新時期企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

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在信息時代，對具有快速性、時效性以及具有可參考價值的檔案信息的需要越來越多，企業(yè)在檔案管理方面，做好各個職能部門之間檔案管理的規(guī)范和創(chuàng)新，更好地滿足員工各方面工作開展以及企業(yè)的發(fā)展需求是非常重要的。因此，建立一個具有現(xiàn)代化、信息化的企業(yè)人事檔案管理制度，可以為創(chuàng)新型企業(yè)賦能；進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新，不僅能夠提升企業(yè)人力資源管理效果，同時也有利于優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)。

一、企業(yè)人事檔案管理工作存在問題

1.企業(yè)人事檔案管理電子信息化程度低。企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，但仍然有較多企業(yè)采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多檔案工作人員對于企業(yè)人事檔案管理電子信息化建設(shè)重視程度不夠，雖然引進(jìn)了很多先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，但由于人員對技術(shù)設(shè)備運用不夠靈活，導(dǎo)致先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢沒有發(fā)揮出來，反而增加了企業(yè)人事檔案管理工作人員的工作壓力，同時也影響了企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

2.保護(hù)意識薄弱。一些企業(yè)檔案管理人員并沒有認(rèn)識到企業(yè)人事檔案安全的重要性，在開展企業(yè)各種檔案信息以及企業(yè)歸檔資料工作的過程中，歸還后并沒有將檔案進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料找不到和丟失的現(xiàn)象，使企業(yè)發(fā)展中的檔案資料不完整。一些檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作是一項簡單的工作，主要是對檔案進(jìn)行歸納收集和整理，并沒有認(rèn)識到自身工作的重要性。

3.企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。當(dāng)前很多企業(yè)管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理制度建設(shè)過程中由于缺少系統(tǒng)的頂層設(shè)計，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。很多企業(yè)人事檔案管理工作由于缺少相應(yīng)的制度依據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理效果，同時也很難發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的價值和作用。

4.歸檔不及時。一方面，在企業(yè)的檔案管理借閱中，很多檔案以及各種資料、證書等被借閱后沒有按照制度約定時間進(jìn)行歸還。另一方面，由于借閱的人員不負(fù)責(zé)任、粗心大意，把相關(guān)資料丟失或損壞，造成沒有及時歸還資料的現(xiàn)象。同時，由于部分檔案管理人員認(rèn)為不及時歸還檔案對企業(yè)發(fā)展不會造成重大損失，不能保護(hù)檔案的完整性，造成企業(yè)檔案管理難度，這也是企業(yè)檔案管理中的難點問題。

5.管理人員綜合素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)。當(dāng)前部分企業(yè)對于人事檔案管理重視程度不夠，也沒有選派優(yōu)秀的人員從事人事檔案管理工作，特別是很多人事檔案管理人員素質(zhì)和能力與崗位需求不匹配，不僅對企業(yè)人事檔案管理各個環(huán)節(jié)不熟悉，而且還缺少必要的信息素養(yǎng)。因此，在企業(yè)人事檔案管理過程中，由于管理人員綜合素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)，也影響了企業(yè)人事檔案管理工作的順利開展。

二、新時期做好企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.加強對全員的宣傳教育。要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理具體需求，有針對性地對企業(yè)人事檔案管理工作人員開展講座和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，特別是要加強橫向的交流和互動，選拔一批優(yōu)秀的人事檔案管理人才到其他企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開拓企業(yè)人事檔案管理人員的視野，學(xué)習(xí)其他企業(yè)人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，讓企業(yè)人事檔案管理工作人員對企業(yè)人事檔案管理的重要性有新的認(rèn)知。同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并落實統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理責(zé)任制度，使各個職能部門有據(jù)可依，企業(yè)也應(yīng)積極建設(shè)檔案管理的工作環(huán)境，打造一個屬于企業(yè)自身的檔案館。

2.管理系統(tǒng)和模式創(chuàng)新。先進(jìn)的信息以及搜索引擎技術(shù)可以有效彌補工作人員的不足，可以更為快捷地搜索檔案信息。實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化操作的人事檔案管理系統(tǒng)，首先要建立起標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確、可量的檔案管理制度，在各個細(xì)分部門建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)中心，以及提供采集、整理、存貯數(shù)據(jù)支撐的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，借此實現(xiàn)各職能部門的溝通。其次，根據(jù)管理工作的實際需要與外網(wǎng)合作共享信息資源，在改善和創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的同時，一方面要注重檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量和效率，另一方面也要提高網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性與可操作性。

3.提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。為了更好地滿足企業(yè)人事檔案管理需求，必須加強企業(yè)人事檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，既要讓企業(yè)人事檔案管理人員掌握必要的電子化信息技術(shù)，也要讓企業(yè)人事檔案管理人員掌握必要的網(wǎng)絡(luò)化知識，進(jìn)一步提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)。一線工作的檔案管理人員，可以通過專業(yè)的培訓(xùn)以及行業(yè)內(nèi)交流學(xué)習(xí)，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，讓企業(yè)人事檔案管理人員對當(dāng)前人事檔案管理的最新知識有全面的了解，確保企業(yè)人事檔案管理人員能夠跟上時展步伐，不斷熟悉和學(xué)習(xí)最新的檔案管理現(xiàn)代化制度，了解較為規(guī)范的現(xiàn)代化管理手段，提高企業(yè)人事檔案管理工作的實用性。

4.建立健全檔案管理制度。要想進(jìn)一步提升企業(yè)人事檔案管理工作水平，就必須構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度，加強企業(yè)人事檔案管理制度的落實，確保企業(yè)人事檔案管理工作有制度可以依據(jù)。檔案相關(guān)的管理制度應(yīng)從企業(yè)的實際情況和實際需要出發(fā)，與企業(yè)運作、運營相適應(yīng)，符合企業(yè)的發(fā)展路線以及企業(yè)文化。明確檔案歸檔和相關(guān)流程，確定檔案管理人員的義務(wù)和職責(zé)，可以使檔案管理工作更好地開展。

5.加大投入，確保檔案管理工作有效開展。加大企業(yè)人事檔案軟件設(shè)施和硬件設(shè)施方面的投入，依靠較為先進(jìn)的信息技術(shù)和控制系統(tǒng)來開展檔案管理工作，從而可以有效解決檔案管理工作中的難點問題。企業(yè)檔案管理工作需要大量人力、物力和財力共同支撐，改善檔案管理的環(huán)境，促使企業(yè)檔案管理工作最大限度地發(fā)揮其內(nèi)在價值。

三、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，對企業(yè)人事檔案管理工作提出了更高要求。因此，有必要在新的時代背景下，推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新，加大對企業(yè)人事檔案宣傳力度，重點解決企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)滯后問題。同時也要從企業(yè)人事檔案管理體制機制入手，加大企業(yè)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)力度，提升企業(yè)人事檔案管理工作人員素養(yǎng)，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。

作者：朱俊 單位：婁底市婁星區(qū)三小