淺析國企人事檔案管理優(yōu)化路徑
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摘要：人事檔案管理是國有企業(yè)人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)的發(fā)展及員工個人的利益息息相關。文章在系統(tǒng)分析人事檔案性質(zhì)及特點的基礎上，通過總結(jié)企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問題，結(jié)合信息化時展的要求，進一步探析改進和優(yōu)化人事檔案管理的路徑，旨在為企業(yè)人事檔案管理提供一點思路，為人事檔案的價值最大化起到一點作用。
關鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案管理；優(yōu)化路徑
人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個人的學習經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎懲情況等各個方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長過程中，經(jīng)過組織人事部門所形成的具有法律效用的動態(tài)記錄。這些記錄對于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時也事關員工個人的職級晉升、退休審批、工作調(diào)動等切身利益，在需要出具證明材料的個人事務如房產(chǎn)公證、退伍兵補助等各個方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，探析如何進一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。
一、人事檔案的性質(zhì)及特點
人事檔案除具備一般檔案所共有的本質(zhì)屬性即原始記錄性外，還具有它自身的一些特點，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)實性。人事檔案是直接為人力資源管理的現(xiàn)實工作服務，直接為員工在企業(yè)的選拔、崗位調(diào)整等活動中提供有效依據(jù)，這是人事檔案區(qū)別于其他檔案的主要標志。真實性。人事檔案的真實性是所有特點中最為重要的一點，也是所有檔案管理工作的基礎和前提。人事檔案只有客觀、真實地反映員工在現(xiàn)實工作和生活中的實際情況，才能為企業(yè)人力資源管理提供有力依據(jù)。人事檔案必須做到材料來源清楚，檔案記載內(nèi)容準確可靠、實事求是，嚴禁任何形式的涂改造假。全面性。人事檔案的內(nèi)容必須反映員工的全面情況和全部歷史。它包括了一個人的履歷、自傳、鑒定、入團、入黨、獎懲、任免、工資、家庭等方方面面的內(nèi)容，是一個人所有個人信息的記載，是其成長過程全貌的體現(xiàn)。動態(tài)性。人事檔案要隨著員工本人情況的變化，不斷收集和整理新產(chǎn)生的檔案材料，及時將材料歸入本人人事檔案，確保員工實際情況與人事檔案內(nèi)容相一致。流動性。人事檔案必須跟隨員工的崗位變動、工作變動及時轉(zhuǎn)遞，只有確保管檔單位與員工所在單位相一致，才能真正發(fā)揮人事檔案的作用。否則，員工已調(diào)離，但人事檔案仍不知在何處，這就失去了檔案管理的意義。涉密性。人事檔案涉及個人的全部信息和隱私，是具有秘密性質(zhì)的檔案，只能由組織上掌握和保存，任何人都不得泄露檔案內(nèi)容或私自保存他人的檔案材料。服務性。人事檔案管理本質(zhì)上是為企業(yè)開展相關人力資源管理工作、為個人事務提供便利依據(jù)而服務的，它具有極強的服務屬性。
隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及現(xiàn)代人力資源管理模式的逐步確立，企業(yè)對人事檔案管理工作的重視不夠，同時管理方法和思維滯后，人事檔案管理工作逐漸顯現(xiàn)出了各種問題。
（一）管理者對人事檔案管理工作重視不夠，人事檔案管理意識不強由于很多管理者對人事檔案工作的意義認識不足，認為人事檔案管理就是簡單的存放、整理，認為這樣毫無技術含量的工作，什么人都能干。這種錯誤認知導致其對檔案管理工作缺乏足夠的重視和關心，在管理上投入的時間精力較少，選用人員也較為隨意，管理工作長期松散懈怠，被動應付，使人事檔案不能發(fā)揮其真正的作用。同時，由于檔案管理工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，管理責任重大而無法取得明顯的成績，在效益最大化成績最大化的理念下，部分企業(yè)管理者更加不重視檔案管理工作，使人事檔案管理流于形式，發(fā)揮不出其在人力資源管理中的真正價值。個人對人事檔案意識不強。很多員工在填寫履歷表、考核表之類表格上的內(nèi)容時，不夠重視，認為沒有什么用處，簡單潦草，能省則省，經(jīng)常一些學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷填寫不完整，或者出現(xiàn)錯別字及涂改的情況，在一定程度上影響了檔案的真實性和可利用性，可能給個人在今后的評審、退休等各個方面帶來麻煩。另外，很多人新取得后續(xù)學歷的學籍資料、培訓、職稱等相關材料覺得放到自己手中最安全，不及時交回，導致學歷、培訓經(jīng)歷等未能及時認定，對其個人在后續(xù)職稱評審、選拔任用等各個方面產(chǎn)生重大的影響。
