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[關(guān)鍵詞]檔案管理;檔案安全
[中圖分類號(hào)]G269 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 ― 2234(2014)06 ― 封二 ― 01
檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄?!爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性,“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí),也繼承了文件的記錄性,是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn),檔案的重要性顯而易見,但隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步,檔案資源的開發(fā)力度越來越大,檔案利用的頻度越來越高,檔案需求的開放性越來越強(qiáng),因而,檔案如何被及時(shí)、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題,也相應(yīng)地突現(xiàn)出來!解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切,如檔案涂改、丟失、被盜等案件,近幾年時(shí)有發(fā)生;對檔案管理認(rèn)識(shí)到不到位,沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重大歷史和現(xiàn)實(shí)意義,不對有價(jià)值材料、照片、影音資料及時(shí)保存、保管,以致于這一段歷史缺失檔案記錄;由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時(shí),造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)。
一、檔案安全管理的目的。加強(qiáng)檔案安全管理工作,杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生,確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料,保持資料的原始、準(zhǔn)確、完整,以便核對資料的準(zhǔn)確性和查證,便于建立人事或項(xiàng)目履歷,便于在今后的工作中進(jìn)行借簽;而職能部門的檔案,更是當(dāng)前行依法政行為的過程,更是打造服務(wù)型政府的要求,更是保障人民利益的客觀要求。
二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據(jù)相關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章,必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,堅(jiān)持嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則。具體部門、單位在執(zhí)行好相關(guān)安全管理制度的同時(shí),必須建立健全本部門的安全管理制度,用制度規(guī)范檔案管理行為,保證檔案安全管理工作的需要,確保檔案安全有效進(jìn)行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存,每個(gè)一個(gè)過程,都要形成制度,在檔案管理過程中,有嚴(yán)格的依據(jù),有嚴(yán)格的規(guī)范,確保檔案安全萬無一失。
三、要采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理手段。隨著社會(huì)的發(fā)展,特別是隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展,檔案管理日益現(xiàn)代化,計(jì)算機(jī)在檔案管理上大量應(yīng)用,更使復(fù)雜化的檔案管理工作變得清松起來,日常管理也方便起來。當(dāng)前檔案管理示范級(jí)建設(shè),不但對檔案管理人員有更高的要求,而且對管理手段也有更新要求,這也是檔案管理現(xiàn)代化的過程,檔案管理規(guī)范化的過程,所以用好、管好計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng),已成為當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。
四、分類對檔案進(jìn)行管理。檔案的載體不同,保存的方式也不同,保存的方法也不同,所有要不檔案,要采取不同的安全管理、保管措施。檔案管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護(hù)知識(shí),定期進(jìn)行檔案安全檢查,做好檢查記錄,及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)措施,每年定期進(jìn)行安全性抽樣檢查,按規(guī)定進(jìn)行一次全面清點(diǎn)登記,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施予以處理。新收集的檔案資料須 必經(jīng)消毒、除塵后方能入庫,并對消毒殺蟲情況進(jìn)行登記;對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體,必須采取搶救措施,按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制;存儲(chǔ)檔案信息的載體,應(yīng)按所存儲(chǔ)信息的最高密級(jí)標(biāo)明密級(jí),并按相應(yīng)密級(jí)文件的管理要求進(jìn)行管理;與互聯(lián)網(wǎng)相連的計(jì)算機(jī)或其它電子 信息設(shè)備不得存儲(chǔ)、處理和傳遞檔案信息,向社會(huì)開放的檔案信息網(wǎng)站,應(yīng)按規(guī)定報(bào)相關(guān)公安部門備案,并在接受安全評(píng)估合格后,方可接入互聯(lián)網(wǎng);到期檔案經(jīng)鑒定后,銷毀檔案載體應(yīng)確保檔案信息無法還原。
摘要:檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數(shù)據(jù)管理討論了檔案信息安全管理的7 個(gè)保障措施:電子文檔歸檔及管理制度;安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度;檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度;數(shù)字檔案鑒定銷毀制度;檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度;檔案庫房管理制度。
關(guān)鍵詞 :檔案信息化電子文檔安全保密制度網(wǎng)絡(luò)安全
1 電子文件歸檔管理制度的安全策略
①電子文件是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲(chǔ)在光盤、硬盤等載體中的,可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸,并且可作為參考資料通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。③從歸檔方式來看,電子文件支持邏輯歸檔方式,同時(shí)也可進(jìn)行物理歸檔?;谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔,不必調(diào)整其存儲(chǔ)方式或存儲(chǔ)位置。而物理歸檔則需要借助可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體,先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中,經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲(chǔ)載體的類型,筆者首推光盤,另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換,然后存儲(chǔ)在指定磁盤。④電子文件歸檔時(shí),機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計(jì)算機(jī)集中處理+電子檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料+ 數(shù)據(jù)有效管理”的方式,實(shí)現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格,要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式,創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng),由專人負(fù)責(zé)錄入管理,一人一檔,定期校驗(yàn)和轉(zhuǎn)存,實(shí)行檔隨人走“終身制”。⑦時(shí)間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性,可做到隨時(shí)可添加,隨時(shí)可變更,隨時(shí)可查閱,有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年,資料填報(bào)不持續(xù)完備的缺點(diǎn)。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊,經(jīng)上級(jí)批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級(jí)較高的電子文件時(shí),若其所在載體上的痕跡不可擦除,應(yīng)該一并銷毀其載體,確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。
2 安全保密制度
①辦公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號(hào)、密碼保密。另外,為了保證系統(tǒng)安全,應(yīng)該用數(shù)字+ 字母的形式設(shè)置登錄密碼,且不得少于八位數(shù),每隔一段時(shí)間修改一次。非單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)未經(jīng)上級(jí)批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料,未經(jīng)上級(jí)批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。
3 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內(nèi)部人員,未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料,經(jīng)批示后由本單位后臺(tái)管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號(hào)登錄蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng),根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。②根據(jù)檔案的保密等級(jí),系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類,即普通用戶、中級(jí)用戶和高級(jí)用戶。③可以對外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時(shí),要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請,經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱,調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級(jí)批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。
4 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度
①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作,檔案的收集整理工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù),確保檔案數(shù)據(jù)安全;③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理;④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案;數(shù)字檔案至少制作三套備份(一套硬盤,兩套光盤),其中一套異地保存,另外兩套分開保管;行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。
5 數(shù)字檔案鑒定銷毀制
①堅(jiān)定數(shù)字檔案時(shí),首先由領(lǐng)導(dǎo)批示,從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組,按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案,就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后,工作組統(tǒng)計(jì)出不再具有利用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值的檔案清單,編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報(bào)告的形式向上級(jí)如實(shí)反映檔案逾期情況,并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個(gè)人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。
6 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度
①數(shù)字檔案的使用和維護(hù)一律參照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時(shí)計(jì)算機(jī)突發(fā)故障,須盡快通知技術(shù)部進(jìn)行排障,切忌個(gè)人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲(chǔ)載體,切忌將介質(zhì)外接,也不允許在本單位計(jì)算機(jī)載體上使用外來存儲(chǔ)載體。檔案室的計(jì)算機(jī)未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個(gè)人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。
參考文獻(xiàn):
[1]章素文.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科技信息,2011.9.
