檔案數(shù)字化管理方案精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的特征

（一）房產(chǎn)檔案服務更具多樣化。對于房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡化服務，需要借助信息技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。在房產(chǎn)檔案中，涉及較多的合同、協(xié)議以及文件等，在數(shù)字化管理模式下，可以將其有效轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等形式，實現(xiàn)對資料的科學管理，切實提升房產(chǎn)檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數(shù)據(jù)庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務的支持下，能夠為房產(chǎn)用戶提供更加全面、及時和方便的服務，提升房產(chǎn)信息管理部門的服務水平。（二）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡化特征突出。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產(chǎn)用戶相關(guān)業(yè)務的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務。但是，很難實現(xiàn)信息的及時收集，無法實現(xiàn)高效的應用，對檔案信息深入開發(fā)應用產(chǎn)生阻礙。目前，網(wǎng)絡化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中得到廣泛應用，便于實現(xiàn)方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務。（三）房產(chǎn)檔案保密性更強。對于房產(chǎn)檔案而言，很多信息需要實現(xiàn)高度的保密性，但是，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，保密性不高。借助數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案內(nèi)容與管理主體、載體的一一對應，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數(shù)字化的檔案管理中，同時在計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實體與服務之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化水平的提升

（一）重視房產(chǎn)信息庫的構(gòu)建。將數(shù)字管理模式引入房產(chǎn)檔案管理，需要重視檔案資源和相關(guān)文件保存形式的轉(zhuǎn)變，應用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質(zhì)的信息庫，實現(xiàn)房產(chǎn)信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應用提供便利。在進行數(shù)據(jù)檢索的時候，結(jié)合文件信息，輸入相應內(nèi)容，切實提升房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。應用數(shù)字化管理模式，借助對數(shù)據(jù)庫的查詢，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產(chǎn)管理中對數(shù)字化觀念的認識。任何事物的發(fā)展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案管理中，鑒于數(shù)字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現(xiàn)，要強化對數(shù)字化管理理念的認識。針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對不良問題的解決和完善，推動房產(chǎn)管理工作的不斷完善。另外，在數(shù)字化模式中，重視在局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進行相關(guān)房產(chǎn)信息的登記。要提升對房產(chǎn)檔案管理的認識，切實提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，實現(xiàn)整個管理工作的高效化。在數(shù)字化管理模式的應用下，房產(chǎn)檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以更好地發(fā)揮對房產(chǎn)管理的支撐作用。（三）重視建立科學的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理體系。為了更好地推動數(shù)字化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中的應用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結(jié)合各地房產(chǎn)檔案實際，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)。要充分考慮各種因素，如人員分配、數(shù)字化技術(shù)水平等。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式。鑒于房產(chǎn)檔案規(guī)模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數(shù)字化管理模式建設(shè)速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的科學管理。（四）提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業(yè)都具有相應的標準和規(guī)范，因此，要提升房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，立足國家統(tǒng)一的規(guī)范，制定合理的房產(chǎn)管理數(shù)字化標準，切實提升房產(chǎn)檔案管理水平和服務水平。另外，明確房產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，使得用戶能夠進行相關(guān)信息的有效查詢，加快遠程服務建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上，在信息高速發(fā)展的背景下，房產(chǎn)檔案管理需要與時俱進，適應時展的新要求，將數(shù)字化管理模式引入管理領(lǐng)域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產(chǎn)信息管理的科學性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。

作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測中心

【參考文獻】

[1]黎美彩.基于新形勢下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究[J].辦公室業(yè)務,2016(22):182+184.

第2篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

（1）安全性

數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網(wǎng)絡環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環(huán)節(jié)、各個方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網(wǎng)絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實性

對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。

（3）便捷性

通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)所實現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數(shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應用策略

1.加強創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

首先進行檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊伍，以便對各種專業(yè)設(shè)施的維護、維修和升級，促進專業(yè)設(shè)備的順利安全運行。同時通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識。技能和流程，進而提升管理人員的業(yè)務能力，促進數(shù)字化技術(shù)的運用和建設(shè)。

2.加強檔案資源的規(guī)范以及標準體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運用才能得到更好的利用，進而實現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價值和意義。同時還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標準和規(guī)范，進而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規(guī)范的檔案管理將會對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導入到數(shù)據(jù)庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實際檔案變動和增加及時更新和擴展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實、全面的有利依據(jù)，進而促進相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時也需要運用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲，因為在信號轉(zhuǎn)換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。

三、結(jié)束語

第3篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案；數(shù)字化管理；電子檔案

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：

引言

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的不同形式的歷史記載, 是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案具有真實性、憑證性、動態(tài)性和共享性等特征,產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過程中,其數(shù)量大,內(nèi)容涉及面廣,多為文字與圖表相結(jié)合,內(nèi)容涉及建筑、測繪、法律等專業(yè)知識。產(chǎn)權(quán)檔案是非常寶貴的資料, 產(chǎn)權(quán)檔案管理的最終目的是服務于民生，它為解決群眾房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。產(chǎn)權(quán)檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。

為了適應新時期社會各界對房屋產(chǎn)權(quán)檔案信息資源的需求，我們必須改變原有的工作程序及內(nèi)容，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，把各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

1 建立數(shù)字化產(chǎn)權(quán)檔案的條件已成熟

目前，國內(nèi)幾乎所有城市的房管部門都已采用計算機系統(tǒng)進行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)對登記信息進行管理，但真正全面實現(xiàn)了產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化的地方并不多，其原因除實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化還沒有一套完整的標準和規(guī)范外，很重要的一點在于受當時技術(shù)條件的限制，例如沒有成熟的大容量存儲技術(shù)、高速掃描技術(shù)、模糊識別技術(shù)等。

隨著科學技術(shù)的日益發(fā)展和計算機應用的普及，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)代化的條件已逐步成熟。換成以磁盤、光盤或磁帶為載體的檔案，首先要進行數(shù)字化處理，掃描和數(shù)字照相是最常用的技術(shù)。

1.1 高速掃描技術(shù)

