會議紀(jì)要基本要素精選(九篇)
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第1篇：會議紀(jì)要基本要素范文
關(guān)鍵詞:工程量清單；基本要素；工程管理；對策與措施
中圖分類號：F407.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
建設(shè)部第107號部令發(fā)了《建筑工程施工發(fā)包與承包計(jì)價(jià)管理辦法》明確指出了在招投標(biāo)中采用工程量清單計(jì)價(jià)是工程招標(biāo)、投標(biāo)、報(bào)價(jià)的重要組成部分。該管理辦法的實(shí)施是實(shí)現(xiàn)建筑項(xiàng)目量化管理，項(xiàng)目實(shí)施階段工程造價(jià)控制，促使工程項(xiàng)目的人力、物力、財(cái)力有限的資源得到充分利用，取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，保證工程進(jìn)度，企業(yè)取得最佳效益的重要手段。施工單位在提供工程清單時(shí)，要按照國家和地方頒布的計(jì)算規(guī)則、統(tǒng)一的工程項(xiàng)目劃分方法，統(tǒng)一的計(jì)量單位，統(tǒng)一的計(jì)算規(guī)則，根據(jù)施工圖預(yù)算并予以統(tǒng)計(jì)、排列，從而得出清單。進(jìn)入現(xiàn)場的清單編制人員在編制時(shí)，認(rèn)真研究設(shè)計(jì)圖紙，分析招標(biāo)文件所包括的工作內(nèi)容及不同的技術(shù)要求，熟悉所有工程程序，并且認(rèn)真勘測現(xiàn)場情況，盡量預(yù)測施工中可能遇到的各種因素，對影響報(bào)價(jià)的項(xiàng)目予以劃分。另外，在工程量中，把不完整工程量考慮在內(nèi)，綜合單價(jià)要爭取工程量清單的數(shù)量按實(shí)際施工實(shí)做實(shí)計(jì)，保證施工單位的利益。工程清單的編制要遵循客觀、科學(xué)、合理的原則。
1工程清單的基本要素
工程量清單還必須明確相應(yīng)的規(guī)費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)費(fèi)是指國家和地方規(guī)定的法定標(biāo)準(zhǔn)，取費(fèi)項(xiàng)目要明細(xì)分明，防止竄項(xiàng)漏項(xiàng)，同時(shí)還要完備工程項(xiàng)目的各項(xiàng)隱蔽性工程的資料，在工程隱蔽前必須做好早檢查、早簽字、早備案，取得建設(shè)單位的認(rèn)可，避免返工、遺漏、資料不全的現(xiàn)象，為工程清單做好竣工交工準(zhǔn)備。
1.1建立工程的信息管理系統(tǒng)
把招標(biāo)的各類文件、報(bào)價(jià)清單、合同條款、合同協(xié)議、工程的總體要求、工期、質(zhì)量、安全、材料進(jìn)場的具體要求、措施規(guī)劃都要形成文字，制成圖表，建立專人專責(zé)管理的目標(biāo)管理體系，建立文檔，形成工程環(huán)環(huán)相扣的動態(tài)管理流程。
1.2建立詳盡的項(xiàng)目臺帳
每個項(xiàng)目都要獨(dú)立成“帳”，臺帳就相當(dāng)流水帳，把每天的工程進(jìn)度，各種資料要分門別類整理成系統(tǒng)的資料，對工程的變化、變更、增項(xiàng)減項(xiàng)，工程名稱的變動、設(shè)計(jì)變更，特別經(jīng)發(fā)包方和承包方確認(rèn)的函件，會議紀(jì)要，答疑記錄，雙方共同商確的動態(tài)事項(xiàng)、簽字蓋章，會議簡報(bào)等，組成目標(biāo)管理的一個部分。
2強(qiáng)化工程項(xiàng)目管理強(qiáng)化，抓好“三大控制”
質(zhì)量是建設(shè)單位生存的命脈，質(zhì)量第一是投資方追求效果的終極目標(biāo)，項(xiàng)目承包方要堅(jiān)持質(zhì)量第一的原則；為用戶服務(wù)至上的原則；以人為核心的原則；施工人員對質(zhì)量重視程度與技能高度統(tǒng)一的原則；質(zhì)量保障以預(yù)防為主的原則；施工過程中質(zhì)量檢查控制與質(zhì)量至上的原則。
（1）加大依法治理工程質(zhì)量，從源頭杜絕無證設(shè)計(jì)、無證施工、無施工投建、無質(zhì)量監(jiān)督，嚴(yán)厲查處質(zhì)量事故責(zé)任者，把工程質(zhì)量放在第一位。
（2）加強(qiáng)企業(yè)的資質(zhì)管理，防止亂掛亂靠現(xiàn)象，推行工程總承包制，杜絕包而不管、管而不力、管而不嚴(yán)的現(xiàn)象。
（3）建設(shè)施工單位強(qiáng)化質(zhì)量意識，建立健全質(zhì)量管理制度，切實(shí)加強(qiáng)施工質(zhì)量管理，加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，嚴(yán)格管束施工人員，各工種作業(yè)要嚴(yán)格按施工規(guī)范要求施工，樹創(chuàng)優(yōu)爭先和為用戶著想的思想，嚴(yán)格管理，精心施工，對于質(zhì)量通病要及時(shí)通報(bào)，限期整改，堅(jiān)決杜絕議而不改，敷衍應(yīng)對，給工程留下質(zhì)量隱患的現(xiàn)象。
（4）禁止不合理報(bào)價(jià)和變相墊資施工，嚴(yán)禁肢解工程，層層轉(zhuǎn)包，禁止重速度輕質(zhì)量的行為。
（5）進(jìn)場材料要嚴(yán)格實(shí)行質(zhì)量雙控，出廠合格證和檢測報(bào)告單存檔，材料送檢和現(xiàn)場抽查制度。
（6）加強(qiáng)圖紙會審制度，提高工程方案會審和施工圖紙會審質(zhì)量，杜絕圖紙未會審先開工的行為，防止圖紙會審走過場的現(xiàn)象。
（7）提高監(jiān)督的覆蓋率，把整個項(xiàng)目都納入監(jiān)督的范圍，從而推動企業(yè)加強(qiáng)質(zhì)量管理，提高工程質(zhì)量管理水平。
安全工作是企業(yè)以人為本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。安全第一，不能限于口號、標(biāo)語?？陬^強(qiáng)調(diào)多，檢查落實(shí)少，要克服安全工作責(zé)任落實(shí)難、缺乏針對性、缺乏有效性、缺乏制約機(jī)制、缺乏約束機(jī)制、缺乏監(jiān)督性、缺乏追究責(zé)任的嚴(yán)肅性等問題，安全工作應(yīng)統(tǒng)一部署，明確分工，現(xiàn)場要安全員巡視跟進(jìn)，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)總責(zé)。
安全工作要以預(yù)防入手，消除各種不安全因素，防微杜漸，把不安全因素消滅在萌芽之中，減少一般事故，防止重大事故，杜絕傷亡事故。要發(fā)揮安全“三寶”的作用，配備各種安全器材。