[2]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息,2010(09).
[3]馬菲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理安全體系初探[J].湖北檔案,2009(08).
關(guān)鍵詞:勞務(wù)用工;安全檔案;施工安全
建筑行業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè),改革開放以來建筑行業(yè)得到迅速發(fā)展,其增加值約占GDP的7%,而且勞動(dòng)力密集型行業(yè),而其就業(yè)人員多為農(nóng)民工,農(nóng)民工為建筑業(yè)快速發(fā)展提供了大量的勞動(dòng)力,但也由于該行業(yè)人員整體文化程度較低、流動(dòng)性大、施工現(xiàn)場露天高空作業(yè)多、施工工藝復(fù)雜等特點(diǎn),給施工現(xiàn)場的安全管理帶來極大挑戰(zhàn),有研究分析指出安全事故的發(fā)生80%是由于人的不安全行為導(dǎo)致的,如何加強(qiáng)農(nóng)民工隊(duì)伍的安全教育管理成為了安全工作中不可小視的重要工作。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》(2014年修訂版)第十八條第三款“生產(chǎn)經(jīng)營單位的主要負(fù)責(zé)人對本單位安全生產(chǎn)工作負(fù)有下列職責(zé)……(三)組織制定并實(shí)施本單位安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)計(jì)劃”以及第二十二條第二款“生產(chǎn)經(jīng)營單位的安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)以及安全生產(chǎn)管理人員履行下列職責(zé)……(二)組織或者參與本單位安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn),如實(shí)記錄安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)情況”的內(nèi)容,建筑施工企業(yè)負(fù)責(zé)人及安全管理人員應(yīng)該將安全教育培訓(xùn)工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作。由于建筑企業(yè)項(xiàng)目部人員相對固定,而且從業(yè)人員文化水平較高,安全教育工作易于開展,故本文僅針對如何做好農(nóng)民工的安全教育及資料歸檔。本文基于筆者在重慶軌道高家花園大橋項(xiàng)目從事項(xiàng)目安全管理工作的經(jīng)歷,著重講述如何采用勞務(wù)用工安全檔案的方式完整性、系統(tǒng)性的管理從業(yè)人員教育培訓(xùn)問題。
1當(dāng)前安全教育培訓(xùn)現(xiàn)狀
1.1現(xiàn)場勞務(wù)作業(yè)人員流動(dòng)性大,文化程度低,難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性教育培訓(xùn)
現(xiàn)場勞務(wù)作業(yè)人員普遍來自農(nóng)村,文化程度低,大部分人員今天放下鋤頭,明天就到工地了,農(nóng)田與工地兩頭奔走,就業(yè)不穩(wěn)定。外加工程施工任務(wù)繁重與缺少連續(xù)性,與親人異地分居等種種原因,勞務(wù)作業(yè)人員的特點(diǎn)就明顯表現(xiàn)出短期性、流動(dòng)性、分散性、階段性、流水作業(yè)、農(nóng)民工、文化程度低等。由于這些客觀原因短期內(nèi)沒法改變,使得目前國內(nèi)勞務(wù)作業(yè)人員難以轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)工人,施工現(xiàn)場可能存在未經(jīng)培訓(xùn)私下上崗的情況,作業(yè)人員工作的不穩(wěn)定性或高流動(dòng)性決定了教育培訓(xùn)工作很難進(jìn)行合理規(guī)劃、完成系統(tǒng)培訓(xùn)。
1.2安全教育體系混亂,安全管理人員工作量大
目前大多地方的施工安全管理內(nèi)業(yè)資料尚未形成體系,檔案形式不一,導(dǎo)致安全管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力放在了勞務(wù)人員統(tǒng)計(jì)、安全教育培訓(xùn)及資料整理的工作中,各地方、各部門的不同要求又導(dǎo)致了施工項(xiàng)目部資料整理混亂,無有效針對從業(yè)人員安全教育檔案的規(guī)范整理,從而使得從業(yè)人員教育培訓(xùn)無系統(tǒng)性、無有效體系。
2加強(qiáng)作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)的對策
2.1制定項(xiàng)目部從業(yè)人員安全教育培訓(xùn)制度
制度是開展工作的指引,從制度角度制定從業(yè)人員從入場、過程中、退場、教育計(jì)劃、教育時(shí)間等一系列具體細(xì)則,規(guī)范人員教育培訓(xùn)工作,細(xì)化勞務(wù)用工檔案的建立,而且從業(yè)人員勞務(wù)用工安全檔案的建立,不是一個(gè)人、一個(gè)部門能夠完成的,還需要項(xiàng)目人事部門的配合,制定制度有利于約束各部門、各勞務(wù)隊(duì)伍按章辦事。
2.2建立勞務(wù)用工安全檔案