高速掃描儀能夠?qū)崿F(xiàn)每分鐘上千頁的雙面掃描，是以前每分鐘只能掃描幾頁的單面掃描技術(shù)無法比擬的。數(shù)碼相機雖也可以實現(xiàn)檔案快速成像，但對操作人員的技術(shù)要求較高，且不易實現(xiàn)程序控制。因此，高速掃描儀的出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化提供了最現(xiàn)實的手段。

1.2圖像處理技術(shù)

要保證數(shù)字化檔案圖像清晰、又不能占用過多的存儲空間，以提高在網(wǎng)絡應用中的傳輸效率，必須對掃描圖像進行分析，在不影響效果的前提下自動采用更高效的存儲、壓縮格式，還要實現(xiàn)對圖像的自動識別分類，提高建庫效率；對要求全文存儲，全文檢索的檔案資料，在掃描建庫時，還需用到漢字識別技術(shù)。

1.3存儲技術(shù)

數(shù)字化檔案必須有大容量、高效率的存儲介質(zhì)，以前，由于技術(shù)的限制，硬盤存儲容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盤庫作為介質(zhì)。近年來，硬盤技術(shù)飛速發(fā)展，容量、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多。目前，專用存儲克服了光盤庫檢索速度慢、機械故障高的缺點。另外，通過十多年的信息化建設(shè)，各地房管部門都培養(yǎng)了一批信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，工作人員的計算機使用技能也大幅提高，各級領(lǐng)導也對本單位信息化建設(shè)前所未有地重視，把它作為提高管理服務水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力進行建設(shè)。

2 房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)手工檔案管理有不可替代的先進性

2.1 提高經(jīng)濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2.2 提高辦事效率

房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以證實房屋產(chǎn)權(quán)為例，產(chǎn)權(quán)人的首套房、二套房的證明都需要詳細準確的房屋產(chǎn)權(quán)檔案信息。

然而房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為社會各界及領(lǐng)導決策提供服務。與此同時，檔案數(shù)字化管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

2.3增強檔案原件保護

由于保管條件的限制導致紙張發(fā)黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，對長期保存檔案造成了很大的損害。而檔案數(shù)字化管理不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數(shù)字化副本異地存放，使檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。因此實現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

3 做好房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化工作，我認為應從以下幾個方面入手

3.1 人員培訓。人員培訓主要包括兩個方面:一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術(shù),對員工進行培訓;二是數(shù)字化管理的職責劃分, 即分清誰是權(quán)屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員。并明確其相應的工作內(nèi)容、責任后果。

3.2 錄入、掃描及備份。對相應人員進行培訓后,就進入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。

第一道工作程序:房屋產(chǎn)權(quán)檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度和熟練的打字基礎(chǔ), 對所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意。確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序:房屋產(chǎn)權(quán)檔案資料掃描。房屋產(chǎn)權(quán)檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋產(chǎn)權(quán)檔案中每一頁材料, 不得造成因在這個工作程序中房屋產(chǎn)權(quán)檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失, 給房屋產(chǎn)權(quán)人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序:對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋產(chǎn)權(quán)檔案材料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后, 就進入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段,是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋產(chǎn)權(quán)檔案中每一個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調(diào)整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度，每天房屋產(chǎn)權(quán)檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作不能松懈、馬虎,要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎(chǔ)。

房屋產(chǎn)權(quán)檔案的重要性需要我們慎之又慎。在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能拋棄，因為它是真實原始憑證。將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理結(jié)合起來，是今后房產(chǎn)事業(yè)發(fā)展的一個必定趨勢，是服務民生的重要途徑。

參考文獻

[1]何曉玲.淺析房地產(chǎn)檔案管理[J].福建建設(shè)科技,2011,6.

第4篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

（一）房產(chǎn)測繪事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要

隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測繪規(guī)程的出臺，我市房產(chǎn)測繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)測繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理模式已經(jīng)不適應社會發(fā)展的需要，房產(chǎn)測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數(shù)據(jù)時代社會共享的資源。因此，房產(chǎn)測繪檔案管理必須實現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

（二）信息時代的需要

隨著辦公自動化和計算機網(wǎng)絡化的飛速發(fā)展，未來社會人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡，來自社會各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡傳遞和交流。房產(chǎn)測繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來，只有實現(xiàn)數(shù)字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經(jīng)濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產(chǎn)測繪信息服務。

（三）實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案社會服務的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產(chǎn)測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產(chǎn)測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產(chǎn)測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理在實現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測繪信息的同時，還可實現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍數(shù)據(jù)等向社會和業(yè)主個人開放，不僅有利于加強對房產(chǎn)測繪檔案工作的監(jiān)督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題

房產(chǎn)測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理是社會和經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產(chǎn)測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點的同時，也帶來不利于房產(chǎn)測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產(chǎn)測繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學性

國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標準各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享，不能適應房產(chǎn)測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于各地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平不同，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的進程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng)，實現(xiàn)了計算機輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質(zhì)化，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。

（四）房產(chǎn)測繪檔案管理隊伍素質(zhì)偏低

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員是關(guān)鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網(wǎng)絡技術(shù)、又懂檔案管理的復合性人才嚴重缺乏，影響了房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。

三、實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的幾點建議

（一）研發(fā)科學合理的房產(chǎn)測繪檔案信息管理系統(tǒng)

嚴格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合房產(chǎn)測繪檔案管理的實際需要和經(jīng)濟社會發(fā)展需求，適當增減房產(chǎn)測繪檔案材料收集范圍，調(diào)整檔案目錄，增加房產(chǎn)測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發(fā)適合房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，切實做到“三統(tǒng)一”，即：實用性與科學性有機統(tǒng)一；信息安全和技術(shù)安全有機統(tǒng)一；通用性和適用性有機統(tǒng)一。只有建立科學合理的房產(chǎn)測繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理進程，提高房產(chǎn)測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強檔案保密工作，確保房產(chǎn)測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應會同房產(chǎn)測繪部門共同制定房產(chǎn)測繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策，明確網(wǎng)絡環(huán)境下房產(chǎn)測繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測繪檔案信息的分類等級、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等，為房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產(chǎn)測繪檔案信息作出科學判斷，根據(jù)檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網(wǎng)絡安全和檔案信息安全。

（三）努力培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)測繪檔案管理人員隊伍

第5篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 新形勢；房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理；探究