安全要建立常效機(jī)制，安全體系要健全，制度要完備，要求要明確，措施要得力。員工進(jìn)場先講安全，班前安排安全事項(xiàng)，班后檢查總結(jié)安全，要建立安全一票否決制，安全要有專人負(fù)責(zé)，安全要求要明確到位，確保項(xiàng)目達(dá)到的預(yù)期的安全目標(biāo)。
工程進(jìn)度是保障工程達(dá)到形象進(jìn)度的階段性要素，對工程進(jìn)度中遇到材料、環(huán)境、內(nèi)外部因素以及內(nèi)部的人員配制，進(jìn)場要素等，都必須要有應(yīng)對預(yù)案，記錄登記，特別對有些工藝要求復(fù)雜，技術(shù)難度大，質(zhì)量要求高，要先期進(jìn)行預(yù)案，進(jìn)場人員的技術(shù)配備、工種組成，交叉施工等不利因素。設(shè)備機(jī)械的就位基礎(chǔ)是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，都要全盤考慮，提前統(tǒng)籌到位，對一些關(guān)鍵性技術(shù)，如光纜、核電、石化等高技術(shù)人員要有備份，凡進(jìn)入現(xiàn)場的施工人員均要持證上崗。崗責(zé)分明，施工人員、按預(yù)期進(jìn)場，技術(shù)環(huán)節(jié)的相互銜接要環(huán)環(huán)相扣，理順工程順序等，為保障工程進(jìn)度創(chuàng)造良好的施工條件。
（8）優(yōu)化材料管理，降低工程成本。材料費(fèi)在工程中占有很大比重，一般占預(yù)算費(fèi)用的70%以上，占直接費(fèi)用的80%左右，因此必須在施工階段嚴(yán)格按照合同中的材料用量控制，合理確定材料價(jià)格，從而有效控制工程造價(jià)。市場經(jīng)濟(jì)為材料的供應(yīng)提供了多種渠道，而且材料價(jià)格繁多，施工方要密切關(guān)注市場行情、深入市場、了解市場，掌握信息，做到貨比三家，采用招標(biāo)形式，擇優(yōu)選材，杜絕質(zhì)次價(jià)高，優(yōu)化成本支出，為優(yōu)質(zhì)工程，施工決算提供有力依據(jù)。
（9）施工合同是施工造價(jià)控制的依據(jù)，簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，同時(shí)在施工中加強(qiáng)合同管理，才能保證合同造價(jià)的合理性、合法性，減少履行合同中甲、乙雙方的糾紛，維護(hù)雙方利益，有效控制工程投資造價(jià)。在合同簽訂后做好合同文件的管理工作尤為重要，合同及補(bǔ)充合同協(xié)議及經(jīng)常性的工作會議紀(jì)要，工作聯(lián)系單等作為合同的一種延伸和解釋，必須完整保存。建立工程技術(shù)檔案，對合同執(zhí)行進(jìn)行動態(tài)分析，根據(jù)分析結(jié)果采取積極主動措施。
（10）工程實(shí)施過程中要防止發(fā)包方和承包方索賠事件的發(fā)生，這也是控制工程造價(jià)的一個方面，費(fèi)用的增加和工期的延長，而工期的延長往往伴隨著工程費(fèi)用的增加，加強(qiáng)管理對控制工程造價(jià)起到非常重要的作用，在項(xiàng)目實(shí)施過程中加強(qiáng)對工程的總體管理規(guī)范行為，及時(shí)溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)。
（11）文明施工是建設(shè)單位素質(zhì)的重要內(nèi)涵，凡國優(yōu)、省優(yōu)工程，也是工程清單的一項(xiàng)重要內(nèi)容，進(jìn)入施工階段，文明施工的規(guī)范管理也隨之建立，文明施工的要求要具體，制度要規(guī)范，措施要得力，獎懲要分明，隊(duì)伍要著裝整潔，禁止野蠻施工，工地材料要堆放整齊，施工現(xiàn)場的短料、廢料要及時(shí)回收，工程竣工要做到工完場清。
第2篇：會議紀(jì)要基本要素范文
關(guān)鍵詞：工程文件 文件控制管理 工程項(xiàng)目 處理流程
中圖分類號：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
工程項(xiàng)目文件管理的主要任務(wù)與目標(biāo)是通過建立合理有效的文件管理機(jī)制和順暢運(yùn)行的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件收發(fā)及時(shí)準(zhǔn)確，傳遞跟蹤快速可靠，版次更新及時(shí)完整，原件保存無錯漏，查閱檢索快捷方便，確保部門之間的信息溝通準(zhǔn)確流暢，監(jiān)督文件執(zhí)行力度及時(shí)到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同時(shí)，有效地保護(hù)和利用資料，保證項(xiàng)目順利執(zhí)行并支持保障項(xiàng)目后期索賠工作。[【1】邵化梅. 總承包項(xiàng)目文控管理初探. 勘測設(shè)計(jì). 76-80 ]【1】
文件是工程運(yùn)行的載體和表現(xiàn)形式，工程文件涉及項(xiàng)目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽視。但是，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此很少受到重視。事實(shí)上，文控在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中是非常重要且不可或缺的。從項(xiàng)目伊始的文件報(bào)批至項(xiàng)目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門掌握了項(xiàng)目各個階段最為全面的信息。項(xiàng)目工作涉及眾多的活動，眾多的相關(guān)方需要互相合作，沒有任何部門可以在沒有其他部門的支持下而獨(dú)立完成工作。在項(xiàng)目的運(yùn)行過程中，信息變得至關(guān)重要，負(fù)責(zé)信息和收集，并負(fù)責(zé)監(jiān)督信息交流是否順暢的文控部門也在項(xiàng)目的實(shí)施過程中發(fā)揮出越來越多作用，文控管理的意義也凸顯出來。[【2】楊妍. 淺論國際合作項(xiàng)目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào). 第23卷第6期]【2】
