檔案室規(guī)章管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

1 明職責(zé)

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)行政管理的一個(gè)組成部分，其職責(zé)與任務(wù)確立，必須按照依法依規(guī)原則來(lái)明確。

1.1 法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定。法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定，是指檔案法律法規(guī)和規(guī)章中有關(guān)機(jī)關(guān)檔案工作的原則性規(guī)定。這些一般性規(guī)定，是對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的最基本要求，是各機(jī)關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的一般性要求。

1.2 法定職責(zé)與任務(wù)的特殊性規(guī)定。是指專業(yè)法律法規(guī)和專業(yè)規(guī)章中對(duì)系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的一些原則性規(guī)定。是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的特殊性要求，也是系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的特殊性要求。

1.3 職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定。職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定，是指國(guó)家檔案行政主管部門和上級(jí)業(yè)務(wù)、行業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的具體要求。這些要求相對(duì)于法律法規(guī)和規(guī)章來(lái)說(shuō)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)定性要求更具體，更符合本機(jī)關(guān)和本行業(yè)檔案工作的實(shí)際情況。

對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，在確定本機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)與任務(wù)時(shí)，要充分了解上述三方面規(guī)定。原則上系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)無(wú)行政性規(guī)定的，以法律法規(guī)和規(guī)章中一般性和特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)有行政性規(guī)定的，原則上以行政性規(guī)定為準(zhǔn)，因?yàn)檫@些專業(yè)、行業(yè)的行政性規(guī)定更符合系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，更具有針對(duì)性。但鑒于有些行政性規(guī)定形成時(shí)間的原因，難免會(huì)產(chǎn)生行政性規(guī)定滯后于法律法規(guī)和規(guī)章一般性、特殊性規(guī)定的情況，這就需要在行政性規(guī)定的基礎(chǔ)上，以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定作補(bǔ)充，來(lái)完善本機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)和任務(wù)。當(dāng)行政性規(guī)定與法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定相沖突時(shí)，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示上級(jí)業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機(jī)關(guān)給予答復(fù)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機(jī)關(guān)無(wú)答復(fù)的，應(yīng)以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。

2 立機(jī)制

按照《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定精神，機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一集中管理機(jī)制，即在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，對(duì)其內(nèi)部機(jī)構(gòu)及其所屬單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)機(jī)關(guān)各類載體的檔案實(shí)行集中管理。統(tǒng)一集中管理機(jī)制包含四個(gè)方面的含義：

2.1 統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)。就是在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)形成對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)的有效管理格局。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是機(jī)關(guān)內(nèi)要明確一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一主管機(jī)關(guān)檔案工作，并在此基礎(chǔ)上，組建機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和任務(wù)；解決檔案工作所需的人、財(cái)、物等實(shí)際問(wèn)題；協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門和所屬單位的檔案工作。統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，就是機(jī)關(guān)內(nèi)要建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)――機(jī)關(guān)綜合檔案室，明確其職責(zé)和任務(wù)，防止機(jī)關(guān)內(nèi)檔案工作機(jī)構(gòu)重疊，工作各自為政情況的發(fā)生。

2.2 統(tǒng)一管理制度。制度是管理機(jī)制有效運(yùn)行的保障，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度，再好的管理機(jī)制也很難有效地運(yùn)行，可見(jiàn)，統(tǒng)一的檔案管理制度對(duì)機(jī)制的運(yùn)行是多么的重要。具體到一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，就是由機(jī)關(guān)綜合檔案室根據(jù)檔案法律法規(guī)、行政規(guī)章和黨的方針、政策，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，以機(jī)關(guān)正式文件形式，供機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和所屬單位執(zhí)行。

2.3 統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)。對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部和所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，是《檔案法》賦予機(jī)關(guān)檔案部門的職責(zé)，是必須履行的職責(zé)。只有認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統(tǒng)一管理全部檔案。對(duì)機(jī)關(guān)形成的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機(jī)關(guān)檔案工作，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案作用的自身內(nèi)在需求。因此，對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)，無(wú)論產(chǎn)生形成多少門類和載體的檔案，都應(yīng)按照要求由機(jī)關(guān)綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

要有效地組織和管理好機(jī)關(guān)檔案工作，就必須有強(qiáng)有力的組織管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，來(lái)保證機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)的有效實(shí)施。實(shí)踐證明，如果沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的組織管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，僅靠機(jī)關(guān)檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機(jī)關(guān)檔案工作的，也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

