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財務(wù)管理中新媒體新技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用

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財務(wù)管理中新媒體新技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用

摘要:目前隨著新媒體、新技術(shù)的發(fā)展,眾多高校都在開展“數(shù)字化智慧校園”建設(shè),這也促進了高校財務(wù)管理向內(nèi)涵式發(fā)展的不斷深入,財務(wù)部門作為掌管“錢袋子”的專業(yè)技術(shù)部門,也意識到僅僅通過提升服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識,已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展及改革創(chuàng)新的需求,因此借助新媒體、新技術(shù)建立信息化財務(wù)服務(wù)平臺,成為高校財務(wù)管理工作的主要手段。文章通過對高校財務(wù)管理信息化發(fā)展過程的分析,提出了新媒體新技術(shù)在高校財務(wù)管理中的設(shè)計與應(yīng)用思路,以期提高財務(wù)管理工作效率、提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:管理會計;企業(yè);全面預(yù)算管理;運用分析

財務(wù)信息系統(tǒng)是學(xué)校運轉(zhuǎn)、發(fā)展的“基礎(chǔ)設(shè)施”,也是連接學(xué)校和師生的重要紐帶與工具。傳統(tǒng)的“面對面”財務(wù)管理模式,或通過電腦瀏覽器進行訪問的財務(wù)報銷流程比較繁瑣,在一定程度上給師生增加了負擔(dān)。在這種背景下,財務(wù)管理信息化建設(shè)逐漸成為高校發(fā)展的必然趨勢,是實現(xiàn)高校精細科學(xué)管理財務(wù)工作的重要抓手。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和手機終端的普及,以及微信為代表的新媒體的快速發(fā)展,人們通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的方式已經(jīng)從傳統(tǒng)的個人電腦逐漸轉(zhuǎn)向智能手機、平板電腦等移動設(shè)備。高校應(yīng)抓住信息化建設(shè)這個“牛鼻子”,統(tǒng)一收費平臺、網(wǎng)上報銷平臺等信息系統(tǒng),將新媒體、新技術(shù)融入財務(wù)信息化建設(shè),以“讓數(shù)據(jù)多跑路,讓師生少跑腿”為工作原則,“搭框架、嵌流程、促管理”是貫徹落實財務(wù)管理體系建設(shè)的核心與關(guān)鍵。

一、高校財務(wù)管理信息化的發(fā)展進程

縱觀高校財務(wù)管理信息化的發(fā)展進程,可以總結(jié)為如下四個階段:起步階段,受規(guī)模或技術(shù)限制,高校僅有財務(wù)管理系統(tǒng);第二階段,隨著信息化技術(shù)的不斷進步,變?yōu)樨攧?wù)管理系統(tǒng)與某幾項業(yè)務(wù)融合的管理系統(tǒng);第三階段,嘗試將業(yè)務(wù)、財務(wù)進行一體化整合,由于業(yè)務(wù)量的加大,導(dǎo)致重復(fù)錄入的工作太過繁重。國家財稅制度的改革及風(fēng)險防控的要求,對財務(wù)信息質(zhì)量要求越來越高,許多高校開始嘗試做業(yè)務(wù)、財務(wù)一體化整合,這也是現(xiàn)今大多數(shù)高校所處階段;第四階段:通過“搭框架、嵌流程”互聯(lián)互通,實現(xiàn)信息化智慧管理體系建設(shè),并不斷完善和發(fā)展。正是由于傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式效率較低,并且相關(guān)財務(wù)收支費用控制管理滯后,導(dǎo)致現(xiàn)有工作模式已無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。在這種背景下,支持與保障財務(wù)中心工作的傳統(tǒng)手工財務(wù)報銷模式正逐漸向網(wǎng)上報銷模式轉(zhuǎn)型。