實(shí)踐表明，巴西管道項(xiàng)目的文控管理體系完備，運(yùn)行順暢，在總體上滿足了項(xiàng)目運(yùn)作的要求，為項(xiàng)目順利運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)最終索賠目標(biāo)提供了有力支持和保障。巴西管道項(xiàng)目的合同中明確規(guī)定在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而與業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。因此，在巴西管線施工過程中變更、索賠的支持材料的價(jià)值和意義也在于此。完整的變更、索賠資料，是依據(jù)也是有利的證據(jù)，對于整個項(xiàng)目的圓滿完工有著非常重要的意義。巴西管道項(xiàng)目的文控管理就是一個非常成功而又具有現(xiàn)實(shí)意義的探索。在使用EIKON（文件控制）軟件的基礎(chǔ)上，巴西項(xiàng)目的文控管理全方位的服務(wù)于整個項(xiàng)目，完成了最基礎(chǔ)也是最具有價(jià)值的工作使命。
一、建立文控管理體系
在巴西管道項(xiàng)目初期，依據(jù)合同條款建立文控管理框架和管理制度，為項(xiàng)目啟動和實(shí)施做好充分的保障和準(zhǔn)備工作。隨著項(xiàng)目的運(yùn)行，文件管理也從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段的規(guī)范化管理，向項(xiàng)目執(zhí)行階段的深入和細(xì)化管理過渡。在這個過程中，文件的歸檔和可追溯性是基礎(chǔ)，監(jiān)督文件的及時(shí)處理和回復(fù)以及確保文件處理情況的無障礙溝通將文控工作提高到一個新的高度。在這個體系的基礎(chǔ)上，設(shè)立文控中心，各現(xiàn)場、部門配備專兼職文控人家負(fù)責(zé)文控管理，文控中心代表整個項(xiàng)目部，成為文件接收和發(fā)出的唯一機(jī)構(gòu)和出口。[【3】 王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項(xiàng)目的文件管理.工程建設(shè)項(xiàng)目管理與承包. 2011年第1期]【3】
整個項(xiàng)目部的文控工作依據(jù)《項(xiàng)目部文件管理規(guī)定》和業(yè)主批準(zhǔn)的《項(xiàng)目文控程序文件》進(jìn)行管理和運(yùn)行。
《項(xiàng)目部文件管理規(guī)定》對文控管理工作的組織體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、主文控和部門文控崗位職責(zé)進(jìn)行了劃分；制定了文件收發(fā)登記處理程序、規(guī)范了文件編碼和模板、規(guī)范了所有部門的文件傳遞管理程序，在文件的保存、查閱和控制管理等方面均給予了全面的規(guī)定，從制度上保證了文件的處理、控制和歸檔的規(guī)范有效。它重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了文控工作的管理制度、工作職責(zé)，并對程序文件未能涉及的幾個方面進(jìn)行了程序規(guī)定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及與上級單位之間的往來文件等等的控制與管理。
《項(xiàng)目文控程序文件》是項(xiàng)目部嚴(yán)格按照ISO質(zhì)量管理體系要求，結(jié)合業(yè)主在合同中對于程序文件的控制規(guī)定而制定的。主要針對項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)文件，對于包括設(shè)計(jì)、采辦、施工、QHSE等方面的內(nèi)部和外部（與業(yè)主和分包商往來）專業(yè)技術(shù)文件的制作、傳遞、文件分發(fā)、版本控制、文件存檔及查閱等全過程制訂了全面而詳細(xì)的要求；在文件分類、文件格式、編碼方式、制作過程、處理流程、存檔方式、分類等方面有標(biāo)準(zhǔn)化和具體化的要求。
二、規(guī)范、優(yōu)化文控工作流程
在巴西管道項(xiàng)目中對文件進(jìn)行分類、編碼，并統(tǒng)一文件格式是對文件及其處理過程進(jìn)行形式上的規(guī)范，這是實(shí)現(xiàn)有效文件控制與管理的基本要素；以制度形式統(tǒng)一文件分類（包括電子文件和紙質(zhì)文件）、編碼和工作流程，并在文控工作運(yùn)行中根據(jù)實(shí)際工作需要不斷優(yōu)化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控資料的安全性和保密性。兩者的結(jié)合保障了文檔管理工作的順暢運(yùn)行。
在實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)行中，工作流程劃分為普通文件的工作流程和項(xiàng)目程序文件的工作流程。在巴西管道項(xiàng)目中，文控管理規(guī)定對于每個工作流程又劃分出文件接收子流程、文件發(fā)出子流程和文件存檔查閱子流程。子工作流程中，又明確劃分了每個工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)可控、可查，確保了文件的安全流通。
顯而易見，工作流程中每個步驟的詳盡規(guī)定是文控管理順暢運(yùn)行的基礎(chǔ)。而根據(jù)實(shí)際情況和工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化工作流程，則是保證整個文控管理有效、保障文檔流通順暢的關(guān)鍵。在巴西管道項(xiàng)目中，根據(jù)實(shí)際工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化文控管理程序也是文檔管理的特色之一。
例如，在巴西管道項(xiàng)目部的文件管理規(guī)定中，明確規(guī)定施工現(xiàn)場辦公室不保存文件原件，只保存掃描件，文件原件及時(shí)郵遞項(xiàng)目總部文控中心統(tǒng)一歸檔。但是，項(xiàng)目開工后，現(xiàn)場辦公室增加6個，施工戰(zhàn)線拉長，文件的郵寄遞交工作緩慢，且有丟失危險(xiǎn)。為提高文控工作效率，保證文件安全，又重新明確現(xiàn)場辦公室可以保存和存檔現(xiàn)場發(fā)出和接受的文件原件，將掃描件發(fā)主文控，項(xiàng)目完工后最終移交主文控。
還有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、計(jì)量報(bào)告、發(fā)票等例行文件原件，這些原件沒有必要在文控中心保留原件，原件而是由由項(xiàng)目部相關(guān)部門及其負(fù)責(zé)人處理，文控中心支保留復(fù)印存檔。在項(xiàng)目內(nèi)部，任何從文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上寫明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和責(zé)任推諉。