3 建機(jī)構(gòu)

建立與機(jī)關(guān)規(guī)模、職能活動(dòng)相適應(yīng)，設(shè)置合理的檔案工作機(jī)構(gòu)，是有效組織和管理好機(jī)關(guān)檔案工作，保障管理機(jī)制有效運(yùn)行的核心動(dòng)力和重要推手。

3.1 建立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)本單位檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、有效組織和管理的基本保證。機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)有以下幾個(gè)方面：一是定期召開(kāi)機(jī)關(guān)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)議，研究解決機(jī)關(guān)檔案工作中遇到的問(wèn)題；二是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、規(guī)章制度的審核，組織檔案法規(guī)、方針政策和業(yè)務(wù)規(guī)范文件的學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)；三是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監(jiān)督檢查本機(jī)關(guān)文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)調(diào)外聯(lián)工作。

3.2 設(shè)置機(jī)關(guān)綜合檔案室。機(jī)關(guān)綜合檔案室是對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行有效組織和管理的具體執(zhí)行部門，是機(jī)關(guān)檔案工作法定職責(zé)與任務(wù)的具體承辦機(jī)構(gòu)，也是集中保管機(jī)關(guān)全部檔案的保管場(chǎng)所。設(shè)置機(jī)關(guān)綜合檔案室包括以下幾方面內(nèi)容：一是明確機(jī)關(guān)綜合檔案室職責(zé)與任務(wù)。二是選擇合適檔案保管和辦公場(chǎng)所。三是配置相應(yīng)檔案保管保護(hù)設(shè)施和設(shè)備。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作需要，配置必要的檔案保護(hù)和數(shù)字化設(shè)備，以利于綜合檔案室工作開(kāi)展。四是配置專兼職檔案員。機(jī)關(guān)專兼職檔案員是機(jī)關(guān)綜合檔案室職責(zé)和任務(wù)的具體執(zhí)行者，配備好檔案專兼職工作人員關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)和任務(wù)能否落實(shí)好、實(shí)現(xiàn)好的關(guān)鍵所在。

4 定制度

機(jī)關(guān)檔案工作制度是機(jī)關(guān)有關(guān)檔案工作的工作規(guī)范和準(zhǔn)則。具體到一個(gè)機(jī)關(guān)，主要包括三方面內(nèi)容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機(jī)關(guān)檔案工作管理制度是指對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作總體性進(jìn)行綱領(lǐng)性規(guī)范的原則性規(guī)定。主要包括三方面的內(nèi)容：一是本機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制、管理機(jī)制、發(fā)展規(guī)劃等方面的原則性規(guī)定。如，機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中管理原則等。二是機(jī)關(guān)綜合檔案室和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)任務(wù)、管理權(quán)限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規(guī)定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責(zé)等。三是對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)容、范圍、形式及相應(yīng)保障措施的原則性規(guī)定。如，機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案災(zāi)害應(yīng)急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規(guī)定，其具體的措施需要在業(yè)務(wù)性檔案工作制度中完善和細(xì)化。

4.2 業(yè)務(wù)性檔案工作制度。業(yè)務(wù)性檔案工作制度包括一般性規(guī)定和專門性規(guī)定兩個(gè)方面。一般性規(guī)定也就是平時(shí)說(shuō)的機(jī)關(guān)綜合檔案室七項(xiàng)制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作各環(huán)節(jié)工作的一些具體性規(guī)定，如，檔案庫(kù)房管理制度、電子文件歸檔制度、會(huì)計(jì)文件歸檔制度等，此類制度是對(duì)綜合性檔案工作制度的具體細(xì)化和補(bǔ)充。各機(jī)關(guān)可根據(jù)本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的不同，制定出符合本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際的各種管理制度，以利于機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理。

4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機(jī)關(guān)檔案工作有效組織和管理的一些行政性規(guī)定。如，檔案員崗位責(zé)任制、機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)任務(wù)考核辦法等。

制定機(jī)關(guān)檔案工作制度是有效組織和管理機(jī)關(guān)檔案工作的重要手段，是機(jī)關(guān)檔案工作形成持續(xù)發(fā)展長(zhǎng)效機(jī)制的重要保證。實(shí)踐證明，沒(méi)有有效的制度約束機(jī)制，就談不上對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。

