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【摘要】幼兒園檔案是反映幼兒園因地制宜實施素質(zhì)教育,是進行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù),教育檔案管理的目的在于規(guī)范幼兒園的教育管理工作,提高保教質(zhì)量。本文客觀分析了我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理存在的問題及原因,提出要實現(xiàn)以檔案管理促進辦園整體水平的提高,應(yīng)抓住的幾個重要環(huán)節(jié):①樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識。②及時收集,確保資料的真實完整,切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲。③掌握一定的檔案整理和歸檔的方法。
【關(guān)鍵詞】“雙語”幼兒園,檔案管理
2011年和2012年連續(xù)兩年,我曾受邀參加了縣學前教育辦公室對我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園辦園水平的評估檢查。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現(xiàn),到2012年,我縣已建立了農(nóng)村“雙語”幼兒園88所。截止測查時園齡最長的園所一年多,最短的僅僅幾個月。我們除察看實際的辦園條件、教育環(huán)境及觀看現(xiàn)場教學活動外,檔案檢查是另一項重要的內(nèi)容。但幾乎所有的農(nóng)村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園,可能在我州甚至我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。
“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?!庇變簣@檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針,因地制宜實施素質(zhì)教育,促進幼兒體、智、德、美全面發(fā)展的真實記錄,是進行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù),是幼教工作者辛勤勞動和智慧的結(jié)晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項基礎(chǔ)工作,它的科學化、制度化、規(guī)范化,可以有效地發(fā)揮檔案的利用價值和作用,更好地為幼兒園各項工作服務(wù)。目前農(nóng)村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱,我認為,可以規(guī)范檔案管理為抓手,推動農(nóng)村幼兒園明了工作任務(wù),穩(wěn)步發(fā)展。因此根據(jù)自己的所見所聞,提出自己的一點看法,以供鏡鑒。
在檢查中,發(fā)現(xiàn)當前農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下:
(1)檔案內(nèi)容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡歷、班級幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。
(2)檔案內(nèi)容蕪雜。園長及兼職檔案員不知道幼兒園應(yīng)建立哪些檔案,檔案里應(yīng)收集哪些材料。雖然檢查前給參加評估的園所發(fā)了通知,并給出了一份評估標準及評估方法的詳盡材料,但多數(shù)幼兒園仍不得要領(lǐng),許多資料散堆在一起,不能分門別類歸檔。把上級文件、工作計劃、教學計劃、規(guī)章制度等混亂地放在一個檔案盒里,也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒,歸檔材料只是捆扎在一起堆放。
(3)檔案整理粗糙。字體不一(手寫體與打印字體都有),紙張不同,檔案沒有封面,無標注日期。
(4)缺乏專人負責,統(tǒng)一管理。國家對每所農(nóng)村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師,每個教師帶一個班。有的鄉(xiāng)政府為解決園所人手嚴重不足的實際困難,配備了1-2名保育員。但還做不到設(shè)專職的檔案人員。有的園長把所有檔案工作攬于一身,但由于事務(wù)繁忙,力不從心,無法建立完整規(guī)范的檔案。
如此亂象,究其原因,我認為有如下幾點:
一是園領(lǐng)導(dǎo)是非專業(yè)出身,人員配置不夠。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園是國家為我區(qū)培養(yǎng)少數(shù)民族“雙語”兼通人才,開發(fā)大西北,富民強邊的一項重要的教育扶持項目。由于這個項目的推進迅猛,而我區(qū)又缺乏相應(yīng)的幼兒教育管理及教學人才儲備,就招收了很多非專業(yè)教師和管理人員。如我縣為完成開園任務(wù),就從各中、小學推薦的懂“雙語”、有一定工作經(jīng)驗的教師中選拔了一批聘為園長。雖然她們在原先的工作崗位上個個都比較優(yōu)秀,但中小學教育畢竟不同于幼兒教育,隔行如隔山,她們中大多數(shù)人在相當長的時期內(nèi)無法適應(yīng)新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙,工作千頭萬緒,幼兒園日常實際工作已讓她們疲于應(yīng)付,訴諸于文字的檔案工作更是沒時間、沒精力,也欠能力去做。這是造成多數(shù)農(nóng)村幼兒園檔案不全、不規(guī)范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進行教育反思與專業(yè)的進步成長。
二是規(guī)范檔案管理的意識淡薄。沒有配置必要的檔案保管設(shè)備,未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下,園長可根據(jù)本園教師特點,給每個教師分配一些必要的檔案工作,使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負責、落實到人,及時移交、及時入檔,統(tǒng)一管理。園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作的日常指導(dǎo)與檢查。應(yīng)督促兼職的檔案分管人平時勤于整理記錄,避免檢查時慌了手腳,從網(wǎng)上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應(yīng)付塞責。園領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的要求不能僅停留在“資料有人保管,所需材料有人提供”的層面上,不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。
三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度,即學年末上交一次歸檔材料,而鮮有隨時歸檔制度。對歸檔材料,在歸檔范圍及內(nèi)容上,重視收集反映幼兒園整體的資料,而忽視班組及教師個人資料的收集。這導(dǎo)致教師個人教學反思、教養(yǎng)筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中,不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