(1)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范的要求,從業(yè)人員進(jìn)場時(shí)的勞務(wù)用工安全檔案,可以涵蓋以下幾項(xiàng)內(nèi)容:從業(yè)人員身份證復(fù)印件,制定從業(yè)人員花名冊,并著重對年齡55周歲以上的人員給予勸退或者調(diào)換工作崗位,避免由于個(gè)人身體原因?qū)е掳踩鹿实陌l(fā)生;入場三級(jí)安全教育記錄卡,主要記錄從業(yè)人員進(jìn)場時(shí)間、入場教育時(shí)間及時(shí)長、工種以及三級(jí)教育的內(nèi)容等信息;入場安全教育培訓(xùn),根據(jù)安監(jiān)總局《生產(chǎn)經(jīng)營單位安全培訓(xùn)規(guī)定》的要求,對工人進(jìn)場上崗作業(yè)前,進(jìn)行公司級(jí)、項(xiàng)目部級(jí)、班組級(jí)三級(jí)安全教育,此項(xiàng)工作可以結(jié)合農(nóng)民工學(xué)校等聯(lián)合開展,由項(xiàng)目的人事部門組織進(jìn)場施工作業(yè)人員,項(xiàng)目經(jīng)理、安全總監(jiān)、生產(chǎn)副經(jīng)理、班組長等參與進(jìn)行;從業(yè)人員安全目標(biāo)責(zé)任書,主要是項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位及施工單位安全生產(chǎn)控制指標(biāo)向從業(yè)人員通知,以及根據(jù)“一崗雙責(zé)”的要求,需要向從業(yè)人員表明其安全職責(zé)、安全權(quán)利與義務(wù)等內(nèi)容;崗位危險(xiǎn)告知書,主要向從業(yè)人員說明所從事的崗位存在哪些危險(xiǎn)因素,以及如何避免的安全防護(hù)措施、方法;安全操作規(guī)程教育,主要是根據(jù)從業(yè)人員不同工種,根據(jù)相關(guān)規(guī)范的要求,將不同工種或者不同設(shè)備的操作規(guī)程向從業(yè)人員進(jìn)行教育;考核資料,根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求,從業(yè)人員必須經(jīng)考核合格方能上崗,故目前各項(xiàng)目部普遍采用考試答卷的形式考核從業(yè)人員是否合格。(2)施工過程中,隨著施工工序或者季節(jié)等的變化,還需對從業(yè)人員進(jìn)行各工序或者冬季、雨季、重大節(jié)假日前后等的安全教育培訓(xùn)工作。工程部門技術(shù)人員還需要對作業(yè)人員進(jìn)行安全技術(shù)交底,安全員進(jìn)行監(jiān)督。日常施工檢查、巡查中對作業(yè)人員的違章指揮、違章操作、違反勞動(dòng)紀(jì)律“三違”現(xiàn)場的記錄,以及對其的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄、退場時(shí)間等也可歸檔到個(gè)人檔案內(nèi)。(3)現(xiàn)場副經(jīng)理、技術(shù)員、班組長對施工人員流動(dòng)性的管控。由于從業(yè)人員流動(dòng)性大,項(xiàng)目安全部門未必能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)未經(jīng)安全教育培訓(xùn)上崗人員,這就需要項(xiàng)目副經(jīng)理、現(xiàn)場施工員在安排工作時(shí),如發(fā)現(xiàn)陌生面孔需及時(shí)上報(bào),項(xiàng)目部也應(yīng)該制定對勞務(wù)隊(duì)伍或者班組長的處罰措施,預(yù)防此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。(4)信息化在檔案管理中的應(yīng)用。目前市場上已經(jīng)出現(xiàn)了安全管理信息系統(tǒng)、安全教育培訓(xùn)工具箱、身份證識(shí)讀卡、指紋采集器等工具,根據(jù)實(shí)際工作情況結(jié)合上述工具,可將勞務(wù)安全檔案電子化,采用計(jì)算機(jī)的高速工作,將會(huì)極大程度減輕安全管理人員對勞務(wù)安全檔案整理的工作量,采用信息化的另一個(gè)好處便是通過上述計(jì)算機(jī)等工具的采集加工,能夠自動(dòng)設(shè)計(jì)對從業(yè)人員的安全教育培訓(xùn)形成系統(tǒng)性,便于安全管理的同時(shí),也有利于系統(tǒng)性提高從業(yè)人員的安全工作水平。
2.3不斷完善勞務(wù)用工安全檔案
從一名作業(yè)人員進(jìn)場開始到其退場,勞務(wù)用工安全檔案完整記錄了此人在項(xiàng)目部的進(jìn)場時(shí)間、安全教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、違章違紀(jì)、接受的工藝培訓(xùn)、退場時(shí)間等內(nèi)容。此項(xiàng)工作的建立與完善,不僅會(huì)減輕安全管理人員的工作量,還避免出現(xiàn)作業(yè)人員缺少教育培訓(xùn)上崗的情況,也方便于各級(jí)單位對此項(xiàng)安全工作的檢查,系統(tǒng)性、完整性的再現(xiàn)了從業(yè)人員從人場到退場的所有工作及表現(xiàn)。
3結(jié)束語
隨著建筑行業(yè)勞務(wù)人員老齡化的趨勢越來越嚴(yán)重,以及建筑行業(yè)越來越激烈的競爭,如何打造一批合格的、有較高安全意識(shí)及工作能力的勞務(wù)工人,勞務(wù)用工安全檔案也將會(huì)越來越體現(xiàn)出它的作用。后續(xù)隨著信息化向建筑行業(yè)的慢慢滲入,勞務(wù)用工檔案將會(huì)省時(shí)省力,系統(tǒng)性、多樣化的對作業(yè)人員進(jìn)行安全教育,結(jié)合技術(shù)水平的培訓(xùn),提高他們的安全施工水平,提高施工單位對作業(yè)人員的掌控力,減少或者避免安全事故、質(zhì)量事故的發(fā)生,間接提高施工單位的施工質(zhì)量與進(jìn)度,繼而提高施工單位的安全施工管理水平,同時(shí)公司效益與形象兩者兼得。
參考文獻(xiàn)
[1]中華人民共和國安全生產(chǎn)法,2014.8.31修正.
