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高校人事檔案管理問題分析

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高校人事檔案管理問題分析

[提要]高校人事檔案管理是高校管理的重要組織部分,在管理中存在的問題制約了人事管理功能的正常發(fā)揮。本文針對(duì)高校人事檔案管理中存在的問題,提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞:高校;人事檔案管理;對(duì)策

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會(huì)關(guān)系以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄,是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分,能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力,直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評(píng),間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此,在新的形勢(shì)下,積極推動(dòng)高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢(shì)在必行。

一、高校人事檔案管理存在的問題

(一)重視程度不夠。無論對(duì)于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說,對(duì)人事檔案的重視程度都還不夠強(qiáng)烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡單存放于檔案室里,他們只負(fù)責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管,提供一些被動(dòng)性的服務(wù)。而對(duì)于人事檔案當(dāng)事人來說,由于人事檔案的保密性要求高,導(dǎo)致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用,大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么,認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān),是組織人事部門的事。這些都是對(duì)人事檔案在認(rèn)識(shí)上的重視程度不足造成的,從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。

(二)制度落實(shí)不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等,制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度(如人事檔案管理工作細(xì)則、收集歸檔制度、安全保密制度等等)。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù),奠定了良好的基礎(chǔ),但是在具體落實(shí)上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則,但由于人才流動(dòng)的日益頻繁,高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象;檔案材料的收集不及時(shí),整理歸檔更新滯后,材料缺失嚴(yán)重等等,這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實(shí)不足的表現(xiàn)。

(三)隊(duì)伍建設(shè)不健全。

1、人員配備不足。隨著社會(huì)的發(fā)展,各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,教職工的數(shù)量迅速增長。同時(shí),隨著人事制度的改革和深化,人才的流動(dòng)也不斷加大,因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求,每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員,然而各高校專職工作人員配備并不充足,兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下,檔案管理人員只能加班加點(diǎn)來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作,沒有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法,人員素質(zhì)有待提高。

2、業(yè)務(wù)知識(shí)不精。目前,各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身,而是因?yàn)楦鞣N原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項(xiàng)工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息錄入等等,這些不論是從業(yè)務(wù)知識(shí)還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求,更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價(jià)值,提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。

(四)硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定,人事檔案管理部門要做到“三室”分開,設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室,不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中,大多數(shù)高校由于經(jīng)費(fèi)、空間等原因的限制,在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求,不能達(dá)到“三室”分開標(biāo)準(zhǔn),無法配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導(dǎo)致人事檔案管理信息化嚴(yán)重滯后,無法對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選、排序、分類和匯總。

二、高校人事檔案管理的對(duì)策

(一)提升檔案管理意識(shí),提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強(qiáng),要切實(shí)做好檔案管理工作,與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對(duì)檔案及檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和支持是密不可分的。首先,高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作要予以重視,將其提升到一定的認(rèn)識(shí)高度,轉(zhuǎn)變?cè)瓉怼罢f起來重要,排起來次要,用起來重要,忙起來忘掉”的現(xiàn)象,把人事檔案工作提到議事日程,在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持,更好地發(fā)揮其作用。其次,對(duì)檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎,難以做出成績,檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作和生活,尊重其人格和勞動(dòng),并在評(píng)定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機(jī)會(huì),提供發(fā)展空間。再次,檔案管理人員要加大對(duì)檔案及管理工作的宣傳力度,利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等渠道,不斷提高全體教職員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí),促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

(二)完善規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展,需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴(yán),這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴(yán)格按照制度辦事。因此,高校應(yīng)立足于本校的實(shí)際情況,制定完善的規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)各部門之間的通力合作,最大限度地確保檔案材料的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性,從而做到讓制度說話,用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時(shí),要從嚴(yán)把關(guān),做到不錯(cuò)、不漏,萬無一失。

(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量,建立一支政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊(duì)伍,是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

1、爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。首先按照國家檔案要求,配備充足的專職檔案管理人員,保證人事檔案管理的正常順利開展;其次建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系,在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機(jī)制,促進(jìn)人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化,保證人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學(xué)科背景或工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才,提高隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì);另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),開展校際的參加學(xué)習(xí)、交流活動(dòng),不斷提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,從而做到用豐富的檔案理論知識(shí)來指導(dǎo)日常管理工作。此外,高校人事檔案管理人員還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí),成為既懂專業(yè)知識(shí)又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才,為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。

(四)加大投入力度,提高管理效率。針對(duì)高校人事檔案管理的重要性,高校要加大對(duì)人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度,將人事檔案管理經(jīng)費(fèi)列入單位的財(cái)務(wù)預(yù)算,不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備,使人事檔案管理各方面都達(dá)標(biāo)。如按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室,做到“三室”分開;配備齊全的辦公設(shè)備(電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等),及時(shí)更新,改善工作環(huán)境,提高檔案管理人員的積極性和工作效率。

主要參考文獻(xiàn):

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作者:于鳳仙 單位:河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)