小小的改動，不但使部門、項(xiàng)目現(xiàn)場和整個項(xiàng)目的文控管理更加順暢，同樣也提高了工作效率，避免了重復(fù)勞動，保障了文件管理的安全性和有效性。
三、受控文件狀態(tài)的監(jiān)控
為了確保對文件狀態(tài)的及時(shí)掌握，以防疏漏，管理規(guī)定確立了文件狀態(tài)報(bào)告制度。巴西管道項(xiàng)目中，文控部門利用EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）每周生成受控文件狀態(tài)表并寫入周會紀(jì)要。受控文件狀態(tài)包括項(xiàng)目部每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。
圖一：EIKON軟件的優(yōu)勢與特點(diǎn)
如圖一所示，項(xiàng)目引進(jìn)使用的EIKON軟件操作界面簡單；可以實(shí)現(xiàn)全球信息即時(shí)共享；對于流程中的受控文件可以全程進(jìn)行監(jiān)控；另外，不需要單獨(dú)配備軟件管理人員進(jìn)行維護(hù)，可以隨時(shí)與當(dāng)?shù)剀浖救藛T進(jìn)行溝通，修改或添加軟件功能。EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）在巴西管道項(xiàng)目中全面負(fù)責(zé)信息和反饋意見的收集，并通過專業(yè)軟件生成的受控文件狀態(tài)表單對相關(guān)文件進(jìn)行監(jiān)督，在很大程度上保障了信息溝通的順暢，也保障了信息的安全性和可追溯性，同時(shí)也保障了文檔的完整性。
使用文檔管理軟件進(jìn)行文件管理的一個主要特點(diǎn)是，可以隨時(shí)對受控文件的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。利用EIKON軟件，可以根據(jù)需要在任何地方依據(jù)工作權(quán)限時(shí)時(shí)查看文件控制狀態(tài)，包括文件的接收人、涉及相關(guān)人員的處理要求、當(dāng)前處理情況，主文控中心可以根據(jù)文件處理要求，向相關(guān)人員發(fā)出提醒。同時(shí)，文控中心可以定期生成受控文件狀態(tài)表隨時(shí)提醒相關(guān)人員，或者在項(xiàng)目的每周例會上進(jìn)行通報(bào)，用以敦促相關(guān)人員及時(shí)完成文件要求的工作任務(wù)。受控文件狀態(tài)包括每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。
利用專業(yè)化軟件對項(xiàng)目受控文件進(jìn)行監(jiān)控是該工程項(xiàng)目的特色之一。巴西管道項(xiàng)目的文控管理特別強(qiáng)調(diào)了對設(shè)計(jì)文件、程序文件、采辦文件等受控文件的版本控制，這些文件的狀態(tài)表包括受控文件目錄，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周會紀(jì)要中的一部分內(nèi)容。設(shè)計(jì)文件、程序文件、采辦訂單狀態(tài)是整個項(xiàng)目運(yùn)行的基礎(chǔ)文件，這些文件被業(yè)主批復(fù)了多少，或者廠商交貨是否及時(shí)都決定了項(xiàng)目能否如期完工。受控文件狀態(tài)的清晰決定了項(xiàng)目，尤其是部門需要努力的方向、需要緊急處理的問題，有效的順暢了整個項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。
四、巴西管道項(xiàng)目文控管理的效果
工程文件通常都具有時(shí)效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)的特點(diǎn)，文件溝通是否順暢、文件保存是否完整直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實(shí)質(zhì)。[【4】蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作.中國檔案2010. 58-60]【4】
巴西管道項(xiàng)目的文檔管理工作是通過制定規(guī)定與制度、控制與管理、優(yōu)化與細(xì)化這三部曲完成最終的文檔管理目標(biāo)與任務(wù)（圖二）。
圖二：巴西管道項(xiàng)目文檔管理操作模式
巴西管道項(xiàng)目主合同中明確規(guī)定：項(xiàng)目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。憑借著完善的文控管理制度，巴西管道項(xiàng)目的索賠，文控中心為管道項(xiàng)目中幾十次的索賠談判工作提供了完整的資料支持，最終索賠金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過預(yù)期目標(biāo)。
五、國際項(xiàng)目文控管理帶來的思考
順利完工的巴西管道項(xiàng)目也證實(shí)了該文檔管理模式的可操作性。但是，管理中出現(xiàn)的一些缺陷和漏洞也引發(fā)了更深刻的思考。也藉此思考，推動和優(yōu)化國際項(xiàng)目的文控管理，為更多的國際工程項(xiàng)目提供服務(wù)和保障。
首先，專業(yè)化文控人員是建立文檔管理的基礎(chǔ)。所謂專業(yè)文控人員的，不僅需要懂得工程整體運(yùn)行的狀況，還要了解和掌握該國和業(yè)主對文檔管理的基本要求，并能夠結(jié)合這些要求制定完整的文檔收發(fā)、傳閱、歸檔、查閱流程，并在文檔管理制度運(yùn)行中根據(jù)工作需要不斷調(diào)整和完善管理制度。
有國際項(xiàng)目文檔管理經(jīng)驗(yàn)的文控人員，對于整個項(xiàng)目的運(yùn)行是非常關(guān)鍵的。專業(yè)文控人員，能夠抓住文控管理流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在紛繁復(fù)雜的流程中保障文檔的完整和流通順暢。
其次，依靠先進(jìn)的文控管理軟件進(jìn)行文件管理和控制是國際工程項(xiàng)目文檔管理的發(fā)展趨勢。從巴西管道項(xiàng)目的文控管理來看，原有的EIKON軟件，在不斷的磨合使用和功能添加中，基本能夠滿足公司文檔管理需要。但是，對于大型的工程項(xiàng)目來說，如煉化項(xiàng)目，EIKON軟件的功能又過于簡單，不能勝任大型項(xiàng)目全方位的文檔管理需要。[【5】賈琦/吳蘭學(xué)/托博. 國際化工程中一體化管理的研究與實(shí)踐. 石油天然氣學(xué)報(bào). 第32卷第5期]【5】
