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1、合法性原則。
即企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。
第一,實施會計電算化,必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律。
第二,必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度。
第三,還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度,以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性,崗位分工和人員職責(zé)的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
2、效益性原則。
提高經(jīng)濟(jì)效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟(jì)效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟(jì)效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益,雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。
以下幾個方面值得特別注意:
第一,在系統(tǒng)實施前,應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進(jìn)行全面分析,先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進(jìn)行會計電算化工作。
第二,可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說,評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。也就是說,要從計算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。
第三,在系統(tǒng)設(shè)計過程中,也應(yīng)堅持效益性原則,力求降低設(shè)計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
3、系統(tǒng)性原則。
也就是以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進(jìn)行會計電算化實施工作。要注意以下兩點:
第一,內(nèi)部與外部相聯(lián)系。
會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的,因此,實施會計電算化時,應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。
第二,局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進(jìn)行。這樣,在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計實施時,必須有全局的觀點,考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性,使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng),而不能只考慮局部的優(yōu)化,以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
4、規(guī)范性原則。
包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求,可以使系統(tǒng)實施避免二義性,避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
5、可靠性原則。
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要考慮以下三個方面:
第一,準(zhǔn)確性,即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進(jìn)行重點防護(hù),保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。
第二,安全性,要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用,數(shù)據(jù)丟失及非法改動,此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。
第三,易擴(kuò)充性,即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度,易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。
6、易用性原則。
一、財務(wù)會計核算
(一)財務(wù)會計核算的基本概述以往對于財務(wù)會計核算的論述,是指企業(yè)財務(wù)部門及人員針對已經(jīng)結(jié)束的經(jīng)營活動展開相關(guān)的計算核算工作,其中包括記賬、算賬、報賬等一系列會計工作。但市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,財務(wù)會計核算的范疇不斷擴(kuò)大,其不僅涵蓋以往所概述的內(nèi)容,還包括經(jīng)營活動開始及進(jìn)行過程中所涉及的所有財務(wù)會計計算核對內(nèi)容。財務(wù)會計核算的具體內(nèi)容有:前期預(yù)算,對經(jīng)營活動開始之前所進(jìn)行的財務(wù)預(yù)測,為企業(yè)做出正確的決策提供依據(jù);經(jīng)營過程中核算,結(jié)合經(jīng)營活動發(fā)展情況,對所涉及的財務(wù)會計予以準(zhǔn)確的核算,以便有效控制經(jīng)營成本;經(jīng)營活動后核算,是經(jīng)營活動成敗的直接體現(xiàn),對經(jīng)營活動所涉及的財務(wù)會計進(jìn)行全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確的核算,了解企業(yè)經(jīng)營成本情況,確定其是否影響企業(yè)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)效益。
(二)財務(wù)會計核算的基本原則
財務(wù)會計核算原則是會計工作的基本要求,按照基本原則來進(jìn)行財務(wù)會計核算,可以大大提高財務(wù)會計核算的準(zhǔn)確性、有效性、真實性。財務(wù)會計核算的基本原則有:
1.明確財務(wù)會計核算計量和要素。在企業(yè)進(jìn)行財務(wù)會計核算的過程中,一定要明確其計量和要素,正確把握財務(wù)會計核算的資本性和收益性,進(jìn)而從權(quán)責(zé)發(fā)生制角度出發(fā)來有序進(jìn)行財務(wù)會計核算,如此可以提高財務(wù)會計核算的準(zhǔn)確性。
2.財務(wù)會計核算信息質(zhì)量準(zhǔn)確。此項原則作為財務(wù)會計核算工作落實需要遵循的基礎(chǔ)原則,需要工作人員在對企業(yè)經(jīng)營活動進(jìn)行財務(wù)會計核算的過程中,必須遵循客觀性、及時性、連貫性、清晰性、準(zhǔn)確性、有效性等基本要求,從而保證財務(wù)會計核算信息完整、真實、準(zhǔn)確。
3.財務(wù)會計核算慣例修訂合理。在修訂財務(wù)會計核算慣例時,工作人員應(yīng)當(dāng)始終保持謹(jǐn)慎的態(tài)度,認(rèn)真對待和重點分析財務(wù)會計核算的關(guān)鍵問題,制定規(guī)范、合理、有效的條例,將其列人到財務(wù)會計核算慣例,提高財務(wù)會計核算慣例的有效性。
二、目前我國企業(yè)會計核算體系存在的問題
(一)會計工作基礎(chǔ)比較薄弱目前很多企業(yè)會計工作基礎(chǔ)比較薄弱,而導(dǎo)致此種情況出現(xiàn)的主要原因有兩種,即企業(yè)會計機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全和電算化會計資料管理不規(guī)范。
1.企業(yè)會計機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。會計部門作為企業(yè)的基礎(chǔ)組成部分之一,會計人員規(guī)范、合理地落實各項會計工作,為企業(yè)提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的會計報表,可以為企業(yè)做出正確的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。但是,一些企業(yè)因受業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模、發(fā)展程度、市場條件等方面的影響和制約,造成企業(yè)會計機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全、不系統(tǒng)的情況,必然會導(dǎo)致會計工作分工不明、工作人員權(quán)責(zé)分配不清、工作層次不清晰等情況出現(xiàn),造成重復(fù)落實會計工作或無人落實會計工作的情況發(fā)生,從而導(dǎo)致會計核算不準(zhǔn)確、不全面,無法為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供依據(jù),影響企業(yè)的良好發(fā)展。
