等操作。常用的表格處理軟件有微軟公司的Excel、金山公司的WPS等。Excel能夠方便的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些函數(shù)運(yùn)算,比如求和、連乘等,能夠較為快捷地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析,極大地簡化了表格處理的強(qiáng)度,提高辦公效率。

2.4數(shù)據(jù)處理

在計(jì)算機(jī)軟硬件發(fā)展的基礎(chǔ)上,企事業(yè)單位逐步將數(shù)據(jù)管理、分析和應(yīng)用納入辦公的重點(diǎn)工作。數(shù)據(jù)管理主要包括對(duì)數(shù)據(jù)的擷取、加工、分析、存取以及傳輸?shù)?。目前的?shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)處理,分布處理批處理等功能,數(shù)據(jù)的共享性高,冗余度小,為實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)辦公提供了數(shù)據(jù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量的增長,每天要產(chǎn)生上萬億GB的數(shù)據(jù),大數(shù)據(jù)的處理為計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)帶來了新的挑戰(zhàn)。

2.5多媒體處理

利用計(jì)算機(jī)信息處理計(jì)算,可以有效地實(shí)現(xiàn)圖像、視頻和語音處理功能。通過圖像處理軟件,如Photoshop,可以對(duì)圖像進(jìn)行編輯設(shè)計(jì),將原圖片調(diào)整為所需圖片,也可以用掃描儀等設(shè)備,將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件。通過視頻處理軟件,如WindowsMovieMaker、AdobePremiere、會(huì)聲會(huì)影等,能夠方便地實(shí)現(xiàn)視頻制作、剪輯、合成等操作,將原本比較陌生的視頻剪輯變?yōu)椴僮鹘ㄗh、方便易學(xué)的普通技能。通過這類軟件,人們可以制作單位的宣傳視頻或產(chǎn)品介紹視頻等。

2.6網(wǎng)絡(luò)通信

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是目前辦公室自動(dòng)化中應(yīng)用較為普遍的技術(shù),指的是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備對(duì)圖形、文字或其他數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、處理和傳輸?shù)?使信息資源達(dá)到充分共享的技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)主要包括多媒體技術(shù)、移動(dòng)通信、寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用,改變了原來的辦公交流形式,使得交流更加方便、快捷,不同地點(diǎn)的人們可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),進(jìn)行多環(huán)境下的交流。除了傳統(tǒng)的音頻傳輸,文字、圖像、視頻等資源也可以實(shí)現(xiàn)傳輸,使得信息傳輸?shù)膬?nèi)容更加具體,從而實(shí)現(xiàn)辦公的暢通高效快捷。

3辦公自動(dòng)化的發(fā)展特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的快速發(fā)展,引領(lǐng)辦公自動(dòng)化逐步朝著更高效更便捷的方向發(fā)展。許多企事業(yè)單位,已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了無線辦公的環(huán)境,而網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)的應(yīng)用也逐漸成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的重要趨勢(shì)之一。雖然我們很難對(duì)未來的辦公自動(dòng)化的發(fā)展有一個(gè)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè),但根據(jù)目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)來看,辦公自動(dòng)化的發(fā)展特點(diǎn)和趨勢(shì)主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

3.1辦公環(huán)境不再受約束

無線局域網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,讓基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在辦公領(lǐng)域興起。利用手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦等電子產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的通訊方式,比如即時(shí)通訊、視頻會(huì)議等,在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了飛躍。固定辦公地點(diǎn)的概念已不復(fù)存在,人們?cè)陲埖?、商?chǎng)、廣場(chǎng)、咖啡館、機(jī)場(chǎng)等地可以輕松地實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋區(qū)域的增加,極大地提高了辦公的效率。

3.2視頻技術(shù)被大量應(yīng)用

視頻技術(shù)的發(fā)展,讓動(dòng)態(tài)圖像傳輸變得更加容易,網(wǎng)絡(luò)視頻等諸如此類的應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中得到了快速的推廣。通過手機(jī)、筆記本電腦等設(shè)備攜帶的攝像頭,人們能夠輕松地進(jìn)行交流、布置工作、展開討論等。網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)通信,同一傳輸線路上可以承載多種媒體信息,實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)實(shí)時(shí)交互通信,可以讓不同地點(diǎn)的與會(huì)的活動(dòng)情況、會(huì)議內(nèi)容等展現(xiàn)在各個(gè)分會(huì)場(chǎng)。因此,網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議也將會(huì)成為辦公自動(dòng)化的重要組成部分。

3.3工作程序更加簡潔

目前各類的辦公軟件,包括利用網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程辦公軟件,提供了非常多的工程,使用起來簡單快捷,極大地簡化了辦公程序,提高了工作效率。比如,電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸,比紙質(zhì)文件的傳送效率要高得多,通過網(wǎng)絡(luò),還可以即時(shí)傳輸圖像、音頻、視頻等資料。而且,利用辦公軟件,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的收集、整理和歸檔,不僅可以使之得到長期保存,而且不占用任何的空間。

4結(jié)語

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用,為辦公自動(dòng)化提供了有力的技術(shù)保障,極大地提升了辦公的工作效率,節(jié)約了人力資源,提升了經(jīng)效益。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,將會(huì)實(shí)現(xiàn)更多的功能,滿足辦公自動(dòng)化日益增長的需求。

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作者:徐艷 單位:江蘇省職業(yè)介紹中心