CSA在物資管理的應(yīng)用
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［摘要］新時代提高國有企業(yè)經(jīng)營效率是現(xiàn)代國企改革的重要方向。對國有建筑施工企業(yè)來說，項目內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是提高物資管理效率。本文在介紹內(nèi)部控制自我評估的基礎(chǔ)上，探討其方法與應(yīng)用，結(jié)合國有建筑施工企業(yè)物資管理現(xiàn)狀提出了與之適應(yīng)的方法，以實現(xiàn)提高企業(yè)管理效率的目標(biāo)。
近年來，隨著國際經(jīng)濟環(huán)境下行以及國內(nèi)房地產(chǎn)市場的宏觀調(diào)控，建筑行業(yè)特別是國有建筑施工企業(yè)面臨前所未有的經(jīng)營壓力，要想在日益透明的工程報價環(huán)境下生存與發(fā)展，內(nèi)部控制就成為現(xiàn)代建筑施工企業(yè)不得不用的工具。對于建筑施工企業(yè)來說，物資管理是重中之重，在此背景下，探討內(nèi)部控制自我評估技術(shù)在物資管理中的作用顯得尤為重要。
1內(nèi)部控制自我評估概述
內(nèi)部控制自我評估（ControlSelf-Assessment，CSA），指內(nèi)審人員對企業(yè)內(nèi)部控制的有效性與實施效率及效果進行評估的過程。CSA產(chǎn)生于加拿大海灣能源公司，該方法使企業(yè)各管理人員相互牽制、協(xié)作，更好地實現(xiàn)管理目標(biāo)。隨著該公司成功，CSA被許多組織采用，到20世紀(jì)90年代初期，CSA擴展到歐洲，在合同訂立及商務(wù)談判控制方面被內(nèi)部審計師所認(rèn)同并推廣。到20世紀(jì)90年代中期，CSA被世界各地大小企業(yè)接受。隨著CSA的發(fā)展，到21世紀(jì)，CSA引起了各國重視，許多國家通過立法確立其重要性，由事后監(jiān)督評價轉(zhuǎn)移到事前事中咨詢管理控制階段。
2內(nèi)部控制自我評估的方法及適用性
2.1引導(dǎo)會議法。引導(dǎo)會議法是內(nèi)審人員就某一專題組織有關(guān)人員討論的方法，包括3個階段：會前準(zhǔn)備、會中引導(dǎo)、會后總結(jié)。引導(dǎo)會議法必須先確定主持人、協(xié)調(diào)人和參會人，主持人和協(xié)調(diào)人在引導(dǎo)會議法上起引導(dǎo)作用。需擬定會議議程和討論的問題，并告知參會人以便提前準(zhǔn)備討論材料。召開過程中，主持人和協(xié)調(diào)人應(yīng)控制討論節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員討論主題，在出現(xiàn)不同觀點時，應(yīng)及時協(xié)調(diào)或邀請專家?guī)椭吻迨崂韱栴}。討論會結(jié)束后，組織者應(yīng)認(rèn)真整理分析會議記錄，總結(jié)和完善討論會所提出的建議，編制內(nèi)部控制改進方案，及時反饋到相關(guān)責(zé)任部門或人員進行整改落實。該方法優(yōu)點是突出與會人員全員參與、控制，重視所有參與人員的意見和建議，激發(fā)所有參與者的積極性，從而使管理人員更容易接納和執(zhí)行建議，但對組織者組織能力和協(xié)調(diào)能力要求較高且所需會議經(jīng)費也比較昂貴。2.2問卷調(diào)查法。問卷調(diào)查法是就特定控制內(nèi)部審計人員設(shè)計調(diào)查問卷用以了解相關(guān)人員的方法。調(diào)查問卷一般由卷首語、問題和回答方式、編碼和其他資料4部分組成。卷首語主要包括調(diào)查目的和主要內(nèi)容、被調(diào)查人的選擇途徑和選擇方式、對被調(diào)查人的希望和要求、問卷填寫說明、回復(fù)問卷時間和方式以及保密原則等。問題和回答方式一般包括調(diào)查詢問的具體或特定某一方面問題、回答問題的方式以及對回答方式的說明，問題回答方式一般設(shè)置為開放型、封閉型和混合型3類。編碼就是把問卷中的問題和被調(diào)查人的回答轉(zhuǎn)變?yōu)榇柣驍?shù)字，以便統(tǒng)計處理。其他資料包括問卷名稱、被調(diào)查人資料、開始與結(jié)束時間、調(diào)查完成情況、審核人員資料及意見等。