2.電算化會計資料管理不規(guī)范。在我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展的情況下,國內(nèi)很多中小型企業(yè)開始啟用電算化會計,促使會計核算自動化、智能化,以便提高企業(yè)會計核算的準(zhǔn)確性、高效性。但因企業(yè)自身存在的一 些原因或電算化會計軟件存在的一些原因,導(dǎo)致會計資料受損或破壞,造成企業(yè)會計信息不完整、不真實、不準(zhǔn)確的情況時有發(fā)生。所以,企業(yè)電算化會計資料管理不規(guī)范是企業(yè)在規(guī)范財務(wù)會計核算體系過程中需要解決的問題之一。
(二)企業(yè)財務(wù)會計核算監(jiān)督管理機(jī)制不健全
我國企業(yè)財務(wù)會計核算過程中存在這樣一些現(xiàn)象,如企業(yè)核算人員素質(zhì)偏低,在財務(wù)會計核算過程中未依據(jù)相關(guān)制度和機(jī)制,恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行財務(wù)會計核算,導(dǎo)致財務(wù)會計信息不準(zhǔn)確、不真實;企業(yè)管理者管理意識不強(qiáng),未認(rèn)識到財務(wù)會計核算監(jiān)督管理機(jī)制的重要性,馬虎、敷衍地制定監(jiān)督管理機(jī)制,導(dǎo)致監(jiān)督管理機(jī)制無法有效應(yīng)用。由此可見,我國很多企業(yè)均存在財務(wù)會計核算監(jiān)督管理機(jī)制不健全的情況,監(jiān)督管理機(jī)制對財務(wù)會計核算約束不佳,容易造成財務(wù)會計核算不準(zhǔn)確,企業(yè)資金流失、浪費的情況很可能發(fā)生。
(三)財務(wù)會計核算資料保管效果不佳
會計資料包括會計憑證、賬簿、報表及其他資料,是企業(yè)開展經(jīng)營活動和投資決策的重要依據(jù),所以保證會計資料真實、準(zhǔn)確、完整是非常必要的。但目前有些企業(yè)將目光放在經(jīng)營活動上,忽視了企業(yè)財務(wù)會計核算方面,企業(yè)工作人員不注重財務(wù)會計核算資料的保管,造成財務(wù)會計憑證、賬簿、報表缺失或損壞的情況時常發(fā)生,降低會計資料的應(yīng)用性。
三、企業(yè)財務(wù)會計核算體系規(guī)范化的有效措施
當(dāng)前,我國企業(yè)財務(wù)會計核算體系存在諸多問題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取切實有效的措施來規(guī)范財務(wù)會計核算體系,約束財務(wù)會計核算,為企業(yè)經(jīng)營活動或戰(zhàn)略決策提供依據(jù),促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展?;诖?,筆者提出以下建議:
(一)建立完善、規(guī)范的財務(wù)會計核算管理機(jī)制科學(xué)、規(guī)范的財務(wù)會計核算管理機(jī)制是企業(yè)決策者開展相關(guān)工作的依據(jù),同時也是引導(dǎo)企業(yè)迅速走上健康發(fā)展道路的關(guān)鍵性因素。為了推動企業(yè)財務(wù)會計核算體系規(guī)范化、合理化、有效化發(fā)展,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善、規(guī)范的財務(wù)會計核算管理機(jī)制。具體的做法是:企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實際情況及財務(wù)會計核算的崗位需求情況,合理設(shè)置和安排財務(wù)會計核算相關(guān)崗位,以便各個崗位工作人員能夠有效地落實各項財務(wù)會計核算工作,為提高財務(wù)會計核算準(zhǔn)確性創(chuàng)造條件;企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對企業(yè)財務(wù)會計人員的從業(yè)資格是否符合國家相關(guān)規(guī)定予以了解,避免無證上崗人員存在;企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)財務(wù)會計核算人員整體水平,合理安排業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、職業(yè)素質(zhì)教育、專業(yè)知識培訓(xùn)等,以強(qiáng)化工作人員的整體水平。總之,結(jié)合企業(yè)實際情況,建立完善、健全的企業(yè)財務(wù)會計核算管理機(jī)制是非常必要的。
(二)強(qiáng)化財務(wù)人員從業(yè)資格的管理
為了使企業(yè)財務(wù)人員能夠在財務(wù)會計核算工作中充分發(fā)揮作用,做好各項財務(wù)會計核算工作,提高財務(wù)會計核算的準(zhǔn)確性,使其可以作為企業(yè)經(jīng)營活動或戰(zhàn)略決策制定的依據(jù),企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化財務(wù)人員從業(yè)資格管理工作。其一,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從自身發(fā)展需求的角度出發(fā),科學(xué)、合理地設(shè)置企業(yè)會計機(jī)構(gòu),聘請素質(zhì)高、能力強(qiáng)、專業(yè)水平好、經(jīng)驗豐富、具有從業(yè)資格的工作人員來進(jìn)行財務(wù)會計核算工作。其二,企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅持“以人本文”的理念,了解財務(wù)人員的基本情況,為財務(wù)人員提供生活和工作上的幫助,促使財務(wù)人員可以不受不良因素的影響,規(guī)范、合理地進(jìn)行工作,提高工作質(zhì)量和效率。
(三)制定統(tǒng)一的財務(wù)會計考核管理機(jī)制
關(guān)鍵詞:謹(jǐn)慎性原則 企業(yè)會計 運用
經(jīng)濟(jì)改革日益深入,企業(yè)所面臨的外部環(huán)境隨之產(chǎn)生巨大變化,這種變化在帶來機(jī)遇的同時也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)要想突破挑戰(zhàn),在市場競爭中力勝群雄,取得一席之地,就必須正視市場的不確定性,在企業(yè)會計中正確運用謹(jǐn)慎性原則,從而在某種程度上降低企業(yè)所面臨的風(fēng)險,獲取最大化利益。
一、謹(jǐn)慎性原則的概念及作用
(一)謹(jǐn)慎性原則的概念
謹(jǐn)慎性原則也被稱為穩(wěn)健性原則,在企業(yè)會計環(huán)境存在不確定性因素或風(fēng)險的時候,對企業(yè)風(fēng)險做出科學(xué)、正確、合理的預(yù)測,以確保會計信息的真實性和準(zhǔn)確性,從而為企業(yè)的決策提供相應(yīng)的依據(jù)。
(二)謹(jǐn)慎性原則的作用
首先,謹(jǐn)慎性原則運用在企業(yè)會計中可以降低信息的不對稱程度,減少由于信息的不對稱而帶來的道德風(fēng)險,并且在某種程度上減少投資決策的失誤。其次,當(dāng)企業(yè)的會計政策與國家稅收政策相一致時,由于謹(jǐn)慎性原則可能低估企業(yè)的利潤以及收入,因此將企業(yè)的納稅支出推遲至后半年,使得當(dāng)年企業(yè)的稅務(wù)減輕;也因低估企業(yè)的凈資產(chǎn)和凈利潤,投資者在這種情況下不至于做出偏激的決策,從而降低企業(yè)可能遭受到訴訟成本。最后,較為謹(jǐn)慎或穩(wěn)健的會計信息會為對方企業(yè)提供易于證實的企業(yè)信息,從而降低合作合同的風(fēng)險。
二、謹(jǐn)慎性原則在企業(yè)會計中的運用
謹(jǐn)慎性原則在企業(yè)會計中的運用,可以宏觀與微觀為標(biāo)準(zhǔn)分為以下兩種。
(一)宏觀運用
在資產(chǎn)方面,謹(jǐn)慎性原則要求企業(yè)會計盡可能預(yù)算企業(yè)損失及費用,確保資產(chǎn)值準(zhǔn)確;在負(fù)債方面,企業(yè)應(yīng)該及時確認(rèn)計量負(fù)債,以減少負(fù)債或減少延緩負(fù)債;在收益方面,盡量不去預(yù)算可能發(fā)生的收益,預(yù)計時,盡量選擇有十足把握的收益;在財務(wù)分配方面,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析企業(yè)財務(wù),重點分析的資產(chǎn)運營及短期償還能力,以保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確性。
(二)微觀運用
