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隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會的不斷進(jìn)步,新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升,這也對新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求,在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)。筆者就區(qū)縣村級檔案管理工作中存在的突出問題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行調(diào)研。希望能起到拋磚引玉的作用,能夠引起大家的重視。
一、區(qū)縣村級檔案管理基本情況
以延慶縣為例,據(jù)統(tǒng)計(jì):全縣376個村的檔案工作的資金來源主要靠鄉(xiāng)政府和村委會,每年平均用于檔案工作經(jīng)費(fèi)約74元,主要用于購買檔案裝具。全縣村級檔案室保存檔案數(shù)量約26300卷冊,平均每年增長約875卷,增長最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個村檔案室有獨(dú)立的檔案庫房,有55個村將檔案、辦公、閱覽、庫房合一,有276多個村與其他部門合用辦公空間,有213個村使用鐵皮柜存放檔案,74個村使用木質(zhì)檔案柜存放檔案,70多個村使用塑料盒存放檔案。有300個村沒有安裝防盜門窗,344個沒有安裝空調(diào),325個沒有滅火器。全縣有14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案工作設(shè)在行政辦公室,1個鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)在黨建辦公室,全縣15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員均為兼職,平均兼職3項(xiàng),一般包括:婦聯(lián)、共青團(tuán)、信息公開、保密、公文收發(fā)、傳閱等。
總的來說,通過落實(shí)《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和區(qū)縣檔案局、農(nóng)委、民政局聯(lián)合下發(fā)的《區(qū)縣新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評標(biāo)準(zhǔn)》,區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案意識明顯增強(qiáng),村級檔案工作呈現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)重視、制度健全、措施具體、注重實(shí)效的良好局面。鄉(xiāng)村檔案工作各有特色,檔案的歸檔率和完整率有所上升,有效地促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)村檔案工作的規(guī)范化建設(shè),村級檔案的歸檔范圍進(jìn)一步豐富,鄉(xiāng)村重大活動、重點(diǎn)工程檔案及反應(yīng)本地區(qū)特色檔案的收集得到了加強(qiáng),村級檔案的主動收集意識逐步提高,村級檔案的集中統(tǒng)一管理逐步實(shí)現(xiàn),鄉(xiāng)村檔案的安全意識不斷增強(qiáng),促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作整體水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。
二、區(qū)縣村級檔案管理工作存在的突出問題
村級檔案在不斷規(guī)范的同時(shí),隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,各個方面、各個領(lǐng)域工作對檔案工作的要求越來越高,而現(xiàn)狀與不斷增長的需要之間的差距越來越引起社會各界的高度關(guān)注。因此,筆者認(rèn)為村級檔案管理工作存在的問題,主要有以下幾個方面:
(一)村級檔案意識薄弱區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡,所以,村級檔案工作的發(fā)展也產(chǎn)生了不平衡。經(jīng)濟(jì)條件較好的和檔案意識比較好的村,村級檔案工作做的就好一些。而經(jīng)濟(jì)條件差的村,村級檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識和法規(guī)知識,檔案工作在農(nóng)村工作中的位置擺的不正,檔案的作用發(fā)揮的不好。有的村沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或工資,總認(rèn)為村級檔案工作上級不給經(jīng)費(fèi),費(fèi)時(shí)費(fèi)力,產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益。所以,有的村干部積極性就不高。村級檔案管理人員有的為村會計(jì)、婦女主任等兼任。他們文化不高,有的年齡大,檔案業(yè)務(wù)不熟練,操作電腦有點(diǎn)差,總的來說,不能適應(yīng)村級檔案工作開展的需要。但大多數(shù)村是村官幫助整理、管理檔案,他們在村時(shí)間短,最多兩年就考走了,造成檔案管理的斷檔,新來的村官還得從頭學(xué)起,造成了村級檔案整理的不銜接。
(二)村級檔案管理隱患較多
有的村檔案室沒有專設(shè),檔案也沒設(shè)專柜,檔案存放沒有次序。首先是集中保管沒有實(shí)現(xiàn),有的村檔案存放在村干部手里,各管各的,村級檔案丟失現(xiàn)象有可能發(fā)生。其次是村級檔案保管設(shè)施較差,有些村不按規(guī)范整理只是存放于大木櫥中,長時(shí)間下來,損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。但也有些村建立有專門的檔案室,村級檔案整理比較規(guī)范,管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用,有的村檔案庫沒有鎖并和雜物庫房在一起,條件太差,個別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒有登記。個別村借用檔案,不及時(shí)歸還。這樣,就產(chǎn)生了一些重要的村級檔案嚴(yán)重不全,給村級各項(xiàng)工作造成了較大影響。
(三)村級檔案收集的不齊全完整
從保管的村級檔案數(shù)量看,有的村是上百卷;有的村是十幾卷;有的村檔案寥寥無幾。主要是沒有歸檔意識,使村級黨支部和村委會的會議記錄、干部名冊、村級的土地流轉(zhuǎn)、承包合同、林業(yè)和水務(wù)普查等重要文件、檔案材料不及時(shí)歸檔。產(chǎn)生了矛盾與糾紛時(shí)說不清,沒有檔案可以查詢考證,使村集體和村民利益受到損害。另外,有的村檔案不齊全完整,有的只歸會計(jì)檔案、不歸文書檔案,致使村級檔案資料收集不齊全,主要體現(xiàn)在:一是案卷中大多數(shù)材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)來文,而一些村里自身形成的涉及農(nóng)民個人利益的經(jīng)濟(jì)合同、土地流轉(zhuǎn)、林權(quán)改革、醫(yī)療養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動就業(yè)、糧食直補(bǔ)、黨員補(bǔ)助等方面檔案沒歸檔;有的村反映農(nóng)村實(shí)際工作等各個方面的會議記錄大多數(shù)在村干部手里沒有全部收集歸檔。二是村級重點(diǎn)工作和重點(diǎn)工程的檔案材料收集的少,如:對農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)和新農(nóng)村改造重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、創(chuàng)先爭優(yōu)、農(nóng)民增收、結(jié)對幫扶、農(nóng)村危舊房改造、陽光浴室、街道路燈、衛(wèi)生改造及宜居工程等形成的檔案,收整工作較差。三是其他載體的村級檔案收集更少。
(四)村級檔案整理不規(guī)范
主要表現(xiàn)在:一是一些檔案材料的保管期限劃分不準(zhǔn)確,少數(shù)村的檔案甚至未劃分保管期限,只是組成卷,裝訂成冊。二是檔案書寫材料不符合要求,有的用紙容易褪色,不宜長期保存。三是檔案裝具材料差,檔案卷皮質(zhì)量不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),什么樣的盒都有,案卷封面書寫不規(guī)范,標(biāo)題不準(zhǔn)確。四是檔案排列混亂,有的村缺少檔案目錄。
三、規(guī)范村級檔案工作建議
加強(qiáng)區(qū)縣村級檔案工作,改變村級檔案工作滯后現(xiàn)狀,達(dá)到《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和《區(qū)縣村級檔案管理辦法》的有關(guān)要求,推動新農(nóng)村檔案工作上臺階、上水平,筆者認(rèn)為應(yīng)進(jìn)一步做好以下幾個方面的工作:
(一)爭支持建機(jī)制是關(guān)鍵
爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是做好村級檔案工作的關(guān)鍵。改變領(lǐng)導(dǎo)不重視的觀念,積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,切實(shí)解決檔案工作中的人、財(cái)、物等實(shí)際問題,舍得投入,使村級檔案工作有保障。北京市和各區(qū)縣檔案局與農(nóng)委、民政局等單位配合,發(fā)出了《北京市新農(nóng)村檔案工作測評》的通知,同時(shí)各區(qū)縣也制發(fā)了相應(yīng)的測評辦法和細(xì)則,并與各區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)商,爭取支持,從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區(qū)縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的年終考核,將考核結(jié)果作為評先的依據(jù)。區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)村級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要把檔案管理內(nèi)容列入村級工作目標(biāo)考核,加強(qiáng)對村級檔案的指導(dǎo),并適當(dāng)加大對村級檔案工作的投入,沒有條件的村可以采取村檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)管的方法,健全有效的長效機(jī)制。各村應(yīng)將村級檔案工作列入議事日程,明確分管人員、建立規(guī)章制度,使村級檔案工作做到規(guī)范有序、科學(xué)發(fā)展。
(二)加強(qiáng)培訓(xùn)是管理的手段
區(qū)縣檔案局應(yīng)加強(qiáng)村級檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng),提高村級檔案員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一是開展集中培訓(xùn)。利用春季農(nóng)閑時(shí)節(jié),到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村級檔案員開展集中現(xiàn)場培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要深入淺出既有理論,更要重視實(shí)踐。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村級檔案管理人員每年要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是開展個別培訓(xùn)。對檔案業(yè)務(wù)知識相對較薄弱的行政村,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有針對性地開展個別、專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并對有條件的村級檔案員,進(jìn)行村級檔案編研、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓(xùn),提高村級檔案員現(xiàn)代化管理水平,為新農(nóng)村檔案工作開展服好務(wù)。
(三)明確歸檔范圍是整治的具體措施
為了更好地做好村級檔案工作,鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作人員要明確村級檔案的歸檔范圍,努力做到應(yīng)收盡收;齊全完整的把應(yīng)歸的村級檔案材料收集到村檔案室??紤]到村級檔案管理人員的知識水平,區(qū)縣檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要根據(jù)各區(qū)縣村級檔案工作情況,結(jié)合各村的實(shí)際,制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表,統(tǒng)一印發(fā)給各村供參考,使其知道哪些檔案應(yīng)歸,哪些檔案不應(yīng)歸,以及村級檔案的分類和保管期限。為了保證村級檔案的歸檔質(zhì)量和檔案整理的規(guī)范化,應(yīng)著重抓好以下兩項(xiàng)工作。一是嚴(yán)格實(shí)行年度歸檔制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要積極督促、指導(dǎo)村級檔案管理員對上年形成的文件材料,于每年6月底前完成立卷歸檔,不能有積存文件。二是嚴(yán)格檔案立卷歸檔質(zhì)量,不同類別檔案要符合相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。
(四)積極提供利用是管檔的目的
管好建好利用好村級檔案資源,是做好村級檔案工作的最終目的。區(qū)縣檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案部門和檔案人員應(yīng)努力做好村級檔案利用工作,方便農(nóng)民。并通過檔案查詢、電話預(yù)約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)和檔案館日活動、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動,方便農(nóng)民群眾利用檔案信息資源,使農(nóng)民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發(fā)揮檔案作用,讓農(nóng)民認(rèn)識到村級建檔的好處。
(五)依法治檔是規(guī)范管理的保障