問卷調(diào)查法的優(yōu)點在于能節(jié)約收集信息時間和成本，并能就特定問題做針對性調(diào)查，但此方法的缺點就在于難于掌握被調(diào)查人態(tài)度，存在敷衍應(yīng)付風(fēng)險，限制了所收集信息的真實性。2.3管理分析法。管理分析法，又稱管理結(jié)果分析法，指上述兩種方法之外的方法。內(nèi)部審計人員針對具體事務(wù)的業(yè)務(wù)流程與經(jīng)常出現(xiàn)的問題，訪談企業(yè)有關(guān)人員，了解該業(yè)務(wù)優(yōu)缺點，經(jīng)過全面客觀地整理、分析，形成有關(guān)整改方案。將此方案與相同問題的問卷調(diào)查法所收集的資料進行對比、綜合分析，從而得出較為準(zhǔn)確的結(jié)論。該方法的信息準(zhǔn)確性高于問卷調(diào)查法的信息準(zhǔn)確性，相對成本低于引導(dǎo)會議法的相對成本。
3國有施工企業(yè)物資管理現(xiàn)狀
3.1組織機構(gòu)設(shè)置和物資管理人員配置?，F(xiàn)代國有建筑施工企業(yè)大都采用雙線管理模式，即項目經(jīng)理部和公司職能部門同時管理。項目物資部歸口于項目總經(jīng)濟師領(lǐng)導(dǎo)，同時，還接受公司物資部管理，負(fù)責(zé)項目物資工作的具體實施和處理。物資部設(shè)置物資部長、材料員和庫管，物資部長總管項目物資工作，根據(jù)施工前的市場調(diào)查編制市場調(diào)查報告及項目物資策劃書，依據(jù)項目工程部編制并經(jīng)公司工程部審批的物資需求總計劃編制物資采購計劃，組織物資進場驗收、發(fā)放及物資核算工作，負(fù)責(zé)公司簽訂物資合同的合同交底和與項目其他部門協(xié)調(diào)的工作；材料員負(fù)責(zé)現(xiàn)場材料收發(fā)、現(xiàn)場料具的安全文明管理、分包進場物資質(zhì)量監(jiān)督與控制工作；內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)整理內(nèi)業(yè)資料、錄制物資臺賬，做到資料齊全完整，按類裝訂成冊并妥善保存，臺賬依據(jù)真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，各種報表統(tǒng)計準(zhǔn)確、上報及時；庫管負(fù)責(zé)庫材的收發(fā)與保管。3.2物資內(nèi)業(yè)管理。隨著管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，國有建筑施工企業(yè)現(xiàn)在都有自己的一套內(nèi)業(yè)資料標(biāo)準(zhǔn)格式。從最初的項目物資策劃、物資需求總計劃、物資采購計劃、物資合同及相關(guān)資料、物資合同交底及會簽歸檔、物資月計劃、零星材料采購計劃、物資驗收單、物資入庫單、物資發(fā)料單、周轉(zhuǎn)材料的調(diào)撥單（租賃單）、物資盤點表及物資報表和核算資料。3.3物資現(xiàn)場管理。3.3.1物資進場管理。在物資進場時，物資人員組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、相關(guān)監(jiān)理、物資使用人員對進場物資的資料、數(shù)量、質(zhì)量進行驗收，需檢尺的要有檢尺影像及書面記錄，需稱重的驗收人員需在過磅單上簽字確認(rèn)；不合格物資不予驗收；資料不完整的物資，單獨堆放于待檢驗區(qū)，并做好標(biāo)識，待資料齊全后再做驗收。3.3.2物資儲存管理。料具分區(qū)管理，施工現(xiàn)場應(yīng)按照工程技術(shù)部門編制的施工平面圖要求統(tǒng)一布置，各類料具按施工平面圖的要求統(tǒng)一堆放或設(shè)置倉庫存放。鋼材堆放要求下墊上蓋無積水，按類別、規(guī)格型號、材質(zhì)、產(chǎn)地、長度不同分開存放，并做好標(biāo)識標(biāo)牌；水泥庫房防雨防潮，進場水泥按品種、標(biāo)號、生產(chǎn)廠家、出廠批號、進場時間不同分類堆放，做好標(biāo)識標(biāo)牌并按“先進先出”的原則發(fā)放；其他物資均按施工平面圖的規(guī)定區(qū)域或倉庫指定位置存放，并及時填寫或修改完整、準(zhǔn)確、醒目的物資標(biāo)識標(biāo)牌。3.3.3發(fā)料管理。所有物資均按單位工程量清單及施工計劃編制并審核的物資限額領(lǐng)料單限額領(lǐng)料，材料使用單位應(yīng)以書面形式指定材料領(lǐng)用人員填寫并簽訂領(lǐng)料單。