企業(yè)在年底需要進(jìn)行資產(chǎn)減值準(zhǔn)備,如:壞賬損失準(zhǔn)備、存貨跌價準(zhǔn)備、固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備,從而全面分析、檢查企業(yè)中各資產(chǎn)的運用情況,并根據(jù)謹(jǐn)慎性原則合理預(yù)計各項資產(chǎn),以便提前對可能會發(fā)生的損失做好減值準(zhǔn)備,以降低企業(yè)風(fēng)險,減少企業(yè)損失。除了正常條件下的實際成本核算,合理選擇存貨計價方法也至關(guān)重要。
三、謹(jǐn)慎性原則在企業(yè)會計運用中出現(xiàn)的問題
(一)謹(jǐn)慎性原則與會計一般原則的沖突
謹(jǐn)慎性原則在實際運用上傾向于企業(yè)出資者的利益,它應(yīng)用與會計實務(wù)中確認(rèn)會發(fā)生但當(dāng)時未發(fā)生的損失,與真實性的原則背道而馳,易于失去中正的立場。比如某些企業(yè)在過分追求企業(yè)利潤時或者為了最大程度地博取外部信息所用者的信任度,通常會采取會計謹(jǐn)慎性原則中較為模糊的限定規(guī)則,以達(dá)到對風(fēng)險的估算,并會采取非法的手段操控估算過程,使得信息失真,影響企業(yè)的最終決策,最終阻礙企業(yè)的正常發(fā)展,毀壞企業(yè)信譽(yù)。
(二)受國家稅法與會計政策的影響
會計制度中對于稅前列支費用的規(guī)定與現(xiàn)行稅法的規(guī)定有所不同,我國稅法規(guī)定認(rèn)為壞賬準(zhǔn)備是可以接受的,但對其他各項減值則不予承認(rèn),直到實際資產(chǎn)發(fā)生減損時才可將其從損益中扣除。這種相左的規(guī)定使得謹(jǐn)慎性原則收到國家稅法的影響和制約。
另外,采取不同的固定資產(chǎn)折舊方法會直接影響到當(dāng)期利潤的高低,企業(yè)一般根據(jù)自身情況采取不同的計提壞賬準(zhǔn)備方法和比例,不同的方法和比例也對謹(jǐn)慎性原則的運用有所影響。
(三)會計從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)的限制
可變現(xiàn)凈值是在存貨估計售價和完工時估計要發(fā)生的成本、估計的銷售費用的基礎(chǔ)之上,減掉稅后費用之后所得到的差值,這種會計核算方法是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的一種核算方法,關(guān)于減值準(zhǔn)備方法、計提比例、事項的判斷更多地依賴于會計從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗,所以這種方法對從業(yè)人員的素質(zhì)要求也相應(yīng)提高。但在此方面可以勝任的高素質(zhì)從業(yè)人員較為缺乏,從某些方面來說,直接影響到謹(jǐn)慎性原則的運用。
四、解決謹(jǐn)慎性原則在企業(yè)會計中問題的策略
(一)多方面、大范圍地運用謹(jǐn)慎性原則
謹(jǐn)慎性原則的運用程度是否廣泛決定了其優(yōu)劣的程度,過度謹(jǐn)慎和過度松懈都會影響到謹(jǐn)慎性原則的優(yōu)勢,導(dǎo)致無法正確認(rèn)識企業(yè)內(nèi)部財務(wù)狀況,無法正確地看待企業(yè)的經(jīng)營和運作,就無法對企業(yè)發(fā)展的方向做出正確的引導(dǎo)和預(yù)估。因此,應(yīng)當(dāng)綜合考慮多方面因素,找到謹(jǐn)慎性原則運用的關(guān)鍵點、平衡點,以求最大限度地發(fā)揮謹(jǐn)慎性原則的優(yōu)勢,減少因為錯誤預(yù)估而產(chǎn)生的企業(yè)問題。
(二)協(xié)調(diào)會計政策和國家稅法兩者的相關(guān)規(guī)定
加速折舊法和直線折舊法是對固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊的兩種主要方法,加速折舊法能夠延長企業(yè)納稅的時間,但是無法減少納稅總額,對稅收的影響微乎其微。這種政策導(dǎo)致企業(yè)利用會計政策的變更調(diào)節(jié)納稅的惡果,因此必須對會計政策變更時可能出現(xiàn)的情況加以考慮,做好此段時間內(nèi)的備案,或者要求必須獲得稅務(wù)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)等規(guī)定工作。
(三)加強(qiáng)會計從業(yè)人員的素養(yǎng)
會計人員的職業(yè)道德修養(yǎng)直接影響到會計工作,只有工作人員自律,才能保證企業(yè)會計信息的真實性、準(zhǔn)確性,從而有利于企業(yè)的發(fā)展。
五、結(jié)束語
經(jīng)濟(jì)改革的進(jìn)行對企業(yè)的影響有利有弊,面對激烈的市場競爭,企業(yè)需要做出精準(zhǔn)的判斷和對策,而這又明顯地依賴于真實、準(zhǔn)確的企業(yè)會計信息。但實際上,企業(yè)在運行和發(fā)展的過程中,總是會受制于外部的條件,面臨著不同的企業(yè)風(fēng)險和損失。要想有效地規(guī)避風(fēng)險并獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展,企業(yè)必須重視企業(yè)會計中的謹(jǐn)慎性原則,并加以合理地利用,從而在掌握有準(zhǔn)確的會計信息的基礎(chǔ)上做出理性的判斷和正確的決策。
參考文獻(xiàn):
[1]張洪仁.淺談謹(jǐn)慎性原則在企業(yè)會計中的運用與完善[J].中國電子商務(wù),2013
隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國的會計電算化也得到了普及和應(yīng)用,這不僅是會計核算工作的現(xiàn)代化過程,也是促進(jìn)會計工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)?;倪^程,更是促進(jìn)會計改革和發(fā)展的過程。會計電算化對會計工作的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
一、使會計數(shù)據(jù)的處理方式發(fā)生了改變 在手工條件下,會計核算工作要由許多人共同完成,實現(xiàn)會計電算化后, 會計數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié),只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制,會計工作人員只要輸入一張會計憑證,會計電算化系統(tǒng)可自動進(jìn)行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、出報表等一系列工作;對于大量重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù),系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證。對于編制會計報表、運用移動平均法進(jìn)行成本計算等非常復(fù)雜和時間性要求很高的會計核算工作,會計電算化系統(tǒng)毫不畏懼,它可以按照一定的程序,由計算機(jī)不厭其煩地計算,及時抽取數(shù)據(jù),隨時輸出報表,復(fù)雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速,而且大大提高了會計資料的準(zhǔn)確性。與手工會計相比,數(shù)據(jù)處理無論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化,會計信息的準(zhǔn)確性和及時性和會計數(shù)據(jù)處理的集中化、自動化程度大大提高,賬務(wù)處理程序也趨于簡單。從而使會計核算工作做得更細(xì)、更深,更好地發(fā)揮其參與管理的職能。 二、使會計人員的工作職能和知識結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變 會計電算化的實現(xiàn),能有效地減輕會計人員的工作壓力和負(fù)擔(dān),使他們從簡單重復(fù)而又枯燥乏味的記賬算賬中解放出來,把工作的重點和主要精力放在對經(jīng)濟(jì)活動的分析、預(yù)測和日常管理方面,從而更好地完成會計反映和監(jiān)督生產(chǎn)經(jīng)營活動的各項任務(wù),提高了會計人員的地位。
由于會計電算化涉及到會計和計算機(jī)兩種專業(yè)知識,這就要求會計人員既要掌握會計專業(yè)知識,又要掌握相關(guān)的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、信息管理知識等。因此,會計電算化將促進(jìn)會計人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展,使其計算機(jī)知識和會計工作經(jīng)驗實現(xiàn)有機(jī)結(jié)合,從而提高會計人員的素質(zhì)。 三、使會計數(shù)據(jù)的修改技術(shù)與內(nèi)部控制制度發(fā)生了改變 會計電算化實現(xiàn)后,手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應(yīng),取而代之的是修改權(quán)限、修改標(biāo)志、憑證沖銷等方法。對于經(jīng)過審核、記賬、甚至結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄,還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結(jié)賬、反過賬取消審核等功能進(jìn)行修正,這在手工條件下是不可想象的。