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要指的是把傳統(tǒng)紙質(zhì)的原始檔案以及材料借助于現(xiàn)代化的機器以及設(shè)備，對它們進行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉(zhuǎn)化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進行分級存儲與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務器中得到良好的保存，同時建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應的檔案資料提供便利，這是房產(chǎn)檔案管理重要的發(fā)展方向，它既滿足了社會對信息資源開發(fā)的要求，又能夠適應我國市場經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展的需要，因此，推進房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)成為了房產(chǎn)檔案發(fā)展的重要方向，面對新形勢下的機遇，要積極推進檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為信息產(chǎn)業(yè)中檔案事業(yè)的體系建立以及完善奠定良好基礎(chǔ)。

一、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化模式所具有的特點

（一）房產(chǎn)檔案的多樣化服務。在一般情況下，房產(chǎn)檔案在網(wǎng)絡化的服務中，需要把傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案通過相關(guān)的技術(shù)將它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，例如房產(chǎn)中相關(guān)的資料、合同、協(xié)議以及特殊說明等轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學的管理，同時提升房產(chǎn)檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統(tǒng)一進入數(shù)據(jù)庫，這為信息的查閱工作也帶來了便利性，此時，人們憑借自己的身份認證，自行查詢房產(chǎn)檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時也提升了信息查詢的速度，通過實施這些多樣化的服務，不僅為房產(chǎn)用戶提供了便利，而且也提升方房產(chǎn)信息管理部門的服務水平。

（二）房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡化管理。眾所周知，我國傳統(tǒng)房產(chǎn)中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關(guān)手續(xù)以及基本信息的查詢需求，但是對于信息的及時收集與應用則難以做到及時性，而且對檔案的信息深入開發(fā)應用也難以實現(xiàn)，當房產(chǎn)檔案的管理工作逐漸地進入了網(wǎng)絡化模式，就能夠十分便利地實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標，從而極大地提升房產(chǎn)檔案在管理工作中的效率，同時對用戶而言，也為他們帶來了便捷的服務。

（三）房產(chǎn)檔案數(shù)字化的模式。房產(chǎn)檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統(tǒng)的管理模式中，難以提升其保密性，在數(shù)字化的管理模式中，能夠有效地把數(shù)字化房產(chǎn)檔案的內(nèi)容以及管理對象與載體實施改變，提升相關(guān)人員在保護房產(chǎn)檔案信息中的能力，例如針對用戶可以設(shè)計一個專門的信息查詢?nèi)肟冢诖诵畔⒉樵兊娜肟谔?，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關(guān)的信息，對于工作人員而言，在數(shù)字化的檔案管理中借助于計算機的技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的應用，有機結(jié)合檔案實體與服務的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫，這就為順利開展圖文一體數(shù)字化管理模式提供了便利。

二、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化實施策略

房產(chǎn)檔案實施數(shù)字化的管理需要一個循序漸進的發(fā)展過程，當前辦公逐漸進入了自動化的階段，人們對數(shù)字化的技術(shù)應用也在不斷地加深以及深化，這為房產(chǎn)檔案進入數(shù)字化的管理模式提供了良好的指導：一方面是數(shù)字技術(shù)發(fā)展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實踐工作中加快創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產(chǎn)檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數(shù)字化技術(shù)相關(guān)的能力，從而為房產(chǎn)用戶提供良好的知識服務，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享和有效利用。

（一）積極建立房產(chǎn)信息庫。在數(shù)字化的管理模式中，房產(chǎn)檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉(zhuǎn)為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對這些文件的保護工作就需要建立一個良好的信息庫，把房產(chǎn)中的重要信息錄入信息庫中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關(guān)的數(shù)據(jù)時，可以根據(jù)文件信息的提示輸入對應的內(nèi)容，從而有效提升房產(chǎn)檔案的查詢速度，把房產(chǎn)檔案實施數(shù)字化的管理之后，通過數(shù)據(jù)庫的查詢工具就能夠更好地提升房產(chǎn)檔案資源的整合能力。

（二）提高對房產(chǎn)管理中數(shù)字化的認識。科學的思想認識能夠有效地提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案的管理中，數(shù)字化的管理模式已經(jīng)在最大限度中提升了檔案的利用率，同時也對滿足社會的需求帶來有效性，首先是針對房產(chǎn)檔案出現(xiàn)資料的不真實、不規(guī)范以及不完整的問題，在實施數(shù)字化管理工作中就能夠較好地進一步地補充完整，從而使得房產(chǎn)管理工作能夠進一步完善。其次是在數(shù)字化的模式中，需要在局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫的技術(shù)中登記房產(chǎn)信息，由于當前的房產(chǎn)檔案在數(shù)字化方面并沒有獲得全面同步的發(fā)展，因此，提高對房產(chǎn)檔案管理的認識，有利于更好地提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應用數(shù)字化的模式管理房產(chǎn)檔案，能夠更好地保證房產(chǎn)檔案資料具有完整性以及真實性，同時加快提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)中的質(zhì)量，更好地服務于房產(chǎn)管理的工作。

（三）制定數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)的策略。數(shù)字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數(shù)字化系統(tǒng)中，必須要充分地考慮各地的房產(chǎn)檔案實際情況，例如工作人員的配置情況、對數(shù)字化技術(shù)的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化的推進帶來一定的影響，因此在詳細地分析了這些基本因素之后，就可以適應各個地區(qū)對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化推進情況，從而有步驟地實施以及推進數(shù)字化的管理模式。第二是加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式的步伐，由于我國每年房產(chǎn)檔案數(shù)量在不斷增加，其數(shù)量之龐大也使得檔案的庫存出現(xiàn)了一定的難題，例如存儲空間的有限性，因此在構(gòu)建數(shù)字化的管理模式中，可以通過先進的技術(shù)把紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)為電子文件的形式，（下轉(zhuǎn)第184頁）（上接第182頁）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產(chǎn)檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時也能夠在權(quán)屬問題方面進行資料登記，使用戶的房產(chǎn)資料能夠得到科學的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應對檔案數(shù)量的增加。