一個能與專業(yè)軟件（如P3、P6、PDMS等專業(yè)軟件）進(jìn)行對接、易于維護(hù)（軟件注冊、運(yùn)維費(fèi)用、成本等問題均可輕易解決）、且數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置在當(dāng)?shù)兀ㄖ饕鉀Q速度問題）的功能全面的文檔管理軟件是非常必要的，為此我們設(shè)想了今后大型工程項(xiàng)目文檔管理架構(gòu)圖（見圖三）。
從使用過數(shù)個文控軟件的經(jīng)驗(yàn)來看，文控軟件最好還是在項(xiàng)目所在國當(dāng)?shù)刭徺I。一來，在軟件使用前根據(jù)項(xiàng)目需要隨時(shí)對該文控軟件進(jìn)行流程的修改或者添加；二來，軟件運(yùn)行中的故障可以隨時(shí)找當(dāng)?shù)毓具M(jìn)行解決；三來，軟件數(shù)據(jù)庫放當(dāng)?shù)兀子诠芾?，不會受到遠(yuǎn)程存取速度的影響；最后，利用當(dāng)?shù)赜布?、軟件資源，可以有效節(jié)約成本。
圖三：大型工程項(xiàng)目文檔管理架構(gòu)設(shè)想圖
綜上所述，我們知道文檔管理的主要使命和目標(biāo)就是通過合理的制度、恰當(dāng)?shù)挠?jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，使參與其中的各部門、各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)最好的運(yùn)作，達(dá)到預(yù)期的效益目標(biāo)。公司層面的文檔管理可以依靠嚴(yán)格的制度來保障，而工程項(xiàng)目的文檔管理是一個需要不斷總結(jié)和完善的管理。在工程項(xiàng)目合同履行過程中，任何一個階段、所有部門的工作都與文檔管理發(fā)生聯(lián)系，做好公司和項(xiàng)目文件資料的管理，對各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，不但為項(xiàng)目試運(yùn)行提供數(shù)據(jù)支持、為索賠工作提供材料支持。同時(shí)也為解決潛在的合同爭端的提供依據(jù)和技術(shù)支持。[【6】吳蘭學(xué). 淺談合同文控索賠一體化管理. 石油管道報(bào). 2011年第003版
]【6】
依靠專業(yè)文檔管理人員并充分利用文檔管理軟件等手段來完善的文件管理體系，發(fā)揮文檔管理的控制作用，能夠保障文檔管理有條不紊，繁而不亂，從而更好地服務(wù)于公司和項(xiàng)目。
朱振中（1973.10―），男，安徽阜陽人，中國石化巴西有限公司綜合管理部副經(jīng)理，原山東礦業(yè)學(xué)院（山東科技大學(xué)）資源環(huán)境區(qū)劃與管理專業(yè)大學(xué)本科畢業(yè)，高級經(jīng)濟(jì)師，從事企業(yè)行政管理，人力資源管理。
參 考 文 獻(xiàn)
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楊妍. 淺論國際合作項(xiàng)目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào). 第23卷第6期.
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蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作. 中國檔案2010. 58-60
第3篇：會議紀(jì)要基本要素范文
關(guān)鍵詞：招投標(biāo)合同管理關(guān)系應(yīng)對策略
中圖分類號：TU723文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
建筑工程的招標(biāo)與投標(biāo)項(xiàng)目作為建設(shè)工程的市場交易過程, 其實(shí)質(zhì)應(yīng)是一種公開、公平、開放式的簽定合同的方式, 即按照招標(biāo)投標(biāo)的詳細(xì)操作規(guī)則,通過投標(biāo)競爭的方式,形成工期、價(jià)格、質(zhì)量等級等不同的要約, 經(jīng)評標(biāo)招標(biāo)方同最大限度地符合事先制定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的單位來簽訂合同。因此 ,招標(biāo)投標(biāo)的操作是否規(guī)范可以直接關(guān)系到合同的真實(shí)、合法、有效的性質(zhì)。
一、建筑市場中投招標(biāo)與合同管理的關(guān)系
1 、建筑市場體系的定義
建設(shè)工程市場的主要內(nèi)容是以工程承發(fā)包交易為基本要素, 一般而言被稱做為建筑市場。狹義的市場含義較為單一, 僅代表生產(chǎn)交易的場所,而廣義的市場內(nèi)容較為豐富,它包括有形和無形市場:包括與建設(shè)工程相關(guān)的科學(xué)技術(shù)、選擇租賃、勞動服務(wù)等各種要素的市場。它不僅僅是為建筑工程提供專業(yè)細(xì)致的服務(wù)的中介組織體系, 包括買賣雙方的各種媒介溝通, 或者通過招投標(biāo)等各種方式進(jìn)行成交的交易活動, 而且還包括了建筑商品在其生產(chǎn)過程以及流通過程中的經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)聯(lián)系。由于建設(shè)產(chǎn)品的性質(zhì)較為特殊,它具有生產(chǎn)周期長,價(jià)值量大的特點(diǎn),而且在生產(chǎn)過程中的不同階段中,對于承包單位的能力和特點(diǎn)均不同, 因此決定了建筑市場的交易貫穿了建筑產(chǎn)品生產(chǎn)的整個過程。因此, 建設(shè)市場應(yīng)是工程建設(shè)的生產(chǎn)與交易關(guān)系的總和。經(jīng)過多年的發(fā)展, 建筑市場已經(jīng)發(fā)展形成以承包方、發(fā)包方、中介服務(wù)等各方組成的市場主體, 建筑生產(chǎn)過程和建筑產(chǎn)品做為組成對象的市場主體, 由招標(biāo)投標(biāo)做為其主要交易形式的市場競爭體制。
2 、投招標(biāo)與合同管理的定義
建筑工程的招標(biāo)投標(biāo), 是在市場經(jīng)濟(jì)的條件下所產(chǎn)生的競爭性的工程承發(fā)包的交易方式。它是在政府的有關(guān)部門的監(jiān)督下, 由發(fā)包方設(shè)定建筑工程包括工程價(jià)格、質(zhì)量、工期限制為主要的標(biāo)的, 邀請若干個施工單位參加競選, 由發(fā)包方按照法定的程序來實(shí)行公平、公正、公開的競爭, 最終擇優(yōu)選擇施工單位的整體過程。