物資管理人員在發(fā)料時須按“先進先出”原則進行。3.3.4物資出場管理。物資出場時應(yīng)填寫《物資出場申報放行單》，注明退場物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、料具所屬單位、經(jīng)辦人、車牌號，經(jīng)項目相關(guān)管理人員確認(rèn)并簽字蓋章后，安保人員登記方可放行。3.4物資盤點和核算。項目物資部每月定期組織項目工程技術(shù)部門、物資使用人，財務(wù)人員或商務(wù)人員監(jiān)督，對項目物資進行盤點并填寫《項目物資盤點表》，盤點人員和監(jiān)盤人員共同簽字確認(rèn)；項目物資人員根據(jù)盤點表編制物資月度報表，與工程技術(shù)部、商務(wù)部一起組織項目領(lǐng)導(dǎo)及管理人員進行物資核算分析，編制核算分析報告并上報公司物資部備案。
4國有建筑施工企業(yè)物資管理內(nèi)部控制自我評估方法應(yīng)用
國有建筑施工企業(yè)在物資管理的實際過程中，存在許多矛盾與問題。根據(jù)國有建筑施工企業(yè)物資管理的實際情況，選擇適合的內(nèi)部控制自我評估方法。4.1基層物資管理人員配置嚴(yán)重不足，不適合采用問卷調(diào)查法。在現(xiàn)在絕大多數(shù)國有建筑施工企業(yè)實行項目責(zé)任承包制以后，項目領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)約項目人力成本，對項目物資部的人員進行最大限度精簡，從而導(dǎo)致一個人做兩個人甚至幾個人的事，所以，對公司的某些要求很多時候就只能停留在完成任務(wù)的層面上，如果使用問卷調(diào)查法進行內(nèi)部控制自我評估，對于人員配置不足的項目物資管理人員可能就只停留在完成任務(wù)的層面。特別是在項目剛開工時，基本上只會配物資部長一人，一個人既要做物資調(diào)查與策劃，又要編制資源配置計劃，還要配合公司做物資招標(biāo)等工作，如果這個時候公司再讓做問卷調(diào)查，那就只能停留在完成任務(wù)的層面。4.2檢查過于頻繁，不適合采用管理分析法。國有建筑企業(yè)承接的基本都是政府投資的基礎(chǔ)性項目和公益性項目或大型商業(yè)投資項目，此類項目大部分都是政府審計機關(guān)重點審計項目，所以，在施工過程中就不可避免地要接受政府職能部門監(jiān)管和審查。此外，作為國有企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部也有一套檢查體系，每年甚至每季度都要對重點項目進行例行檢查，而項目為了承擔(dān)公司的承包責(zé)任，甚至?xí)岉椖咳藛T偽造資料以應(yīng)付檢查。因此，管理分析法也不適合國有建筑施工企業(yè)的內(nèi)部控制自我評估。4.3項目獨立核算，不適合采用問卷調(diào)查法和管理分析法。在施工過程中，項目領(lǐng)導(dǎo)為了工程進度會干預(yù)物資管理和物資核算，項目領(lǐng)導(dǎo)為了施工進度和整體成本，在施工過程中會加大物資投入，或?qū)Ψ职睦速M現(xiàn)象選擇適當(dāng)容忍，對項目物資部扣款及核算采取有意回避。因此，在這種情況下對內(nèi)部控制的評估不論是選擇問卷調(diào)查還是管理分析都不適合。因此，國有建筑施工企業(yè)在物資管理人員配置不足、檢查頻繁和項目進度壓力大的情況下，引導(dǎo)會議法可以很好地規(guī)避敷衍、應(yīng)付和造假等情況發(fā)生，使內(nèi)部控制自我評估在物資管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以，在國有建筑施工企業(yè)的物資管理中，采用引導(dǎo)會議法能讓公司更好地把控項目物資管理現(xiàn)狀，從而制定行之有效的物資管理制度和方法，提高國有建筑施工企業(yè)物資管理效率。
5結(jié)語
國有建筑施工企業(yè)要想提高物資管理效率，就需要定期組織舉辦有針對性的引導(dǎo)會議，使國有建筑施工企業(yè)更好地進行物資管理，促使物資管理人員更加積極有效地參與內(nèi)部管理控制中，從而激發(fā)物資管理人員的積極性，提高物資管理人員的業(yè)務(wù)水平和內(nèi)部控制責(zé)任感，提高物資管理效率，實現(xiàn)提高企業(yè)效益的目標(biāo)。
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作者:任鋒 彭建明 單位:南京審計大學(xué)