會計電算化的內(nèi)部控制目標(biāo)和手工操作是一致的,手工內(nèi)部控制制度一部分被保留,一部分被取消或更正。例如,賬、錢、物三分管的原則不變,處理每一項業(yè)務(wù)必須有明確的職責(zé)分工的原則不變,但平行登記的原則會有所轉(zhuǎn)變,記賬、結(jié)賬則轉(zhuǎn)化為計算機(jī)程序控制;再如,原來通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對的控制方式,基本已不復(fù)存在了,代之以更加嚴(yán)密的輸入控制。
四、將重新定位會計的本質(zhì)
會計是社會生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)與科學(xué)的飛速發(fā)展,人們逐漸加深對會計本質(zhì)的認(rèn)識,即會計是一項對會計信息、處理、輸出的經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng),其主要職能是為人們提供經(jīng)濟(jì)活動(價值運動)的狀態(tài)、結(jié)構(gòu)、歷史及未來趨勢的畫面。伴著會計電算化的普及應(yīng)用,人們對會計職能的認(rèn)識和對會計本質(zhì)的揭示,從最初定位于純粹的服務(wù)性工作,到現(xiàn)在將會計作為控制體制,使會計信息從幕后走向前臺。這是因為會計信息不僅僅是客觀事實的真實反映,更重要的是它們能夠指導(dǎo)和控制人們的行為
五、將建立定期報告和實時報告結(jié)合的財務(wù)報告制度
傳統(tǒng)的會計是按月、季度、年編制的定期報告,這種報告在經(jīng)濟(jì)較為穩(wěn)定的情況下對決策是有用的,會計信息使用者可以比較準(zhǔn)確地預(yù)測企業(yè)下一年度甚至今后幾年的業(yè)績。但在市場千變?nèi)f化,競爭越來越激烈的知識經(jīng)濟(jì)時代,產(chǎn)品使用周期不斷縮短,創(chuàng)新技術(shù)不斷加速,經(jīng)營活動的不穩(wěn)定性日益顯著,這時僅依靠定期報告是難以準(zhǔn)確預(yù)測企業(yè)未來、把握企業(yè)命脈的,因此,建立一套既能夠提供定期報告又提供適時信息的財務(wù)報告制度是非常必要的,會計電算化為此提供了技術(shù)上的支持。
在目前物業(yè)管理公司經(jīng)營管理過程中,工資計算與發(fā)放是物業(yè)會計的重要工作之一,為了保證工資計算的準(zhǔn)確性,提高工資發(fā)放效率和透明度,物業(yè)會計不但要熟悉工資計算方法,還要立足物業(yè)公司管理實際,積極優(yōu)化工資發(fā)放流程,使物業(yè)員工的工資計算和發(fā)放能夠滿足物業(yè)公司管理需要,為物業(yè)公司經(jīng)營管理提供有力支撐?;谶@一認(rèn)識,在物業(yè)公司管理中,物業(yè)會計應(yīng)深入研究新物業(yè)法和新會計準(zhǔn)則,積極做好物業(yè)公司工資計算和發(fā)放工作,促進(jìn)物業(yè)公司快速發(fā)展,為物業(yè)公司的經(jīng)營管理提供有效手段。
二、物業(yè)會計中工資計算的具體方式和辦法
通過對物業(yè)會計工作了解后可知,物業(yè)會計在工資計算過程中,主要需要對月工資、年終雙薪和年終獎金等工資進(jìn)行計算。為了保證這三部分工資計算的準(zhǔn)確性,物業(yè)會計應(yīng)在工資計算過程中根據(jù)物業(yè)公司的實際經(jīng)營管理流程,合理選擇計算方法,具體應(yīng)從以下幾個方面入手:
1.員工每月工資的計算
物業(yè)公司在工資發(fā)放過程中,應(yīng)以《工資標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》、《員工績效考評表》、《員工動態(tài)表》為基本依據(jù),同時計算公式可以參考如下算式:
員工月工資=(基本工資+崗位工資+考評工資×績效考評系數(shù))÷當(dāng)月全勤天數(shù)×實際出勤天數(shù)。
由此可以看出物業(yè)會計在計算月工資時,需要以物業(yè)公司的工資標(biāo)準(zhǔn)和員工績效及動態(tài)表為基礎(chǔ)依據(jù),在工資發(fā)放額度的計算中,重點考核員工的實際業(yè)績是否符合物業(yè)公司的經(jīng)營管理實際,做到了對員工的合理考核。同時,從月工資計算公式來看,需要在基本工資和崗位工資之外,用考評工資乘以績效考評系數(shù)的方式體現(xiàn)出工資差別,滿足物業(yè)公司績效管理的需要。
2.年終雙薪的計算
為了獎勵有貢獻(xiàn)員工,激發(fā)員工努力工作,許多物業(yè)公司設(shè)定了年終雙薪制度,保證了對有突出貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行額外獎勵。其中年終雙薪的計算公式可以參考下列算式:
員工雙薪計算公式:員工雙薪=月工資總額÷12本年實際工作月數(shù)
隨著年終雙薪制度的實行,年終雙薪的計算已經(jīng)成了物業(yè)會計的重要工作內(nèi)容,為此物業(yè)會計應(yīng)提高年終雙薪的計算準(zhǔn)確率。在年終雙薪的計算過程中,應(yīng)以員工動態(tài)表和員工的月工資標(biāo)準(zhǔn)作為參照標(biāo)準(zhǔn),保證年終雙薪的計算能夠具有明確的依據(jù)。
3.年終獎金的計算
物業(yè)公司在每一個經(jīng)營周期之內(nèi),都會根據(jù)公司業(yè)績情況,對員工實行年終獎勵,其獎勵多以年終獎金的形式發(fā)放。由于員工的年終獎金數(shù)額較大,在計算過程中必須要保證準(zhǔn)確性和科學(xué)性。為此,物業(yè)會計在計算員工年終獎金過程中應(yīng)將員工績效考評表作為主要依據(jù),根據(jù)當(dāng)年可分配的留利計算獎金總額,再根據(jù)獎金分配方案,計算出每個員工的年終獎金,并在發(fā)放過程中完善簽字審批程序,保證年終獎的計算和發(fā)放流程能夠滿足準(zhǔn)確性和透明性的要求。
三、物業(yè)會計中如何優(yōu)化工資發(fā)放審批流程
隨著新物業(yè)法的實行,物業(yè)會計在工資發(fā)放過程中除了要保證計算的準(zhǔn)確性之外,還要保證工資發(fā)放流程的科學(xué)性和合理性。為此,物業(yè)會計應(yīng)立足物業(yè)公司工資發(fā)放實際,對現(xiàn)有的工資審批發(fā)放流程進(jìn)行積極優(yōu)化。目前來看,物業(yè)公司工資審批流程的優(yōu)化應(yīng)從以下幾個方面入手:
1.人事部門需要每個月及時編制員工動態(tài)業(yè)績考評表
目前物業(yè)公司在工資發(fā)放之前,需要由人事部門向會計提供員工每個月的績效考評及員工動態(tài)資料,從而保證會計能夠根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料計算每個員工的工資額度。但是受到人事部門工作效率的限制,有時不能及時向會計提供相關(guān)數(shù)據(jù),擠占了會計的工作時間,導(dǎo)致了工資不能及時發(fā)放。基于這一分析,在基礎(chǔ)資料提供過程中,可以考慮建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料網(wǎng)上測評機(jī)制,每月會計通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就能完成工資計算,提高工資發(fā)放效率。
2.物業(yè)會計負(fù)責(zé)具體的工資計算和發(fā)放
物業(yè)會計具備明確的工資計算和發(fā)放職責(zé)。但是從成熟的物業(yè)公司管理來看,員工工資計算和發(fā)放可以分成兩個部門來做,即:員工工資的計算主要由物業(yè)會計負(fù)責(zé),物業(yè)會計需要保證工資數(shù)額的準(zhǔn)確性。工資計算完畢后,工資的發(fā)放可以移交人事部門負(fù)責(zé)。這樣就把物業(yè)會計從工資發(fā)放中解脫出來,減少了物業(yè)會計的工作量,提高了工資計算的準(zhǔn)確性。所以,物業(yè)會計可以嘗試著改變自身職責(zé),合理進(jìn)行工資計算和發(fā)放工作量的分工。
3.財務(wù)部門需要對物業(yè)會計編制的工資發(fā)放清單進(jìn)行審核
物業(yè)會計屬于物業(yè)公司財務(wù)部,物業(yè)會計在計算完員工工資數(shù)額后,需交由財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后才能轉(zhuǎn)入發(fā)放程序。這一流程設(shè)計整體來看問題不大,但是由于財務(wù)部經(jīng)理本身精力有限,不可能對每一項工資數(shù)據(jù)都進(jìn)行重新計算和核對,因此財務(wù)部經(jīng)理的簽字往往比較原則性,即使會計在工資數(shù)額上存在誤差和出入,財務(wù)部經(jīng)理也難以發(fā)現(xiàn)。基于這一分析,我們應(yīng)對財務(wù)部經(jīng)理審核簽字確認(rèn)的流程進(jìn)行優(yōu)化,應(yīng)在財務(wù)部經(jīng)理簽字之前,增加物業(yè)會計間的相互核對與確認(rèn),保證工資計算的準(zhǔn)確性。
4.財務(wù)部門應(yīng)將審核完的工資發(fā)放清單交由總經(jīng)理簽字并審批