二、新媒體新技術(shù)在高校財務(wù)管理中的設(shè)計與應(yīng)用

(一)建設(shè)智慧繳費平臺,構(gòu)建電子票據(jù)一體化系統(tǒng)傳統(tǒng)的收費模式時間跨度大,繳費排隊等待時間長、學(xué)生滿意率低,同時資金安全性低、監(jiān)控成本高等現(xiàn)象嚴重。隨著國家電子票據(jù)改革的實施與推廣,高校被財政部指定為實施電子票據(jù)的工作試點行業(yè),這也為繳費工作實現(xiàn)智能化、虛擬化、無紙化、高效率提供了契機與外部環(huán)境。智慧繳費平臺流程設(shè)計思路:①開辟新收費渠道。現(xiàn)在各高校收入收繳渠道日益增多,單位可以開通個人匯款、高校轉(zhuǎn)賬、銀行網(wǎng)點代收、校園一卡通代收、學(xué)費批扣、支付寶及快捷支付、微信支付、第三方網(wǎng)銀支付等。②財務(wù)部門進行繳費結(jié)算。后臺財務(wù)人員核對收費明細表、銀行對賬單、入賬匯總單(實際工作中,單位可以根據(jù)自身收費業(yè)務(wù)特點,自行設(shè)計入賬匯總單生成條件,并按需生成)核對無誤后,進行財務(wù)入賬;財務(wù)入賬完成后,進行電子票據(jù)歸檔,結(jié)算后開具電子票據(jù)。③推送給繳費者。電子票據(jù)開具后,可以通過短信、郵件、高校微信公眾號等多種渠道通知學(xué)生;最終學(xué)生收到電子票據(jù)開具通知后,通過支付渠道、取票小程序、登錄財政服務(wù)網(wǎng)站等方式獲取電子票據(jù),若想獲得紙質(zhì)票據(jù),可到窗口或者自助機進行換開紙質(zhì)票據(jù)操作。從而實現(xiàn)智能、自助、無接觸式的高效率收費模式,為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。④智慧繳費平臺系統(tǒng)設(shè)計??梢杂善睋?jù)管理、開票管理、收繳管理、本地開票通知、取票、對賬管理、入賬管理、電子檔案管理、統(tǒng)計報表等模塊組成,提升收費業(yè)務(wù)辦理水平和工作效率。⑤電子票據(jù)存儲。對產(chǎn)生的電子票據(jù),高校應(yīng)將本地存儲的電子票據(jù)信息備份到云檔案系統(tǒng),實現(xiàn)兩地存儲,即增加票據(jù)檔案的安全性,也確保數(shù)據(jù)的相互驗證,保障資金安全。

(二)創(chuàng)建“網(wǎng)上報銷”模式,構(gòu)建服務(wù)型財務(wù)管理模式傳統(tǒng)報銷模式下,每到報銷工作日高校計財處各窗口站滿了排隊等待財務(wù)審核的師生,排隊的時間十分漫長,財務(wù)人員一直處于忙碌的狀態(tài)當(dāng)中,工作壓力巨大。以信息化、電子化為手段,以單位“財務(wù)核算系統(tǒng)”為依托,將財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流與業(yè)務(wù)流進行對接,建立財務(wù)移動App,將傳統(tǒng)面對面報銷模式過渡為“一網(wǎng)通”式報銷,達到“讓數(shù)據(jù)多跑路,讓廣大師生少跑腿”的目的。網(wǎng)上報銷模式主要是單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)實際情況,依據(jù)國家及本單位財務(wù)制度管理規(guī)定,將財務(wù)日常工作中的借款、報銷、經(jīng)費執(zhí)行情況等業(yè)務(wù),通過信息化處理,實現(xiàn)在線完成業(yè)務(wù)申請、預(yù)算控制、流程審批、會計稽核、資金支付等過程(如圖1所示)。實際工作中,服務(wù)型財務(wù)管理模式平臺流程設(shè)計思路:①設(shè)計本單位的標準化財務(wù)審批流程,規(guī)范各類支出單據(jù)的填報要求。將制度與流程固化到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)當(dāng)中,統(tǒng)一核算標準、規(guī)范核算行為。這樣既實現(xiàn)由“人控”到“機控”的風(fēng)險防控,同時也減輕了財務(wù)人員的工作負擔(dān)。②設(shè)計自動記賬模式。由于票據(jù)電子化的全面推廣,為一鍵自動生成記賬憑證奠定了基礎(chǔ),自動記賬在減輕會計人員工作量的同時,也避免了人工模式下會計判斷的誤差,提高會計信息質(zhì)量。實現(xiàn)付款方式電子化,將其與銀行在線支付系統(tǒng)或國庫集中支付系統(tǒng)相銜接,使得財務(wù)人員在辦公室即可實現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)和報銷,既可節(jié)省財務(wù)人員的人力,提高資金支付的效率,又可強化資金動態(tài)監(jiān)控。③創(chuàng)新報銷業(yè)務(wù)模式,實現(xiàn)服務(wù)能力持續(xù)化目標。實際工作中,可以充分利用移動App、二維碼識別、OCR智能識別、智能發(fā)票投遞柜、電子簽章等先進技術(shù),讓財務(wù)工作不受時間、空間的制約,業(yè)務(wù)部門人員可以安全快捷地獲取到各種相關(guān)財務(wù)信息,方便業(yè)務(wù)人員移動辦公以及開展個人財務(wù)服務(wù),讓財務(wù)服務(wù)更上一層樓。與此同時,利用OCR技術(shù)加強報銷的管控,嚴格把關(guān)原始發(fā)票的甄別,自動判斷掃描上傳的電子附件,便于審核和監(jiān)管,提高辦事效率,減輕財務(wù)工作量,降低財務(wù)風(fēng)險,實現(xiàn)財務(wù)管理工作的全方位、全環(huán)節(jié)、全流程管理,構(gòu)建一個管理與技術(shù)有機融合的公開透明、服務(wù)便捷、安全可靠的信息化系統(tǒng)。

