水利工程竣工驗收檔案管理問題與對策
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摘要：水利工程檔案歸檔與管理工作的開展，對于整個工程建設(shè)項目的實施與管理有著重要的作用。實際工作開展中仍然存在工程竣工驗收文件歸檔資料不齊全、整編不規(guī)范等問題，需要采取有效的措施，提高檔案歸檔和管理的水平與質(zhì)量效果，確保水利工程順利通過竣工驗收。文章主要分析了水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題，探究有效解決策略，為水利工程項目的竣工驗收與管理有所幫助。
關(guān)鍵詞：水利工程；竣工驗收；檔案管理；問題；對策
水利工程檔案包含了水利工程建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)、各個階段的資料信息和數(shù)據(jù)信息，對于水利工程建設(shè)項目的管理以及后期的維護、工程項目的驗收等有著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在不斷地完善，推動了水利工程項目的發(fā)展。且水利工程項目投資的規(guī)模比較大，工程項目建設(shè)的周期比較長，檔案管理工作的開展比較復(fù)雜。因此，需要全面的、準(zhǔn)確的分析水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題，要有效地解決這些問題，確保水利工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性，促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
1水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題
1.1文件形成不規(guī)范
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保檔案文件信息的規(guī)范性。但是實際管理中，部分水利工程檔案管理存在部分原始資料沒有嚴(yán)格的依照格式與規(guī)范進行書寫；檢驗記錄的簽章不齊全；竣工圖不規(guī)范，缺失竣工圖章、簽字手續(xù)不完備、沒有體現(xiàn)設(shè)計變更的內(nèi)容等情況等一系列問題。對于這部分不符合檔案歸檔要求與規(guī)范的文件資料和信息，是不能進行竣工驗收的，從而影響了整個水利工程建設(shè)項目的驗收和交付，不利于水利工程的發(fā)展。
1.2文檔歸檔不齊全
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規(guī)范性、完整性與系統(tǒng)性，要能夠全面的、準(zhǔn)確地反映實際工程項目建設(shè)的情況。但是，實際管理中，部分水利工程建設(shè)項目存在缺乏項目前期的文件和資料；工程文件的原件丟失；文件缺乏相應(yīng)的批復(fù)；設(shè)計變更的審批手續(xù)不完整；文件的存儲比較分散；文件信息收集及時性、全面性不足；文件借閱等管理不到位等導(dǎo)致的文件和數(shù)據(jù)資料的丟失；招投標(biāo)相關(guān)的資料信息沒有做到及時的歸檔等一系列的問題。從而影響了整個水利工程建設(shè)項目的驗收工作的開展，不利于水利工程的發(fā)展。
1.3文件整編不規(guī)范
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要做好相關(guān)的檔案資料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科學(xué)的分類和編號，方便文件信息的存儲、管理和利用。但是，實際管理中，部分水利工程建設(shè)項目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類不科學(xué)、排序相對比較混亂；沒按照要求編寫卷內(nèi)目錄、備考表；案卷題名和實際工程項目的名稱不規(guī)范等問題。從而影響了整個水利工程建設(shè)項目的驗收工作的開展，不利于水利工程的發(fā)展。
1.4聲像材料歸檔困難
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術(shù)手段，重視強化對紙質(zhì)資料、聲像資料與電子文檔的管理，確保檔案信息的完整性。但是，在實際管理中，部分水利工程建設(shè)項目存在聲像資料缺失和失管；文件資料的內(nèi)容不全面，沒有文字說明；聲像資料的保管條件比較差，在防光、防丟失等方面工作不到位等問題，增加了聲像資料的歸檔難度，不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個水利工程建設(shè)項目的驗收工作的開展，不利于水利工程的發(fā)展。
2造成水利工程竣工驗收中檔案管理問題的原因
2.1檔案管理意識薄弱
部分水利工程項目建設(shè)對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理的意識不強，所開展的檔案管理工作沒有做到與工程項目建設(shè)的實際情況相一致，缺乏工程項目建設(shè)的全過程的、動態(tài)化的檔案管理。各部門與檔案管理部門之間的溝通與交流不順暢，影響檔案信息和相關(guān)資料收集的及時性、完整性。檔案信息交接不及時，影響了檔案專項驗收工作的開展。檔案監(jiān)督和管理工作不到位，導(dǎo)致檔案資料收集、整理、歸檔、存儲中的一些問題。
2.2缺乏完善的管理體系
為確保檔案管理工作規(guī)范化的進行，需要強化制度的保障與約束，要構(gòu)建完善的檔案管理體系，嚴(yán)格的依照管理的規(guī)范和要求做好檔案管理相關(guān)工作。部分水利工程項目建設(shè)缺乏完善的檔案管理體系。例如，管理的人員結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)不合理，部分環(huán)節(jié)無人管理；信息化檔案管理水平不高、檔案保存設(shè)備落后，影響了檔案信息資料的收集、整理、分類、存儲等工作的有效性開展。檔案管理形式化，應(yīng)付檔案驗收工作，實際實施不到位，出現(xiàn)事后印文件、補手續(xù)、填數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和可靠性。檔案管理相關(guān)的制度不健全，在水利工程檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制等方面仍然存在不足和漏洞。
2.3管理人員綜合素質(zhì)有待提高