物業(yè)公司工資計算和發(fā)放過程中,總經(jīng)理簽字之后《工資方發(fā)放表》才具備一定的效力,在公司內(nèi)部才能將整個工資計算和發(fā)放審批流程走完。但是從該機(jī)制的實際運行來看,盡管在總經(jīng)理簽字之前有多個環(huán)節(jié)對工資計算的準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān),但是考慮到物業(yè)人員工資數(shù)額大,工資科目多,工資計算過程復(fù)雜等特點,總經(jīng)理的審批和確認(rèn)實際意義不大。考慮到總經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限以及實際工作內(nèi)容,為了最大程度的提高工資計算的準(zhǔn)確性,簡化工資發(fā)放流程,可以采取網(wǎng)上確認(rèn)的方式簡化總經(jīng)理審批程序。
筆者結(jié)合自身于安徽省郵政公司的從業(yè)經(jīng)歷進(jìn)行分析,當(dāng)前導(dǎo)致郵政企業(yè)財務(wù)會計核算工作存在一系列問題的主要原因就在于企業(yè)的機(jī)制轉(zhuǎn)換和體制改革工作不徹底,導(dǎo)致郵政企業(yè)存在類似于職能欠缺、人員冗雜、觀念落后等一系列問題,具體表現(xiàn)為:
1.崗位設(shè)置不科學(xué),工作人員素質(zhì)偏低由于企業(yè)改革的不徹底以及政企不分的管理格局,導(dǎo)致當(dāng)前的郵政企業(yè)存在職能欠缺、層次不明的問題。企業(yè)沒有合理的財務(wù)核算機(jī)構(gòu),而往往將企業(yè)的財務(wù)管理與核算職能相混淆,不能有效發(fā)揮會計核算工作所應(yīng)具有的作用。此外,企業(yè)會計工作人員素質(zhì)偏低,人員流動頻繁,其只注重于通常的記賬算賬工作,而沒有深入開展財務(wù)分析,使企業(yè)的財務(wù)核算工作失去了對企業(yè)日常經(jīng)營活動的指導(dǎo)作用。
2.監(jiān)督體系不健全,資產(chǎn)流失時有發(fā)生在郵政企業(yè)的日常經(jīng)營過程中,由于企業(yè)管理者往往不注重于進(jìn)一步健全企業(yè)的會計核算監(jiān)督體系,也就使得企業(yè)財務(wù)核算的合法性和準(zhǔn)確性不能得到保障,限制了會計監(jiān)督職能的發(fā)揮,長此以往,很容易出現(xiàn)會計人員及營業(yè)收支人員利用制度和管理漏洞侵占公有財產(chǎn)的現(xiàn)象,造成企業(yè)資產(chǎn)流失,損害集體利益。
3.考核政策不統(tǒng)一,信息失真現(xiàn)象嚴(yán)重首先,現(xiàn)階段郵政企業(yè)財務(wù)核算的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和精細(xì)化程度都有待提高,由于這樣或那樣的原因,核算信息失真的現(xiàn)象還經(jīng)常發(fā)生。其次,郵政企業(yè)當(dāng)前并不能真正將權(quán)、責(zé)、利三者進(jìn)行統(tǒng)一,不能夠進(jìn)行較為準(zhǔn)確的專業(yè)化的核算考核,考核政策還不能完全統(tǒng)一,使得企業(yè)的實際經(jīng)營狀況不能夠通過財務(wù)部門對成本、收入以及利潤等的核算而進(jìn)行體現(xiàn)。
二、完善郵政企業(yè)會計核算工作對策分析
針對郵政企業(yè)當(dāng)前存在的崗位設(shè)置不科學(xué)、監(jiān)督體系有待完善以及考核機(jī)制不統(tǒng)一等問題,筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)該有針對性地進(jìn)行整改,這樣才能有效解決存在于郵政企業(yè)財務(wù)核算過程中的一系列問題。完善郵政企業(yè)會計核算工作體系的主要對策如下:
1.明確財務(wù)會計基本職能,提升工作人員素質(zhì)為進(jìn)一步完善郵政企業(yè)的財務(wù)會計核算工作體系,企業(yè)首先應(yīng)明確財務(wù)會計的基本職能和原則,改革現(xiàn)有的企業(yè)財務(wù)管理體制,依據(jù)科學(xué)的會計制度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮怂惴椒▽ΜF(xiàn)有的財務(wù)核算方法統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范和要求,同時將企業(yè)的財務(wù)核算納入企業(yè)的財務(wù)管理工作范圍之內(nèi)。在進(jìn)行企業(yè)財務(wù)核算的過程中,財務(wù)人員應(yīng)遵循連貫性、明晰性、客觀性等會計核算基本要求,確保核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性,提高企業(yè)的會計核算工作水平。其次,郵政企業(yè)在穩(wěn)定財務(wù)人員隊伍的基礎(chǔ)上還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員的再教育,避免其工作人員的知識結(jié)構(gòu)及自身技能不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要,這樣才能防止工作人員的會計核算水平對郵政企業(yè)的財務(wù)管理工作產(chǎn)生消極影響。
2.健全會計核算監(jiān)督體系,杜絕資產(chǎn)浪費現(xiàn)象為避免由于企業(yè)財務(wù)核算監(jiān)督體系的不健全而導(dǎo)致的企業(yè)資產(chǎn)流失和浪費現(xiàn)象,郵政企業(yè)應(yīng)完善整套財務(wù)監(jiān)管體系。最為科學(xué)的企業(yè)財務(wù)監(jiān)管體系主要包括財務(wù)監(jiān)控中心、賬務(wù)處理中心以及連保責(zé)任體制等內(nèi)容。財務(wù)監(jiān)控中心,其主要工作職能是加強(qiáng)對郵政企業(yè)財務(wù)管理的業(yè)務(wù)指引和領(lǐng)導(dǎo),制定科學(xué)準(zhǔn)確的檢查和監(jiān)督辦法,建立事前及事中控制措施,避免傳統(tǒng)企業(yè)財務(wù)核算及管理的事后控制機(jī)制所產(chǎn)生的一系列弊端。賬務(wù)處理中心,其主要任務(wù)就是按照嚴(yán)格的會計核算辦法對企業(yè)日常經(jīng)營過程中的資金流動等進(jìn)行核算,同時其還要承擔(dān)企業(yè)財務(wù)核算工作的全部責(zé)任。連保責(zé)任制,就是企業(yè)由局長向下實施逐級責(zé)任制,明確各部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和考核辦法,一旦企業(yè)的財務(wù)核算工作出現(xiàn)問題,相關(guān)責(zé)任部門要負(fù)主要責(zé)任,其余職能部門也具有相應(yīng)的連帶責(zé)任。通過這樣的方式,郵政企業(yè)才能夠進(jìn)一步完善會計核算監(jiān)督體系,約束并且規(guī)范相關(guān)工作人員的行為,避免企業(yè)的資產(chǎn)出現(xiàn)流失現(xiàn)象。
3.統(tǒng)一完善財務(wù)考核體系,提高會計信息可靠性為進(jìn)一步提高郵政企業(yè)財務(wù)會計核算信息的準(zhǔn)確性及可靠性,企業(yè)應(yīng)致力于不斷完善統(tǒng)一其財務(wù)考核體系。企業(yè)的不同服務(wù)種類應(yīng)分賬進(jìn)行核算,依據(jù)按照現(xiàn)行市場規(guī)律進(jìn)行工作的原則,要對企業(yè)的業(yè)績進(jìn)行準(zhǔn)確客觀的反映和考核。其次,隨著郵政企業(yè)不斷提高自身的通信技術(shù)水平和綜合網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度,企業(yè)應(yīng)逐步實施分環(huán)節(jié)、分專業(yè)的財務(wù)信息考核辦法,同時郵政企業(yè)的財務(wù)考核體系應(yīng)體現(xiàn)財務(wù)手段與統(tǒng)計手段相結(jié)合的原則,這樣才能使得企業(yè)財務(wù)核算信息能夠為企業(yè)的決策提供一定的借鑒作用。最后,郵政企業(yè)應(yīng)盡早權(quán)衡企業(yè)的擴(kuò)張和收縮,新業(yè)務(wù)的財務(wù)考核也應(yīng)與其業(yè)務(wù)的推出同步進(jìn)行,這樣才能避免企業(yè)喪失發(fā)展機(jī)遇和造成無效投入。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞:會計電算化內(nèi)容目標(biāo)原則
中圖分類號: F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼: A 文章編號:
1 會計電算化實施的內(nèi)容
1.1對會計電算化實施內(nèi)容的片面觀點
在我國仍有不少人對會計電算化系統(tǒng)的實施內(nèi)容持有片面的認(rèn)識,主要有以下幾種觀點:
認(rèn)為會計電算化就是建立計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的過程。只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一頂系統(tǒng)工程,把這—系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略其他的內(nèi)容;