區(qū)縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級部門要做好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的宣傳,多種形式地?cái)U(kuò)大檔案工作影響,進(jìn)一步提高檔案意識,充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用,不斷提升村級檔案工作理念,創(chuàng)新村級檔案工作模式。并深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村,對檔案工作開展專項(xiàng)執(zhí)法檢查。對執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問題給予及時(shí)反饋,并提出整改要求。對在檔案管理工作中的違法違規(guī)行為,要按照《中華人民共和國檔案法》、《北京市實(shí)施中華人民共和國檔案法辦法》等有關(guān)法律法規(guī),給予行政處分或罰款。構(gòu)成犯罪的,依法追究其刑事責(zé)任。通過檔案執(zhí)法,優(yōu)化環(huán)境,促進(jìn)村級檔案工作依法開展,更好地為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
關(guān)鍵詞:檔案管理 存在問題
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:
工程檔案管理存在的問題
1 檔案意識淡薄
目前存在施工企業(yè),對工程檔案管理的重要性認(rèn)識不到位,重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識。工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,有的單位未能即使列入工程日程,與工程施工不能同步;有的專業(yè)技術(shù)人員,把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事,往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中,平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理,一旦得知業(yè)主或上級要來檢查,就搞突擊、補(bǔ)資料,臨時(shí)抱“佛腳”;有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視,對其工作的支持力度不夠,使工程檔案管理工作處于被動局面。
2.人員設(shè)備不足
這是一個較為普遍存在的問題。現(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個層次,一是集團(tuán)公司檔案管理部門,二是子公司檔案管理部門,三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個層次來講,目前的問題是人員較少,庫房擁擠,設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無庫房存放,不得不堆放在地上,影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的,管理軟件落后,運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢,不利于工作的開展。對工程項(xiàng)目部來說,一般都未配備專職人員管理工程檔案,而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙,人員調(diào)動,個人保管不善等多種原因,有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損,比較突出的是一些聲像資料散失較多,非??上?。
3.歸檔時(shí)間滯后
對一個工程項(xiàng)目而言,工程竣工以及檔案資料的移交,一般分為三個部分,一是工程項(xiàng)目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位(子公司)的檔案管理部門移交,移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理;二是工程項(xiàng)目部(指揮部)將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位(發(fā)包單位、業(yè)主)業(yè)主移交,移交內(nèi)容按歸檔范圍進(jìn)行;三是工程項(xiàng)目部(指揮部)按歸檔范圍,將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。按規(guī)定時(shí)限,一般工程在工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)、綜合性大型工程在6個月內(nèi),必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)移交?,F(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后,向建設(shè)單位(發(fā)包單位、業(yè)主)的工程檔案移交相對較好,而向集團(tuán)公司和本單位(子公司)的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年,工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚,但由于缺乏有效的措施和手段,歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源,不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競爭能力,不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定,檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,不得擅自修改、偽造和后補(bǔ),應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求??赡壳暗膶?shí)際情況是,離規(guī)定尚有相當(dāng)大的差距。有的項(xiàng)目部怕麻煩,原始資料填寫得不完整、不及時(shí);對竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù),應(yīng)該提供原件,但只有復(fù)印件;個別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象,等等。
二、處理措施
1.提高認(rèn)識,加強(qiáng)對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作,必須充分認(rèn)識工程檔案的作用,尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識,使他們認(rèn)識到工程檔案是國家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份,是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲備,是國家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù),也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源,也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入,配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展,應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,配備能保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備;庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu),配備檔案管理人員,形成一個從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動。如要變動,要做好交接工作,以便前后銜接。特別要指出
的是,相當(dāng)一部份工程項(xiàng)目無專職檔案管理人員,不能及時(shí)收集、整理檔案資料,應(yīng)該盡快改變這種狀況。
大中型項(xiàng)目由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時(shí)間相對較長,擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會,參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗(yàn)收,使檔案人員了解工程動態(tài),及時(shí)收集、整理原始資料,保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施,提高檔案人員素質(zhì)
檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作,除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外,還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識,如應(yīng)熟悉國家和相關(guān)省、市檔案工
作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍,掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識,熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此,對從事工程檔案工作的人員,必須選用適當(dāng),進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn),經(jīng)考核、考試審查合格,取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時(shí),還要加強(qiáng)對檔案人員責(zé)任心、事業(yè)心的教育,組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學(xué)習(xí)等方法提高業(yè)務(wù)水平,提高檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理,進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度
近十年來,國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī),初步形成了檔案管理法規(guī)體系,覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié),使檔案工作有法可依,有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來講,雖對檔案工作有了一些具體的規(guī)定,但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì),例如,有的企業(yè)對內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體,等等,影響了檔案工作的開展。因此,施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。
5.嚴(yán)格要求,加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng),在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題,因此,上級檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對下級檔案管理部門,尤其是對工程項(xiàng)目部的檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程
【關(guān)鍵詞】 檔案管理 對策 創(chuàng)新 可持續(xù)
一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低,主要存在的問題如下
(一)管理意識不強(qiáng),檔案利用率低
檔案管理工作對各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”,對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳,因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。
(二)檔案管理制度不健全
檔案管理不夠規(guī)范。目前,在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題,主要表現(xiàn)在:第一,檔號不規(guī)范。第二,案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全;有的雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。
(三)檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前,傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
(四)檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足
近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用,管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少,基本還采用手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范,檔案柜陳舊老化,檔案保管條件簡陋。
(五)檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,與時(shí)展的要求懸殊較大。
二、提高檔案管理效率的對策
改觀目前檔案管理工作狀況,提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo),我們還有很長的路要走,首先我們要解決的問題主要有:
(一)提高檔案管理的認(rèn)識
要充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用,切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感,進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
(二)規(guī)范檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任
建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系,明確職能,將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理必須適應(yīng)信息化要求,把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、cad/cam系統(tǒng)等。在這種情況下,檔案部門要知難而上,積極參與企業(yè)信息化建設(shè),使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。
(四)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步,推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān),注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識,有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí),加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。