電子檔案的建立,使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。
1、檔案信息可異地實(shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息,打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限,并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時(shí)查找利用同一份電子檔案,大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平,得到有效利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔,有效的保護(hù)了檔案的涉密程度,對檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用和物理隔離。檔案人員可通過簡單的操作進(jìn)行查詢和利用,能快速查閱相關(guān)檔案資料,大大提高了工作效率,可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來,效率高,速度快。
3、電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn),而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節(jié)約檔案占用空間,檔案儲(chǔ)備量更加充足。促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù),檔案保管更加安全。
4、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度,有利于節(jié)省大量的人力物力。
5、電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化,由于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)在統(tǒng)計(jì)和整理過程中運(yùn)行速度快,能容量大,使得在電子檔案管理過程中能夠儲(chǔ)存諸多的檔案信息,以便于日后查找過程中的需求。
二、電子檔案管理和利用的主要保護(hù)措施
現(xiàn)階段對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,我們的重點(diǎn)還習(xí)慣于在檔案室、館內(nèi)對其實(shí)施保護(hù),即歸檔后對具體的檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù),包括針對載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復(fù)等保護(hù)措施。電子文件在其產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)、保管、利用過程中,很有可能因自然、人為和技術(shù)等因素而受到損壞減少,因載體、設(shè)備損壞,人員失誤,病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關(guān)重要。由于電子文檔天生具有容易被復(fù)制、修改和傳播的特點(diǎn),企業(yè)面臨內(nèi)外部兩方面的安全威脅,電子檔案的安全保障工作應(yīng)當(dāng)全方位、高覆蓋,貫徹于電子檔案建設(shè)的全過程。
1、建立檔案利用審批制度,相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí),必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。還要建立檔案利用管理制度,檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng),使檔案收集更為及時(shí),保證電子檔案的及時(shí)更新,更好的滿足電子檔案利用者的需求。
2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確細(xì)致的操作規(guī)程,要明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等,形成一套完善的電子檔案管理體制,做到依法管理電子文件,確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實(shí)和有效利用,從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。
3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程,對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接,保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。
4、科學(xué)管理和保護(hù)好電子檔案載體,是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管方法有許多相同的方面,防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等,但是,電子檔案由于其載體的特殊性對保護(hù)措施也有著不同的標(biāo)準(zhǔn)要求。
5、加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理,從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性,達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。
6、電子檔案長期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法,可制作一份或幾份拷貝,并將拷貝分別保留在多處相隔較遠(yuǎn)的異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中,以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。
7、電子檔案信息的安全維護(hù)。提高網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)保障至關(guān)重要。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護(hù)的主要措施和手段包括通過入網(wǎng)訪問控制、加密和數(shù)字簽名、設(shè)立防火墻、漏洞掃描技術(shù)。
8、檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
關(guān)鍵詞:檔案;安全;問題;解決措施
1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長短、質(zhì)量優(yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響,使得其壽命存在各種差異。如計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代,過時(shí)的檔案介質(zhì),造成電子檔案信息無打開利用,從而可能會(huì)造成檔案信息的損害和丟失,嚴(yán)重?fù)p害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,各種病毒木馬不斷的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊與入侵,使得一些機(jī)密的電子檔案在傳輸過程中可能會(huì)被病毒等感染,電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊,從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章,領(lǐng)導(dǎo)簽字,比較容易鑒別,而電子檔案由于具有無限修改復(fù)制的功能,如果不加以技術(shù)處理,則無法辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性,從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性,使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時(shí)時(shí)發(fā)生,這對機(jī)密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。
2解決電子檔案安全問題的措施
2.1技術(shù)安全處理措施
2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理,使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進(jìn)行加密。發(fā)方可使用收方的公開密鑰發(fā)文,而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發(fā)文,而收方才能獲得加密文件,而其他人很難破解密文,從而有效的保護(hù)電子文件的機(jī)密性。