四是檔案收集范圍不清,檔案管理方法欠缺。特別是教育教學檔案內(nèi)容較完整的少,無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個人資料,結(jié)果性材料多,過程性材料少,極大地降低了教學、教研資料的查考、借鑒等使用價值;資料形式以書面文字居多,圖片、音像等形式較少;此外,由于方法欠缺,檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計劃與各種會議記錄、政治、業(yè)務(wù)學習記錄、工會活動計劃等混雜其中。
幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內(nèi)容之一,但要真正實現(xiàn)以檔案管理促進教育教學在內(nèi)的辦園整體水平的提高,應(yīng)該抓住以下幾個重要環(huán)節(jié)。
1.樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識
要認識到建立健全檔案的必要性和價值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據(jù)。幼兒園中很多工作具有常規(guī)性和重復(fù)性。作為工作或活動記錄的檔案,具有一定的查考、利用、保存價值。如我園每年開展大型的常規(guī)教育活動――親子運動會,每次活動前,我們會參照歷年運動會檔案,仔細選擇經(jīng)過檢驗認為較為合適的運動項目;活動中我們對比賽過程進行拍攝拍照;活動后總結(jié)反思:哪些項目既有利于發(fā)展孩子的運動體能和技能,簡單有趣又安全,且有利于裁判認定、家長輕松把握的就予以保留。在開展運動會活動中產(chǎn)生的所有材料,運動項目的研討、比賽中的照片、總結(jié)等等匯集起來就是這個活動的專題檔案。
2.及時收集,確保資料的真實完整,切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲
檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集,而收集工作是檔案工作的起點,是檔案工作的第一個環(huán)節(jié),最重要的是要注意保存原始的、真實的第一手資料,所以資料收集都是從平時的積累開始,從點點滴滴的工作做起的。首先,在全園教職工中宣傳檔案的作用,使大家了解和認識到保留檔案的重要性。其次,制定各類檔案交存的負責制度,要求各相關(guān)責任人將平時的原始資料都要保存好,活動結(jié)束或每學期末,必須及時將資料上報檔案室存檔統(tǒng)一管理,從而確保檔案收集的完整性。
3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法
現(xiàn)在農(nóng)村“雙語”幼兒園還不具備設(shè)置專職檔案管理人員的條件,我們可聘請檔案局的專業(yè)人員對所有的教師進行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業(yè)培訓,還可以向正規(guī)示范園所求助,請她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓和指導(dǎo),掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功:①案卷的外觀要美。厚薄適當,裝訂齊整,背脊檔案名的書寫簡明、醒目。②卷內(nèi)文件材料分班裝訂,盡量減少卷內(nèi)文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復(fù)印,案卷裝訂時,采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應(yīng)盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱,可根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容采取不同的分類方法。如按時間分類或按專題分類。
4.建立健全檔案管理制度
明確歸檔范圍與時間。在園務(wù)管理、教育教學及教研活動中,凡是具有查考、利用、保存價值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍??煞謩e采取隨時歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級開展的教育活動記錄,如每年的“三八”主題教育活動、故事大王比賽、國慶節(jié)慶?;顒?、畢業(yè)典禮、運動會、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規(guī)活動,在籌備計劃之前,我們都要翻閱檔案記錄,從往年的計劃、總結(jié)中取往年之長,同時又避免往年活動的不足,精心策劃,精心設(shè)計。活動的安排,的海報、家長簽到表、發(fā)言記錄、活動總結(jié)等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料,要在活動結(jié)束后馬上整理,隨時歸檔。而每學期的教養(yǎng)筆記、當班記錄、周教育計劃、區(qū)域活動計劃及自主性幼兒記錄(如自然角植物生長記錄表)等資料在學期結(jié)束時上交,歸檔時間按學年度整理,實行定時歸檔。將同專題、同項目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起。同時還要明確歸檔的文件材料要求:凡歸檔或上報材料應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時間,以有利于長期保存和利用;打印材料用紙應(yīng)可能統(tǒng)一紙張,同時要保存在U盤上。
建立借閱制度并認真執(zhí)行。配備借閱登記本,凡是借閱者應(yīng)按要求填好借閱登記表,要求借閱者不得在所閱材料內(nèi)圈畫、拆頁、畫線;并規(guī)定歸還日期,逾期不還要及時催要,以防長時間后因遺忘而丟失。
5.幼兒園檔案管理內(nèi)容可參照教育行政及教育主管部門制定的評估標準,結(jié)合本園實際,對全園檔案進行有特點的建檔分類
可參考下列分類:
上級文件類――(不言自明,不必細說)。
園務(wù)管理類――園務(wù)產(chǎn)生的會議記錄、決定等文書檔案。
保教檔案類(保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案)――有全園保教計劃、各年級組教育計劃、園本教研計劃及教研記錄、教學反思、教師培養(yǎng)計劃、師徒結(jié)對協(xié)議、保育管理、大型教育活動的計劃實施及總結(jié)等。
家長工作類――家長委員名單、家長會記錄、家長問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。
幼兒衛(wèi)生保健類――幼兒體檢表、計劃免疫記錄本、學期體檢單、消毒、衛(wèi)生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營養(yǎng)測算等材料。
后勤工作類――安全、財產(chǎn)、財務(wù)管理、幼兒園基本建設(shè)、食品安全、食品采購等。
聲像檔案類――各類活動的圖片、照片及音像資料。