5 規(guī)范化

實(shí)行規(guī)范化管理是有效組織管理機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)有之義，是組織管理好機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)在要求。

5.1 工作管理制度化。用統(tǒng)一的管理制度來(lái)覆蓋機(jī)關(guān)檔案工作的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，使之成為機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理制度的有機(jī)組成部分，是機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的重要前提，也是形成機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理約束機(jī)制的重要保證。

5.2 工作環(huán)節(jié)程序化。工作環(huán)節(jié)程序化是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵措施。工作環(huán)節(jié)程序化，就是將機(jī)關(guān)檔案工作各個(gè)工作環(huán)節(jié)，按照其內(nèi)在的邏輯關(guān)系，編制成具有相對(duì)確定程序的過(guò)程。對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調(diào)研分析各工作崗位任務(wù)、職責(zé)權(quán)限以及本崗位與其他崗位關(guān)系基礎(chǔ)上，繪制各崗位程序化運(yùn)行圖，并編制運(yùn)作說(shuō)明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務(wù)、職責(zé)權(quán)限，明白自己的管理行動(dòng)線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協(xié)作事項(xiàng)，通力合作，只有這樣，才能將機(jī)關(guān)檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化就是將機(jī)關(guān)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，使所做的每一項(xiàng)工作都有章可循，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。一個(gè)機(jī)關(guān)如果沒(méi)有統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)自行其是，會(huì)造成工作上的混亂。如，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歸檔電子文件格式不統(tǒng)一、著錄項(xiàng)目不一致等，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來(lái)的工作成為無(wú)效的勞動(dòng)。由此可見(jiàn)，盡管機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容不同，但其衡量工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須是相同的。要對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行規(guī)范化管理，就必須通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)，使機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的分工合作有一個(gè)統(tǒng)一的準(zhǔn)則和依據(jù)，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導(dǎo)

6.1 勤指導(dǎo)。機(jī)關(guān)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員是機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)任務(wù)的具體執(zhí)行者，要實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理，關(guān)鍵在主管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員的執(zhí)行能力。而執(zhí)行能力的關(guān)鍵，在于對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)任務(wù)、管理機(jī)制、管理制度、工作程序、工作質(zhì)量要求的理解認(rèn)知程度。為此，必須使指導(dǎo)工作經(jīng)?；?，不厭其煩開(kāi)展指導(dǎo)工作?？梢允菍?duì)機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)任務(wù)、管理機(jī)制、工作制度的學(xué)習(xí)講解，也可以是對(duì)工作程序、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對(duì)上述問(wèn)題的認(rèn)知理解來(lái)進(jìn)行，提高其執(zhí)行的自覺(jué)性和執(zhí)行能力，確保對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作組織管理的有效實(shí)施。

第2篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

（一）明確歸檔制度。學(xué)院的檔案屬于學(xué)院所有，每個(gè)教職員工都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。相關(guān)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。（二）用標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量檔案動(dòng)態(tài)管理。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和信息化的基礎(chǔ)和前提。堅(jiān)持基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化，就是要以標(biāo)準(zhǔn)化的要求來(lái)強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量檔案的動(dòng)態(tài)管理工作。經(jīng)過(guò)多年的努力，各地的企業(yè)質(zhì)量檔案基本已建立，目前主要是加強(qiáng)企業(yè)質(zhì)量檔案的動(dòng)態(tài)管理。要注意通過(guò)進(jìn)一步統(tǒng)一登記軟件來(lái)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提供高質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)分析；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保登記檔案完整、規(guī)范。要繼續(xù)通過(guò)自查和交叉檢查的方法，補(bǔ)充、完善解決歷史遺留問(wèn)題，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量檔案計(jì)算機(jī)管理；準(zhǔn)確劃分企業(yè)類型，推行經(jīng)營(yíng)范圍用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化。

二、完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。在工作中堅(jiān)持照章辦事，才能確保檔案的質(zhì)量。要根據(jù)擋案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實(shí)踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。（二）要規(guī)范檔案管理操作流程。嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時(shí)，對(duì)各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。

三、創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方式

第3篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)

1.大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作的重視不夠。許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡(jiǎn)單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。檔案管理工作是整個(gè)單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，才為整個(gè)單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度是十分有必要的。

2.檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強(qiáng)檔案交接工作的規(guī)范性，增強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，改善檔案交接工作的實(shí)效性，在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來(lái)越重要。