施工合同,即建筑安裝工程的承包合同,是指建筑工程的承包發(fā)包雙方, 以完成該項(xiàng)建設(shè)工程為目的而明確雙方權(quán)力與義務(wù)的關(guān)系的一份合同協(xié)議。在施工合同中,發(fā)包人和承包人作為當(dāng)事人,是平等的民事主體。施工合同是工程建設(shè)的主要合同, 是施工單位進(jìn)行工程建設(shè)中采取進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、費(fèi)用管理的主要依據(jù)。它既是明確雙方利益關(guān)系的有效的法律文書, 也是解決義務(wù)糾紛的重要法律依據(jù)。合同管理工作已成為工程項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容, 做好合同管理將對工程項(xiàng)目管理的成功和取得較好的社會和經(jīng)濟(jì)效益起到事半功倍的作用。
3 、建筑工程中投招標(biāo)與合同管理的關(guān)系
建筑工程的招標(biāo)與投標(biāo), 與施工的合同有著十分密切的聯(lián)系。招投標(biāo)的管理機(jī)構(gòu)不僅要仔細(xì)監(jiān)督工程的招標(biāo)投標(biāo)活動, 而且要監(jiān)督施工項(xiàng)目合同的簽訂與履行,首先是因?yàn)榻ㄖこ痰恼袠?biāo)投標(biāo)的過程,是施工的合同談判與簽訂的過程, 也就是雙方提出提議和接受提議與協(xié)商的過程。不僅如此,從市場交易的行為上來看,工程的招標(biāo)投標(biāo)過程也是交易行為的過程,在承發(fā)包的雙方簽訂完成施工合同之后,通過合同這種法律形式,交易行為被正式確定下來,如此,雙方的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系受到法律的制約與保護(hù)。另外,從招投標(biāo)的跟蹤管理的角度去看,想要評價(jià)招投標(biāo)項(xiàng)目是否成功, 只有通過檢查與監(jiān)督雙方對于施工合同中各項(xiàng)條款的履行情況才能體現(xiàn)。
在實(shí)際的工作操作中,我們深刻體會到,管理部門不但要正確地處理好招標(biāo)、投標(biāo)與合同管理之間的關(guān)系, 而且要向施工建設(shè)單位宣傳好這二者的重要關(guān)系。只有將招標(biāo)、投標(biāo)與合同管理密切地結(jié)合起來, 才能使建筑市場更加健康、迅速地發(fā)展起來。
二、加強(qiáng)建設(shè)中招投標(biāo)與合同管理的應(yīng)對策略
1、推行代建制
在工程建設(shè)中推行代建制，可以較好地解決項(xiàng)目法人對招投標(biāo)工作掌控不力的問題。代建制可以解決現(xiàn)行基建體制中建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任不清的問題，以合同的形式確定投資者、建設(shè)項(xiàng)目管理單位和項(xiàng)目使用單位的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，建立建設(shè)市場約束和競爭激勵機(jī)制，對建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行規(guī)范、科學(xué)管理。
代建制的優(yōu)點(diǎn)是：①通過委托或公開招標(biāo)等方式選擇專業(yè)化的管理單位作為項(xiàng)目建設(shè)期的法人，全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過程中的組織管理，將現(xiàn)行工程項(xiàng)目基本建設(shè)中“建設(shè)和使用本質(zhì)為同一單位”真正轉(zhuǎn)變?yōu)椤敖ㄔO(shè)和使用為兩個獨(dú)立的單位”，有利于項(xiàng)目建設(shè)單位的專業(yè)化，有效地控制工程質(zhì)量、工期和投資，從而保證政府投資的高效益；②可以克服人為影響，基本杜絕超規(guī)模、超標(biāo)準(zhǔn)和超投資的建設(shè)現(xiàn)象；③在政府機(jī)構(gòu)監(jiān)督之下，建立健全項(xiàng)目管理單位、施工單位和監(jiān)理單位之間的互相約束監(jiān)督機(jī)制，保障建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施。
2、使招標(biāo)工作與工程承包合同管理有機(jī)接合
招標(biāo)工作應(yīng)與工程承包合同管理有機(jī)地連接起來，監(jiān)理工程師可以作為專家參與招投標(biāo)工作全過程。項(xiàng)目法人改變觀念，不能過分依賴招標(biāo)機(jī)構(gòu)全部包辦。因?yàn)閮烧叩男畔⑹遣粚ΨQ的，招標(biāo)機(jī)構(gòu)不可能完全了解招標(biāo)者的意圖，招標(biāo)人由于能力知識的局限也很難提供全面的要求。招標(biāo)機(jī)構(gòu)作為一個企業(yè)畢竟是以贏利為目的的，而且目前對招標(biāo)機(jī)構(gòu)的業(yè)績考核是以中標(biāo)價(jià)為標(biāo)準(zhǔn)，使招標(biāo)機(jī)構(gòu)感到壓力較大，所以招標(biāo)機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)是否滿足要求還需招標(biāo)人有足夠的判斷能力。項(xiàng)目法人委托監(jiān)理工程師參與招投標(biāo)過程，監(jiān)理工程師就可以把自己的經(jīng)驗(yàn)和理念貫徹到招標(biāo)文件合同條款的制訂中，對合同的制訂和實(shí)施有一個整體的控制，從而降低因項(xiàng)目法人經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致的合同執(zhí)行不力帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
3、做好合同文件管理工作
工程原始合同、補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)常性的工地會議紀(jì)要、變更設(shè)計(jì)等，實(shí)質(zhì)上是合同內(nèi)容的一種延伸和補(bǔ)充。無論對建設(shè)方還是施工單位都很重要，應(yīng)建立技術(shù)檔案，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)分析，根據(jù)分析結(jié)果采取積極主動措施。這樣將來出現(xiàn)合同糾紛，處理起來都有依據(jù)，對雙方都有好處。
4、公正地處理索賠
