新時期人事檔案管理服務(wù)水平提升
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【摘要】本文結(jié)合工作實際，論述了新時期人事檔案管理工作的重要性，分析了人事檔案管理工作中存在的問題，提出新形勢下提升檔案管理和服務(wù)水平的措施與建議。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；重要性；問題；措施
要做好新時期人事檔案管理工作，就應(yīng)在發(fā)展的大環(huán)境下升級管理策略，揚(yáng)長避短，切實發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢，探尋新時期檔案管理工作的新思路、新措施，合理利用人才優(yōu)勢完善工作內(nèi)容，完成新時期對人才管理提出的要求，更好地服務(wù)于用人單位，強(qiáng)化對人事檔案管理的有效應(yīng)用。
一、新時期人事檔案管理工作的重要性
人力資源高質(zhì)量發(fā)展離不開人事檔案管理工作這個基石。通過人事檔案管理工作可以將不同人才的基本信息記錄完整，為用人單位提供更多的信息參考。用人單位可以依照人事檔案內(nèi)容了解人才過往的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、業(yè)績及品行道德，并以此作為錄用人才的可靠依據(jù)，為用人單位提供科學(xué)化的決策判斷。通過人事檔案可以直接反映人才的真實情況，只有全面加強(qiáng)人才檔案管理工作，才能高質(zhì)量完善用人單位人力資源配置問題，使用人單位取得更好的發(fā)展。
二、人事檔案管理工作中存在的問題
（一）缺乏長期的人事檔案規(guī)劃。依照當(dāng)前人事檔案管理工作內(nèi)容來看，多數(shù)工作人員并沒有注意到人事檔案管理的重要性。在工作的過程中，沒有建立一套與時俱進(jìn)的檔案發(fā)展規(guī)劃，也沒有安排專業(yè)人員對此進(jìn)行專業(yè)的存儲與整理工作。人事檔案管理工作負(fù)擔(dān)會加重，因為沒有對檔案進(jìn)行統(tǒng)一、科學(xué)的管理，不同的人對人事檔案內(nèi)容的錄入運(yùn)用不同的方法，更沒有對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息分類與匯總，從發(fā)展的角度來看，這樣的管理方式將會給后續(xù)工作造成負(fù)擔(dān)，甚至影響工作的執(zhí)行。
（二）人事檔案管理的手段極為落后。信息技術(shù)快速發(fā)展，但整體的檔案管理與時展要求無法有效統(tǒng)一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業(yè)，沒有辦法引用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復(fù)雜，無法在第一時間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內(nèi)容的編輯與檢索，致使有關(guān)檔案資料更新速度緩慢，所有資料內(nèi)容無法在第一時間完成信息化的轉(zhuǎn)變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現(xiàn)差錯，影響人事檔案的管理工作。
（三）人事檔案的利用率較低。依照當(dāng)前的檔案管理工作而言，多數(shù)人事管理人員會按照傳統(tǒng)的方式完成檔案管理工作，并且后期不會花費(fèi)大量的時間對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行常態(tài)化維護(hù)，所以后續(xù)檔案內(nèi)容無法在第一時間完成信息內(nèi)容的更新，稍不注意，還會造成內(nèi)容存儲的丟失。人事檔案管理工作是專業(yè)性較強(qiáng)且充滿保密性的工作，需要有關(guān)工作人員在第一時間為單位提供人才的準(zhǔn)確信息，幫助單位快速了解不同人才的真實情況，若無法將人才的實時信息與存儲的資料內(nèi)容同步，那么，整體的檔案資料在后續(xù)利用過程中將無法提供服務(wù)，造成利用率下降。
（四）人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較低。多數(shù)用人單位更多傾向于行業(yè)本身的中心工作，而忽略人事檔案管理的重要性，這樣的狀況會遏制檔案管理人員工作的積極性。一部分人甚至抱著敷衍的態(tài)度草草了事，加上缺乏監(jiān)督問責(zé)，在他們管理檔案的過程中會出現(xiàn)檔案丟失、檔案記載不詳細(xì)等問題，無法發(fā)揮單位人力資源的最佳作用。甚至一部分檔案管理人員非科班出身，不具備相關(guān)的專業(yè)知識能力，無法在第一時間掌握文件管理與電子歸檔技術(shù)，影響人事檔案管理工作效率。
二、新形勢下如何提升檔案管理和服務(wù)水平
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。在新時期，要強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理工作，才能將后續(xù)工作做好，為單位發(fā)展提供幫助。同時，檔案部門的工作人員也應(yīng)重視自身的工作內(nèi)容，通過努力讓領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作予以重視，這樣才能把工作做好。