（四）完善房產(chǎn)檔案的數(shù)字化利用以及標準。根據(jù)國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標準與規(guī)范，房產(chǎn)檔案能夠在管理工作中做到規(guī)范化，同時在房產(chǎn)檔案的管理工作中，需要在國家的統(tǒng)一規(guī)范中確立良好的房產(chǎn)管理數(shù)字化標準，從而有效地提升房產(chǎn)檔案的管理水平，提升服務水平；再者需要限定房產(chǎn)檔案中信息數(shù)字化的利用權(quán)限，這主要是面對用戶而言，他們能自行地查詢相關(guān)的信息，從而使得房產(chǎn)檔案的管理可以實現(xiàn)遠程服務。對檔案管理人員而言，可以在內(nèi)部的局域網(wǎng)中查詢與利用檔案信息。因此，在房產(chǎn)檔案的管理工作中，數(shù)字化的技術(shù)能夠發(fā)揮重要作用。

三、結(jié)語

推進房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是適應時展的要求，同時也符合我國當前的實際發(fā)展情況，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理擁有許多優(yōu)點，例如節(jié)省查詢時間以及房產(chǎn)資料的庫存空間等，同時也能更好地滿足了人們對房產(chǎn)信息資料的利用和安全保管。

【參考文獻】

[1]商動.如何加強房產(chǎn)檔案的管理與合理利用[J].企業(yè)文化（下旬刊）.2016，08（07）：167-168.

第6篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內(nèi)容記錄時間跨度上都處于絕對優(yōu)勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數(shù)字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。

制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案

為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細的闡釋。

參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標準格式。

一、 對數(shù)字形態(tài)檔案信息進行科學管理

數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點，以條目的形式對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進行概括的工作。為規(guī)范該項工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。

數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。

數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術(shù)指標，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、 對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用

對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據(jù)中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。

檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務是通過建立網(wǎng)絡平臺來滿足用戶通過網(wǎng)絡調(diào)用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。

三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則

氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強制性規(guī)則，是達到數(shù)字化總體目標的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數(shù)字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內(nèi)容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。

氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗與不足

通過對氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應用服務系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經(jīng)驗，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅實基礎(chǔ)。

通過對氣象記錄檔案數(shù)字化工作實施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗：即只有對氣象記錄檔案數(shù)字化流程進行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。

1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應用效果。

2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數(shù)字化工作任務繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標準來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。

3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護條款等。

4. 檔案修復與數(shù)字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節(jié)約時間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。

根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實踐，總結(jié)了以下三點不足：

1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。

2.數(shù)字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數(shù)字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。

3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數(shù)字化工作委托企業(yè)進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復制等環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)掃描與存儲設(shè)備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內(nèi)容進行更嚴密的安全管理做深入研究。

第7篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；實踐

引言

在經(jīng)濟與科學技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著易損壞、效率低占用空間大等問題，很難滿足當前社會發(fā)展的實際需求。因此，應對海量的數(shù)據(jù)膨脹，充分利用信息技術(shù)以構(gòu)建數(shù)字化檔案成為了必然選擇。檔案的數(shù)字化建設(shè)最早出現(xiàn)在美國，主要是指運用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)檔案逐漸的轉(zhuǎn)換為電子文件，從而實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的保存與檢索，最終建成科學有序的檔案數(shù)據(jù)庫。隨著計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)這一理念漸漸的滲入到其他的國家或地區(qū)。檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，具有很多優(yōu)勢，具體表現(xiàn)為以下幾個方面。首先，能夠減少紙質(zhì)檔案的磨損。其次，有利于檔案的檢索與利用，提高工作效率。最后，隨著云計算技術(shù)的發(fā)展與應用，通過有效整合的方式，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化信息的資源共享，減少大量的重復性工作。因此，我國應當加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)更高效率的檔案管理，為社會提供更加快速、靈活、多元化的服務方式。

1 建設(shè)檔案數(shù)字化的可行性

近年來，檔案信息化的發(fā)展非常迅速，“電子檔案”、“數(shù)字檔案館”、“數(shù)字檔案云平臺”等檔案管理理念也相繼的被提出。在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中，已經(jīng)取得了一定的成績。但是，由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于研究與探索的初級階段，無論是技術(shù)層面、合作方面，還是數(shù)字化、標準化方面，都不可避免存在一定的問題，制約著數(shù)字化檔案的發(fā)展。使得我國的大部分檔案管理工作仍然呈現(xiàn)出以下幾個方面的問題。首先，整體的效益比較低。其次，資源的不均衡分布。再次，資金的投入量比較大。最后，存在著資源的重復性建設(shè)等問題。

因此，要想做好檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，需要依據(jù)具體的實際情況，從客觀的角度分析構(gòu)建數(shù)字化檔案的可行性。如果缺乏必要的可行性分析，進行盲目的建設(shè)，不僅浪費了大量的資源，還不利于檔案管理工作的有效開展。通常來講，科學、合理的檔案數(shù)字化建設(shè)需要同時滿足以下幾個方面的條件。第一，具備必要的技術(shù)條件。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，如果缺乏技術(shù)條件的支持，那么數(shù)字化建設(shè)只能停留在表面，無法投入到實際的應用階段。其中，涉及到的技術(shù)條件包括：多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、安全防護技術(shù)等。換而言之，這些技術(shù)條件是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)。第二，需要建設(shè)網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施，包括局域網(wǎng)、信息網(wǎng)以及資源網(wǎng)。如果缺乏完善的網(wǎng)絡的基礎(chǔ)設(shè)施，那么數(shù)字化的檔案信息就無法得到有效的傳輸。因此，網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同樣是構(gòu)建數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)條件。第三，在資金方面符合檔案數(shù)字化建設(shè)的條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中，涉及到很多方面的影響因素，是一項比較復雜的系統(tǒng)工程。如果缺乏充足的資金支持，或者是對于資金的使用存在錯配、浪費等不合理現(xiàn)象，都將影響數(shù)字化檔案建設(shè)的最終成果。第四，在人才方面同樣需要滿足檔案的數(shù)字化建設(shè)需求，尤其是網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護與管理方面的專業(yè)人才。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方案的制定