索賠是合同履行過程中，一方根據(jù)事實(shí)證據(jù)和合同條款主張自己的權(quán)利，另一方審核確認(rèn)后作出相應(yīng)賠償?shù)倪^程。以往人們往往有這樣的誤區(qū)：認(rèn)為只有雙方合作不好，才會出現(xiàn)索賠問題。其實(shí)不然，由于各種不確定因素很多，加上人為控制能力的差異，在工程建設(shè)過程中出現(xiàn)索賠是很正常的。對于建設(shè)單位，要仔細(xì)審核承包商提出的索賠是否合理，削減其不合理的部分。同時(shí)找出承包商違約的地方，進(jìn)行反索賠來維護(hù)自己的經(jīng)濟(jì)權(quán)益。對于施工單位，要根據(jù)合同規(guī)定，平時(shí)注意收集對自己有利的相關(guān)資料，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交自己的索賠資料，維護(hù)自己應(yīng)得的利益。
5、創(chuàng)造合同活動的良好外部環(huán)境
不管是業(yè)主或承包商，都應(yīng)遵守誠信原則，這是一個企業(yè)信譽(yù)的核心。切不可為了局部小利益或眼前利益而喪失誠信。不但使國家、業(yè)主投資利益受到損害，也使企業(yè)長期的利益受到損害。入世后，在我國建設(shè)市場競爭關(guān)鍵點(diǎn)會由以前的“最低成本”競爭逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢\信度”競爭。缺乏誠信無疑是慢性自殺，必會受到經(jīng)濟(jì)規(guī)律的懲罰。加強(qiáng)政策引導(dǎo)和支持，加快各種擔(dān)保和保險(xiǎn)制度的推行。如履約擔(dān)保、投標(biāo)擔(dān)保、投資擔(dān)保、支付擔(dān)保等，使合同活動處于利益風(fēng)險(xiǎn)共同承擔(dān)，權(quán)利義務(wù)均等的環(huán)境。同時(shí)針對建筑工程開辟更多的保險(xiǎn)品種，以轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)也值得借鑒。
總而言之，只有具備了健全完善的法律體系，各類建筑工程才有可能實(shí)現(xiàn)真正意義上的招投標(biāo)，施工合同的管理會更加法制化，建筑市場秩序才會有根本性的好轉(zhuǎn)。
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第4篇：會議紀(jì)要基本要素范文
1.1研究意義
檔案館是人們了解社會，認(rèn)識社會的一種公共信息平臺，但是由于我國檔案館對黨和政府的依附性較強(qiáng)，有的還與政府機(jī)關(guān)合署辦公，因此容易被公眾誤解為黨委和政府的直屬機(jī)構(gòu)，在很長一段時(shí)間處于較封閉的狀態(tài)。 1郭紅解認(rèn)為，公共檔案館應(yīng)具備兩個基本要素，即由國家和政府設(shè)立與管理，館藏資源屬于國家和社會全體公民所共有和共享。2 而公共檔案館的良好形象，是其開放性實(shí)施的保證。
1.2國外研究現(xiàn)狀
綜合檔案領(lǐng)域的研究，在現(xiàn)階段檔案利用的功能，與社會公眾的溝通不足，但尚未普及檔案圖像，一個專有名詞，現(xiàn)階段情況，可以檢索文件的公共檔案館越來越不在線，檔案在線服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)是不完美的，有很多要優(yōu)化。也有些國家的檔案館起到了領(lǐng)跑作用，在這方面有所改進(jìn)。例如，美國國家檔案局已經(jīng)啟用“數(shù)據(jù)庫”搜索工具，在線可以訪問多個數(shù)據(jù)庫用戶，其中包括30多個相關(guān)機(jī)構(gòu)的相關(guān)文件，所以能大幅度提高檔案文件的訪問頻率。
1.3國內(nèi)研究現(xiàn)狀
我國檔案館存在的問題主要是檔案館的人員構(gòu)成不合理，而且管理方面還不夠完善。中國人大教授馮惠玲也提到過：檔案館的公眾形象主要表現(xiàn)在兩個方面，一是建立在服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度基礎(chǔ)上的公眾印象，二是檔案館的公共設(shè)施給予公眾的感受。3 而王宏萍和郭小萍也在《檔案館的定位及塑造檔案館公共文化形象》模擬了創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制下的新藍(lán)圖，發(fā)展檔案館新型文化產(chǎn)業(yè)，按照市場機(jī)制運(yùn)行檔案，充分挖掘文化資源，檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)，建設(shè)社會主義新檔案。
2 公共檔案館形象塑造
2.1公共檔案館的概念
公共級圖像的概念是指公眾的各種元素的組合通過形象的感知，它是公共檔案館的主體形象在公眾心目中的評價(jià)的總和，而這個層面的形象通過上一層面形象的改觀會在潛移默化中影響公眾的總體評價(jià)。
2.2公共檔案館的特性
2.2.1服務(wù)對象
對黨和政府機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案館，企業(yè)和機(jī)構(gòu)和學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)為主要服務(wù)對象，給人一種莊嚴(yán)而神秘的；公共檔案館主要以滿足公眾的各種需求，充分發(fā)揮其休閑用的和個人的學(xué)習(xí)借鑒作用。
2.2.2管理方式
在管理方式上，傳統(tǒng)檔案館和封閉的國家政治環(huán)境及保守的管理模式相適應(yīng)；公共檔案館與國家開放型的政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境相適應(yīng)，其管理模式要開放許多，而且追求一種公開，平等的利用環(huán)境。
2.2.3資源建設(shè)
傳統(tǒng)檔案館的館藏主要是近代及現(xiàn)代政務(wù)機(jī)關(guān)要文，比如政府工作報(bào)告，會議紀(jì)要等等，以及解放初期的各種局館單位的人事資料，以及一些歷史資料，主要作用就是參考和憑證 ；而公共檔案館主要是陳列作用，查閱作用，所以其主要職能是為了取悅公眾，滿足公眾的日常需求，甚至可以滿足個體公民的參考服務(wù)的需要。
2.2.4利用價(jià)值
傳統(tǒng)檔案館主要為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位制定相關(guān)政策和專家學(xué)者從事研究工作提供資料和服務(wù)，充分發(fā)揮其原始憑證和依據(jù)價(jià)值；公共檔案館主要為滿足社會公眾各方面的需求，充分發(fā)揮其休閑利用和個體研究等參考功效。 4
3 影響公共檔案館形象塑造的因素
3.1建筑特色是公共檔案館形象的基礎(chǔ)
