淺談會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理
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摘要：推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位運(yùn)營(yíng)和管理提供可靠的信息支持和保障。本文在分析了會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)、規(guī)范化管理內(nèi)容和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策，對(duì)提升會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理水平、促進(jìn)企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展等，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；規(guī)范化
會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)等單位在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成或接收，記錄、反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)及會(huì)計(jì)核算情況，具有保存價(jià)值的文字、圖表等形式的會(huì)計(jì)資料，是國(guó)家檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案包括各類(lèi)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等，也包括利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)形成、傳輸及存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位運(yùn)營(yíng)和管理提供可靠的信息支持和保障。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1.1內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)
與文書(shū)檔案、基建檔案等相比，會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)明顯，即一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿及報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)行為中形成的專(zhuān)業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案反映了企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程，通過(guò)記賬、算賬、報(bào)賬和用賬等形式，用各種數(shù)字反映企事業(yè)單位在日常管理和運(yùn)行過(guò)程中的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，并為企事業(yè)單位的發(fā)展提供完整、準(zhǔn)確和可靠的經(jīng)濟(jì)信息。
1.2資料來(lái)源廣泛
會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)界面多，來(lái)自企事業(yè)單位各個(gè)組成部門(mén)的日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中形成的、反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程，涉及會(huì)計(jì)核算的方方面面。尤其是對(duì)于一些大型企事業(yè)單位，凡是具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位或部門(mén)，由于其具有較為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算權(quán)，實(shí)行獨(dú)立財(cái)務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)核算，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中都會(huì)產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)檔案資料。
1.3內(nèi)容成份穩(wěn)定
會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容及種類(lèi)較多，包含各種會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成或接收，記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的各種文字、圖表，以及電子會(huì)計(jì)檔案。但構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案的基本成份主要包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等三個(gè)主要方面。成份穩(wěn)定性是會(huì)計(jì)檔案區(qū)別于文書(shū)檔案、基建檔案、人事檔案等其他檔案的顯著特點(diǎn)之一。
1.4管理要求嚴(yán)密
企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理有著嚴(yán)密的法律法規(guī)和制度性規(guī)定和約束。例如《檔案法》《保密法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。作為會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)核算過(guò)程中的各項(xiàng)具體事宜密切相關(guān)，無(wú)論是會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，還是會(huì)計(jì)檔案程序，都有著嚴(yán)密性特點(diǎn)。例如，應(yīng)該是先產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證，再依據(jù)會(huì)計(jì)憑證填寫(xiě)相應(yīng)的會(huì)計(jì)賬簿，最后才根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿編制出相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表等。從財(cái)務(wù)收支方面反映企事業(yè)單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，前后具有較強(qiáng)的連貫性，一環(huán)扣一環(huán)，且會(huì)計(jì)檔案中的各種報(bào)表數(shù)字應(yīng)與賬簿相符，不能脫節(jié)。
2會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
2.1建檔規(guī)范化
建檔規(guī)范化是指會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)在會(huì)計(jì)檔案資料歸檔之前，依據(jù)會(huì)計(jì)檔案資料的形成規(guī)律，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)材料的形成、積累及質(zhì)量要求進(jìn)行規(guī)范地分類(lèi)、建檔。為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案建檔規(guī)范化，需要嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，做好建檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。單位利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案，同樣需要規(guī)范化。
2.2歸檔規(guī)范化
歸檔是會(huì)計(jì)資料向會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在此過(guò)程中，要對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行實(shí)體審查、鑒定及挑選，確認(rèn)會(huì)計(jì)資料內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，以及是否滿(mǎn)足會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)要求。如根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及其他資料均應(yīng)納入歸檔范疇，其中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括月、季、半年和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表四類(lèi)。又如，應(yīng)同時(shí)滿(mǎn)足六項(xiàng)要求和條件，“可僅以電子形式保存會(huì)計(jì)檔案”。
2.3利用規(guī)范化