通過上文的分析，可以了解到構(gòu)建數(shù)字化檔案需要滿足多個條件，任務相對來說比較艱巨。所以，通過可行性分析之后，仍然需要制定行之有效的實施方案，以降低數(shù)字化檔案在建設(shè)過程中遇到的阻力，保證其能夠順利的進入到建設(shè)階段，進而為社會提供更加多元化的服務方式。制定方案的過程中，需要注意以下幾個方面的問題。

2.1 制定科學合理的實施目標

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，要想制定一個滿足客觀需求的實施方案，首先需要確立科學、有效并且合理的實施目標。一旦實施目標不合理，那么數(shù)字化檔案即使建成以后，也難以有效的投入使用。因此，應當成立專門的領(lǐng)導小組，依據(jù)當前的現(xiàn)狀以及未來一定時間內(nèi)可能的發(fā)展趨勢，共同商議，最終制定出科學的、符合實際的實施目標。

2.2 明確實施的要素

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，應當依據(jù)已制定好的實施目標，明確具體的實施要素。這樣才能有效保障目標的順利執(zhí)行。在數(shù)字化的過程中，需要重點實施的項目或者是領(lǐng)域，也就是我們常說的實施要素。具體包括：檔案目錄的數(shù)字化建設(shè)、檔案全文的信息化與數(shù)字化、檔案數(shù)字化局域網(wǎng)建設(shè)等方面。由于這些不同的要素具有不同的指標體系，在建設(shè)的過程中，如果缺乏有效的融合，就會在很大程度上影響建設(shè)后的使用效果。因此，必須采取適當?shù)拇胧?，促進這些實施要素相互融合，為建設(shè)數(shù)字化檔案奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.3 建立檔案數(shù)字化的保障系統(tǒng)

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，還需要建立相應的保障系統(tǒng)。因為檔案信息的數(shù)字化如果缺乏統(tǒng)一的標準，那么在實際應用的過程中會出現(xiàn)很多問題，比如說資源無法共享、數(shù)據(jù)無法有效傳輸?shù)?。所以，建立完善的檔案數(shù)字化保障機制具有非常重要的意義。檔案數(shù)字化的保障機制主要包括以下幾個方面：（1）組織機制。（2）運行機制。（3）管理機制。（4）人、才、物等方面的相關(guān)技術(shù)支持。（5）其他保障機制。

3 檔案數(shù)字化中信息的利用

數(shù)字化檔案在應用的過程中，為了提供更加快捷、高效的服務，應當運用先進的科學技術(shù)手段，并且改變傳統(tǒng)的操作方式。具體需要注意以下兩個方面的問題。其一，應當加大數(shù)字化建設(shè)的力度，尤其要注重對于檔案內(nèi)容的處理與維護。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源與檔案內(nèi)容不相符的情況，將直接影響到檔案管理的工作效率，不利于檔案數(shù)字化的發(fā)展。要知道，檔案數(shù)字化建設(shè)是主要的發(fā)展趨勢，應當做好相關(guān)工作，促進檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸有效的開展。其二，在數(shù)字化建設(shè)的過程中，還應當根據(jù)檔案的具體價值，權(quán)衡數(shù)字化處理的力度。因為在數(shù)字化處理檔案信息的過程中，不僅涉及到相關(guān)的技術(shù)，還需要考慮到相應的成本與收益。如果缺少必要的分析，那么在數(shù)字化處理的過程中，容易產(chǎn)生不必要的資源浪費，這對于檔案數(shù)字化建設(shè)來講，增加了建設(shè)成本，進而降低了建設(shè)的價值，使其變得沒有實際的意義。

4 結(jié)束語

科學技術(shù)的發(fā)展帶來的不僅僅是成本的節(jié)約，生活的便利，還從根本上改變了人們的工作方式，極大地提高了社會生產(chǎn)效率。因此，在檔案管理中，同樣需要有效的利用現(xiàn)代科學技術(shù)，以提高工作效率。文章通過分析建設(shè)檔案數(shù)字化的可行性，強調(diào)了在制定檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方案中，首先，應當制定科學合理的實施目標；其次，明確實施的要素；最后，建立檔案數(shù)字化的保障系統(tǒng)?，F(xiàn)階段我國的檔案數(shù)字化建設(shè)仍然處于初級階段，但是可以預見，隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與應用，檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化，并逐步完善并解決當前存在的問題，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，為社會公眾提供更加靈活、快速、多元化的服務方式，實現(xiàn)高效率的現(xiàn)代化檔案管理。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

第8篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案質(zhì)量；安全保密

檔案數(shù)字化的實質(zhì)是將不斷更新的信息技術(shù)運用于檔案管理的過程中。不斷完善的管理系統(tǒng)支撐著檔案數(shù)字化的正常運作，與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，底只檔案的管理聯(lián)系著許多因素，需要各部門之間的相互配合。目前，我國的檔案數(shù)字化進程已經(jīng)由最初的起步階段逐漸過渡為發(fā)展階段，各地的檔案管理所正逐步開啟信息資源共享。當然，檔案數(shù)字化的飛速建立也為檔案管理過程帶來了一定的問題，其中作為數(shù)字化檔案核心部分的質(zhì)量及安全保密工作都有待進一步的加強。在檔案管理過程中，相關(guān)負責人員正通過實踐不斷地摸索尋求有效措施，幫助完善數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，建立良好的氛圍，切實解決數(shù)字化檔案管理過程出現(xiàn)的問題，全面推動檔案管理工作的深入發(fā)展。

1 加強檔案數(shù)字化質(zhì)量控制

步入新世紀以來，國家的信息化制度得到了進一步的完善，相應的帶動了數(shù)字化檔案的蓬勃發(fā)展，大力創(chuàng)新的計算機技術(shù)幫助工作人員快速準確的進行檔案查詢及調(diào)整工作，在促進檔案信息共享的同時極大的改善了檔案的管理操作效率，幫助提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。

（一）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制內(nèi)容

數(shù)字化檔案的質(zhì)量控制主要通過控制措施確立不同部門工作人員的具體工作內(nèi)容，從而達到數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求。運用信息化管理設(shè)備整理檔案數(shù)據(jù)，建立符合數(shù)字化檔案管理工作的數(shù)字化管理模式。在管理過程中，細致詳盡的工作分散路線可以幫助管理人員綜合全面的把握住檔案管理的主要進程，幫助員工提高行業(yè)責任意識。