2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,電子簽名技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用起來,電子簽名可分為證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者,確保其內(nèi)容沒被他人改動(dòng)。通過證書式數(shù)字簽名可有效檢驗(yàn)文件確實(shí)來自發(fā)方,內(nèi)容沒有被人改動(dòng)。手寫式數(shù)字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中,作者可用光筆在計(jì)算機(jī)屏幕上簽名,或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名,使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣,從而保證其信息的真實(shí)性、合法性。
2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)訪問用戶設(shè)置身份驗(yàn)證,只有通過身份驗(yàn)證信息的人才可進(jìn)行訪問。此外還要根據(jù)訪問人身份、電子檔案的秘密等級(jí),來確定其訪問權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù),防火墻具有很好的保護(hù)作用,入侵者想要接觸目標(biāo)計(jì)算機(jī),必須先穿越防火墻的安全防線,因此可將防火墻配置成許多不同保護(hù)級(jí)別,使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改,因此為了保證電子信息檔案的安全性,實(shí)行必要的制度管理是必不可少的。可根據(jù)需要制定相應(yīng)的制度,如只有電子信息管理人員才能進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng),計(jì)算機(jī)要設(shè)置密碼,專人專用,其他無關(guān)人員不得打開或使用其計(jì)算機(jī),更不得非法進(jìn)入或操作該系統(tǒng)。同時(shí),對電子檔案生命周期的整個(gè)過程進(jìn)行嚴(yán)格管控,防止任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責(zé)任。電子文件要由專人制作,制作完成定稿后要進(jìn)行加密處理,如需要參考或利用時(shí),只能以只讀形式進(jìn)行查閱,防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時(shí)收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后,任由于制作者進(jìn)行保管,使得電子文件處理松散的管理狀態(tài),容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)使用電子筆等進(jìn)行簽發(fā),如條件不允許,可在紙制文件上簽發(fā),然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進(jìn)行管理,不得擅自修改。如需修改,應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。同時(shí)對電子文件要進(jìn)行備份處理,保證電子文件不得丟失,不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真檢查,檢查文件是否齊全完整,真實(shí)可靠,是否是最終稿本,其與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計(jì)算機(jī)指定的位置,或者備份到相應(yīng)的介質(zhì)中。歸檔時(shí)要注意標(biāo)明相應(yīng)的保密級(jí)別,注明了保密級(jí)別的電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔,并按照電子檔案的目錄對應(yīng)放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣,是獨(dú)立的檔案門類和載體,要按制度妥善管理,確保電子檔案不損毀、不失真,從而保證電子檔案的完整、真實(shí),實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子檔案要進(jìn)行統(tǒng)一保管,檔案管理者應(yīng)熟練的掌握計(jì)算機(jī)使用技術(shù),能夠使用各種檢索工具,使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時(shí)。檔案管理者應(yīng)對存放電子文件的介質(zhì)進(jìn)行不定期的健康檢查,對發(fā)現(xiàn)問題的電子文件要采取維護(hù)措施,及時(shí)修復(fù),防止文件的丟失與破壞。同時(shí),隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新與發(fā)展,要對歷史電子檔案介質(zhì)進(jìn)行同步更新、復(fù)制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應(yīng)條件,管理者可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,無關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件,同時(shí)對管理者提出相應(yīng)的紀(jì)律要求,要遵從保密管
理規(guī)定,不得向無關(guān)人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案,一旦發(fā)生屬于秘密的檔案出現(xiàn)泄露與丟失要嚴(yán)格追究檔案管理者的責(zé)任。2.2.6不可忽視紙質(zhì)檔案的管理。雖然目前提倡力行節(jié)約,實(shí)行無紙化辦公,但由于電子檔案安全性、真實(shí)性等受到很多制約,因而紙質(zhì)檔案的管理依然顯得重要,紙質(zhì)檔案具有保存時(shí)間長、真實(shí)可靠性強(qiáng)、可信度高等特點(diǎn),紙質(zhì)檔案在當(dāng)今檔案工作中仍發(fā)揮著重要作用,因此我們不可忽視紙質(zhì)檔案的管理與保存。檔案領(lǐng)導(dǎo)者及管理者仍要把紙質(zhì)檔案工作做為重要工作來抓。
關(guān)鍵詞:檔案 掃描 實(shí)體 安全 管理
檔案數(shù)字化掃描是新時(shí)期檔案館業(yè)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù),是延長檔案壽命,減少檔案磨損,方便檔案利用的重要舉措。在檔案數(shù)字化掃描過程中,檔案加工的周期長、任務(wù)重、要求嚴(yán),檔案實(shí)體要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序,由于數(shù)字化掃描一般都是外包工程,所以保證檔案實(shí)體安全的任務(wù)尤為重要。
一、建立完善的管理制度是檔案實(shí)體安全最可靠的保障
檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是一個(gè)浩大復(fù)雜的工程,稍有疏忽,就有可能對檔案實(shí)體安全造成威脅,所以,保證檔案實(shí)體安全是檔案數(shù)字化掃描工作中一項(xiàng)重要任務(wù),為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。
東城區(qū)檔案館從2010年初啟動(dòng)檔案數(shù)字化掃描工程。在參觀走訪其他區(qū)縣檔案館,學(xué)習(xí)借鑒別人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,東城區(qū)檔案館制定了《檔案掃描過程中對檔案實(shí)體的安全管理規(guī)定》,這個(gè)規(guī)定在后來的工作實(shí)踐中不斷得到補(bǔ)充完善,最終形成了《檔案掃描過程中對檔案實(shí)體的安全要求》,確定了檔案管理人員的工作規(guī)范,提出了檔案出入庫手續(xù)要求以及出庫檔案的數(shù)量控制要求,對檔案掃描公司員工提出對檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容上的安全要求。如:檔案在掃描過程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場所,防止檔案丟失;嚴(yán)禁發(fā)生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為,要維護(hù)檔案的原貌:不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復(fù)印掃描的檔案:在掃描檔案過程中工作人員要輕拿輕放,盡量減少磨損,不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物;當(dāng)有事需要離開房間時(shí),要將檔案存放檔案柜并鎖好:桌面不得隨意擺放檔案。同時(shí),東城區(qū)檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責(zé)任書,要求公司負(fù)責(zé)對員工進(jìn)行檔案信息保密及檔案安全意識(shí)的培訓(xùn)。
二、把檔案安全意識(shí)貫徹到數(shù)字化掃描工作的各個(gè)環(huán)節(jié)
1.檔案出庫前檢查