在改革開放之前，檔案館沒有建筑特色，1985年“七五”期間才有了一定的檔案建設(shè)規(guī)模。而當(dāng)時(shí)所謂的符合條件，強(qiáng)調(diào)的主要是檔案的保管，因此，環(huán)形走廊和小窗戶成了當(dāng)時(shí)檔案館的標(biāo)志。檔案館的建筑建設(shè)是百年大計(jì)，對其形象塑造要有明確的定位。即檔案館的建設(shè)要以人為本，建筑要具備文化性、可持續(xù)發(fā)展性，而且在建筑上要走特色路線，找準(zhǔn)自己適合的形象特色，要突破傳統(tǒng)，把檔案館建設(shè)成地方文化和政務(wù)信息中心的地標(biāo)性建筑。
3.2 “館藏整合”是檔案館事業(yè)發(fā)展的保證
檔案資源是國家開展檔案工作的實(shí)體基礎(chǔ)。它是指一直以來國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會實(shí)踐活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的總和，是黨和國家的寶貴財(cái)富。檔案館館藏的豐富和優(yōu)化主要有幾方面的內(nèi)容：
3.2.1館藏的豐富
首先，在檔案館資源收集方面，要突出“文化”特點(diǎn)，從豐富館藏入手，增加檔案館文化內(nèi)涵。要注重研究當(dāng)?shù)孛袼孜幕?dāng)?shù)貧v史背景，總結(jié)地方文化發(fā)展的趨勢動態(tài)，概括出能反映各自具有特色、體現(xiàn)勞動人民精神風(fēng)貌的民族文化，圍繞該系統(tǒng)收集的歷史檔案，
其次，要擴(kuò)大檔案進(jìn)館的范圍，降低入館的門檻，這樣可以有效地增加進(jìn)館數(shù)量。檔案館的生命力取決于它的館藏，館藏豐富是檔案館事業(yè)發(fā)展的保證，而一個檔案館的館藏又取決于接收檔案的范圍。 5
第三，是要追蹤一些重大事件的發(fā)展，使檔案館館藏更加鮮活具體。
為了改變檔案館館藏門類單一的不合理現(xiàn)象，檔案部門也要跟蹤一些大型活動的舉辦，近年來體現(xiàn)得最明顯的就是世博會，沈陽市檔案館在這方面表現(xiàn)良好，不但收集了很多相關(guān)檔案，而且及時(shí)舉辦展覽，為我們一展世博會的風(fēng)采。 6除了一些大型活動的舉辦，一些重大事件的發(fā)生也需要檔案館第一時(shí)間收集資料，入館歸檔。
3.2.2館藏的優(yōu)化
首先，優(yōu)化館藏主要是要處理好質(zhì)和量的關(guān)系。
館藏?cái)?shù)量要依據(jù)實(shí)際情況來確定，不能盲目降低檔案入館門檻。近些年，通過館藏建設(shè)的實(shí)際運(yùn)作，我們逐漸認(rèn)識到，在館藏規(guī)模增加的同時(shí)，應(yīng)著重優(yōu)化館藏質(zhì)量。
其次，加強(qiáng)館外調(diào)查，也是優(yōu)化館藏的一個有效途徑。
檔案館要服務(wù)于社會，就必須要根系群眾，從日常生活中發(fā)現(xiàn)熱點(diǎn)問題，掌握館藏檔案對今后社會需求的時(shí)效性，在充分調(diào)查檔案，各類檔案的選擇集合，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，認(rèn)真分析，反復(fù)論證，準(zhǔn)確地選擇檔案，科學(xué)地確定收集單位，并編制出被收集單位的名冊，從而保質(zhì)保量地收集檔案。 7
3.2.3館藏的利用
在檔案資源的提供利用上，要貼近社會文化生活。政府投入大量人力物力財(cái)力來開發(fā)檔案館館藏文化資源，結(jié)合檔案館開放要求和社會群眾需求搞專題性展覽，傳播公共檔案館館藏檔案的文化信息，為當(dāng)?shù)匚幕ㄔO(shè)服務(wù)，甚至參與國內(nèi)外文化交流8 。把對公共檔案館的信息資源利用建立在已經(jīng)開放的檔案資源上，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的交流，這樣才能有效地利用公共檔案館資源。
3.3提升公共檔案館形象的對策
3.3.1創(chuàng)新體制
首先是要創(chuàng)新檔案館的體制，以往的“局館合一”體制已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段公共檔案館的發(fā)展，要從職能上將兩者分開，檔案局和檔案館要有明顯的社會分工，充分發(fā)揮其特殊的功能。需要對從前國家政府過度干涉，人員臃腫的運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行全面的革新。按照市場化運(yùn)營機(jī)制運(yùn)作管理檔案館，充分開發(fā)利用檔案館文化資源、相關(guān)文化產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)建設(shè)新型檔案館文化產(chǎn)業(yè)的目標(biāo)。 9
3.3.2精簡高效
公共檔案館的管理，要盡量滿足精簡高效的原則，也就是說在公共檔案館的管理過程中，要精簡分流工作人員，減少國家財(cái)政支出，支持群眾舉辦公益活動，鼓勵社會各方積極參與檔案產(chǎn)品的開發(fā)利用，通過各種渠道宣傳推廣，集結(jié)發(fā)展基金，形成全民共同辦事業(yè)的宏偉場面。
3.3.3人文管理
在服務(wù)觀念上，要建立起人文管理模式。作為公共檔案館，其服務(wù)對象不僅包括原管理模式下的領(lǐng)導(dǎo)干部等公務(wù)方面的利用者，更應(yīng)包括各行各業(yè)，各階層，各種知識背景的所有的人民群眾。其服務(wù)內(nèi)容不僅包括原有體制下機(jī)關(guān)政務(wù)的文書檔案，以及產(chǎn)品開發(fā)相關(guān)的科技檔案，還需加大力度征集更多的檔案資源，更多地收集那些能滿足公眾需求，與社會群眾的生活密切相關(guān)的資料，把查閱者擺在首位，以熱情，耐心，全面，平等的態(tài)度對待每一位利用者。
4 結(jié)論
通過對當(dāng)前公共檔案的分析和公共檔案館公共形象的塑造，我們可以得到以下結(jié)論：無論是公共檔案館的外觀或館藏的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)或圖像通信，圖像管理是一個動態(tài)的、長期的發(fā)展過程中，這幾項(xiàng)內(nèi)容是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可的，它們共同保證了公共檔案館的形象塑造。通過對城市公共檔案館發(fā)展現(xiàn)狀的分析，對影響其形象因素的探討，特在體制、管理和政策方面提出優(yōu)化公共檔案館形象的對策。
注釋：
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7. 王鈺，從檔案價(jià)值形態(tài)特點(diǎn)看如何豐富館藏[J].北京檔，2002年期.
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參考文獻(xiàn)
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