談社區(qū)檔案管理規(guī)范化對(duì)策

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一、目前社區(qū)檔案管理工作的基本情況

進(jìn)入到二十一世紀(jì)以來(lái)，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實(shí)際情況采取措施，并通過(guò)整合社區(qū)檔案資料及對(duì)社區(qū)建檔等各種方式，主動(dòng)積極的進(jìn)行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績(jī)。但是因?yàn)槭艿皆S多相關(guān)體制、實(shí)際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問(wèn)題及相對(duì)薄弱的地方。首先是思想上認(rèn)知不夠，對(duì)社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒(méi)有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實(shí)際工作的安排上，過(guò)于偏重處理繁雜事情及完成上級(jí)布置的任務(wù)，往往忽略了收集整理檔案資料的相關(guān)實(shí)物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案散失嚴(yán)重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)緊張，基礎(chǔ)條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問(wèn)題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務(wù)不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務(wù)能力參差不齊，特別是對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和基本要求了解不夠，對(duì)檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價(jià)值的文件材料不能及時(shí)歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。

二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施

（一）強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)

社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會(huì)的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來(lái)工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會(huì)工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》，加強(qiáng)社區(qū)居民委員會(huì)工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來(lái)保證社區(qū)檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度

根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強(qiáng)對(duì)檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理?xiàng)l例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。

（三）加大對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作

積極組織各個(gè)社區(qū)檔案部門的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時(shí)還需要對(duì)社區(qū)工作相關(guān)知識(shí)有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細(xì)步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)

社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強(qiáng)化。而檔案人員必須要通過(guò)現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)以及先進(jìn)的管理觀念來(lái)強(qiáng)化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實(shí)好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對(duì)一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴(yán)格的保密方式，實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機(jī)密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時(shí)，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，掌握工作所相關(guān)的知識(shí)以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來(lái)，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進(jìn)的管理方法進(jìn)行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。

（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，加大監(jiān)督力度

將要將社區(qū)檔案管理工作納入到社區(qū)日常工作的會(huì)議中去，在會(huì)議中明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)。因?yàn)樯鐓^(qū)檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常廣泛，內(nèi)容相對(duì)也比較繁雜，所以必須要將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到社區(qū)檔案管理部門中去，要將社區(qū)檔案工作規(guī)范化管理，并且通過(guò)應(yīng)用社區(qū)檔案部門自查、人民群眾監(jiān)督與相關(guān)職能部門監(jiān)管相結(jié)合的管理方針，同時(shí)應(yīng)用經(jīng)濟(jì)、法律及行政的手段，將社區(qū)檔案管理工作規(guī)范化。社區(qū)檔案部門及其工作人員在日常社區(qū)檔案管理工作中也要發(fā)揮其職能效應(yīng)，做好自己的本職工作，促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)作。

作者：高東輝 王思南 單位：吉林省洮南市社區(qū)服務(wù)中心 吉林省洮南市社會(huì)救助事業(yè)中心