3.當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來(lái)，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來(lái)應(yīng)帶這種局勢(shì)，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計(jì)算機(jī)為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效地提高檔案管理工作的實(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲(chǔ)在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財(cái)力的同時(shí)，也增加了檔案管理的安全性和簡(jiǎn)易性。

二、檔案管理工作的對(duì)策及思考

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。

2.檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞或丟失。與此同時(shí)，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)不同單位對(duì)不同的檔案管理的需要。第二，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實(shí)現(xiàn)人性化管理和簡(jiǎn)單快速的操作目標(biāo)。

第4篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；財(cái)務(wù)管理；企事業(yè)單位

中圖分類號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本狀況

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國(guó)各個(gè)行業(yè)也迅速發(fā)展起來(lái)，各個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實(shí)際情況中，財(cái)務(wù)檔案的管理始終是一個(gè)受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行專人專地的管理和研究之外，大部分社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財(cái)務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時(shí)，對(duì)于本單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄來(lái)說(shuō)是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

二、財(cái)務(wù)檔案管理方存在各方面的問(wèn)題

1、財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄

財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。

2、財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專人負(fù)責(zé)

除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒(méi)有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

3、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范

應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無(wú)實(shí)據(jù)。

4、檔案室的設(shè)施不完善

有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒(méi)有配備一些專用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。

5、管理制度不健全

多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無(wú)章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。

三、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施

1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理組織建設(shè)

1.1單位應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并把財(cái)務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

1.2根據(jù)單位的實(shí)際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財(cái)務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。

1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊(duì)伍構(gòu)成的相對(duì)穩(wěn)定。

1.4單位應(yīng)適時(shí)的組織相關(guān)工作人員的財(cái)務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時(shí)展的步伐。

2、強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力

良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。要想真正將財(cái)務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，企業(yè)在績(jī)效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績(jī)效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理制度，樹(shù)立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。

3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升

企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開(kāi)展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。

4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。

5、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

在當(dāng)今，信息化成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力之一。以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺(tái)的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無(wú)紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域迅猛展開(kāi)，并對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡(jiǎn)單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來(lái)，可以為單位重大的決策提供有價(jià)值參考和依據(jù)，具有很大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。

6、財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)

對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員?；蚣媛氊?cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。

負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。

7、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。

結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)管理工作中充分加強(qiáng)檔案管理工作的力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整對(duì)企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，能有效提升財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。

參考文獻(xiàn)

第5篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

（廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校，廣西 南寧 530022）

【摘要】通過(guò)對(duì)廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理工作的調(diào)查分析，論述了目前檔案管理存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞 高職高專；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

高職高專多由中等學(xué)校發(fā)展而來(lái)，隨著學(xué)校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，各種類別、形式的檔案數(shù)量顯著增加。這些資料信息是研究學(xué)校歷史的第一手材料，是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)以及文化傳承等活動(dòng)的重要理論依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)，對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問(wèn)題和改進(jìn)的措施。

1廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理的基本情況

廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校是提升中專學(xué)校而成。首先，在升格轉(zhuǎn)型之初，學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，設(shè)備不全。檔案室未進(jìn)行“三室分開(kāi)”；庫(kù)房沒(méi)有恒溫恒濕設(shè)備，工作室也沒(méi)有照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)等檔案辦公設(shè)備；在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面更是完全空白。其次，學(xué)校未建立檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導(dǎo)致很多時(shí)候難以有足夠的精力去承擔(dān)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化建設(shè)工作。二是學(xué)校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動(dòng)性大，也基本上沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作的知識(shí)技能不夠熟悉。最后，學(xué)校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺(tái)適應(yīng)本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執(zhí)行部門文書立卷制度，導(dǎo)致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時(shí)間，收集檔案的完整性以及整理出來(lái)的檔案質(zhì)量也難以保證。

2廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案管理的改進(jìn)措施

針對(duì)上述情況，學(xué)校開(kāi)始從檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理隊(duì)伍、檔案管理制度等幾方面入手，進(jìn)行了學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的探索。