三、對檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識
(一)創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。在我國進(jìn)入全面建設(shè)小康社會的新時(shí)期,檔案工作作為黨和國家的一項(xiàng)重要事業(yè),也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新,這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
(二)創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,意味著其社會功能的改善和提高,與經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí),重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向,著力于提高檔案館(室)的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率,最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。
四、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
(一)思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識,特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化,把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo),逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。
(二)管理方式的創(chuàng)新。檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源,但是相對于使用者的多樣化要求,人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性,也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以,必須在充實(shí)館藏內(nèi)容,提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上,有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源,并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
(三)服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案的保管條件逐步改善,同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式,需要我們在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中,要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對檔案利用者的研究,不僅研究當(dāng)前的利用者,還要研究潛在的利用者,不僅研究利用者當(dāng)前的需要,還要研究利用者潛在的需求,以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙,以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新,使檔案管理工作與國際接軌。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[m].南京大學(xué)出版社,2002.
[2]許曉明 丁修茂.檔案工作文集[m].中國文聯(lián)出版社,2004.
[3]張尚瀛.檔案工作理論與實(shí)踐[m].華藝出版社,2006.
關(guān)鍵詞:新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn) 財(cái)務(wù) 檔案管理 困境
一、引言
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是對農(nóng)民參保過程真實(shí)有效的記錄,是在農(nóng)民參保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的專業(yè)性的文件、紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖像等,這其中與財(cái)務(wù)內(nèi)容有關(guān)的信息記錄材料總稱為財(cái)務(wù)檔案。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案主要包括與養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納明細(xì),支取明細(xì)、申領(lǐng)明細(xì)、記賬憑證等有關(guān)的信息資料。財(cái)務(wù)檔案是對財(cái)務(wù)收入、財(cái)務(wù)支出等財(cái)務(wù)信息的有效記錄。財(cái)務(wù)檔案管理對于財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)多,涉及范圍廣,養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理還存在一系列的問題,需要我們不斷地去分析與探討,找出我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的新路子。
二、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理面臨的困境
(一)新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理存在意識缺失
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案是對養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納、申領(lǐng)等信息的有效記錄,是解決財(cái)務(wù)糾紛的重要憑證,同時(shí)還是打擊經(jīng)濟(jì)違法犯罪,對養(yǎng)老保險(xiǎn)金進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)。盡管隨著我國農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理有所進(jìn)步,但是目前我國有關(guān)單位卻依然沒有對財(cái)務(wù)檔案管理給予充分的重視,也沒有加大對財(cái)務(wù)檔案管理的投入力度,沒有能夠真正意義上意識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性,部分人員思想比較保守,認(rèn)為財(cái)務(wù)信息是保密的,所以對于一些財(cái)務(wù)票據(jù)等資料進(jìn)行了封存,并沒有建立財(cái)務(wù)檔案。
(二)新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理存在制度缺陷
完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度是做好新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理的重要保障。然而目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理制度卻有所缺陷。一方面,雖然我國相關(guān)法律法規(guī)對財(cái)務(wù)檔案管理做出了明確規(guī)定,但是有關(guān)單位卻并沒有嚴(yán)格按照法律法規(guī)的內(nèi)容建立財(cái)務(wù)檔案管理體系,農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一,管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范,沒有明確的賬目分類規(guī)則,財(cái)務(wù)信息記錄標(biāo)準(zhǔn)等,這使得財(cái)務(wù)檔案的記錄顯得雜亂無章;另一方面,財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度不完善,管理人員職責(zé)不明確,多數(shù)單位缺少專門的財(cái)務(wù)檔案管理部門,缺少檔案室,檔案管理制度,財(cái)務(wù)檔案管理人員缺口也較大,并且財(cái)務(wù)管理人員管理技能與水平有待提升。
(三)新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平較低
隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步,當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代,財(cái)務(wù)檔案管理也進(jìn)入到已信息化為主的階段,但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平卻相對較低,財(cái)務(wù)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主,電子檔案相對較少,這極容易造成財(cái)務(wù)檔案的損壞與丟失,并且財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容不同步,無法便捷的通過電子檔案查找所需信息,造成時(shí)間上的浪費(fèi)。此外,財(cái)務(wù)檔案信息化管理人員存在不小的缺口,并且有關(guān)單位對財(cái)務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)力度不夠,財(cái)務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)能力與水平不高,綜合素質(zhì)相對較低。
三、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理的對策與出路
(一)強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理意識
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理意識是做好財(cái)務(wù)檔案管理的思想保障,所以有必要對此進(jìn)行強(qiáng)化。一方面,有關(guān)部門要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理的宣傳力度,強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性,使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員在思想上對此重視起來,充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案的重要價(jià)值;另一方面,要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理的投入力度,使相關(guān)人員在思想上重視起來,并積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才充實(shí)財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍,著力提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量,使相關(guān)人員時(shí)刻保持高度的責(zé)任感與檔案管理意識。
(二)完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理制度
完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理制度可以從以下兩個方面著手:一是要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定,建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,包括財(cái)務(wù)信息的記錄標(biāo)準(zhǔn)、養(yǎng)老金的繳納記錄規(guī)范、養(yǎng)老金的支取記賬憑證、財(cái)務(wù)信息的立卷和歸檔等都要進(jìn)行嚴(yán)格的分類規(guī)范等;二是要建立財(cái)務(wù)檔案管理室、檔案管理部門,優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理人員結(jié)構(gòu),重新規(guī)劃財(cái)務(wù)檔案管理部門職責(zé),將責(zé)任落實(shí)到人,保障財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序開展。
(三)提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有力保障。提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平,一是要將先進(jìn)的信息技術(shù),包括計(jì)算機(jī)信息存儲、數(shù)據(jù)維護(hù)等引入到財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中來,以此來提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、數(shù)字化技術(shù)水平;二是要加大對財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度,包括計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)軟件的投入等,為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障;三是要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)力度,提高他們的信息技術(shù)水平與能力,為提高財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平做好人才保障。
四、結(jié)語
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理是保證我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)有序發(fā)展的重要保障。但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理還存在意識缺失、制度缺陷、信息化水平低等問題,仍需要我們不斷探索,不斷強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理意識,完善財(cái)務(wù)檔案管理制度,提高信息化水平等,保障我國強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)健康有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]馮舒儷.農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理的困境與突圍對策研究[J].財(cái)經(jīng)界:學(xué)術(shù)版,2015,(33).