強化滿足當前發(fā)展趨勢的檔案數(shù)字化質(zhì)量控制主要從制定規(guī)劃、選取行業(yè)軟件、創(chuàng)新技術(shù)路線等方面著手。在實踐過程中，全面合理的制定方案，參與部門遵照規(guī)劃方案中的具體內(nèi)容進行分工合作，遵循檔案數(shù)字化的工作原則，依據(jù)不同的工作流程確定相應技術(shù)路線，對工作參與人員進行科學分配，提升工作效率。

使用相關(guān)的技術(shù)軟件是數(shù)字化檔案管理工作中必不可少的，每一行軟件都具有自身的技術(shù)特點，軟件選取不恰當會影響到后續(xù)檔案管理工作的順利進行。因此，不同工作部門應當根據(jù)實際需求正確選擇工作軟件，這也是保障數(shù)字化檔案質(zhì)量過程中的重要組成部分。

工作人員是實際工作開展進行的基礎(chǔ)，相關(guān)參與部門需要加強對檔案管理工作人員的招收和培訓工作，關(guān)于工作軟件的使用有關(guān)部門可以組織技術(shù)人員對員工進行親身示范，鍛煉員工的實際動手能力，確保工作人員能夠熟練使用新型的信息技術(shù)設(shè)備。信息技術(shù)的不斷更替使得檔案數(shù)字化標準及相關(guān)參數(shù)的確定愈發(fā)重要。當前出臺的數(shù)字化檔案建設(shè)的標準和規(guī)定符合我國目前的信息技術(shù)發(fā)展形勢，相關(guān)行業(yè)可據(jù)此為出發(fā)點制定符合自身發(fā)展特征的相應制度。

（二）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制措施

檔案質(zhì)量的保障是檔案數(shù)字化過程的核心工作。信息是一種社會基礎(chǔ)性資源，信息質(zhì)量合格化是建立在選取優(yōu)良的數(shù)字化檔案管理方案、合理使用數(shù)字化軟件、嚴格制定員工招收標準、謹慎把控參數(shù)選取過程等良好措施實施的基礎(chǔ)上的。局部過程的細節(jié)對整個過程順利與否起著關(guān)鍵作用，加強對于具體實施過程的監(jiān)控是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的重要舉措。

提升數(shù)字化檔案質(zhì)量首先應建立與之相適應的數(shù)字化管理體系，進而制定具體的管理方案，選擇行之有效的軟件作為工作的主要技術(shù)支持，幫助質(zhì)量控制工作的順利操作和實施。在數(shù)字化管理模式的運行下，對信息技術(shù)處理軟件的要求也相應增加，在處理各類繁瑣復雜檔案信息的同時還要求建立高效的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，軟件相關(guān)參數(shù)的設(shè)定必須符合數(shù)字化檔案質(zhì)量的要求，滿足相關(guān)標準，應對數(shù)字化檔案管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)技術(shù)問題，方便工作人員在管理過程中有據(jù)可循，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量控制。

完善的規(guī)章是建立檔案資源共享的前提。檔案工作過程的順利進行需要健全的制度作為基礎(chǔ)保障，確保每一名工作人員在質(zhì)量控制階段分工明確，責任落實。檔案數(shù)字化工作具有很強的實踐性和可操作性，由于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗無法借鑒，因此要求工作人員在檔案管理工作中不斷積極摸索，階段性講評正是一種高效切實的工作方法，通過對每一工作階段的優(yōu)勢與不足進行及時的了解與分析，對工作方法的使用和選取進行檢驗和創(chuàng)新，幫助工作人員全面認識了解自身工作中存在的問題，從而及時改進，提高工作效率。數(shù)字化檔案的工作性質(zhì)決定了不能單單依靠階段性講評，將獎懲性制度與階段性講評相結(jié)合可以彌補檔案工作過程中缺乏監(jiān)督力度的這一劣勢。另一方面，檔案工作的檢查和后續(xù)部分的驗收也是工作進行中需要重點關(guān)注的部分。

2 完善檔案數(shù)字化安全保密控制

檔案的文件原始記錄性決定了其作為憑證價值的重要屬性，因此，檔案數(shù)字化管理工作的開展需要首先確保檔案的安全保密得到良好的解決。每一名檔案管理人員肩上都擔負著保護檔案安全的責任。檔案安全保密包括檔案實體安全和檔案內(nèi)容保密兩方面。兩者必須同時把控，不能產(chǎn)生偏頗。

檔案安全保密工作首先來源于健全的規(guī)章制度，在檔案管理工作的進行中難免會遇上秘密文件的處理，在此基礎(chǔ)上完善檔案安全保密制度，并要求工作人員了解遵守相關(guān)制度，明確保密安全的重要性，在工作進程中形成環(huán)環(huán)相扣的檔案保密安全系統(tǒng)，避免出現(xiàn)重要信息泄露的現(xiàn)象。

在管理模式方面，建立符合數(shù)字化檔案管理的高安全性信息管理系統(tǒng)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，工作人員通過計算機對檔案管理數(shù)據(jù)進行調(diào)用歸類的同時需要保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全隔外，預先制定相關(guān)措施應對可能產(chǎn)生的網(wǎng)絡攻擊、系統(tǒng)癱瘓等問題，保障在特殊情況下檔案信息的安全保密工作順利進行。

人是一切工作的主體，加強對檔案數(shù)字化管理工作人員的管理以及提高員工自身綜合素質(zhì)是檔案保密工作落實的重要基礎(chǔ)。例如對于直接參與建立檔案管理系統(tǒng)的工作人員必須建立完善的身份識別制度，防止與其他工作人員發(fā)生混淆。對于其他檔案管理工作人員，需要按照各自工作內(nèi)容進行小組劃分，不同小組具有不同的工作性質(zhì)，并分別對每一組工作人員設(shè)定獨有的檔案資源接觸權(quán)限，并以單個文件為單位記錄工作人員的查閱歷史，保證檔案資源的安全保密。相關(guān)部門在檔案數(shù)字化工作開展初始過程中便已設(shè)立相關(guān)安全保密制度，但是在實際執(zhí)行過程中往往由于員工的粗心大意而造成檔案工作效率降低。據(jù)此，可在工作進行階段不定期組織工作內(nèi)容糾察活動，幫助員工認識到自身的工作問題并及時處理，加強對犯錯員工的培訓工作，對于數(shù)字化檔案管理過程中出現(xiàn)的安全保密問題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)馬上嚴肅處理。