（二）人事檔案管理人員水平參差不齊，檔案管理基礎薄弱由于管理者對檔案工作不夠重視，大部分企業(yè)未能按照國家的相關規(guī)定對人事檔案管理人員進行配置，很多企業(yè)的檔案管理人員不是中共黨員也不是專職檔案員，他們身兼數(shù)職的同時還一個人管理著幾千人的人事檔案，因此，根本沒有時間和精力投入到檔案管理工作中，不僅未能及時轉(zhuǎn)遞、歸檔檔案材料，更談不上對檔案信息的審核認定、真假辨別等專業(yè)性內(nèi)容的學習和整理，大大影響了人事檔案管理的水平。同時，作為一項政策性較強的工作，人事檔案管理人員需要具備過硬的業(yè)務素質(zhì)，但當前企業(yè)檔案管理人員流動性大、更換頻繁，企業(yè)在上崗之前不僅沒有考量員工的勝任程度，也沒有對其進行專業(yè)的培訓和指導，這些人員對檔案管理的專業(yè)知識一無所知，對自己的工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事，認為只要保管好不丟失就萬事大吉了，因此造成了檔案基礎工作中出現(xiàn)的各種問題，使工作開展停滯不前。
（三）企業(yè)人事檔案利用方式單一，利用率低對于人事檔案管理者來說，無論是對檔案的保管保護，還是對材料的鑒別整理，都是為企業(yè)人力資源管理提供決策依據(jù)，為個人所需提供信息材料所服務的，其目的在于利用。而目前，大部分國有企業(yè)人事檔案利用率偏低，利用方式單一，組織人事部門查閱檔案信息一般都是在員工提拔任用時，審核員工的三齡兩歷一身份是否真實，是否符合任用的條件。其他時候查閱檔案信息，一般都是辦理具體事務時需要確認某一項內(nèi)容而被動查閱，完全沒有發(fā)揮出人事檔案信息的主觀能動性。這種傳統(tǒng)守舊的管理思維和方法，使得人事檔案的功能和價值越來越弱化。
（四）人事檔案管理方式落后，信息化程度較低隨著時代的進步及科學的發(fā)展，信息技術、數(shù)字技術已經(jīng)廣泛應用到生活、工作的各個領域。在這種時代大背景下，人力資源管理方式面臨極大的變革，人事檔案信息化建設的要求也在不斷地提高。目前，大部分企業(yè)人事檔案管理的信息化程度較低，管理者的信息化理念還未完全建立，管理依然按照傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工化的方式，由檔案管理員對檔案進行翻找查閱，對紙質(zhì)材料收集歸檔、管理存放，沒有建立電子檔案，更沒有配備信息化管理軟件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然可以保持原始的記錄，保證材料的真實和安全，但卻存在保管成本大，人力維護成本高，檢索使用不便捷等缺點，這種紙質(zhì)化的管理方式滿足不了信息時代對人事檔案管理的各種需求，它不僅造成人力資源的浪費，還降低了管理效率，使人事檔案的價值不能最大化發(fā)揮。
由于經(jīng)濟的快速發(fā)展以及企業(yè)人力資源管理的變革，在企業(yè)人事檔案管理方面，傳統(tǒng)守舊的管理方式已經(jīng)顯現(xiàn)出了以上的各種問題，因此，國有企業(yè)應該盡快改變管理思路，創(chuàng)新管理模式，以適應高速發(fā)展的信息時代。現(xiàn)對如何優(yōu)化人事檔案管理路徑，提升人力資源管理水平，提出了以下對策。
（一）增強人事檔案管理意識，提升對管理工作的重視度管理者應當主動學習了解人事檔案相關專業(yè)內(nèi)容，充分認識人事檔案在人力資源管理中的重要價值和作用，了解人事檔案工作的嚴肅性，從而增強人事檔案管理意識，提高重視度，改變管理思維及工作定位，積極探索人事檔案管理的創(chuàng)新之路，爭取將人事檔案的利用價值最大化。在我國現(xiàn)有的制度下，體制內(nèi)工作的員工其人事檔案關乎個人方方面面的利益，對員工本人來說是極為重要的，所以個人要加強對人事檔案重要性的認知，認真細致填寫工作中的各類表格，及時交回個人手中需要歸檔的材料，以端正負責的態(tài)度配合企業(yè)人事檔案管理相關工作，使人事檔案真正為其個人成長及發(fā)展發(fā)揮出積極的作用。