營養(yǎng)餐工程是國家的一項(xiàng)惠民工程,更是一項(xiàng)有利于國家長遠(yuǎn)發(fā)展的民族振興工程。為了響應(yīng)政策,增加我校學(xué)生營養(yǎng),增強(qiáng)學(xué)生身體素質(zhì),促進(jìn)學(xué)生健康成長。根據(jù)上級指示和文件精神,結(jié)合我校實(shí)際,特制定營養(yǎng)餐工作計(jì)劃:
一、營養(yǎng)餐工程實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組:
組長:xxx
副組長:xx
成員:各班班主任
二:供餐方式:
每天早上七點(diǎn)五十至八點(diǎn)半由班主任負(fù)責(zé),營養(yǎng)餐管理小組成員監(jiān)督按班級到餐廳憑營養(yǎng)餐證領(lǐng)取。
1、質(zhì)量檢驗(yàn)驗(yàn)收組:
組長:xx
組員:xxxx
職責(zé)和要求:(1)對所有入庫物品進(jìn)行質(zhì)量抽查,填寫抽查表,
(2)走訪學(xué)生,了解學(xué)生對營養(yǎng)餐的意見或建議。
(3)確保質(zhì)量,核對數(shù)量。
2、營養(yǎng)餐管理組:
組長:xx
組員:各班班主任
職責(zé)和要求:(1)監(jiān)督按時(shí)足額提供各班新鮮的營養(yǎng)餐。
(2)指導(dǎo)學(xué)生按時(shí)有序就餐,不能浪費(fèi)或亂扔。
(3)了解學(xué)生變動情況,及時(shí)將情況匯報(bào)學(xué)校。
3、統(tǒng)計(jì)和檔案管理組:
組長:xx
組員:各班班主任
職責(zé)和要求:(1)每周按時(shí)做好分發(fā)統(tǒng)計(jì)工作。
(2)整理好每天每班的用餐情況,裝訂成冊,歸檔管理。
4、營養(yǎng)餐采購組:
組長:xx
組員:xxxxxxxxxxx
保管員:xxx
會計(jì):xxx
出納:xxx
5、營養(yǎng)餐食譜:
雞蛋、稀飯豆花紫菜湯醪糟湯銀耳湯豆?jié){西紅柿雞蛋湯炸雞腿炸小黃魚烤腸包子油餅油條菜夾饃荷葉餅
三、工作實(shí)施具體步驟:
(1)每天由分管小組牽頭,負(fù)責(zé)驗(yàn)收,做好登記保管,統(tǒng)計(jì)、發(fā)放工作。
(2)管理學(xué)生每天早上按班人數(shù)憑證就餐。
(3)督促學(xué)生就餐后將垃圾自覺放入垃圾箱,不得亂扔。
四、實(shí)施范圍和標(biāo)準(zhǔn):
我校按照上級要求,學(xué)生在校期間每人每天免費(fèi)提供營養(yǎng)餐,必須保證每生每天足額享受國家3元補(bǔ)助。
xx初中
2014年3月28日
(一)學(xué)生“營養(yǎng)餐工程”責(zé)任追究制度
1、必須把“營養(yǎng)餐工程”實(shí)施情況作為學(xué)校政務(wù)公開的一項(xiàng)主要內(nèi)容,并要及時(shí)公布,廣泛接受學(xué)生、家長和社會的監(jiān)督;
2、學(xué)校要與供貨商簽訂責(zé)任書,對向?qū)W校配送不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)食品而引發(fā)中毒事件或其它食源性疾病的供貨商要依法嚴(yán)肅查處;
3、學(xué)校不得私自購買非定點(diǎn)企業(yè)的食品,對進(jìn)校食品質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán),運(yùn)送不規(guī)范,保管不善,加工不規(guī)范等造成群體性衛(wèi)生事件的,要依法追究有關(guān)人員和具體工作人員的責(zé)任;
4、對于擠占、挪用、截留、克扣蛋奶工程資金的要視其情節(jié)予以追究,情節(jié)嚴(yán)重的要移交司法機(jī)關(guān)查處;
5、學(xué)校要分工負(fù)責(zé),明確責(zé)任,逐級簽訂責(zé)任書。否則造成食品衛(wèi)生事故的,要追究學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,嚴(yán)重的要追究刑事責(zé)任。
(二)學(xué)生營養(yǎng)餐工程衛(wèi)生管理制度
1、必須以正常渠道進(jìn)貨,供應(yīng)商必須持有有效的衛(wèi)生許可證。
2、供應(yīng)商需提供有效的衛(wèi)生許可證、檢驗(yàn)或檢疫合格或化驗(yàn)單的復(fù)印件,方可簽署購銷合同。
3、每月定期檢查供應(yīng)商提供的證件是否有效,如發(fā)現(xiàn)即將過期,學(xué)校應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取已年檢或新的有效證件。
4、如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)(一個月)未能提供有效證件,則暫停與其合作關(guān)系,直至證件齊全方可考慮繼續(xù)購入其貨物。
5、不采購腐敗變質(zhì)、霉變及其他不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)要求的食品。
6、運(yùn)輸車輛和容器應(yīng)專用,嚴(yán)禁與其他非食品混裝、混運(yùn)。
7、建立倉庫進(jìn)出庫專人驗(yàn)收登記制度,做到勤進(jìn)勤出,先進(jìn)先出,定期清倉檢查,防止食品過期、變質(zhì)、霉變,及時(shí)清理不符合衛(wèi)生要求的食品。
8、搞好倉庫內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生,與采購部無關(guān)人員,一律不準(zhǔn)進(jìn)入。
9、其它原因出現(xiàn)腐敗變質(zhì)、酸敗、霉變的食品、一律不交到下工序加工。
10、蛋奶儲藏室不得儲存蛋奶外的其它物品。
(三)學(xué)生營養(yǎng)餐工程食品驗(yàn)收、儲存制度
為確保蛋奶儲存管理規(guī)范,責(zé)任明確,特制定以下制度:
1、學(xué)校設(shè)置專用的蛋奶儲藏室,配備好蛋奶儲存設(shè)備,確保食品儲藏安全衛(wèi)生。
2、管理員應(yīng)切實(shí)履行崗位職責(zé),積極認(rèn)真的完成好蛋奶儲存管理工作。
3、入庫食品必須認(rèn)真檢查,不能有破蛋入庫,更不能有過期、變質(zhì)、污染牛奶入庫。入庫的蛋奶應(yīng)認(rèn)真登記,必須做到出廠時(shí)間和檢驗(yàn)信息真實(shí)。
4、實(shí)行索證登記制度,每批食品入庫必須由供貨商提品檢疫、檢驗(yàn)合格證及進(jìn)貨發(fā)票,建好臺賬。
5、每批食品入庫后必須及時(shí)留樣,留樣時(shí)間為三天。
6、出庫食品必須有領(lǐng)取人員簽名,并準(zhǔn)確登記數(shù)量和時(shí)間。
7、加強(qiáng)對儲藏室的管理與監(jiān)督,任何人未經(jīng)許可不得進(jìn)入儲藏室。室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,不準(zhǔn)在室內(nèi)干與蛋奶工作無關(guān)的事。
8、冷藏設(shè)備不準(zhǔn)存放蛋奶以外的食品和物品。
9、做好對儲藏保管人員的專業(yè)知識培訓(xùn),搞好室內(nèi)衛(wèi)生,確保室內(nèi)整潔。管理員必須每天打掃庫內(nèi)衛(wèi)生,定時(shí)對儲藏室進(jìn)行消毒。
10、加強(qiáng)值班,防止不法分子投毒而造成中毒事件的發(fā)生。
(四)學(xué)生營養(yǎng)餐工程發(fā)放與用餐制度
1、班主任教師要具體負(fù)責(zé)學(xué)生每天蛋奶工程的發(fā)放工作,并認(rèn)真做好蛋奶發(fā)放的登記、留觀和用餐后學(xué)生的反響、動態(tài)。一旦有特殊情況,要立即向?qū)W校報(bào)告。
2、班主任教師要經(jīng)常性的對學(xué)生進(jìn)行生活指導(dǎo)、健康教育等工作,負(fù)責(zé)用餐期間的秩序、監(jiān)管用餐的全過程,統(tǒng)一實(shí)行集體用餐和監(jiān)督用餐,防止學(xué)生留餐、棄餐等行為,一旦發(fā)現(xiàn)要嚴(yán)肅懲處。
3、學(xué)校要將蛋奶及時(shí)發(fā)到學(xué)生手中,不得克扣、截留或轉(zhuǎn)移早餐為他人飲用等行為,一旦發(fā)現(xiàn)要追究責(zé)任,嚴(yán)肅懲處。
4、學(xué)校負(fù)責(zé)蛋奶工程教師要經(jīng)常對學(xué)生進(jìn)行調(diào)查,逐一摸底,造冊登記,如果食用蛋奶工程有過敏者要立即向?qū)W校報(bào)告,并做好工作,予以調(diào)整。
(五)學(xué)生營養(yǎng)餐工程檔案管理制度
1、學(xué)校營養(yǎng)餐工作建立檔案,由分管此項(xiàng)工作老師專人管理。
2、上級主管部門關(guān)于營養(yǎng)餐工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的營養(yǎng)餐工作各種管理制度,突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校接收、發(fā)放蛋奶情況等材料必須及時(shí)歸檔,按自然月份存放。
5、對于突發(fā)事故,應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校營養(yǎng)餐工作檔案實(shí)行借還登記制度,按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。
7、管理人員隨時(shí)搞好營養(yǎng)餐工作檔案的保管,注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時(shí)注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
9、檔案的資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確,為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實(shí)情況提供詳實(shí)的資料依據(jù)。
10、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理借閱登記手續(xù),借閱人要愛護(hù)檔案原件,用后及時(shí)歸還。
為切實(shí)加強(qiáng)全市糧食庫存管理,確保我市糧食庫存帳實(shí)相符,儲存安全,市局決定九月份在全市范圍內(nèi)組織開展全市糧食庫存檢查工作,現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、檢查范圍
檢查范圍為國有和國有控股糧食經(jīng)營企業(yè)以及仍承擔(dān)政策性糧食業(yè)務(wù)的其他所有制企業(yè)儲存的地方儲備糧和商品糧。
二、檢查內(nèi)容
(一)糧食庫存實(shí)物檢查。主要檢查庫存糧食的數(shù)量、品種、性質(zhì)情況;地方儲備糧(市、縣級)實(shí)際承儲庫點(diǎn)分布和承儲數(shù)量情況。
