檔案管理信息化需統(tǒng)籌推進(jìn)探析

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近年來(lái)，隨著檔案管理信息化布局不斷深入，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，樹(shù)立機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理新理念，成為推動(dòng)機(jī)關(guān)事務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的重要內(nèi)容。相較于其他工作，檔案管理單調(diào)乏味，常常不被重視，檔案管理專(zhuān)業(yè)人才難以被吸納，現(xiàn)有檔案管理人員接受培訓(xùn)機(jī)會(huì)比較少，工作積極性不高。此外，掃描儀、縮微設(shè)備等檔案管理工具器材缺乏，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)換處理、整理分析工作受到影響，快捷高效智能化的檔案管理也就無(wú)從談起。

面對(duì)這些問(wèn)題，需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將檔案管理信息化工作納入整個(gè)單位信息化管理體系中，從資金、人員等各方面給予支持。本著既滿足工作需要又節(jié)約成本的原則，嚴(yán)格設(shè)備采購(gòu)和使用要求，加大對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的維護(hù)力度。檔案電子文件從起草到歸檔，涉及眾多崗位和人員，需要在歸檔文件形成的全過(guò)程實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理，確保同一類(lèi)型檔案在不同部門(mén)和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致。要嚴(yán)格電子檔案加工、保管、借閱程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，確保檔案信息真實(shí)、完整、有效。

加強(qiáng)培養(yǎng)，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)人員和工作人員的檔案信息化意識(shí)教育。全體工作人員要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)保護(hù)檔案信息、利用檔案信息、開(kāi)發(fā)檔案信息的全局意識(shí)。加大檔案管理信息化人才培養(yǎng)力度，使其不僅掌握檔案學(xué)理論和具有檔案思維，還要具備創(chuàng)新意識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。在適度引進(jìn)人才的同時(shí)，通過(guò)崗位輪換等途徑加大人才儲(chǔ)備力度。

通過(guò)多種方式建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及校驗(yàn)機(jī)制，配備功能齊全的信息處理和利用工具，確保信息保管安全。建立層次分明的信息利用機(jī)制，建立權(quán)限設(shè)置流程。在系統(tǒng)安全管理上，通過(guò)采取設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源安全有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行。信息化時(shí)代檔案管理人員接觸到的信息更加頻繁密集，其中不乏核心數(shù)據(jù)信息，因此要加強(qiáng)對(duì)工作流程的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

檔案信息資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要要素。要從豐富資料入手，狠抓檔案信息的儲(chǔ)備，廣攬信息，改善資料結(jié)構(gòu)，豐富檔案管理信息門(mén)類(lèi)。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，注意對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行整合、加工，把經(jīng)過(guò)二次加工的信息同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，才能真正擴(kuò)充信息資源，提高信息資源的質(zhì)量和利用率。要加強(qiáng)共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性、管理方式不可更改的情況。這種無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的觀念并不可取。標(biāo)準(zhǔn)化意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的推動(dòng)作用，必須大力推進(jìn)共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用。對(duì)耗費(fèi)巨大的部分標(biāo)準(zhǔn)，例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，持續(xù)推進(jìn)。

作者:周晶晶 單位:北京市古代建筑博物館