檔案管理人員的技能水平與綜合素質(zhì)對于檔案管理的質(zhì)量效果有著重要的影響。部分水利工程項目的檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步的提高。在實際管理中，針對更加多樣化的、更加復(fù)雜的檔案管理工作，管理人員的手段落后，信息化管理的水平不高，缺乏動態(tài)化的檔案管理意識，知識結(jié)構(gòu)、以及相關(guān)的規(guī)范要求、技術(shù)手段、管理方法等把控力不夠。專職檔案人員比較缺乏，且開展的培訓(xùn)活動的針對性不強。從而導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、質(zhì)量效果不高等問題，影響水利工程項目的竣工驗收和檔案價值作用的發(fā)揮。
3優(yōu)化水利工程竣工驗收中檔案管理的策略
3.1強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念
水利工程施工建設(shè)企業(yè)需要充分地認(rèn)識到檔案管理工作在整個工程項目建設(shè)中的重要作用，強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念。例如：（1）將檔案管理工作的開展作為一項系統(tǒng)化的工作進行，確保管理工作落實到位。（2）促使檔案管理工作的開展與水利工程項目實際建設(shè)施工同步，做好工程項目計劃、施工、驗收等各環(huán)節(jié)、各階段、全過程的檔案信息收集、整理、分類和存儲。（3）強化檔案管理部門與其他部門和單位之間的溝通和交流，促使各單位、各部門積極地配合檔案管理部門工作的開展。
3.2建立健全制度機制，構(gòu)建完善的檔案管理體系
根據(jù)水利工程項目實際建設(shè)和管理的需要，根據(jù)工程項目驗收的規(guī)范要求，不斷地完善檔案管理的相關(guān)的制度和機制，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的、更全面的、更優(yōu)化的檔案管理體系，提高水利工程項目驗收中的檔案管理質(zhì)量效果。例如：（1）明確工程驗收中的檔案管理的目標(biāo)、規(guī)范和要求，根據(jù)實際工程項目建設(shè)的特點，促使檔案管理的體制更優(yōu)化。（2）構(gòu)建專門的檔案管理部門，由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)好檔案歸集和檔案管理工作，實現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性。（3）促使各部門、各單位明確其在檔案管理中的職責(zé)，促使責(zé)任的有效執(zhí)行和落實，共同做好檔案管理工作，確保檔案管理的全面性與完整性。（4）完善檔案管理的制度，嚴(yán)格的依照制度規(guī)范以及實際工程項目的情況，促使檔案信息的收集、歸檔、組卷、整編、移交等更加的規(guī)范。（5）發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督和檢查作用，促使監(jiān)督檢查制度更加的完善，有效的規(guī)避不規(guī)范、不合理的地方，促使檔案管理工作的開展更加的科學(xué)化、規(guī)范化。
3.3促使檔案管理有效落實，強化檔案管理的質(zhì)量效果
第一，確保檔案管理工作的各項管理制度和措施的有效落實，從水利工程項目立項開始做好相關(guān)的數(shù)據(jù)資料的收集和整理工作，實現(xiàn)施工建設(shè)全過程的檔案管理、檔案監(jiān)督和檢查，做好工程項目驗收之前的檔案驗收工作。確保檔案管理工作的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。第二，做好檔案的監(jiān)督工作，強化檔案管理的質(zhì)量效果。促使項目法人、監(jiān)理單位參與檔案管理工作，落實好管理的責(zé)任，做好工程項目檔案的收集、整編、歸檔、移交等方面的監(jiān)督。做好相關(guān)資料信息的審核、簽證、確認(rèn)工作。第三，嚴(yán)格地進行檔案驗收，提高檔案的質(zhì)量。做好檔案專項驗收工作，嚴(yán)格的依照各項規(guī)范要求做好自檢和預(yù)驗收工作，對檔案資料、竣工圖紙、報告文件等認(rèn)真的審核。例如，檢查工程變更相關(guān)資料的完整性、審批手續(xù)的規(guī)范性；檢查竣工圖紙相關(guān)的文字說明是否詳細、完整，簽字、蓋章是否規(guī)范；檢查檔案的分類是否科學(xué)合理；及時發(fā)展、整改不規(guī)范、不完整、不符合要求檔案信息。
3.4強化隊伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平
強化檔案管理隊伍建設(shè)，重視不斷地提高檔案管理人員的技能水平和綜合素質(zhì)。引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人員參與水利工程檔案管理工作，強化對管理人的有針對性的、專業(yè)的培訓(xùn)。熟練地掌握和運用檔案管理的新理論、新知識、新技能，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理與服務(wù)的水平?？茖W(xué)合理地將現(xiàn)代信息技術(shù)運用到檔案管理中，提高信息化管理的水平，強化對電子文件收集、歸檔、存儲，促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化。做好檔案信息的安全管理和管理系統(tǒng)的維護工作，規(guī)避檔案信息的丟失、泄露等問題，確保檔案的安全與完整。
4結(jié)語
綜上所述，檔案管理工作是水利工程管理的重要內(nèi)容，對于提高整個工程的管理水平、做好工程建設(shè)項目的竣工驗收工作以及后期的管理工作有著重要的作用，水利工程企業(yè)需要重視檔案管理工作的開展。強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念；建立健全制度機制，構(gòu)建完善的檔案管理體系；促使檔案管理有效落實，強化檔案管理的質(zhì)量效果；強化隊伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。有效的規(guī)避與解決檔案管理中的問題，促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮效用。
參考文獻
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作者：劉永慶 單位：青海省海東市樂都區(qū)水務(wù)局