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是從硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)兩方面進(jìn)行的。在硬件建設(shè)方面，首先，依據(jù)有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫(kù)房，做到了“三室分開(kāi)”，并且在庫(kù)房的規(guī)劃和建設(shè)上也根據(jù)實(shí)際規(guī)模和發(fā)展水平留有充足的余地，以備檔案數(shù)量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購(gòu)置了空調(diào)、除濕機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀以及專供查檔所用的計(jì)算機(jī)等必備設(shè)施，基本達(dá)到了高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在軟件建設(shè)方面，檔案室購(gòu)買了GD2000檔案綜合管理系統(tǒng)并已投入使用。

2.2檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

建立一個(gè)健全的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有一支懂業(yè)務(wù)的專兼職相結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍，對(duì)于高職高專院校的檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的工作責(zé)任心，更要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。從全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目標(biāo)出發(fā)，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了努力：一是對(duì)學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案員的培訓(xùn)提高，除了參加國(guó)家和自治區(qū)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動(dòng)接受自治區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，也積極去兄弟院校學(xué)習(xí)交流，通過(guò)參加各種檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)來(lái)開(kāi)闊眼界，提高素質(zhì)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，邀請(qǐng)了自治區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的專家對(duì)學(xué)校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑，講解《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學(xué)活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時(shí)工作中加強(qiáng)了對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時(shí)檔案室還積極發(fā)揮監(jiān)督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。

2.3檔案管理制度建設(shè)

高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室制定了《檔案室工作職責(zé)》、《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案材料借閱規(guī)定》、《庫(kù)房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，并參照教育部和國(guó)家檔案局制訂的教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》頒發(fā)了《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學(xué)校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。這些措施使學(xué)校檔案管理工作做到實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索、借閱的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

2.4部門檔案、個(gè)人崗位檔案建設(shè)

高職高專院校大都經(jīng)歷了學(xué)校的升級(jí)或轉(zhuǎn)型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現(xiàn)實(shí)的原因檔案信息資料多散失在檔案產(chǎn)生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設(shè)。為保證學(xué)校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案實(shí)行分級(jí)管理、部門立卷制度。針對(duì)一些有價(jià)值的文件材料在《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要?dú)w檔的情況，各部門和各系部加強(qiáng)了對(duì)這些檔案資源的管理，努力并適時(shí)地做好一些相應(yīng)的整理、保管、歸檔工作。同時(shí)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十四條的規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！盵2]即無(wú)論是學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務(wù)文件材料也是重要的檔案信息資源，應(yīng)予以整理、保管起來(lái)。廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室指導(dǎo)、督促學(xué)校每個(gè)崗位的工作人員做好對(duì)這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評(píng)比。由此，學(xué)校從檔案室到部門到個(gè)人，建立了一個(gè)完整的檔案工作網(wǎng)，檔案信息資源的存儲(chǔ)量日益增加，館藏容量也不斷豐富。

3高職高專檔案管理努力的方向

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，特別是新媒體的大量涌現(xiàn)，全國(guó)各個(gè)高校都在努力加快本校的信息化建設(shè)。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長(zhǎng)期以來(lái)得不到相應(yīng)的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統(tǒng)，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因?yàn)殡娮訖n案少，只能提供一些一般性的基礎(chǔ)目錄檢索，還沒(méi)有能力提供更為深層次的詳細(xì)信息檢索。各系部、各職能部門對(duì)于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案室同樣也只是利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案，使用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但僅限于單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化全文錄入還未啟動(dòng)。因此，切實(shí)推進(jìn)學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)是高職高專院校檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。抓住學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式，根據(jù)檔案工作的專業(yè)特性，提出檔案信息化建設(shè)的要求，將檔案信息化納入高等學(xué)校信息化建設(shè)之中。

參考文獻(xiàn)

［1］彭志斌.高等學(xué)校檔案分級(jí)管理研究[J].檔案與建設(shè),2009(11).

［2］中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào).高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

第6篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.

Key words: file management; The problem; countermeasures

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案工作的改革也日益加深。面對(duì)各種信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個(gè)方向改革，才能更加適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對(duì)的首要問(wèn)題。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視不夠許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長(zhǎng)期停滯不前，更新緩慢，改革工作無(wú)從下手。其實(shí)檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來(lái)只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更不會(huì)實(shí)現(xiàn)任何社會(huì)效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問(wèn)題。

（二）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。

（三）許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

（四）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年以來(lái)，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。

二、檔案管理工作的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

第7篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛(ài)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開(kāi)展工作。檔案館(室)的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)或有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務(wù)，開(kāi)發(fā)利用