數(shù)字化掃描工作程序的第一項(xiàng)就是檔案出庫前檢查,進(jìn)行這項(xiàng)工作的目的就是要了解檔案實(shí)體在出庫前是一種什么狀態(tài)。檔案出庫前檢查,主要是檢查檔案是否有破損,是否有頁碼錯(cuò)誤,是否有非掃描件,是否有非紙質(zhì)件,以及案卷的總頁數(shù)是多少。將檢查的結(jié)果記入數(shù)字化掃描檔案數(shù)據(jù)庫中。在這個(gè)數(shù)據(jù)庫里設(shè)置了檔號(hào)、檔案出庫前檢查情況、是否有非掃描件,出庫前頁數(shù),出庫單號(hào)、出庫日期,這部分要在檔案出庫前做好登記,隨著檔案的出庫將數(shù)據(jù)庫移交給掃描公司,在檔案掃描完畢返回檔案庫房時(shí),掃描公司還要將此批次加工檔案的數(shù)據(jù)庫返回給檔案局,同時(shí)填寫:檔案入庫日期、入庫頁數(shù)、是否修改卷內(nèi)題名、是否有非掃描頁,是否有重編頁碼,檔案修補(bǔ)頁號(hào)及其他。檔案入庫后,在經(jīng)過檔案局專設(shè)的數(shù)字化掃描檔案實(shí)體檢查人員的檢查后,登記入數(shù)據(jù)庫:檔案實(shí)體檢查情況、檢查人。通過這樣一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫可以了解每一卷檔案在經(jīng)過數(shù)字化掃描后具體有了哪些變化,了解檔案修補(bǔ)情況和掃描情況。
2.嚴(yán)格的檔案出入庫手續(xù)
依照《掃描檔案出入庫登記要求》,檔案出入庫必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度,要求庫房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫準(zhǔn)備工作,確保出庫的檔案數(shù)量準(zhǔn)確,手續(xù)齊備;要求檔案出庫時(shí)庫房管理人員要在《掃描檔案出入庫登記表》中做好調(diào)出登記,相關(guān)人員要簽字確認(rèn):要求檔案歸還庫時(shí)庫房管理人員要與掃描工作人員認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和檔案實(shí)體狀況,并登記在《掃描檔案出入庫登記表》中,相關(guān)人員要簽字確認(rèn),確保還庫的檔案齊全、完整等等。
3.檔案掃描過程中監(jiān)控
一方面,數(shù)字化掃描公司在工作間安裝有監(jiān)控?cái)z像頭,隨時(shí)監(jiān)控檔案實(shí)體在各個(gè)工序流轉(zhuǎn)情況,監(jiān)控員工的工作狀態(tài);另一方面,檔案館內(nèi)相關(guān)的工作人員也隨時(shí)深入掃描工作間,檢查掃描工作環(huán)境中是否有不合乎檔案規(guī)定的地方,比如,不得放置水杯、水壺和食品;檢查操作人員的工作程序是否規(guī)范,比如,是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁是粘合的,掃描比較麻煩,怕個(gè)別員工貪圖速度,粗暴對待檔案。
4.檔案入庫后嚴(yán)查
掃描完畢的檔案在清點(diǎn)完畢辦理完入庫手續(xù)后,還要進(jìn)行一項(xiàng)工作,就是對入庫的檔案進(jìn)行實(shí)體檢查。檢查的方法是:查看全部卷,清點(diǎn)每一頁。檢查的內(nèi)容是:是否有丟漏重編頁碼:編制的頁碼是否合乎要求:檔案的裝訂是否合乎標(biāo)準(zhǔn);是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現(xiàn)象;卷內(nèi)目錄的題名、頁號(hào)是否修改、修改后是否重新標(biāo)注了案卷封皮:是否有檔案修補(bǔ)。
三、在數(shù)字化掃描檔案中應(yīng)該注意的安全問題
1.減少檔案周轉(zhuǎn)天數(shù)、出庫數(shù)量,增加檔案出庫批次
由于在檔案掃描過程中檔案周轉(zhuǎn)需要時(shí)間,檔案完成掃描又需要很多道工作程序,所以通常情況下,如果加工掃描人員有20人,正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬頁左右,每天流轉(zhuǎn)在加工場地的檔案就在6-8萬頁,大約有1000到1500卷,周轉(zhuǎn)期在一至三周,而檔案的加工場所不在庫區(qū),掃描工作環(huán)境因?yàn)橛写罅康脑O(shè)備及人員存在,相對庫房的保管條件惡劣的多,這樣對檔案安全很不利,所以,要按照掃描公司的工作能力,及時(shí)調(diào)整控制檔案的出庫量,減少檔案在庫外的周轉(zhuǎn)期以及周轉(zhuǎn)量,采取增加出庫批次是保護(hù)檔案的必要手段。
2.減少檔案連續(xù)掃描的次數(shù)
實(shí)踐證明,多次連續(xù)掃描對紙張的物理性能有很大的影響。紙質(zhì)檔案在連續(xù)經(jīng)過數(shù)次掃描后,紙張的強(qiáng)度以及耐折度都會(huì)大幅下降。加之很多檔案之前都經(jīng)歷過復(fù)印機(jī)等光源照射必然對檔案產(chǎn)生了很大損傷,所以經(jīng)常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率,減少重復(fù)性的掃描。
3.減少檔案裝訂次數(shù)
能不拆卷掃描的檔案盡量不拆,拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復(fù)裝訂會(huì)對檔案實(shí)體造成很大的損害。
4.規(guī)范檔案整理,隨時(shí)協(xié)調(diào)問題
規(guī)范檔案整理,是檔案數(shù)字化掃描工作中的一項(xiàng)重要工作,也是直接關(guān)系到檔案實(shí)體完整性的重要環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化掃描過程中,由于檔案產(chǎn)生的年代不同,檔案產(chǎn)生的行業(yè)部門不同,檔案所屬的全宗不同,所以很多檔案帶有時(shí)代烙印和行業(yè)特點(diǎn),很多老檔案整理不規(guī)范,紙張規(guī)格不一、版式不一、裝訂不一,掃描過程中就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問題。比如編頁碼問題。原來的檔案由于版式不一樣,頁碼的編寫位置就有很大出入。對于這樣的檔案東城區(qū)檔案館通常采取尊重原著,只要編碼不錯(cuò)就盡量不修改重編,這樣就可以減少對檔案的涂改。東城區(qū)檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁號(hào),防備萬一不小心涂破檔案,只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫新的頁碼時(shí)輕劃錯(cuò)誤的頁碼,在旁邊寫上新的頁碼。檔案拆訂時(shí),要求輕拉慢拽,必要時(shí)剪斷裝訂線,減輕裝訂線對檔案的磨損:檔案裝訂時(shí)必須原孔裝回,盡量采取三針裝訂法,即:使用三個(gè)針,分別從三個(gè)孔同時(shí)裝訂,這樣可以減少、減輕線繩對檔案的拉扯。
5.保持掃描加工人員穩(wěn)定性
掃描人員流動(dòng)性很大,新從業(yè)者多,當(dāng)加工人員熟悉工作程序后,往往不是經(jīng)常被抽調(diào)到公司的其他項(xiàng)目,就是跳槽離開。人員不穩(wěn)必然造成工作熟練不穩(wěn)定。當(dāng)從業(yè)者不熟悉工作程序時(shí)容易對檔案造成不必要的損傷。公司的人員穩(wěn)定檔案館不好把控,但是檔案館有責(zé)任對帶班人員以及新人必要的告誡,以達(dá)到保護(hù)檔案的目的。
關(guān)鍵詞 知識(shí)產(chǎn)權(quán) 科技檔案 檔案管理
我國是一個(gè)科技大國,一直秉承科技興國的戰(zhàn)略手段,科技的發(fā)展極大地促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,與此同時(shí),也為我國留下了大量的科技檔案。對于這些檔案的管理,難度極高,涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題,使一般檔案無法同日而語。知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理已不單單是檔案的分類整理那么簡單,而是與法律、經(jīng)濟(jì)等產(chǎn)生了聯(lián)系。本文對知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了合理的分析,并提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略。
一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的現(xiàn)狀
知識(shí)產(chǎn)權(quán)涉及面相對較廣,不僅僅與經(jīng)濟(jì)緊密相連,更是與法律同樣息息相關(guān)。就目前來說,我國的科技檔案管理在某些方面還存在問題,尤其是在知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面。知識(shí)產(chǎn)權(quán)對于科技檔案的管理非常重要,其可以保障科技檔案的安全性與正確性等。截至現(xiàn)階段,知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理存在與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不夠緊密、相關(guān)部門管理不力、工作人員態(tài)度及認(rèn)識(shí)不夠等問題。
