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摘要:水利工程建設(shè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大以及水利事業(yè)發(fā)展速度的加快,對(duì)新時(shí)期檔案管理工作提出了更高的要求。為進(jìn)一步滿(mǎn)足有關(guān)管理工作高效開(kāi)展的要求和提升檔案管理的潛在應(yīng)用價(jià)值,有必要深入探討應(yīng)用過(guò)程中這類(lèi)體系存在的問(wèn)題,在此基礎(chǔ)上找出符合適用性要求的對(duì)策,以保證水利工程建設(shè)時(shí)檔案管理的有效性。因此,文章闡述了水利工程檔案的內(nèi)容及其構(gòu)成,從管理職責(zé)、體系、意識(shí)等方面解析檔案管理存在的主要問(wèn)題,為了實(shí)現(xiàn)最大化檔案管理利用價(jià)值提出主要問(wèn)題的處理對(duì)策。
關(guān)鍵詞:檔案管理;主要問(wèn)題;對(duì)策探析;水利工程
引言
我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展在一定程度上推動(dòng)了水利行業(yè)建設(shè)水平的提升,同時(shí)對(duì)工程建設(shè)提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求,水利工程檔案管理工作逐漸引起人們的關(guān)注。依據(jù)檔案管理體系應(yīng)用現(xiàn)狀及其功能特性,深入分析其存在的問(wèn)題和對(duì)策,可以更加充分的發(fā)揮水利工程檔案管理的實(shí)際作用,為后續(xù)工程管理和質(zhì)量評(píng)價(jià)提供可靠依據(jù),并為水利行業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此,為保證相關(guān)工作能夠有序落實(shí)及更加顯著的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值,水利企業(yè)應(yīng)完善管理體系、強(qiáng)化管理意識(shí),將檔案管理工作安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)[1-2]。為了提升水利工程檔案的應(yīng)用效果和利用效率,有必要全面了解與之相關(guān)的內(nèi)容。一方面,水利工程檔案存在完整配套性、適用性、法制性、種類(lèi)多、內(nèi)容廣等特點(diǎn),可以紀(jì)錄與整理工程建設(shè)信息,拓展建設(shè)事業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展及促進(jìn)水利建設(shè)處于良好狀態(tài);另一方面,在竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)定、工程建設(shè)控制等環(huán)節(jié)均涉及到水利工程檔案,可為工程設(shè)計(jì)、科技技術(shù)創(chuàng)新研究、工程運(yùn)營(yíng)期的管理與維護(hù)等提供重要的參考依據(jù)。所以,為滿(mǎn)足水利工程安全運(yùn)行要求應(yīng)高度重視檔案存儲(chǔ)信息資源的高效利用,最大程度的發(fā)揮檔案材料的應(yīng)用價(jià)值。研究分析水利工程檔案管理相關(guān)內(nèi)容時(shí),必須先了解管理體系的基本構(gòu)成,組成工程檔案管理體系的要素有:檔案管理制度、管理機(jī)構(gòu)、管理技術(shù)、管理人員。1)檔案管理制度隸屬于水利工程的范疇,像行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家強(qiáng)制性法律法規(guī)及地方性法規(guī)等。2)檔案管理機(jī)構(gòu)保證了制定與實(shí)施管理計(jì)劃的有效性,水利工程各參建單位檔案管理部門(mén)、國(guó)家檔案行政管理部門(mén)等機(jī)構(gòu)提供了專(zhuān)業(yè)保障。3)檔案管理技術(shù)為高效完成管理工作提供了技術(shù)支持,綜合考慮檔案利用、保管、整理、收集等內(nèi)容,豐富了檔案管理的工作方法。4)為進(jìn)一步提升專(zhuān)業(yè)化檔案管理水平應(yīng)重視管理人員綜合素質(zhì),針對(duì)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)[3-4]。因此,水利工程檔案管理在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著重要作用,通過(guò)加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)管理、減少施工安全質(zhì)量事故、保證項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和檔案管理的規(guī)范性,更好的推動(dòng)水利事業(yè)的健康發(fā)展。
1水利工程檔案管理存在的問(wèn)題
1.1管理意識(shí)方面
水利工程建設(shè)項(xiàng)目涉及到的工作內(nèi)容比較多,施工環(huán)節(jié)較為復(fù)雜,做好檔案管理工作可為后續(xù)質(zhì)量評(píng)價(jià)和工程管理提供精確依據(jù)。但是,部分人員在檔案管理過(guò)程中并未認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要作用,缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才且檔案管理意識(shí)薄弱。工程實(shí)踐中,檔案管理存在的問(wèn)題往往未能引起承包人員的重視,從而限制了檔案管理的時(shí)效性和管理水平的提升,對(duì)工程項(xiàng)目的順利實(shí)施造成極為不利的作用。
1.2管理體系方面