作為會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，除了要做好建檔和歸檔環(huán)節(jié)工作外，還需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案承載著的重要信息資源的開(kāi)發(fā)、利用，面向社會(huì)，為企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供服務(wù)。這就要求嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案利用特點(diǎn)和實(shí)際需要，通過(guò)編纂簡(jiǎn)介、匯編、手冊(cè)等形式，結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用等，不斷提升會(huì)計(jì)檔案利用的規(guī)范化水平。
3會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀
3.1會(huì)計(jì)材料收集不完整
《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，明確了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四大類(lèi)會(huì)計(jì)資料歸檔范圍，以及利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)形成的電子會(huì)計(jì)檔案。但其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案資料收集不及時(shí)、不完整，如企事業(yè)單位工會(huì)、食堂等部門(mén)形成的會(huì)計(jì)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，忽視了對(duì)這些會(huì)計(jì)資料的收集。
3.2會(huì)計(jì)資料管理不規(guī)范
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四、五條明確規(guī)定了企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的保管主體及立卷整理、裝訂的具體要求。例如，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)可保管一個(gè)會(huì)計(jì)年度終了的檔案一年，在一年保管期滿(mǎn)后應(yīng)及時(shí)編造會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，并將相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄移交至企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)。確需延遲移交的，需經(jīng)單位檔案管理部門(mén)同意。但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，仍然存在會(huì)計(jì)檔案整理不及時(shí)、不標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)不科學(xué)、管理不統(tǒng)一等問(wèn)題。
3.3會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行不到位
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等均作出了明確規(guī)定，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中往往并未嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。例如，會(huì)計(jì)檔案移交單位檔案管理部門(mén)后，未及時(shí)進(jìn)行借閱登記，或者登記不完整，造成個(gè)別會(huì)計(jì)檔案資料滅失。
4會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理對(duì)策
4.1統(tǒng)一管理
企事業(yè)單位應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作。由企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)牽頭，聯(lián)合單位會(huì)計(jì)部門(mén)共同做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。除了做好日常的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、電子會(huì)計(jì)資料管理外，尤其要重視“其他會(huì)計(jì)資料”的收集和管理，如銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案移交/保管/銷(xiāo)毀清冊(cè)等。編纂三份的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，兩份交由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，一份則交由會(huì)計(jì)檔案管理人員使用，便于后期的規(guī)范查找和利用。必要時(shí)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，專(zhuān)司會(huì)計(jì)檔案管理工作。
4.2科學(xué)管理
在一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束時(shí)，應(yīng)將收集起來(lái)的上個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案資料，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的具體要求和規(guī)定，做好會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)立卷、編目和歸檔，尤其是要做好會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢查和檢測(cè)，準(zhǔn)確劃分會(huì)計(jì)檔案保管期限。還應(yīng)做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定、移交工作，鑒定時(shí)應(yīng)組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢人員共同參與，移交時(shí)列明移交檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)及保管期限等，并由交接雙方簽名或蓋章。確因工作需要，需要推遲移交的，應(yīng)征得所在單位檔案管理部門(mén)同意。
4.3細(xì)化制度
根據(jù)《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《保密法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企事業(yè)單位自身實(shí)際需要，制定《會(huì)計(jì)檔案收集、保管規(guī)定》《會(huì)計(jì)檔案鑒定工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案借閱、利用及銷(xiāo)毀細(xì)則》《會(huì)計(jì)檔案崗位及人員職責(zé)》等若干具體管理制度，并及時(shí)組織檔案人員、會(huì)計(jì)工作者，以及其他與會(huì)計(jì)檔案有業(yè)務(wù)聯(lián)系的人員學(xué)習(xí)，確保各項(xiàng)規(guī)章制度得到嚴(yán)格貫徹，為會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理提供制度保障。
4.4提升素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理政策性、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，要求高，做好會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化管理離不開(kāi)一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍作為保障。為此，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員和檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，切實(shí)提升會(huì)計(jì)工作及會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。一方面，應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，滿(mǎn)足會(huì)計(jì)電算化及整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的需要。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員職業(yè)道德培育，使他們樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)和規(guī)矩意識(shí)，嚴(yán)守職業(yè)道德，模范遵守各項(xiàng)規(guī)定，努力做好本職工作，確保會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化水平不斷提升。
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作者：朱雁汾 單位：山西省文水縣醫(yī)療保險(xiǎn)管理服務(wù)中心