3 結(jié)語

完善的檔案信息管理系統(tǒng)是幫助檔案工作人員良好開展數(shù)字化管理工作的先決條件。檔案管理部門在在檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中占據(jù)著主導地位。因此檔案管理工作人員在工作中必須嚴格遵守相關(guān)制度。檔案安全保密工作來源于健全的規(guī)章制度，階段性講評和相關(guān)獎懲調(diào)理的設(shè)立實行是幫助完善檔案管理制度，保證數(shù)字化檔案質(zhì)量和安全保密工作順利進行的有效措施。我國目前的數(shù)字化檔案開展工作已經(jīng)取得了一定的成果，隨著科技水平和信息技術(shù)的不斷飛躍，檔案數(shù)字化的進展速率也相應加快，基于當前發(fā)展形勢，數(shù)字化檔案質(zhì)量和安全保密工作的高效開展才是我國檔案事業(yè)健康成長的重要因素。

參考文獻

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第9篇：檔案數(shù)字化管理方案范文

一、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的緊迫性

今天，我們處于信息技術(shù)快速發(fā)展的知識經(jīng)濟時代，國家、城市綜合服務資源庫的建設(shè)是社會發(fā)展的需要，是加強政務公開、實現(xiàn)便民服務的一項基礎(chǔ)性工作。我國已經(jīng)在人口、法人、自然資源與宏觀經(jīng)濟四大數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方面取得較大成效，檔案作為人類社會活動的歷史記載，檔案資源的開發(fā)利用和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)已經(jīng)成為國家信息資源建設(shè)的重要組成部分?？梢哉f，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)已經(jīng)成為各級各類檔案館面向社會提供檔案資源利用服務的基本職能，成為我國整合檔案信息資源、弘揚民族文化、提高民族素質(zhì)的歷史性課題，同時也是我們檔案工作者采用現(xiàn)代化手段記憶當今社會改革、建設(shè)、發(fā)展真實過程，支撐社會經(jīng)濟發(fā)展的歷史性責任和義務，更是政務公開，提高辦事效率和促進科學決策的依據(jù)。

美國、加拿大、澳大利亞、德國、韓國等一些發(fā)達國家已經(jīng)在檔案數(shù)字化、文檔一體化、數(shù)字資源長期保存、數(shù)字檔案館等方面開展了一些預言性、前瞻性和應用性研究，相繼制定了電子文件管理的元數(shù)據(jù)格式與規(guī)范，研究開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)、檔案資源共享的網(wǎng)站系統(tǒng)的建設(shè)思路和方法。2003年2月國際檔案理事會檔案著錄標準特別委員會正式公布了新修訂的第二版《規(guī)范記錄著錄規(guī)則》，于2004年第十六屆國際檔案大會上正式頒布修訂后的第二版《規(guī)范記錄著錄規(guī)則》，該檔案著錄規(guī)則對規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫的檢索服務，建立高質(zhì)量的目錄中心具有重要的參考價值。發(fā)達國家的經(jīng)驗告訴我們，建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)字資源庫的宗旨是遵循國際標準，構(gòu)建跨區(qū)域的開放檔案的共享資源庫，針對公眾對檔案資源的利用需求提供高效率的查準、查全服務機制。

目前在我國，也有一些省市級檔案館開展數(shù)字檔案館建設(shè)，制定了符合各地區(qū)自己需求的數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)格式規(guī)范，建立了檔案目錄中心，提供部分開放檔案信息的檢索服務功能，具有典型示范作用的有福建省檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，它是基于分布式數(shù)據(jù)庫，在原來單機和局域網(wǎng)絡的基礎(chǔ)上開發(fā)完成，它連接了若干分布式數(shù)據(jù)庫，并建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，等。但是多數(shù)檔案館還沒有真正建立全面的、系統(tǒng)的、面向公眾查檔需求的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，而只是建立了一些專門的特定主題的檔案數(shù)據(jù)庫，只能滿足一些局部的特定的用戶需求，特別是開放的檔案信息資源沒有實現(xiàn)集成，信息結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、不完整、不共享，更為嚴重的是沒有形成一個統(tǒng)一的能夠描述數(shù)字檔案資源的格式規(guī)范和建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的標準方法、實現(xiàn)檔案資源的整合、組織與存儲的技術(shù)方案和行之有效的建設(shè)思路；另外，還由于建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵技術(shù)，如海量、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲解決方案，基于知識管理的數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)尚未在檔案信息化領(lǐng)域得到廣泛應用，這些因素都大大降低了檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度和質(zhì)量，致使各類檔案資源難以形成一個統(tǒng)一的資源庫整體，限制了檔案資源的深層次挖掘和廣泛化利用。

因此，研究檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的元數(shù)據(jù)標準集、數(shù)字化檔案信息的格式規(guī)范以及檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的思路和方法、各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的組織、存儲和檢索利用的關(guān)鍵技術(shù)及整合應用方案，以及提供檔案信息檢索服務的有效機制將成為當前檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要的基礎(chǔ)性工作。

二、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作內(nèi)容

建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是一個長期的、復雜的系統(tǒng)化工程，它包括各類標準規(guī)范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲服務器和提供數(shù)據(jù)檢索服務的軟硬件平臺的建設(shè)以及開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的組織與團隊及其長效服務機制的形成。而在眾多的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，標準規(guī)范與數(shù)據(jù)資源的滾動建設(shè)則是最基本的也是最重要的內(nèi)容。

1．標準規(guī)范體系建設(shè)。包括元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、管理規(guī)范和業(yè)務工作制度三大方面。制定數(shù)字化檔案的存儲標準與格式規(guī)范，明確檔案數(shù)據(jù)庫的存儲與訪問方法。包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式、著錄規(guī)則與要求；各種類型檔案內(nèi)容（包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結(jié)構(gòu)化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容對象的分級存儲、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。

