Evernote高校輔導(dǎo)員信息管理論文

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一、evernote的特點(diǎn)與輔導(dǎo)員信息管理工作的需求分析

(一)Evernote背景介紹

Evernote是一個(gè)記錄和歸檔“筆記”的集成軟件和服務(wù)套裝。一個(gè)筆記可以有多種形式，包括一段格式化的文本、一段手寫(xiě)的“墨跡”筆記、一個(gè)完整的或者節(jié)選的網(wǎng)頁(yè)、一張圖片、一段語(yǔ)音記錄或者一段視頻。不同的筆記被放在不同的筆記本中，可以同時(shí)被貼標(biāo)簽、注釋、編輯排版、評(píng)論、被搜索或者轉(zhuǎn)移，導(dǎo)出到筆記本的其他地方［3］。Evernote支持一系列的操作系統(tǒng)平臺(tái)，其中包括蘋(píng)果OSX平臺(tái)、蘋(píng)果移動(dòng)端iOS平臺(tái)、Google推出的ChromeOS平臺(tái)和Android平臺(tái)、微軟的Windows、WindowsPhone平臺(tái)以及小眾一些的BlackBerry或WebOS平臺(tái)。Evernote在跨平臺(tái)的基礎(chǔ)上可以實(shí)現(xiàn)在線同步和遠(yuǎn)程云端數(shù)據(jù)備份功能。

(二)Evernote特點(diǎn)介紹

1．靈活的信息搜集機(jī)制由于Evernote的跨平臺(tái)兼容性強(qiáng)，使得通過(guò)Evernote進(jìn)行數(shù)據(jù)的搜集有著其他服務(wù)和工具不具備的便利性。高校學(xué)生管理工作中有大量工作是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的摘取和傳達(dá)。為了與時(shí)俱進(jìn)，輔導(dǎo)員老師需要頻繁地登錄各大網(wǎng)站。比如:登錄國(guó)家相關(guān)網(wǎng)站獲取教育方面最新國(guó)家政策;登錄各大公司和招聘網(wǎng)站獲得工作最新發(fā)展近況，為學(xué)生提供最新最全面就業(yè)信息和相關(guān)咨詢;登錄所在學(xué)校網(wǎng)站獲取各類(lèi)最新通知、制度、規(guī)定等。現(xiàn)已進(jìn)入微博微信時(shí)代，信息來(lái)源渠道不僅僅是電腦終端上的瀏覽器，越來(lái)越大比重的信息會(huì)來(lái)自于各種各樣網(wǎng)絡(luò)信息提供渠道。如果利用傳統(tǒng)的信息搜集方式，無(wú)論是記事本還是包含大量“復(fù)制粘貼”的計(jì)算機(jī)操作歸檔，效率都非常低下。并且由于手邊工具及記錄地點(diǎn)的限制，會(huì)導(dǎo)致很多信息得不到及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。Evernote的跨平臺(tái)特性就很好地解決了這個(gè)問(wèn)題。Evernote的WebClipper技術(shù)使得對(duì)于任何瀏覽器上的網(wǎng)頁(yè)信息的獲得和歸檔只需要不超過(guò)三次點(diǎn)擊操作。其跨移動(dòng)平臺(tái)的使用，使得通過(guò)手機(jī)可進(jìn)行文字、圖形圖像、聲音甚至是影像的快速搜集，不僅大大提高了信息搜集的靈活性，使得傳統(tǒng)信息搜集的地域限制大大降低。更重要的是，由此各種多媒體信息就能以附屬文件或鍵入對(duì)象的形式存在于筆記當(dāng)中。Evernote提供了多種高效的媒體信息搜索方式，大大提高了信息的整合度和利用效率。