第8篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、緊緊圍繞醫(yī)院上等級(jí)活動(dòng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作

1.為醫(yī)院決策提供有力支持

上等級(jí)活動(dòng)與醫(yī)院的整體工作密切相關(guān)，涉及到全院30多個(gè)科室，《三級(jí)精神病專科醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》涉及的內(nèi)容、要求和指標(biāo)豐富而具體。據(jù)此，檔案部門可利用檔案所具有的憑證功能和監(jiān)督管理功能，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的收集、歸檔、整理和利用，積極做好檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)工作，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

2.完善醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度

制度建設(shè)是基礎(chǔ)，醫(yī)院上等級(jí)活動(dòng)要從建章立制入手。雖然在多年的發(fā)展中，我院制訂有多項(xiàng)規(guī)章制度及人員職責(zé)，但需要不斷地適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，及時(shí)修訂、補(bǔ)充完善各類規(guī)章制度，及時(shí)進(jìn)行“廢、改、立”，不斷規(guī)范醫(yī)院的醫(yī)療行為。鑒于此，我院在綜合檔案室收集醫(yī)院發(fā)展歷程中形成的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行了全面清理，不但從中梳理出本院管理工作的基本脈絡(luò)，又發(fā)現(xiàn)在管理工作中存在的一些薄弱環(huán)節(jié)。同時(shí)建立健全責(zé)任制，形成了一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的管理體系，為醫(yī)院建立長(zhǎng)效機(jī)制，推進(jìn)科學(xué)化正規(guī)化管理提供了良好的保證。

3.扎實(shí)抓好相關(guān)制度的落實(shí)

好的制度如果僅僅停留在紙上，不能落到實(shí)處，必然是形同虛設(shè)。在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行整理分析的基礎(chǔ)上，為活動(dòng)的深入開(kāi)展提出有針對(duì)性的意見(jiàn)和建議。如對(duì)醫(yī)院病歷檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，可清楚地了解醫(yī)院三級(jí)查房、術(shù)前討論、疑難病例討論、死亡病例討論等醫(yī)療核心制度的落實(shí)情況，還能發(fā)現(xiàn)病程記錄、病歷書寫規(guī)范等基本規(guī)范執(zhí)行中存在的問(wèn)題，掌握醫(yī)院在醫(yī)技功能科室管理方面的現(xiàn)狀，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化質(zhì)量管理提供決策參考，同時(shí)最大限度地避免醫(yī)療糾紛的發(fā)生。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)了解醫(yī)院財(cái)務(wù)制度、成本核算、醫(yī)療收費(fèi)等制度的執(zhí)行情況，依法規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，完善經(jīng)濟(jì)核算與分配辦法，提高經(jīng)濟(jì)管理水平，控制醫(yī)療成本，降低醫(yī)藥費(fèi)用，找出差距等，使得醫(yī)院在抓管理中更加有針對(duì)性，真正把各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的規(guī)范要求落實(shí)到位。

二、注重發(fā)揮檔案上等級(jí)活動(dòng)中的獨(dú)特作用

1.進(jìn)一步加大宣教力度

通過(guò)院職工大會(huì)、院務(wù)會(huì)、中層例會(huì)、科務(wù)會(huì)及醫(yī)院局域網(wǎng)、《工作通訊》、宣傳櫥窗等多種務(wù)實(shí)管用的機(jī)會(huì)和形式，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)的宣傳教育工作，尤其是加大宣傳檔案工作對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院基礎(chǔ)管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的積極作用，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和更多理解支持，把檔案的收集和歸檔工作列入醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理和年終考核內(nèi)容之一，把檔案管理工作列為年終評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)的項(xiàng)目，有效地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。

2.保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率

合理的管理體制是檔案管理工作的基礎(chǔ)，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理和分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則，將我院的文書、科研、教學(xué)、基建等檔案集中到綜合檔案室統(tǒng)一管理。醫(yī)院病案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等由業(yè)務(wù)部門管理分工負(fù)責(zé)，綜合檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，建立本院檔案人員網(wǎng)絡(luò)，在各科設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案收集整理工作。通過(guò)以上措施，有效保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率。在歷年上級(jí)管理部門組織的檢查中，文書檔案符合要求，受到上級(jí)管理部門的充分肯定。