(三)財務(wù)系統(tǒng)與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享實際工作中,大多數(shù)高?,F(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)仍以會計核算功能為中心,沒有以高校作為目標,從宏觀層面提供決策、風(fēng)險防控等方面的服務(wù)支持。以預(yù)算管理為例,目前學(xué)校內(nèi)各個業(yè)務(wù)部門缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺,各類管理信息在傳遞中存在失真與流失現(xiàn)象,無法實現(xiàn)各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息全程追蹤與控制,這也為全面預(yù)算控制和財務(wù)監(jiān)管留下隱患。例如學(xué)生獎、助學(xué)金的發(fā)放業(yè)務(wù),相關(guān)學(xué)習(xí)成績數(shù)據(jù)一般由學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)負責(zé)提供,申請助學(xué)金符合資格條件的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù),一般存放在學(xué)籍管理系統(tǒng)中?,F(xiàn)實中通常是教務(wù)處提供學(xué)習(xí)成績信息,學(xué)生處提供學(xué)生個人情況信息,財務(wù)部門根據(jù)各業(yè)務(wù)部門提供信息審核合格后予以發(fā)放。這種管理模式,不但增加各業(yè)務(wù)部門的工作量,同時也存在人為篡改基礎(chǔ)信息的風(fēng)險,無形中增加監(jiān)控成本。隨著眾多高?!皵?shù)字化智慧校園”建設(shè)的不斷推進,如何有效地將財務(wù)信息數(shù)據(jù)與教學(xué)、科研、人事、學(xué)生管理、后勤保障等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行整合,達到數(shù)據(jù)資源高度共享、深度整合,已經(jīng)成為探索高校內(nèi)涵建設(shè)的重要方向。下面列舉部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接思路:①實現(xiàn)與教務(wù)、學(xué)籍管理系統(tǒng)銜接。財務(wù)部門可即時獲取學(xué)生休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、住宿等在校狀態(tài),相關(guān)學(xué)生管理部門可即時獲取學(xué)生繳納學(xué)費情況、享受獎助學(xué)金情況,提升學(xué)費、宿費催繳、評優(yōu)、畢業(yè)審核等學(xué)生管理工作效率。②實現(xiàn)與科研管理系統(tǒng)的銜接。借助指標控制,將科研經(jīng)費指標共享給教師及科研管理部門,通過這種方式讓相關(guān)人員可以實時查詢科研經(jīng)費可用余額,在報銷單上實時進行預(yù)算控制。同時財務(wù)部門也可以實時查詢科研進展狀況,加強科研經(jīng)費的管理。③實現(xiàn)與合同管理系統(tǒng)的銜接。共享后財務(wù)及資產(chǎn)管理部門可以在支付款項時,及時查閱關(guān)聯(lián)合同,調(diào)閱合同的付款信息,核實付款條件和付款進度。④實現(xiàn)與銀行在線支付系統(tǒng)相銜接,將報銷付款數(shù)據(jù)推送至銀行在線支付系統(tǒng),完成支付程序。數(shù)據(jù)的共享和集成,在提升工作效率、服務(wù)效率的同時,還可以有效防止舞弊行為,清晰明確責(zé)任歸屬。最終達到完善高校各類經(jīng)費管理的同時,實現(xiàn)了財務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程的融合。

三、結(jié)語

隨著計算機技術(shù)和信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展,高校開展財務(wù)工作,正在由傳統(tǒng)的“面對面”工作模式,逐漸演變成“一網(wǎng)通”信息化辦公模式。同時財務(wù)管理理念也將由傳統(tǒng)的會計核算職能,逐漸向服務(wù)型財務(wù)管理轉(zhuǎn)變。未來工作中,應(yīng)從高校財務(wù)管理的基礎(chǔ)和規(guī)范著手,以業(yè)務(wù)為中心,實現(xiàn)財務(wù)信息數(shù)字化、審批流程網(wǎng)絡(luò)化、查詢決策可視化、個人服務(wù)移動化目標,切實提高財務(wù)管理工作的效率,帶動財務(wù)管理工作的全面變革。

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作者:王東 單位:沈陽廣播電視大學(xué)