(一)與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不緊密
知識(shí)產(chǎn)權(quán)很大一部分內(nèi)容是法律,與法律的結(jié)合非常緊密。關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán),我國有專門的法律限制及規(guī)定,要求對科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù),充分說明我國對科技的重視及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重視。我國的法律越來越完善,對于知識(shí)產(chǎn)權(quán)也有了詳細(xì)的規(guī)定,但目前我國相關(guān)部門在進(jìn)行科技檔案管理時(shí),常常不重視科技檔案管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán),導(dǎo)致在實(shí)際的管理過程中對于檔案的作者沒有準(zhǔn)確的記載,難以通過作者對檔案進(jìn)行檢索。導(dǎo)致這一問題的主要原因是,科技檔案管理與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不夠緊密,不對科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行詳細(xì)的記載和審核。
(二)相關(guān)部門管理不力
科技檔案由特定的部門進(jìn)行管理,這個(gè)部門在科技檔案的管理過程中扮演著重要的角色,甚至于影響著我國科技的M步和發(fā)展。我國是一個(gè)重視科技的國家,尤其重視科技的創(chuàng)新。科技的創(chuàng)新來源于對科技檔案的參考和創(chuàng)新實(shí)踐,大部分科技的創(chuàng)新都會(huì)對科技檔案進(jìn)行查閱,最后在前人經(jīng)驗(yàn)的指導(dǎo)下,讓科技創(chuàng)新變得更加簡單。即使是如此,我國的科技檔案在管理方面還是有很多的問題,其中最重要的就是相關(guān)部門管理不力。管理對于科技檔案的保存是極重要的,甚至影響到科技的進(jìn)步,尤其是知識(shí)產(chǎn)權(quán)加入科技檔案管理中以來,管理部門的責(zé)任就更加重大了,不僅要對相關(guān)的法律法規(guī)有足夠的認(rèn)識(shí),也要對經(jīng)濟(jì)方面有相應(yīng)的了解。如今,科技檔案管理部門的責(zé)任不斷增加,任務(wù)不斷加重,導(dǎo)致其在科技檔案管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面監(jiān)管不力。
(三)工作人員態(tài)度及認(rèn)識(shí)不足
科技檔案是一個(gè)國家科發(fā)展最基本的記載,記錄每個(gè)時(shí)期科技的進(jìn)步發(fā)展,同時(shí)也為未來科技的發(fā)展提供了參考,這也可以看作是一種對于對中國歷史的記載。我國很多科技創(chuàng)新與新發(fā)現(xiàn)就是在參考科技檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)的,此外,科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)對于科技檔案來說就是其身份,詳細(xì)地記載了文獻(xiàn)的作者,有了知識(shí)產(chǎn)權(quán)就象征著這個(gè)科技的文獻(xiàn)是作者獨(dú)有的,任何人不能抄襲,同樣其他人也不能以盈利為目的進(jìn)行使用。這就說明了知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性,但是我國的科技檔案管理之所以難以促進(jìn)我國科技的進(jìn)步,一個(gè)重要的原因就是相關(guān)部門的工作人員態(tài)度及認(rèn)識(shí)不足。譬如,工作人員常常認(rèn)識(shí)不到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要性,在實(shí)際的操作過程中很少對科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行審核,因此造成科技檔案雜亂無章,往往一個(gè)科技檔案對應(yīng)的不止一個(gè)作者,這對于我國經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)步是非常不利的,甚至?xí)璧K我國科技的發(fā)展。
二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的改進(jìn)策略
就目前來說,我國知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下科技檔案管理的過程中存在著各種各樣的問題,嚴(yán)重阻礙了我國科技的發(fā)展,甚至影響到了我國法律的威嚴(yán),因此這些問題的解決已刻不容緩。下文將針對我國知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理過程中存在的問題提出一系列的改進(jìn)策略,如培訓(xùn)工作人員的法律知識(shí)、加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度及促進(jìn)法律與科技檔案的結(jié)合。
(一)培訓(xùn)工作人員的法律知識(shí)
與科技檔案直接進(jìn)行接觸的就是檔案管理部門的工作人員。管理部門的工作人員常常直接負(fù)責(zé)檔案的整理、分類及管理,可以說,工作人員就是科技檔案管理的實(shí)施環(huán)節(jié),這個(gè)環(huán)節(jié)是科技檔案管理的關(guān)鍵步驟,因此,工作人員要對科技檔案管理的具體細(xì)節(jié)了然于胸。隨著對于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的逐步重視,科技檔案管理已不僅僅是傳統(tǒng)的整理、分類、登記及管理,更是增加了法律的內(nèi)容,相關(guān)法律法規(guī)的加入使科技檔案管理變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格,要對科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行審核并加以保護(hù)。工作人員作為科技檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),需要其掌握相關(guān)的法律法規(guī)。相關(guān)部門可以開展各項(xiàng)科技檔案管理的講座,其中要著重對其知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行強(qiáng)調(diào),并對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行詳細(xì)的解說。通過專項(xiàng)的培訓(xùn)讓工作人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性,使其在日常的科技檔案管理的工作中重視科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán),并將其作為一種習(xí)慣。
(二)加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度
想要從根本上對科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行重視,不在于工作人員,也不在于法律法規(guī)的限制,而在于管理部門的監(jiān)管。并且相關(guān)部門的監(jiān)管并不是一蹴而就的,是需要循序漸進(jìn)的,也不是短期的管理就能實(shí)現(xiàn)的。長時(shí)間、大力度的監(jiān)管是科技檔案管理愈加完善的必要條件,因?yàn)橹挥凶陨隙碌剡M(jìn)行管理才能讓知識(shí)產(chǎn)權(quán)在科技檔案管理過程中受到足夠的重視。即使現(xiàn)階段我國的管理部門還未加強(qiáng)管理力度對科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù),但是已在某些方面有所突破和進(jìn)步,并已認(rèn)識(shí)到了科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性,下一步必定要加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度,確保我國科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到合理的保護(hù),并進(jìn)行詳細(xì)的記錄和管理。通過加大監(jiān)管力度,能提高員工的工作積極性,并實(shí)現(xiàn)法律與科技檔案的有力結(jié)合。
(三)促進(jìn)法律與科技檔案的結(jié)合