(二)糧食庫存賬務(wù)檢查。一是企業(yè)糧食庫存賬實(shí)相符、賬賬相符情況;二是企業(yè)糧食庫存賬務(wù)處理情況;三是不同性質(zhì)和品種的糧食按規(guī)定進(jìn)行分賬管理和分倉儲存情況;四是儲備糧輪換情況,重點(diǎn)檢查20*年度地方儲備糧輪換情況。
(三)庫存糧食質(zhì)量狀況和衛(wèi)生安全狀況的檢查。一是糧食質(zhì)量管理制度執(zhí)行情況,重點(diǎn)檢查索證及執(zhí)行出入庫檢驗(yàn)制度、建立質(zhì)量檔案等情況;二是質(zhì)量安全情況,根據(jù)轄區(qū)內(nèi)糧食可能受到有毒有害物質(zhì)污染、真菌毒素感染情況,安排相關(guān)衛(wèi)生指標(biāo)的檢驗(yàn);三是質(zhì)量狀況,重點(diǎn)檢查水分、雜質(zhì)等質(zhì)量指標(biāo)和儲存品質(zhì)指標(biāo);四是重點(diǎn)檢查企業(yè)庫存糧食中有無儲糧安全隱患;檢查各項(xiàng)管理工作是否規(guī)范。
(四)最低收購價(jià)糧食檢查。檢查最低收購價(jià)糧食的銷售出庫情況;
(五)涉及糧食庫存管理的其他情況。一是檢查消防設(shè)施是否配套齊全,性能是否完好,存放是否合理;二是糧倉機(jī)械存放是否合理有序,保養(yǎng)是否及時(shí);三是中心藥庫、分庫是否安全;四是電源線路是否老化,是否暢通。
三、檢查時(shí)間
糧食庫存檢查以20*年8月末的糧食庫存統(tǒng)計(jì)月報(bào)結(jié)報(bào)日為檢查時(shí)點(diǎn)。檢查工作分自查和復(fù)查2個階段。9月20日之前,各縣(市)區(qū)糧食局和市屬企業(yè)負(fù)責(zé)組織自查,9月底之前,在自查的基礎(chǔ)上,市糧食局成立聯(lián)合檢查組進(jìn)行復(fù)查。
四、檢查結(jié)果的匯總與報(bào)送
9月20日之前,各縣(市)區(qū)糧食局及市局有關(guān)直屬各企業(yè)要將加蓋單位公章的檢查報(bào)告報(bào)送市糧食局調(diào)控監(jiān)督處,報(bào)送的材料包括正式的文字報(bào)告和相應(yīng)的電子文本。
五、工作要求。
(一)此次糧食庫存檢查按照范圍要求有倉必到,有糧必查,特別對上次糧食庫存檢查中發(fā)現(xiàn)的問題必須徹底糾正。有關(guān)檢查的內(nèi)容、方法、組織形式、數(shù)據(jù)匯總等方面的具體方法和要求,請嚴(yán)格按照《糧食庫存檢查暫行辦法》。
(二)糧食庫存檢查的自查統(tǒng)計(jì)范圍應(yīng)嚴(yán)格與8月末國有糧食企業(yè)糧食庫存統(tǒng)計(jì)月報(bào)口徑保持一致,各縣(市)區(qū)糧食局在復(fù)查和數(shù)據(jù)匯總過程中要層層把關(guān),落實(shí)責(zé)任,認(rèn)真核對檢查結(jié)果,如發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)報(bào)送單位不一致、檢查匯總的統(tǒng)計(jì)賬面數(shù)與以前報(bào)送的同期統(tǒng)計(jì)月報(bào)數(shù)量不符等問題,應(yīng)認(rèn)真查明原因,并進(jìn)行書面說明??h(市)區(qū)糧食行政管理部門對檢查結(jié)果和上報(bào)數(shù)據(jù)要負(fù)責(zé)任。
(三)復(fù)查階段,對地方儲備糧質(zhì)量檢查的覆蓋面不低于庫存總量和承儲庫點(diǎn)數(shù)量的25%;同時(shí),對執(zhí)行糧食質(zhì)量管理制度的情況和20*年4月檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量和原糧衛(wèi)生問題的整改情況也要一并檢查。
關(guān)鍵詞:施工項(xiàng)目;物資管理;現(xiàn)代化管理模式
中圖分類號:TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:
前言
變是永恒的不變,任何已有的和常規(guī)的管理模式都將被創(chuàng)新的管理模式所取代。目前建筑企業(yè)的施工項(xiàng)目物資管理應(yīng)該在不斷的發(fā)展中完善,改進(jìn)管理模式,不能固守陳規(guī),應(yīng)緊緊關(guān)注當(dāng)前物資管理發(fā)展的動態(tài)與趨勢,修正管理模式。只有科學(xué)的、先進(jìn)的管理模式才能提升施工項(xiàng)目的物資管理水平、提高工作效率,增加企業(yè)利潤。因此,本文將針對這個問題提出施工項(xiàng)目物資現(xiàn)代化管理模式,并對其具體的方法和措施進(jìn)行詳細(xì)的闡述和論證,說明各大中型建筑企業(yè)應(yīng)如何運(yùn)用物資現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行施工項(xiàng)目的物資管理,提高工作效率,提升企業(yè)盈利能力。
一、研究施工項(xiàng)目物資現(xiàn)代化管理的必要性
對于一個施工項(xiàng)目來說,物資消耗成本約占工程總造價(jià)的70%左右,施工項(xiàng)目物資管理的好壞直接影響到整個施工項(xiàng)目的盈虧程度。隨著我國建筑業(yè)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,建筑企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模越來越大,分工也越來越細(xì),生產(chǎn)上臺階,管理上等級,勢必對物資管理提出了新的更高的要求。只有迅速提高物資管理水平,推行現(xiàn)代化管理,大力推行、完善物資管理信息化才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展。通過采用現(xiàn)代化管理手段,運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)工作效率和企業(yè)效益的提高,這是物資現(xiàn)代化管理模式的目標(biāo)所在。
二、施工項(xiàng)目物資現(xiàn)代化管理模式概念的提出
所謂物資現(xiàn)代化管理模式,就是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和技術(shù),合理有效地組織、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督生產(chǎn)資料流通中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動,以最少的勞動消耗,最低的物資損耗,取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。對建筑企業(yè)的施工項(xiàng)目而言,物資現(xiàn)代化管理是指建筑企業(yè)為適應(yīng)現(xiàn)代化項(xiàng)目施工發(fā)展的客觀要求,運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和建筑企業(yè)內(nèi)部管理現(xiàn)代化成果以及先進(jìn)的管理方法和現(xiàn)代化的管理手段,對建筑企業(yè)物資流通和使用過程中的一切經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行有效的管理,達(dá)到提高工作效率,降低企業(yè)成本的目的。
三、施工項(xiàng)目物資管理的現(xiàn)狀
(一)施工項(xiàng)目物資信息化管理雖已開始使用,但并不成熟
物資的信息化管理是建筑企業(yè)提升物資管理水平、理順物資管理流程、增加盈利和降低成本的有效手段。目前雖然很多建筑企業(yè)開始認(rèn)識到物資信息化管理的重要性并且開始建立物資信息化管理系統(tǒng),但是并不成熟,很多問題需要完善和補(bǔ)充。
(二)施工項(xiàng)目物資的現(xiàn)場使用和管理并沒有形成一個成熟的管理模式
施工項(xiàng)目物資的現(xiàn)場使用和管理是控制物資損耗、提高物資使用效率的重要環(huán)節(jié),這是一個動態(tài)過程,應(yīng)該形成一套成熟的動態(tài)管理模式,但就目前大多數(shù)施工項(xiàng)目而言這種管理模式并不具備。
(三)庫存管理不被重視,存在盲區(qū),也沒有科學(xué)的庫存管理方法
庫存管理是施工項(xiàng)目物資管理的組成部分,但是大多數(shù)施工項(xiàng)目只重視物資的計(jì)劃管理、采購管理和使用管理,卻忽視了庫存管理的重要性,自然也不具備科學(xué)的庫存管理方法。
四、施工項(xiàng)目物資現(xiàn)代化管理模式的具體方法和措施
(一)建立物資管理信息平臺,加強(qiáng)信息資源的快速利用
第一,建立物資采購信息平臺。通過物資遠(yuǎn)程結(jié)算系統(tǒng),采集分布在企業(yè)各個片區(qū)的項(xiàng)目物資采購信息:如大宗材、特種材價(jià)格信息、數(shù)量信息等,通過企業(yè)物資管理部門信息管理員的整理加工,形成物資供應(yīng)商信息庫和物資采購信息庫,每月或每季度在物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息,為企業(yè)快速投標(biāo)詢價(jià)、報(bào)價(jià)提供可靠數(shù)據(jù),并且可以增加施工項(xiàng)目物資采購行為的透明度,作為企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的共享資源。
第二,建立周轉(zhuǎn)物資調(diào)撥平臺。通過物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺,建筑企業(yè)下屬各施工項(xiàng)目把需要調(diào)撥和待調(diào)撥的物資列出清單,及時(shí)在物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺上;或以手機(jī)、實(shí)地考察等輔助形式及時(shí)進(jìn)行信息反饋。使企業(yè)物資管理部門能夠成為企業(yè)的物資調(diào)撥中心,及時(shí)在各項(xiàng)目間尋找到物資的調(diào)出方和物資的調(diào)入方,實(shí)現(xiàn)物資內(nèi)部調(diào)撥活動。降低各項(xiàng)目工程消耗成本服務(wù),減少分公司的資金占用,提高庫存物資的利用率,提升企業(yè)的市場競爭力。
第三,建立物資供應(yīng)商信息平臺。以物資遠(yuǎn)程結(jié)算系統(tǒng)為工具,或各項(xiàng)目每季度向企業(yè)物資管理部門報(bào)送物資供應(yīng)商電子版花名冊的形式,采集分布在各個片區(qū)的項(xiàng)目的物資供應(yīng)商信息檔案、通過信息管理員的動態(tài)管理,及時(shí)更新補(bǔ)錄,以便精準(zhǔn)快捷的尋求到有實(shí)力、有信譽(yù),愿意與企業(yè)達(dá)成長期物資采購合作伙伴的供應(yīng)商,為企業(yè)和施工項(xiàng)目的物資采購活動提供便捷的渠道。