認(rèn)為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅僅忽略了會計電算化其他內(nèi)容,而且在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法;
認(rèn)為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位。健全所有的子系統(tǒng),甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可分離性,從而也否認(rèn)電算化的過程是一項系統(tǒng)工程;
認(rèn)為會計電算化只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關(guān)。認(rèn)為會計電算化就是以計算機(jī)代替手工記帳、算帳、報賬,否認(rèn)了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系。
這些片面觀點,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。
1 .2會計電算化實施應(yīng)包括的內(nèi)容
會計電算化工作的規(guī)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo),明確會計電算化的總目標(biāo);并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),劃分各子系統(tǒng),并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標(biāo)實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案,以及資金來源與預(yù)算等項內(nèi)容。
會計電算化信息系統(tǒng)的建立包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。
會計電算化信息系統(tǒng)的管理包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機(jī)系統(tǒng),忽略任一方面門內(nèi)容,都是對會計電算化的片面隊織,都會給會計電算化實施帶來不利的影響。
2會計電算化實施的目標(biāo)
2 .1提高財會工作效率
利用計算機(jī)技術(shù)的特點,把復(fù)雜的記帳、結(jié)賬、報帳工作交給高速的計算機(jī)處理,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,并且由于計算機(jī)精確性和確定性,可以避免手式操作產(chǎn)生的誤差,以達(dá)到提高財會工作效率的目的。
2 .2促進(jìn)會計職能的轉(zhuǎn)變
手工條件下,財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力參與企業(yè)管理與決策,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
2.3準(zhǔn)確、及時地提供會計信息
手工條件下,由于大量會計信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理,需要信息者往往不可能及時得到信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題。而電算化后的信息都可以及時已錄,匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計信息。
2.4促進(jìn)會計工作規(guī)范化
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機(jī)的有關(guān)知識。好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求會計工作的規(guī)范化。
2. 5實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化
企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù),就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟(jì)效益。因而。會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化.最終目標(biāo)要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
3會計電算化實施的原則
3.1合法性原則
企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律;必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度;還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度,以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性,崗位分工和人員職責(zé)的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出的內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
3. 2效益性原則
提高經(jīng)濟(jì)效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益,也要從兩方面考慮,—是直接經(jīng)濟(jì)效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟(jì)效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。
效益性原則應(yīng)在以下幾方面值得特別注意:(1)在系統(tǒng)實施前,應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進(jìn)行全面分析,先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進(jìn)行會計電算化工作。(2)可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益開展。評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量。能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。(3)在系統(tǒng)設(shè)計過程中,力求降低設(shè)計開發(fā)成本。提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
3. 3系統(tǒng)性原則
以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀來進(jìn)行會計電算化實施工作。應(yīng)注意以下兩點:(1)內(nèi)部與外部相聯(lián)系。會計部門作為企業(yè)管理的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的。因此,實施會計電算化時,應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。(2)局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)。實施會計電算化,不可能—次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進(jìn)行。在進(jìn)行分部子系統(tǒng)設(shè)計實施時,必須有全局的觀點,確保整體系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
3. 4規(guī)范性原則
包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。有了這些規(guī)范性的要求,可避免由于人的主觀因素而造成系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
3. 5可靠性原則
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要包括:準(zhǔn)確性,即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進(jìn)行重點防護(hù),保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性;安全性,要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用及非法改動,此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等;易擴(kuò)充性,即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度,易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)允能夠非常容易地進(jìn)行。