(二)提高人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，加強檔案基礎管理首先，管理者要嚴把選人用人觀，要設置高標準的人事檔案管理人員選拔條件，嚴格按照中組部規(guī)定的檔案管理員的配備要求及崗位職責選擇合適的檔案管理人員。人事檔案管理崗位要求管檔人員必須是中共黨員，管理1000冊以上的檔案必須專人專管，同時，這個崗位要求工作人員必須有專業(yè)的檔案管理水平，耐心細致，具備強烈的責任感。因此，企業(yè)要想有高素質(zhì)的管檔人員，在第一步選人上先把好關。其次，提升人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)能力。員工入職后企業(yè)要加強培養(yǎng)其對檔案工作嚴肅性和紀律性的認識，要求員工將人事檔案管理當成一項政治工作，堅持原則、遵守紀律、保守秘密。同時，企業(yè)要在培訓體系中增加人事檔案管理專業(yè)的培訓內(nèi)容，加強對檔案管理人員的培訓力度，定期組織學習交流，強化其專業(yè)技能和素質(zhì)，提高崗位勝任度。再次，加強人事檔案管理力度，完善各項制度體系，扎實做好檔案管理基礎工作。在檔案日常管理中，嚴格按照檔案管理的制度、流程以及日常轉(zhuǎn)遞查借閱的要求，認真履行簽字審批手續(xù)，及時將需要入檔案的材料歸檔并加強對歸檔材料的審核鑒別，確保檔案的真實完整。準確把握檔案信息的確認要求，做好新員工的基本信息審核認定及新學歷學位的審核認定工作。
（三）豐富人事檔案利用方式，提高其利用率人事檔案作為員工完整個人信息的載體，對于企業(yè)人力資源的開發(fā)管理應該發(fā)揮出其巨大的價值，而不應該僅僅被動利用。我們要在保障其真實性和安全性的基礎上，開發(fā)出多元化的利用方式。由于檔案中信息記錄的全面性和真實性，企業(yè)人力資源管理中員工信息庫的建立，都應該以人事檔案信息為基礎，將人事檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，通過對相關信息的提取，為人力資源管理決策提供有力依據(jù)。比如，可以通過對年齡、學歷、工作經(jīng)歷及考核、獎懲等有關信息的分析，建立符合企業(yè)條件要求的核心員工信息庫，為企業(yè)選人用人及后續(xù)的人才培養(yǎng)提供參考；可以提取年齡、性別、學歷、崗位、勞動合同等相關信息，了解分析企業(yè)人員結(jié)構(gòu)組成，為企業(yè)下一步的招聘及規(guī)劃發(fā)展提供依據(jù)。
（四）加強人事檔案管理數(shù)字化、信息化建設所謂數(shù)字化，即對紙質(zhì)人事檔案進行掃描，將紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本和圖像。數(shù)字化的檔案材料能夠有效避免使用過程中人為涂改、撤換，保證人事檔案的真實性,并且節(jié)省存儲空間和成本，能長期保存的同時滿足了無紙化辦公的需求。同時，數(shù)字化人事檔案管理能及時快速的查閱信息和更新信息，高效便捷，極大提高工作效率。因此，企業(yè)要盡快加強人事檔案數(shù)字信息化建設，確保檔案工作能更好地為人力資源管理服務。第一，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)技術建立集信息的采集、導入、分類、整合等為一體的信息化管理系統(tǒng)，搭建動態(tài)的、全面的、安全的信息化平臺，真正實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化、智能化。第二，定期優(yōu)化、維護檔案管理系統(tǒng)。在數(shù)字化人事檔案管理的過程中，要指定專業(yè)的技術人員定期進行系統(tǒng)維護，防止計算機遭受攻擊、系統(tǒng)破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件的發(fā)生，確保檔案管理系統(tǒng)能正常穩(wěn)定運行。第三，加強信息安全管理，保證電子檔案安全規(guī)范使用。一方面要利用安全技術手段防范數(shù)據(jù)丟失損壞、人為篡改的可能，諸如可以采取電子檔案備份、信息設備實時監(jiān)控、木馬病毒定時查殺等相關技術措施來防范安全風險。另一方面，在檔案管理系統(tǒng)的使用上要嚴格控制信息審批，設定各個級別的使用權限，全方位保護員工隱私信息。
四、結(jié)束語
綜上所述，國有企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，已經(jīng)形成了一定的管理模式，但由于各種問題的顯現(xiàn)，改革與創(chuàng)新也勢在必行。企業(yè)管理者要拓寬管理思路，積極思考應對方法，努力提高人事檔案管理水平，使人事檔案發(fā)揮其在企業(yè)人力資源管理中的最大價值。
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作者：韓煒 單位：畢業(yè)于中國礦業(yè)大學化工專業(yè)