（二）充分發(fā)揮檔案的作用。各級檔案管理部門的工作人員，應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，更好地為單位服務(wù)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)工作，統(tǒng)一檔案的格式及存儲制度，這樣才能從根本上提升檔案管理的水平。在后續(xù)發(fā)展的過程中，還應(yīng)逐步落實不同數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)內(nèi)容的規(guī)范化，做好數(shù)字檔案的安全保密工作，實現(xiàn)檔案信息接收與存儲工作。當(dāng)然，該工作的執(zhí)行需要花費(fèi)大量的人力物力，所以，要結(jié)合單位發(fā)展需求，研制出統(tǒng)一的存儲與輸入格式，完善檔案建設(shè)方案，通過行之有效的措施，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，將死檔案做活，更好地為人才工作服務(wù)。
（三）穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項務(wù)實與保密并存的工作，要做好該工作，就要打造出一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要完成人事檔案人員選配工作。要為后續(xù)高素質(zhì)隊伍的搭建做好鋪墊工作，要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，自覺遵守單位的相關(guān)規(guī)定，耐得住寂寞，踏踏實實完成人事檔案管理工作。其次，要做好人員的培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，考察其工作能力，并在完善業(yè)務(wù)素質(zhì)教育的過程中，不斷強(qiáng)化其保密與法制意識，讓他們養(yǎng)成保密習(xí)慣，以高度的責(zé)任感與使命感，強(qiáng)化他們對于檔案管理基本功的訓(xùn)練，不斷開拓新思路，更好地開展檔案管理工作，為單位人才儲備做好服務(wù)工作。再次，要做好關(guān)愛工作。不但要在工作中支持檔案管理人員，通過用人激勵機(jī)制，讓工作中踏實肯干的人得以重用，讓他們看到事業(yè)晉升的路徑。更應(yīng)在生活中了解他們的需求，解決他們的后顧之憂，使所有工作人員都能用心工作，努力將人事檔案管理工作做實、做細(xì)，讓他們感受到單位帶給他們的溫暖，從而提升整體工作效率，工作質(zhì)量。最后，要留住人才。經(jīng)驗豐富的檔案管理人員屬于稀缺人才。單位應(yīng)做好留人的準(zhǔn)備工作，用事業(yè)留住人才、用情感留住人才、用相應(yīng)的待遇留住人才，這樣才能確保人才隊伍的穩(wěn)定性。
（四）加大軟硬件建設(shè)。人事檔案管理工作的搭建需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財力的支持。同時，還需要大量的人力資源對紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關(guān)部門借調(diào)一些業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人才，集中進(jìn)行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內(nèi)容不詳?shù)牡胤浇o予改進(jìn)，并在電子檔案整理完畢后對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行核對，強(qiáng)化檔案內(nèi)容的完整性。特別是疫情防控期間，人事檔案異地網(wǎng)絡(luò)查詢的案例，為新時期人事檔案管理的信息化建設(shè)提供了實踐思路，通過推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享，甚至未來可以實現(xiàn)人事檔案外網(wǎng)資源互聯(lián)互通狀態(tài)，這樣就可以全面推動人事電子檔案的歸檔工作，實現(xiàn)全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發(fā)展、人才流動提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內(nèi)容進(jìn)行開發(fā)與利用，通過網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，對檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔與分類，這樣才能確保信息內(nèi)容查詢更快、更精準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理工作的深度開發(fā)。
三、結(jié)語
在當(dāng)前人事檔案管理工作中，還存在很多不足，在新時期要做好人事檔案管理工作，應(yīng)努力提升檔案管理工作效率及服務(wù)水平，補(bǔ)短板強(qiáng)弱項，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的基礎(chǔ)性支撐性作用，不斷對檔案管理工作進(jìn)行深度探究，建立高素質(zhì)專業(yè)化的管檔人才隊伍，壓實工作責(zé)任，為事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案智慧”和“檔案力量”。
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作者：楊明明 單位：新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第四師第一中學(xué)