談到知識(shí)產(chǎn)權(quán),不得不提的就是法律,只有法律能確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到合理的保護(hù),尤其是在科技檔案管理的過程中??萍紮n案管理過程中最基本的內(nèi)容就是法律,法律與科技檔案管理的結(jié)合能實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到保護(hù)。促進(jìn)法律和科技檔案管理相結(jié)合可以從以下三個(gè)方面著手:首先,認(rèn)識(shí)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)對于我國科技發(fā)展的重要性;其次,多次開展相應(yīng)的科技檔案管理與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專題講座;最后,通過相關(guān)文件的,自上而下地學(xué)習(xí)法律與科技檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。
三、結(jié)語
科技是第一生產(chǎn)力,可見科技對于一個(gè)國家的重要性,往往國家各個(gè)時(shí)期的科技都濃縮在科技檔案中,因此要重視科技檔案管理,而知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為科技檔案管理中的一部分,更要受到足夠的重視。為此,本文提出了一些增強(qiáng)我國科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的策略,力求對我國科技的發(fā)展有所幫助。
(作者單位為肇慶市科技中心)
參考文獻(xiàn)
[1] 高國華,葉曉靜.試論知識(shí)產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理[J] .四川檔案,2014(03):
【題目】事業(yè)單位檔案安全管理問題探究
【引言】事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息管控研究引言
【第一章】事業(yè)單位檔案信息管理概述
【第二章】我國事業(yè)單位檔案信息安全現(xiàn)狀
一、食品安全檔案管理現(xiàn)狀
對于食品安全的監(jiān)管與宣傳方面,相關(guān)部門工作滯后,不能建立科學(xué)、健全的食品安全檔案。一方面消費(fèi)者要求安全,另一方面又對安全食品的公認(rèn)度很低,消費(fèi)者與生產(chǎn)者信息不對稱。
1、食品檔案工作缺少統(tǒng)一規(guī)劃
由于食品管理權(quán)限不統(tǒng)一,不便管理,出現(xiàn)了管理部門之間相互排斥的現(xiàn)象,沒有統(tǒng)一的食品安全管理機(jī)構(gòu)。加之監(jiān)管模式不清晰和法律松弛,尚未對食品安全事故頻發(fā)的現(xiàn)象產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的遏制作用。
2、食品檔案大多資源短缺或結(jié)構(gòu)不合理,沒有完備的食品安全信用體系
我國食品生產(chǎn)企業(yè)多、規(guī)模偏小,大多缺乏生產(chǎn)合格食品的必要條件,而相對較具規(guī)模的企業(yè),由于體制等原因,在質(zhì)量管理,產(chǎn)品開發(fā)、市場經(jīng)營等方面滯后,產(chǎn)品質(zhì)量不容樂觀。加之食品流通領(lǐng)域秩序混亂,缺乏安全有效的安全檢測手段和質(zhì)量控制措施,致使造假者有機(jī)可乘。以致建立有效的食品檔案更是難上加難。
3、食品檔案不健全給食品安全帶來負(fù)面影響
由于食品檔案工作不規(guī)范、不健全,給食品監(jiān)管帶來諸多不利因素。目前,食品生產(chǎn)環(huán)境信息檔案制度已經(jīng)開始在我國許多食品生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)踐中被運(yùn)用并日益普及開來,這一深入人心的制度為廣大消費(fèi)者能在日常生活中吃到健康、放心食品帶來希望。然而有了好的食品生產(chǎn)安全管理制度,并不意味著從此我們吃到的食品就安全、健康。事實(shí)也如此,許多食品生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境信息檔案制度并沒有能夠在他們的食品生產(chǎn)和加工過程中有效的貫徹和落實(shí)。
當(dāng)前我國各地的食品安全監(jiān)管部門并沒有很好地履行其監(jiān)管責(zé)任,常常對一些企業(yè)放任自流,只是定期做一做巡查、抽查的例行工作而已。因而,一些不法的食品生產(chǎn)企業(yè)將食品生產(chǎn)信息檔案管理制度視作兒戲,不予重視。以至于存在安全隱患的食品,就這樣悄無聲息地流入到社會(huì)上危害廣大消費(fèi)者的身體健康。
以上諸多問題的出現(xiàn),很多都可以歸為沒有建立科學(xué)、健全的食品安全檔案,造成設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、流通、檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,所以,盡快建立科學(xué)、健全的食品安全檔案,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義。
二、食品安全檔案的作用和對策
1、加強(qiáng)食品安全法律建設(shè)和法制管理,為建立食品安全檔案提供法律工具。要積極開展對外交流與合作,加強(qiáng)國外食品安全法律標(biāo)準(zhǔn)的研究、消化,借鑒發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗(yàn),建立我國食品安全法律、行政法規(guī)、行政規(guī)章、地方法規(guī)、行政規(guī)章、規(guī)范性文件等多層式法律體系,探索和發(fā)展既和國際接軌,又符合國情的理論、方法和體系,建立適合本國、本區(qū)域的食品安全檔案。
2、加快食品安全信用體系建設(shè),健全食品安全檔案。建立起我國食品安全信用體系的基本框架和運(yùn)行機(jī)制,使我國食品安全邁上一個(gè)新臺(tái)階。在制度規(guī)范上,建立起食品安全信用的監(jiān)管體制、征信制度、評(píng)價(jià)制度、披露制度、服務(wù)制度、獎(jiǎng)懲制度等,同時(shí),建立真實(shí)、健全、科學(xué)的食品安全檔案,使食品安全信用體系建設(shè)的主要方面有法可依,有章可循。
3、加強(qiáng)現(xiàn)有法律法規(guī)的懲罰力度,依法加強(qiáng)權(quán)力監(jiān)督,實(shí)施對食品安全的有效保護(hù)。各級(jí)人大作為地方最具權(quán)威的監(jiān)督機(jī)構(gòu),依法實(shí)施法律監(jiān)督和經(jīng)濟(jì)工作監(jiān)督,是憲法賦予的職權(quán),應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督作用,啟動(dòng)監(jiān)督程序,依法加強(qiáng)監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正和撤銷違法的危害食品安全的行政行為。
4、加強(qiáng)輿論宣傳和引導(dǎo),建立使公眾信任的食品安全檔案。有關(guān)生產(chǎn)、銷售、檢驗(yàn)部門應(yīng)該與媒體密切合作,及時(shí)建立科學(xué)、健全的食品安全檔案,并適時(shí)向社會(huì)進(jìn)行適度,引導(dǎo)社會(huì)民眾掌握可靠的信息,并起到輿論監(jiān)督的作用。
三、優(yōu)化食品安全檔案的措施
1、建立健全食品檔案工作體系,規(guī)范食品檔案管理
當(dāng)前,我國已經(jīng)具備了食品檔案科學(xué)規(guī)范管理的條件,但由于傳統(tǒng)思維影響,專業(yè)人員的缺乏,讓
食品安全檔案管理建設(shè)舉步維艱,缺乏一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍,這些問題都是現(xiàn)代工作中應(yīng)引起高度重視的。對檔案管理人員而言,他們不僅要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的操作技術(shù),還需要對檔案管理有專業(yè)的認(rèn)識(shí)。
2、開展食品安全檔案管理信息化建設(shè)
由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因,人們對檔案管理一直都缺乏真實(shí)深刻的認(rèn)識(shí),而現(xiàn)代人對食品安全信息的需求處在壓抑狀態(tài),信息量無法滿足他們的需求;其次,檔案部門無法提供高質(zhì)量、高數(shù)量的信息,因此,盡快建立信息化的食品安全檔案勢在必行。
3、保證食品安全檔案信息的安全
如今,信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展,檔案信息得到了普遍應(yīng)用,而安全問題成為管理工作的重中之重。由于檔案具有一定的保密性,存在使用權(quán)限的問題,但網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響,因此,現(xiàn)代檔案信息的安全問題是值得我們注意的。為了保證信息安全,必須建立完善的信息系統(tǒng),設(shè)計(jì)防御軟件,嚴(yán)格執(zhí)行國家及有關(guān)部門頒布的有關(guān)信息安全的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章。在每次開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的過程中,要發(fā)揮積極的監(jiān)督作用,增強(qiáng)安全意識(shí),防止失密、泄密事件發(fā)生。
4、建立跨區(qū)、跨部門之間的食品安全檔案,實(shí)現(xiàn)信息共享,提高管理效率