3.加快檔案現(xiàn)代化管理步伐

第9篇：檔案室規(guī)章管理制度范文

一、主要成效和做法

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作網(wǎng)絡(luò)。高度重視檔案管理和保密工作，成立了局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管副局長(zhǎng)任副組長(zhǎng)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立檔案管理和保密工作網(wǎng)絡(luò)，各業(yè)務(wù)科室和各國(guó)土所分別明確一名檔案管理員和保密員專門負(fù)責(zé)檔案管理和保密工作。嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任，層層簽訂了檔案管理和保密工作承諾書和責(zé)任書，明確檔案管理和保密工作要求、職責(zé)，保證各項(xiàng)制度落實(shí)到位。

（二）加大硬件投入，提升管理水平。不斷加大檔案和保密工作硬件投入，每年初將檔案和保密工作納入年度預(yù)算，作為項(xiàng)目支出單列。年以來(lái)，我局累計(jì)投入檔案和安全保密建設(shè)160余萬(wàn)元，其中投入80余萬(wàn)元資金建設(shè)了省、市、區(qū)三級(jí)國(guó)土資源管理網(wǎng)絡(luò)，全面實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)分離，并建設(shè)了綜合事務(wù)管理、檔案管理、登記發(fā)證、土地供應(yīng)、用地預(yù)審等辦公軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了與上級(jí)的協(xié)同辦公。投入50余萬(wàn)元購(gòu)買了服務(wù)器、電腦、打印機(jī)、防火墻、交換機(jī)等硬件設(shè)施，今年我局按照區(qū)政府要求，投入8000元建立了互聯(lián)網(wǎng)安全審計(jì)系統(tǒng)，為網(wǎng)絡(luò)的安全、健康運(yùn)行提供了有力的保障。投入30余萬(wàn)元用于機(jī)關(guān)和各所檔案建設(shè)，為各所配齊了檔案室、檔案柜、檔案盒等硬件設(shè)備。

（三）加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識(shí)。大力開(kāi)展安全保密教育，每年按照要求征訂了《保密工作》、《檔案與建設(shè)》等刊物，并組織安全保密人員認(rèn)真抓好學(xué)習(xí)。定期開(kāi)展安全保密教育，今年以來(lái)，共組織開(kāi)展4次安全教育，參學(xué)人次達(dá)120余人次。認(rèn)真學(xué)習(xí)了國(guó)家、省、市、區(qū)關(guān)于信息安全的有關(guān)文件精神以及本單位出臺(tái)的各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)抓好反面教育，定期組織干部職工觀看失密泄密的有關(guān)典型案例，從中認(rèn)真分析原因，對(duì)照檢查，防止類似事件發(fā)生。為了強(qiáng)化全局干部職工的安全責(zé)任意識(shí)，我局按照市局和區(qū)委區(qū)政府要求，簽訂了34分安全保密承諾書。加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加市、區(qū)組織的檔案管理崗位培訓(xùn)，通過(guò)考核，共15人取得省檔案人員上崗資格證書。

（四）完善工作制度，規(guī)范有序管理。在檔案建設(shè)方面，目前我局業(yè)務(wù)檔案均由市局檔案室統(tǒng)一管理。年以來(lái)，我局以開(kāi)展檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)為載體大力加強(qiáng)檔案建設(shè)，進(jìn)一步統(tǒng)一規(guī)范了機(jī)關(guān)及各所各項(xiàng)檔案管理制度，建立完善了防盜、防光、防火、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防制度，以及檔案查閱、立卷歸檔、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、鑒定銷毀等20余項(xiàng)管理制度。在保密管理方面，認(rèn)真制定了《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案》，建立了《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全和保密管理制度》、《政務(wù)信息公開(kāi)保密審查制度》、《筆記本電腦管理規(guī)定》、《移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)保密管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)維修、更換、報(bào)廢保密管理規(guī)定》、《復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)保密管理規(guī)定》等多項(xiàng)計(jì)算機(jī)和信息安全管理制度，為網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行提供了有力的制度保證。