建立物資管理信息系統(tǒng),加強(qiáng)物資信息化管理
管理信息系統(tǒng)的精髓在于以現(xiàn)代管理理念規(guī)范管理流程,達(dá)到“規(guī)范”和“提高”的目的。物資管理信息系統(tǒng)在體系框架上,按照管理的職能分析,應(yīng)分為物資計(jì)劃管理、采購管理、庫存管理、存貨核算管理等四個部分。管理以計(jì)劃為龍頭,通過計(jì)劃管理準(zhǔn)確 編制物資計(jì)劃,保證項(xiàng)目施工正常進(jìn)行,又減少庫存積壓。在計(jì)劃管理引導(dǎo)下,實(shí)施采購管理以及時(shí)獲得項(xiàng)目施工所需的物資;通過庫存管理,實(shí)現(xiàn)物資在庫的全面控制和管理;通過存貨核算管理,控制存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管過程,監(jiān)督存貨的資金占用情況,完成與物資相關(guān)的經(jīng)濟(jì)核算,促進(jìn)企業(yè)提高資金的使用效果。 運(yùn)用物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行物資的信息化管理可以大幅度的提高辦公效率,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公理念;運(yùn)用信息系統(tǒng)的查詢功能可以隨時(shí)隨地的查看施工項(xiàng)目各種物資的采購、使用和庫存情況;可以很明了的反映出施工項(xiàng)目各個節(jié)點(diǎn)的物資成本,便于建筑企業(yè)物資主管部門對下屬個項(xiàng)目的物資進(jìn)行集中管理。
(三)在施工現(xiàn)場的物資使用和管理上采用動態(tài)管理模式
動態(tài)管理模式(這里簡稱為PDCC管理模式)分為以下幾個步驟:計(jì)劃(plan)、實(shí)施(do)、對比(contrast)、糾偏(correct)。物資動態(tài)管理的核心是,在工程實(shí)施的過程中定期地進(jìn)行目標(biāo)的計(jì)劃值和實(shí)際值的比較,當(dāng)發(fā)現(xiàn)目標(biāo)偏離時(shí)采取糾偏措施。為避免目標(biāo)偏離的發(fā)生,應(yīng)該重視事前的控制,即事前分析可能導(dǎo)致目標(biāo)偏離的各種因素,并針對這些影響因素采取有效的預(yù)防措施。物資動態(tài)管理模式的流程圖如下:
1.計(jì)劃:計(jì)劃即施工項(xiàng)目所需要各種物資的計(jì)劃量。按基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不同可以分為最高限額計(jì)劃量和目標(biāo)限額計(jì)劃量、按時(shí)間段不同可以分為物資總計(jì)劃、月計(jì)劃和周計(jì)劃。計(jì)劃量是動態(tài)控制過程的基礎(chǔ),是控制物資量耗和反應(yīng)物資盈虧的標(biāo)尺。計(jì)劃量可以有多種,以材料的投標(biāo)量提出的計(jì)劃量作為材料消耗量的最高限額,成為最高限額計(jì)劃量。提計(jì)劃量的專業(yè)人員根據(jù)自己的施工經(jīng)驗(yàn)和施工圖紙計(jì)算出來的預(yù)算量作為材料消耗量的目標(biāo)限額,稱為目標(biāo)限額計(jì)劃量。正常情況下前者要大于后者。對于在施項(xiàng)目來說,最高限額計(jì)劃量往往已經(jīng)確定,那么目標(biāo)限額計(jì)劃量的精確程度就極為重要。目標(biāo)限額計(jì)劃量將作為以后對比、糾偏的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
2.實(shí)施:實(shí)施即根據(jù)已經(jīng)確定的目標(biāo)限額計(jì)劃量按物資總計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃開始備料,根據(jù)計(jì)劃進(jìn)場時(shí)間安排相關(guān)物資有序進(jìn)場,并做好物資的保管工作。在備料和材料進(jìn)場的過程中要充分考慮到施工現(xiàn)場物資的實(shí)際使用進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)場進(jìn)度的偏差,要以實(shí)際情況為準(zhǔn),避免現(xiàn)場物資的庫存量積壓,造成不必要的資金占用和物資損耗。
3.對比:對比是物資動態(tài)管理模式中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),這個階段物資已經(jīng)進(jìn)場并且開始使用,對比的兩個數(shù)據(jù)分別是目標(biāo)限額計(jì)劃量和物資的實(shí)際使用量。對比需要定期進(jìn)行,比如以物資周計(jì)劃為基準(zhǔn),每周對比一次;或者以月計(jì)劃為基準(zhǔn)每月對比一次。當(dāng)施工項(xiàng)目結(jié)束時(shí)可以根據(jù)物資總計(jì)劃與實(shí)際使用量進(jìn)行對比分析。在對比過程中一旦發(fā)現(xiàn)物資的實(shí)際用量偏離目標(biāo)限額計(jì)劃量時(shí),要立即提出來,并且做好數(shù)據(jù)的比對分析,然后組織項(xiàng)目上的相關(guān)人員進(jìn)行全方位的具體分析。對比過程中應(yīng)用的表格如下:
4.糾偏:糾偏是物資動態(tài)管理中的核心環(huán)節(jié),是在相應(yīng)的目標(biāo)計(jì)劃值和實(shí)際使用量比對出現(xiàn)偏差時(shí),對出現(xiàn)的偏差進(jìn)行分析論證,查找原因,并且找到解決問題的方法,或者預(yù)防再次出現(xiàn)這種偏差的防范措施。
(四)運(yùn)用運(yùn)籌學(xué)理論進(jìn)行施工項(xiàng)目物資的庫存管理
庫存論是運(yùn)籌學(xué)的一個分支,研究倉庫儲存的理論。任何施工項(xiàng)目為了保證正常的施工或供應(yīng).都需要儲存一定數(shù)量的物資。但存貨過多,會積壓資金增加倉儲費(fèi)用;存貨過少,可導(dǎo)致供不應(yīng)求影響正常施工。庫存論就是研究在什么時(shí)間、用什么辦法保證物資最優(yōu)存儲量的理論和方法。它既要保證項(xiàng)目施工的正常進(jìn)行,又要使流動資金占用額和進(jìn)貨倉儲費(fèi)用降到最低。
施工項(xiàng)目的物資儲備主要是鋼筋、模板、木方等大宗材料和架子管、扣件等周轉(zhuǎn)材料的儲備。通過對運(yùn)籌學(xué)中庫存論的理解我們可以從以下幾點(diǎn)來進(jìn)行施工項(xiàng)目上物資的庫存管理:
對施工項(xiàng)目的物資進(jìn)行分類管理,可分為長線物資、產(chǎn)銷平衡物資和緊俏物資。對于供應(yīng)充足、可即時(shí)購買的長線物資原則上不儲存,對產(chǎn)銷平衡物資通過合理安排進(jìn)貨時(shí)間實(shí)現(xiàn)不儲存,而對于進(jìn)貨相對困難的緊俏物資則要備有一定的儲存量。
對物資儲備量實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控,及時(shí)掌握物資儲存情況,預(yù)防物資供應(yīng)不足和超儲現(xiàn)象的發(fā)生。
如果出現(xiàn)物資超儲和積壓的現(xiàn)象,建筑企業(yè)內(nèi)部能夠在各個施工項(xiàng)目之間進(jìn)行調(diào)撥使用的物資實(shí)行調(diào)撥使用,無法調(diào)撥使用的物資可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商退貨,或按需求與其他企業(yè)進(jìn)行物資交換,盡可能的降低企業(yè)因超儲和積壓而造成的損失。
提倡“零庫存”概念。不以庫存形式存在就可以免去倉庫存貨的一系列問題,如倉庫建設(shè)、管理費(fèi)用,存貨維護(hù)、保管、裝卸、搬運(yùn)等費(fèi)用,存貨占用流動資金及庫存物的老化、損失、變質(zhì)等問題。 零庫存,是指物資在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個或幾個經(jīng)營環(huán)節(jié)中,不以倉庫存儲的形式存在,而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。也就是說零庫存的關(guān)鍵不在于適當(dāng)不適當(dāng),這和有否擁有庫存沒有關(guān)系,問題的關(guān)鍵在于是產(chǎn)品的存儲還是周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。 它并不是指以倉庫儲存形式的某種物資的儲存數(shù)量真正為零,而是通過實(shí)施特定的庫存控制策略,實(shí)現(xiàn)庫存量的最小化。日本首先提出了“零庫存”管理的概念,并成功運(yùn)用至今,現(xiàn)在這種物資儲備模式已經(jīng)在世界范圍內(nèi)推廣開來。近年來,我國企業(yè)的零庫存管理取得了重大進(jìn)展,國內(nèi)知名企業(yè)海爾集團(tuán)就是零庫存管理的主要受益者之一?!傲銕齑妗笔瞧髽I(yè)物資儲備管理的最優(yōu)狀態(tài),可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益,我國建筑企業(yè)也應(yīng)該在這方面加大研究力度,提高它在企業(yè)中的普及率。
[關(guān)鍵詞] 裝備機(jī)關(guān); 檔案數(shù)字化; 信息系統(tǒng)
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062
[中圖分類號] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2014)05- 0108- 02
1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
近年來,隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進(jìn)和社會信息化整體進(jìn)程的加快,數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。2000年起,國家檔案局、中央檔案館開始機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作[1]。在此基礎(chǔ)上,2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點(diǎn)基礎(chǔ)上推動機(jī)關(guān)電子文件管理工作,加強(qiáng)對在辦公區(qū)域相對集中機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立‘文件(檔案)管理中心’的指導(dǎo)”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作的開展,在標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績,為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。