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及多個(gè)管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,工程質(zhì)量在很大程度上取決于這些部門(mén)及人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在解決檔案管理存在的相關(guān)問(wèn)題時(shí),由于各個(gè)部門(mén)和人員綜合素質(zhì)的差異難以形成一個(gè)完整的檔案管理體系。此外,水利工程的施工環(huán)節(jié)較多、建設(shè)工期較長(zhǎng),缺乏能夠有效指導(dǎo)工程檔案管理工作的管理體系,無(wú)法保證檔案管理的順利實(shí)施和最終管理效果的實(shí)現(xiàn)[5]。1.3管理職責(zé)方面水利工程建設(shè)企業(yè)未設(shè)定專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu),日常的檔案管理工作一般由責(zé)任和施工部門(mén)設(shè)定的臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),由此導(dǎo)致各部門(mén)之間的權(quán)責(zé)不清、認(rèn)識(shí)不全等問(wèn)題。部門(mén)之間的交流不深且關(guān)系比較混亂,檔案管理鉸接不符合要求、檔案管理過(guò)程不規(guī)范。例如,在交接及撤銷(xiāo)部分檔案時(shí),因臨時(shí)機(jī)構(gòu)未將其納入交接的范疇而出現(xiàn)重要信息丟失的現(xiàn)象,甚至出現(xiàn)丟失重要建設(shè)資料的問(wèn)題。
1.4其它方面
由于管理人員綜合素質(zhì)有待提高、缺乏適用性的管理技術(shù),從而使得水利工程檔案管理工作的技術(shù)含量不斷減少,這對(duì)進(jìn)一步提升檔案管理水平產(chǎn)生明顯的制約,主要體現(xiàn)在以下方面:1)因檔案收集工作的開(kāi)展不及時(shí)、缺乏深入的思考,無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理體系的作用,檔案管理技術(shù)含量不斷減少。2)因綜合考慮檔案管理功能特性及其特點(diǎn)存在不足,導(dǎo)致檔案保管與整理不科學(xué),這加大了檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的概率,對(duì)提升管理水平產(chǎn)生制約作用。3)由于未能全面了解水利工程檔案高效利用的要求、自身特性,也會(huì)減少檔案管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)及其利用水平[6]。此外,由于部分管理人員基本素質(zhì)有待提高、專(zhuān)業(yè)能力存在不足,無(wú)法保障具體實(shí)施時(shí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性,由此降低其功能價(jià)值。
2水利工程檔案管理常規(guī)問(wèn)題的對(duì)策
2.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
檔案工作與檔案意識(shí)間存在相互促進(jìn)、彼此制約的作用管理,檔案工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵與重要前提就是樹(shù)立牢固的檔案意識(shí)。為有效提升檔案管理水平必須做好檔案管理宣傳工作,通過(guò)宣傳教育讓全體職工認(rèn)識(shí)到水利工程檔案管理的重要地位,從思想上提升管理人員的重視程度,由此保證后續(xù)項(xiàng)目的順利實(shí)施。建議水利部門(mén)將檔案管理納入水利工程建設(shè)管理體系,真正做到工程施工與檔案形成同步、工程進(jìn)度監(jiān)督與檔案建設(shè)同步、項(xiàng)目立項(xiàng)與檔案收集同步、工程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)同步的四同步目標(biāo)。從根本上保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)時(shí)期的同步實(shí)施,在工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)始終貫穿檔案管理工作,保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及檔案再利用提供依據(jù)。此外,按時(shí)紀(jì)錄工程建設(shè)情況以保證檔案資源的完整性,注重保護(hù)重要資源以防止丟失;針對(duì)管理失誤或檔案丟失等問(wèn)題制定完善的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)有關(guān)人員追究相應(yīng)的責(zé)任;制定職責(zé)體系強(qiáng)化檔案管理意識(shí),落實(shí)水利工程檔案管理工作以提升整體管理水平[7]。
2.2擴(kuò)充檔案采集方式
當(dāng)前,水利項(xiàng)目建設(shè)工期短則半年、長(zhǎng)則2-3年,建設(shè)過(guò)程中檔案管理涉及到的內(nèi)容較多,對(duì)此可以適當(dāng)擴(kuò)充檔案采集渠道和方式以保證工程檔案的完整性。對(duì)于工期較短的水利項(xiàng)目,應(yīng)對(duì)工程建設(shè)進(jìn)度及時(shí)跟蹤并有針對(duì)性的采集檔案資料,在確保檔案管理質(zhì)量的情況下減少工作量;對(duì)于工期較長(zhǎng)的水利項(xiàng)目,應(yīng)結(jié)合工程施工進(jìn)度采取其他收集方式,依據(jù)檔案采集體系整理水利工程檔案信息,在保證檔案信息真實(shí)性、完整性的情況下提升檔案管理效率。項(xiàng)目建設(shè)時(shí),施工人員和設(shè)計(jì)人員為全面了解工程信息的主要對(duì)象。因此,在不影響施工進(jìn)度的條件下可以引導(dǎo)施工及設(shè)計(jì)人員,參與檔案采集活動(dòng)中以獲取相關(guān)的信息數(shù)據(jù),這樣可以保證檔案管理質(zhì)量以及提升檔案信息的精準(zhǔn)性、真實(shí)性。