（五）認(rèn)真抓好業(yè)務(wù)，強(qiáng)化工作落實(shí)。按照制度和規(guī)程要求，認(rèn)真抓好檔案和保密工作。在檔案建設(shè)工作中，我局按照國(guó)家檔案局8號(hào)令要求以及《歸檔文件整理規(guī)則》、《區(qū)機(jī)關(guān)文件材料歸檔方法和要求》、以及“三按印合法”的要求，認(rèn)真制定保管期限表，做好檔案的整理、歸檔、管理工作，組織機(jī)關(guān)和各國(guó)土所對(duì)年以來(lái)的所有文書和業(yè)務(wù)檔案按照短期、永久、長(zhǎng)期的不同保管期限進(jìn)行了分類整理，在原服務(wù)窗口專門建立了檔案軟件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄、檔案檢索目錄的數(shù)字化管理。年以來(lái)，共整理文書檔案6000余份，業(yè)務(wù)檔案5萬(wàn)余份，對(duì)整理的檔案定期移交市局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。在保密建設(shè)工作中，嚴(yán)格落實(shí)保密管理各項(xiàng)制度和工作規(guī)程要求，從源頭杜絕失密泄密現(xiàn)象發(fā)生。一是嚴(yán)格落實(shí)身份認(rèn)證管理制度。二是嚴(yán)格落實(shí)賬戶、口令、軟件定期維護(hù)清理制度。定期對(duì)內(nèi)外網(wǎng)辦文系統(tǒng)、服務(wù)器的賬戶、口令等進(jìn)行全面清理檢查，及時(shí)更新和升級(jí)，堅(jiān)決杜絕弱口令，對(duì)自動(dòng)記憶的賬戶和口令及時(shí)予以清除，消除安全隱患。三是加強(qiáng)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)管理。嚴(yán)格把好購(gòu)買、使用、銷毀關(guān)，每個(gè)移動(dòng)介質(zhì)寫明用途，并履行審批手續(xù)，將使用人、編號(hào)、用途等進(jìn)行登記，張貼標(biāo)簽。實(shí)行專盤專用，杜絕內(nèi)外網(wǎng)混用，對(duì)損壞或報(bào)廢的移動(dòng)介質(zhì)，按照規(guī)定程序進(jìn)行維修或銷毀。四是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)使用管理。對(duì)計(jì)算機(jī)的維修、更換、報(bào)廢等，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定程序落實(shí)登記、審批手續(xù)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自維修、更換、報(bào)廢。五是嚴(yán)格落實(shí)信息公開(kāi)審批制度。對(duì)上報(bào)的政務(wù)信息，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行審批，填寫信息公開(kāi)保密審查單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可上報(bào)。同時(shí)建立信息上報(bào)臺(tái)賬進(jìn)行登記，確保不發(fā)生泄密事件。六是嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)使用制度。安排專人負(fù)責(zé)管理，對(duì)復(fù)印中產(chǎn)生的廢頁(yè)、殘頁(yè)由保密員集中保管，統(tǒng)一銷毀；加強(qiáng)傳真機(jī)使用管理，對(duì)傳真機(jī)傳遞文件、資料、信息設(shè)立專門的登記本進(jìn)行登記、編號(hào)、簽批，傳遞時(shí)要實(shí)行回復(fù)制度，確保文件、資料安全到位；數(shù)字復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)實(shí)行專機(jī)專用，嚴(yán)禁與機(jī)關(guān)內(nèi)部工作用計(jì)算機(jī)和上互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)串連使用。

二、存在問(wèn)題

（一）受到辦公條件限制，目前分局檔案存放條件較為簡(jiǎn)陋，整理后的檔案均定期交市局統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理工作需要投入一定的精力和時(shí)間，而目前分局機(jī)關(guān)和各所人員少，業(yè)務(wù)量大，檔案整理歸檔有時(shí)還不夠及時(shí)。

（三）受到辦公場(chǎng)地限制，分局服務(wù)器機(jī)房空間較為狹小，條件較為簡(jiǎn)陋。

（四）安全保密管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)，干部職工安全意識(shí)有待進(jìn)一步提高，信息化操作水平有待進(jìn)一步提高。

三、下一步工作打算

（一）定期組織專題培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)檔案和安全管理的有關(guān)文件和要求，強(qiáng)化安全保密意識(shí)，規(guī)范檔案管理和安全保密工作行為。

（二）組織檔案管理人員對(duì)往年尚未整理的各類檔案進(jìn)行全面整理，按照規(guī)定時(shí)間報(bào)市局檔案室歸檔。

（三）對(duì)照檔案管理的規(guī)程要求，進(jìn)一步建立完善有關(guān)制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，逐步加強(qiáng)基層國(guó)土所檔案管理信息化建設(shè)。