要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的順利運(yùn)行,對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化并對數(shù)字化檔案進(jìn)行高效管理,最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進(jìn)的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫,并強(qiáng)化檔案行政管理職能,可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報(bào)移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能,最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求,使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺階。
2 軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理,就是在部隊(duì)主管裝備工作的各級機(jī)關(guān),改變以紙質(zhì)資料形式存儲保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式,采用先進(jìn)的信息技術(shù),借鑒和運(yùn)用檔案數(shù)字化管理理論及先進(jìn)方法,開發(fā)建設(shè)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng),將部隊(duì)各級裝備機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項(xiàng)活動中形成和積累的各種計(jì)劃、方案、批示、報(bào)告、規(guī)章制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進(jìn)行采集、歸類、整理、維護(hù),實(shí)現(xiàn)裝備機(jī)關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲與管理,并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng),可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題,對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題
軍隊(duì)各級裝備機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)本級部隊(duì)軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作,每年都會形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講,包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項(xiàng)活動工作文件資料;從形式上講,包括各類報(bào)表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展,是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累,對裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用,應(yīng)給予安全存儲和有效利用。
目前,裝備機(jī)關(guān)文檔資料的存儲管理方式有兩種:一是傳統(tǒng)的以實(shí)物形式保存,手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實(shí)物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時(shí)收集整理,容易造成文件失存,查詢檢索困難,已經(jīng)不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中,存檔文件不能集中存放,查詢不便,不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運(yùn)用。
應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化,并集中存放管理,有利于形成裝備保障工作的歷史積累,有利于文檔資料的科學(xué)管理,能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo),是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進(jìn)行集中管理,實(shí)現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性,適應(yīng)海量存儲需求,易于管理和維護(hù),并具備較高的開放性,即能夠提供各種接口及服務(wù),以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用,與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合,使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動歸檔到系統(tǒng)中,提高工作效率。
5 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃
裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分:檔案資料數(shù)據(jù)庫和檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。
5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫
裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫、文檔資料數(shù)據(jù)庫、多媒體資料數(shù)據(jù)庫組成。
(1) 目錄數(shù)據(jù)庫:將各類檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容,錄入計(jì)算機(jī),形成機(jī)檢目錄,以備查詢利用。
(2) 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫:是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括:裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學(xué)術(shù)項(xiàng)目情況及文檔資料、經(jīng)費(fèi)管理文檔資料、專項(xiàng)重大活動文檔資料等。
(3) 文檔資料數(shù)據(jù)庫:具體包括已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的數(shù)字化文檔。
(4) 多媒體資料數(shù)據(jù)庫:業(yè)務(wù)工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)
(1) 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進(jìn)行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理,能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
(2) 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進(jìn)行錄入、上傳。在錄入時(shí)可設(shè)立多級目錄,分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件,并可設(shè)定共享單位,指定共享、不共享或有限共享,顯示上傳時(shí)間及用戶名。
(3) 數(shù)字檔案檢索功能??梢曰谫Y料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄和關(guān)鍵字(主題)等屬性組合搜索,從海量文檔中快速準(zhǔn)確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問,使資料得以多人共享,方便協(xié)同查看,工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時(shí),只需登錄系統(tǒng)即可查看,再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印,節(jié)約了成本。
(4) 統(tǒng)計(jì)功能。主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、資源上傳時(shí)間、資料類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
(5) 用戶級權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶,并根據(jù)用戶的不同等級,實(shí)現(xiàn)對訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理,并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。
(6) 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括:系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。
(7) 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程,二是系統(tǒng)版本說明。
6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點(diǎn)與關(guān)鍵問題