2．信息的多維度整合高校輔導(dǎo)員工作需要處理的信息來(lái)源廣信息量大，信息形式更是各種各樣。那么如何更好地整理存放這些信息，就成了一個(gè)重要且關(guān)鍵的問(wèn)題。傳統(tǒng)的文件夾結(jié)合文件柜的形式固然可行，但已無(wú)法解決信息化社會(huì)很多實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。一個(gè)最典型的例子就是處在不同物理位置的文件在邏輯上暫時(shí)會(huì)同屬一個(gè)類(lèi)型，這種關(guān)系由于文件物理特性的限制，基本上無(wú)法合理地表現(xiàn)出來(lái)。相比傳統(tǒng)的文件夾、文件柜這種樹(shù)狀的信息整合方式，Evernote除保留傳統(tǒng)筆記本文件夾的樹(shù)狀信息整合方式之外，還提供了一種更加靈活的信息整合方式———標(biāo)簽整合。一個(gè)筆記可以被標(biāo)記上一個(gè)或者多個(gè)標(biāo)簽，處在不同筆記本上的筆記可以有同一個(gè)標(biāo)簽，這樣結(jié)合標(biāo)簽筆記的快速搜索功能就可以實(shí)現(xiàn)快速整合定位信息。

3．快速的信息檢索在完成了對(duì)海量數(shù)據(jù)信息的搜集和分類(lèi)匯總之后，輔導(dǎo)員老師就擁有了一個(gè)多媒體數(shù)據(jù)信息庫(kù)以滿足日常工作的各種數(shù)據(jù)需求。但問(wèn)題也由此產(chǎn)生。大量不同類(lèi)型的信息以不同的維度存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，如何在短時(shí)間內(nèi)獲取想要的數(shù)據(jù)就成為決定Evernote實(shí)用性的核心問(wèn)題。如輔導(dǎo)員工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)是對(duì)某個(gè)學(xué)生的表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。關(guān)于學(xué)生的各種信息如請(qǐng)假記錄、缺勤違規(guī)記錄、溝通記錄、身份相關(guān)信息、獲獎(jiǎng)情況、參與活動(dòng)情況、平時(shí)成績(jī)等都是評(píng)價(jià)學(xué)生表現(xiàn)的參考依據(jù)。然而這些數(shù)據(jù)信息的匯總，按照傳統(tǒng)的信息搜集和檢索方式幾乎無(wú)法快速和完整實(shí)現(xiàn)。大量的類(lèi)似工作就重點(diǎn)依賴了輔導(dǎo)員老師對(duì)該同學(xué)平時(shí)的印象和班委的反饋，顯然這樣的方式不夠全面。Evernote的引入就很好地解決了輔導(dǎo)員信息匯總工作的信息量和速度的關(guān)系問(wèn)題。相比現(xiàn)在市場(chǎng)上的多種云筆記軟件，搜索是Evernote的核心優(yōu)勢(shì)，它提供的搜索模式可以概括為以下四類(lèi):

(1)文字信息的全文搜索。在筆記中存在的所有文字信息都被作為搜索對(duì)象，凡是有滿足搜索條件的文字筆記都會(huì)以列表的形式出現(xiàn)在搜索結(jié)果當(dāng)中。

(2)圖片的文字識(shí)別。圖片信息是輔導(dǎo)員所需信息中非常重要的一類(lèi)信息，因?yàn)闊o(wú)紙化工作的一個(gè)基礎(chǔ)就是掃描照片等各類(lèi)文檔文件，而這些文件在Evernote中都是以圖片的形式存在的。一個(gè)最典型的例子就是學(xué)生的身份證照片?？焖佾@得某一個(gè)地區(qū)的所有學(xué)生信息，這在以前是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能。但是通過(guò)Evernote對(duì)圖片的文字識(shí)別能力，當(dāng)圖片中若有滿足搜索條件文字的時(shí)候，包含該圖片的筆記就被提供在搜索結(jié)果列表之中。

(3)類(lèi)型文檔的搜索。對(duì)于其他多媒體內(nèi)容的筆記(包括圖片)，Evernote提供了針對(duì)文件類(lèi)型的搜索功能，這就使文件類(lèi)型的大范圍搜索成為可能，進(jìn)而可以搜索所有搜集的影視素材或者語(yǔ)音素材。