3. 6易用性原則
關(guān)鍵詞:加強(qiáng) 電算化 內(nèi)部控制
隨著的,的內(nèi)部控制日益重要,特別是內(nèi)部會計控制。財政部近年來陸續(xù)出臺了一系列有關(guān)會計控制規(guī)范,這說明內(nèi)部會計控制在企業(yè)管理中的地位,已得到了重視,隨著會計電算化的普及應(yīng)用,對內(nèi)部控制制度提出了新的要求,同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)電算化會計的內(nèi)部控制已成為亟待解決的問題。
一、會計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求
1.控制操作人員的職能,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一。授權(quán),批準(zhǔn)控制是一種常見的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié),都要經(jīng)過某些相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中;特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制,就會使某些機(jī)操作員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
2.確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二。在電算化會計中,計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理,并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制之下自動進(jìn)行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機(jī)無法識別,只會將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出一些新的具體要求:一切數(shù)據(jù)的處理和過程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。在手工方式下,信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上,增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實行了電算化后,有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少,憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢,在電算化會計下,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來,只有依靠電子計算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制,那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后可不留下任何痕跡。
二、會計電算化的應(yīng)用對內(nèi)部會計控制的影響
會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度發(fā)生很大變化,其中對內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。
首先在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下,內(nèi)部控制的原則是職務(wù)相分離,職權(quán)不相容,不同的工作人員在各自確定的工作區(qū)域內(nèi)工作。各司其職依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督,也就是說手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式,主要是人員的內(nèi)部牽制制度,但在電算化會計信息系統(tǒng)下,這一制度的重要性下降,甚至得不到遵循。內(nèi)部控制的形式已由原來的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖刂啤?/p>
其次,隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易等的推行。每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的信息由相關(guān)人員直接輸入計算機(jī)并由計算機(jī)自動記錄,原來在核算過程中進(jìn)行的各種有必要核對審核的工作,有相當(dāng)?shù)牟糠肿優(yōu)橛嬎銠C(jī)自動完成了,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序,如果程序發(fā)生差錯或不起作用,就會使失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。
由于上述影響,原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化系統(tǒng)的要求。因此,進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大,控制程序復(fù)雜的綜合性控制,要盡量使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴(yán)密控制之中。
三、如何加強(qiáng)會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度
建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境必須從以下幾個方面進(jìn)行。
(一)管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會計系統(tǒng)的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、監(jiān)督管理、檔案管理等。
1.組織結(jié)構(gòu)控制。在手工會計系統(tǒng)中,企業(yè)的財務(wù)部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制,其中,組織形式控制是通過財務(wù)部門按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)分為幾個不同的職能組來實現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用;而組織程序,則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現(xiàn)處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統(tǒng)下,盡管會計系統(tǒng)運作的主要原則沒有改,但在實現(xiàn)了會計電算化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)計算機(jī)系統(tǒng)的要求。
可以按數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息組;也可按會計崗位和工作職責(zé)劃分為機(jī)會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模。符合企業(yè)的總體經(jīng)營目標(biāo)。
2.職責(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務(wù)的分離;計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的業(yè)務(wù),都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。
在計算機(jī)會計系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù);數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù);系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。
3.監(jiān)督管理控制。監(jiān)督管理控制的作用則是在明確各職能組織部門有關(guān)人員的工作責(zé)任與處理范圍的基礎(chǔ)上,建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度,以保證會計控制工作能夠高質(zhì)量的進(jìn)行和完成。
4.檔案管理控制。計算機(jī)會計系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。應(yīng)定期對所存檔案進(jìn)行備份,并保管好這些備份,為防止檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
(二)數(shù)據(jù)資源控制