6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面,既有業(yè)務(wù)資料,也有首長重要批示和講話、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)范;既有手寫文檔資料,也有油印和打印資料,還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數(shù)量龐大,種類復(fù)雜,需要按照檔案電子化需求重新進(jìn)行梳理分類,構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系,為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。
6.2 檔案存儲與檢索技術(shù)
一是要科學(xué)設(shè)計(jì)各類檔案資料的存儲方式和存儲結(jié)構(gòu),做到低冗余、全覆蓋、安全高效;二是對于文檔、資料進(jìn)行存儲時(shí),是將其轉(zhuǎn)換成圖片進(jìn)行存儲,并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內(nèi)容,同時(shí)音視頻文件在存儲時(shí),存儲的只是具體二進(jìn)制文件,為了進(jìn)行檢索,還需要在保存文檔時(shí),對文檔的主要內(nèi)容進(jìn)行描述,比如采用關(guān)鍵字方式對該資料(文檔圖片、音視頻)進(jìn)行描述,如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進(jìn)行文檔匹配,保證查全率和查準(zhǔn)率,對查詢結(jié)果進(jìn)行排序,保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時(shí)需要研究的內(nèi)容。
6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制
將大量的檔案數(shù)字化,是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調(diào)查,包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃,包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長的工程,在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中,所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出,一定要保障檔案原件的完整,不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實(shí)施全程控制,要對文檔資料做全面的質(zhì)量檢查,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容:一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確,對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的,人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān),直接導(dǎo)致返工,間接導(dǎo)致成本的增加,時(shí)間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率,掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌,字跡清楚不失真,無錯掃、漏掃,對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。
關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)涉密類檔案保密工作特點(diǎn)
1.檔案存放地點(diǎn)是保密工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身?xiàng)l件限制,必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定,檔案存放地點(diǎn)必須具備防盜措施,要制定嚴(yán)格的檔案存放地點(diǎn)管理制度,無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入,最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育?!稒n案法》中嚴(yán)格規(guī)定,機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員,嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。近年來,大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準(zhǔn)入制度,要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明,并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn),加強(qiáng)職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對涉密類檔案進(jìn)行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定,傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同,分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中,不同密級的檔案需要進(jìn)行分類集中管理,并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時(shí),對各個密級檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時(shí)限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。這就最大限度地保護(hù)了涉密檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型涉密類檔案保密工作相比,電子信息檔案保密工作有其特殊之處,一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個階段,我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件,給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好涉密類檔案保密工作,需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認(rèn)真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的優(yōu)勢。首先,電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮,存儲介質(zhì)占用空間極小,對存放場地要求相對較低。其次,電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快,資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷,方便用戶使用,可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足。誠然,利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn),涉密類檔案一旦泄密,其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點(diǎn)會給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后,其損失難以在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。
三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作
筆者認(rèn)為,做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢,結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn),取長補(bǔ)短,努力克服問題和不足。具體說來,應(yīng)注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作,其根本出發(fā)點(diǎn)都是為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密性檔案管理,其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說,服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度,用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
(1)要根據(jù)實(shí)際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明,便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上,結(jié)合電子信息檔案的特點(diǎn)制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施,保證硬件安全,另一方面要及時(shí)做好相應(yīng)備份,防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,在今后的工作中,除了要對檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外,更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。
當(dāng)然,利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,需要動員社會方方面面的力量參與其中,形成“保密帶動管理,管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式,切實(shí)將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻(xiàn):
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