(4)多條件高級(jí)搜索以及搜索保存。高級(jí)公式搜索把Evernote提供的基礎(chǔ)搜索結(jié)合在一起，為用戶的各種需求提供強(qiáng)大的搜索支持［5］。通過(guò)Evernote可以輕松實(shí)現(xiàn)如下搜索:找到1班(1班筆記本)中來(lái)自于XXX地區(qū)(文字識(shí)別身份證)的所有同學(xué);所有近兩天之內(nèi)(基于時(shí)間搜索)處理的請(qǐng)假信息(掃描的圖片文件)。Evernote提供的特有搜索過(guò)程保存功能，可以實(shí)現(xiàn)把搜索公式保存為一個(gè)快捷鍵，使得下一次進(jìn)行類(lèi)似高級(jí)搜索的時(shí)候，只需要點(diǎn)擊快捷鍵即可完成搜索。基于以上描述可見(jiàn)，Evernote提供的對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的搜索功能，可以大幅度提高輔導(dǎo)員信息管理工作的效率和工作質(zhì)量。

4．團(tuán)隊(duì)成員共享的信息溝通平臺(tái)高校輔導(dǎo)員老師工作是繁重的，其中一個(gè)重要原因，就是每位輔導(dǎo)員都擔(dān)負(fù)著管理至少200名以上大學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)等任務(wù)。為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)自己團(tuán)隊(duì)的管理，由每個(gè)班委構(gòu)成的金字塔管理體系被廣泛應(yīng)用于輔導(dǎo)員對(duì)班級(jí)的管理體系中。團(tuán)隊(duì)的加入可以在很大程度上提高信息搜集、存儲(chǔ)和整理的效率。比如在新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校要求每個(gè)學(xué)生提交各種信息，其中包括個(gè)人身份證的復(fù)印件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)搜集方式，在搜集信息過(guò)程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。如有些同學(xué)身份證丟失，有些同學(xué)無(wú)法聯(lián)系上，有些同學(xué)的身份證信息有誤等。想要及時(shí)解決很多類(lèi)似突發(fā)性和普遍性的問(wèn)題，電話的溝通是唯一方式。然而其弊端很明顯:第一，清晰性。很多事情只通過(guò)電話溝通是說(shuō)不清楚的，需要“眼見(jiàn)為實(shí)”。第二，時(shí)效性。雖然輔導(dǎo)員的電話是24小時(shí)開(kāi)機(jī)，但在溝通上難免由于溝通沖突、信號(hào)故障等原因出現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而致使問(wèn)題無(wú)法在第一時(shí)間得到解決。第三，缺乏歷史記錄。輔導(dǎo)員的工作是繁雜而瑣碎的，這使得對(duì)溝通進(jìn)行必要的記錄顯得尤為重要。電話的溝通固然方便，但馬上進(jìn)行相關(guān)記錄的要求顯然在很多時(shí)候是不能滿足的。為了解決以上問(wèn)題，在當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展形勢(shì)下，短信、微信和QQ等工具的使用就成為輔導(dǎo)員與學(xué)生溝通的首選工具。但即使能彌補(bǔ)以上提到的電話功能的不足，其溝通內(nèi)容與資料的隔離性，會(huì)使輔導(dǎo)員老師在很多時(shí)候疲于切換窗口，而不是在做任何實(shí)際的工作。Evernote就很好地解決了以上的所有問(wèn)題，構(gòu)建了類(lèi)似于QQ的信息溝通平臺(tái)，使得參與合作的團(tuán)隊(duì)成員都可以在Evernote平臺(tái)中進(jìn)行充分而專(zhuān)注的信息交流，而筆記本中的任何筆記也能直接用于信息溝通的無(wú)縫連接，其高效性、清晰性、時(shí)效性和充分的歷史記錄的特點(diǎn)不言而喻。

二、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可以看出計(jì)算機(jī)軟件Evernote在高校日常教育教學(xué)管理工作中，可以協(xié)助輔導(dǎo)員老師進(jìn)行有效率的工作。在信息時(shí)代飛速發(fā)展的今天，信息體現(xiàn)出渠道廣泛、容量巨大、傳輸速度快且形式多樣等特點(diǎn)，而Evernote則高效地滿足了高校輔導(dǎo)員管理工作的信息搜集、整合、檢索以及團(tuán)隊(duì)合作的需求。隨著個(gè)人移動(dòng)終端、云服務(wù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，Evernote將會(huì)在高校教育管理尤其在輔導(dǎo)員的信息管理工作中，成為信息搜集和處理必不可少的工具。

作者：王國(guó)政 單位：中州大學(xué)