2.3完善檔案管理體系
1)為確保檔案管理質(zhì)量必須增強(qiáng)管理人員的綜合實(shí)力和專(zhuān)業(yè)水平,這就要求管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)水利工程檔案管理知識(shí),不斷提升自身主觀能動(dòng)性以及樹(shù)立良好的創(chuàng)新與安全意識(shí),強(qiáng)化思想意識(shí)以更好的滿(mǎn)足檔案管理工作要求;此外,檔案管理人員還要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能,定期參與學(xué)習(xí)活動(dòng)以提升檔案管理水平,增強(qiáng)自身綜合實(shí)例和管理能力。2)完善的檔案管理體系為保證管理工作順利實(shí)施的重要基礎(chǔ),結(jié)合自身實(shí)際狀況有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),不斷探索新的方式提升檔案管理的時(shí)效性。同時(shí),為了滿(mǎn)足水利工程發(fā)展要求和進(jìn)一步提升工程建設(shè)管理水平,各參建方應(yīng)積極建設(shè)信息化檔案管理體系,綜合應(yīng)用各類(lèi)信息技術(shù)充分連接各個(gè)工作環(huán)節(jié)。3)檔案的利用與查找利用傳統(tǒng)的方法難以實(shí)現(xiàn)時(shí),考慮到檔案數(shù)量多、查找過(guò)程復(fù)雜的實(shí)際情況,可以引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)功能對(duì)檔案資料編號(hào)、整理,采用索引功能實(shí)現(xiàn)檔案的快速調(diào)閱及減少管理工作量;計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)連接功能顯著提升了檔案的交流與共享水平,有助于最大程度的發(fā)揮檔案功能,屬于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化檔案管理和系統(tǒng)、科學(xué)、快速管理檔案的有效方法??傮w而言,通過(guò)完善的管理體系為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化檔案管理的重要依據(jù),為保證水利工程順利實(shí)施提供支持。
2.4加強(qiáng)各部門(mén)合作
1)明確檔案管理的重要地位。采用現(xiàn)代化宣傳手段和技術(shù)提升全體職工管檔用檔的意識(shí),將檔案管理的重要性利用微信、微博等現(xiàn)代化手段傳遞至各個(gè)部門(mén),采用現(xiàn)代化技術(shù)積極宣傳檔案管理方法和方案,提升宣傳的實(shí)用性和趣味性。2)制定職責(zé)體系明確檔案管理工作職責(zé)[8]。各個(gè)部門(mén)配合、支持水利工程檔案管理工作,通過(guò)完善協(xié)調(diào)配合體系和檔案管理規(guī)章制度,實(shí)施總負(fù)責(zé)人明確、上級(jí)部門(mén)科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)機(jī)制,各參建部門(mén)及全體人員全面認(rèn)識(shí)自身職責(zé),向總負(fù)責(zé)人按照規(guī)定的時(shí)間要求匯報(bào)相應(yīng)的工作。針對(duì)檔案移交及管理過(guò)程中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象,嚴(yán)格按照職責(zé)追究制度給予相應(yīng)的處罰,對(duì)于表現(xiàn)良好的人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì),采取這種方式可以有效提升檔案管理水平和職工的工作積極性。水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)均會(huì)形成工程檔案,建設(shè)初期應(yīng)整合檔案管理、信息采集流程及明確職責(zé)體系,施工質(zhì)量及進(jìn)度檢查階段應(yīng)核查施工管理、檔案采集等內(nèi)容,結(jié)合工程建設(shè)要求發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,及時(shí)處理有關(guān)問(wèn)題以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
3結(jié)論
綜上分析,為推動(dòng)水利事業(yè)的發(fā)展與建設(shè)必須全面落實(shí)檔案管理工作,針對(duì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題實(shí)施一系列的管理對(duì)策,從而提升檔案管理質(zhì)量與效率,并為順利實(shí)施管理工作提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)支持。為保證檔案管理質(zhì)量就要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系,高度重視檔案管理工作,強(qiáng)化管理人員思想意識(shí)以及明確各部門(mén)的管理職責(zé),通過(guò)加強(qiáng)各部門(mén)間的交流與合作,為促進(jìn)我國(guó)水利事業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展以及水利工程檔案管理工作順利實(shí)施提供重要保障。
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作者:李建立 單位:沈陽(yáng)市勝豐水利建筑工程有限公司