制定檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的管理規(guī)范和制度，明確數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的程序化和規(guī)范化操作方法。主要包括數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步驟、方法和要求；數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)定；數(shù)字化檔案信息的安全管理規(guī)范、備份方式與要求；備份的數(shù)字化檔案信息的管理方法等；檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的原始性保障措施，規(guī)定如何采用身份認證、數(shù)據(jù)加密、電子簽名等技術(shù)確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數(shù)字化檔案信息的授權(quán)訪問制度，定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權(quán)管理與訪問制度。

制定檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的業(yè)務規(guī)范和制度，明確接收數(shù)字化檔案信息和開展館藏檔案數(shù)字化加工的工作要求。主要包括數(shù)字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法及安全保障要求；開展館藏數(shù)字化加工的全過程工作方法、安全制度、保密措施、人員要求等；檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的滾動建設(shè)與完善制度和工作要求。

2．檔案信息資源滾動建設(shè)。主要包括數(shù)據(jù)庫平臺的建設(shè)以及數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫平臺是指存儲檔案數(shù)據(jù)的軟硬件存儲系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡存儲設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試和使用，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，存取數(shù)據(jù)的軟件平臺，多門類檔案數(shù)據(jù)存儲方案的確定和實施，以及數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的升級、維護與持續(xù)服務的計劃和工作要求等。檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的建設(shè)主要涉及到需求分析、方案確定、設(shè)備的購買及其與服務器的連接等內(nèi)容，網(wǎng)絡存儲設(shè)備一般應與服務器的購買同步考慮。多數(shù)服務器供應商提供存儲解決方案，并提供服務器與存儲設(shè)備之間的集成與互聯(lián)。

數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)是獲取檔案信息的門戶應用，包括檔案內(nèi)容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內(nèi)容，著錄系統(tǒng)的建設(shè)主要是要將標準規(guī)范加以實施，在數(shù)據(jù)入口處將不合規(guī)范的數(shù)據(jù)進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數(shù)據(jù)捕獲到數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)中。

數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)導入、導出、掛接和規(guī)范性校驗的自動化數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，一般由技術(shù)支持人員來完成，系統(tǒng)的建設(shè)需要根據(jù)檔案業(yè)務工作的需求，總結(jié)和預先定義數(shù)據(jù)處理的標準和自動處理規(guī)則。

數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)是在數(shù)據(jù)處理之前，根據(jù)檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理與規(guī)范化處理，以方便實現(xiàn)檔案信息資源的集成與共享。

數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)的目的是提高數(shù)據(jù)的安全性，根據(jù)備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種方式。建設(shè)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，一方面要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統(tǒng)，一方面要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護，同時還需要對備份的數(shù)據(jù)實行全面的管理，這三方面內(nèi)容缺一不可。

三、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源共享、開展社會化服務的基石

社會信息化使檔案信息資源面臨著一個全新的生存環(huán)境與發(fā)展空間。美國檔案學者杰拉爾德?漢姆先生曾指出：檔案應該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創(chuàng)造一個反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻材料世界”，檔案館藏是反映“人類生活的廣闊領(lǐng)地” ①。因此，檔案資源唯有回歸社會，得到最大限度的利用，才能體現(xiàn)檔案保管的價值和作用。事實告訴我們，實現(xiàn)檔案信息資源的集成化管理和共享化利用是檔案貼近公眾、服務社會的最佳解決方案。

要實現(xiàn)檔案信息資源的共享化利用，首先必須在檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上下功夫，而檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須在檔案的形成、存儲和提供利用的各個環(huán)節(jié)加以重視。檔案的形成是一個從個體知識到組織知識，再到社會知識轉(zhuǎn)換的文化積累、動態(tài)跟蹤和滾動發(fā)展的歷史記憶過程，檔案的開發(fā)與利用則是人類傳承文明、創(chuàng)新發(fā)展的進步與成長的歷史形成過程。如圖1所示。這兩個相互銜接、彼此推動的過程，循環(huán)往復、推陳出新構(gòu)成了人類社會的知識化動增長（Adaptive）和社會化自適應的檔案資源形成過程模型。這表明了檔案文化通過“傳―承―積累―發(fā)展―傳”這樣一種類似于文化加工廠的生產(chǎn)工序，隨人類自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、無始無終的傳承環(huán)鏈②。

圖1檔案資源的知識化共享和社會化服務過程模型

進入21世紀，我國的電子政務與各行各業(yè)的信息化已經(jīng)進入了以知識管理為核心的快速提升和綜合運營的重要發(fā)展階段，信息技術(shù)的發(fā)展也把知識管理推到了一個核心重要的位置，“以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟社會” 的提法更表明了人們對知識和技術(shù)在經(jīng)濟增長中的作用有了更充分的認識?？梢韵胂螅磥淼幕ヂ?lián)網(wǎng)是一個豐富多彩的“知識網(wǎng)”，是一個儲存綜合知識的文化資源大倉庫。檔案作為人類社會活動的原始記錄者和忠實承載者，記錄了人類的社會成果的同時也揭示著人類文化，它是民族文化遺產(chǎn)的重要組成部分。同時檔案在文化傳承中占據(jù)著舉足輕重的地位，發(fā)揮著不可替代的作用， 正如張輯哲在其《維系之道―檔案與檔案管理》著作中所談：“正是由于有了檔案與檔案管理，人類才能夠不斷地在繼承中存在、發(fā)展，在存在、發(fā)展中延續(xù)，不斷使自己真正成為一個連續(xù)的時空整體。檔案與檔案管理是人類社會時空統(tǒng)一性和連續(xù)性的維系之道……”。

檔案信息資源必將會成為未來“知識網(wǎng)”中不可或缺的重要組成部分，因此，在開展檔案信息化建設(shè)過程中，首要重要的事情是建設(shè)高質(zhì)量的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析工具提供快速檢索與服務，實現(xiàn)檔案信息資源的社會化共享，才能真正體現(xiàn)檔案保存的價值和意義。

注釋：

①.F.杰拉爾德，漢姆，劉越南譯，檔案邊緣，《山西檔案》，1999年第1期．