1.完整性控制。計算機(jī)會計系統(tǒng)的完整性控制,主要通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機(jī)制來實現(xiàn),當(dāng)前一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),都能夠?qū)ζ涔芾淼臄?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),在邏輯關(guān)系上提供語義參照關(guān)系機(jī)制,來檢驗和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù),在進(jìn)行了相關(guān)控制操作后,仍然保持邏輯上的語義完整。
2.數(shù)據(jù)加密。數(shù)據(jù)加密策略的實施,主要通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實現(xiàn);其作用不僅維護(hù)了數(shù)據(jù)信息的保密,而且使得合法操作人員只能通過系統(tǒng)規(guī)定的程序?qū)嵤┎僮骱涂刂苹顒印?/p>
(三)日常控制
1.業(yè)務(wù)發(fā)生控制。又稱“程序檢查”控制,主要目的是采用相應(yīng)的控制程序鑒別拒納各種無效的不合理的以及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過計算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。
2.數(shù)據(jù)輸入控制。首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;其次,應(yīng)采用各種技術(shù)手段,對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核驗,如總數(shù)控制核驗、平衡核驗、數(shù)據(jù)類型核驗等。
3.數(shù)據(jù)輸出控制。是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定。要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、保管工作。
嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴(yán)格的內(nèi)控制度,有助于防止違法行為的發(fā)生。會計電算化的實踐證明,計算機(jī)本身處理出錯幾乎為零,但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減,而且一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度非常必要。就我國開展電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上。因此強(qiáng)化的內(nèi)控管理,提高電算化的管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
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(一)對會計電算化實施內(nèi)容的片面觀點
在我國仍有不少人對會計電算化系統(tǒng)的實施內(nèi)容,需要做哪些工作持有片面的認(rèn)識,主要有以下幾種觀點:1、會計電算化就是建立計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的過程。只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程,把這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略了其他的內(nèi)容。2、認(rèn)為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容,而且在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法。3、會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位,健全所有的子系統(tǒng),甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可分離性,從而也否認(rèn)會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。4、會計電算化只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關(guān)。認(rèn)為會計電算化就是以計算機(jī)代替手工記賬、算賬、報賬,否認(rèn)了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系。這些片面觀點,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。
(二)會計電算化實施應(yīng)包括的內(nèi)容
1、會計電算化工作的規(guī)劃根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo),明確會計電算化的總目標(biāo);并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),劃分各子系統(tǒng),并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標(biāo)實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)的先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案,以及資金來源與預(yù)算等項內(nèi)容。2、會計電算化信息系統(tǒng)的建立包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。3、會計電算化信息系統(tǒng)的管理包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機(jī)系統(tǒng),忽略任一方面的內(nèi)容,都是對會計電算化的片面認(rèn)識,都會給會計電算化的實施帶來不利的影響。
二、會計電算化實施的目標(biāo)
(一)提高財會工作效率
利用計算機(jī)技術(shù)的特點,把繁雜的記賬、結(jié)賬、報賬工作交給高速的計算機(jī)處理,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,并且由于計算機(jī)的精確性和確定性,可以避免手式操作產(chǎn)生的誤差,以達(dá)到提高財會工作效率的目的。
(二)促進(jìn)會計職能的轉(zhuǎn)變
手工條件下,財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力參與企業(yè)管理與決策,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
(三)準(zhǔn)確、及時地提供會計信息
手工條件下,由于大量會計信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理,使需要信息者不可能及時得到信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題;而電算化后,大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計信息。
(四)促進(jìn)會計工作規(guī)范化
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機(jī)的有關(guān)知識。好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求會計工作的規(guī)范化。
(五)實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化
企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù),就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟(jì)效益。因而,會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化,最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
三、會計電算化實施的原則
(一)合法性原則
企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律;必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度;還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度,以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性,崗位分工和人員職責(zé)的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
(二)效益性原則
提高經(jīng)濟(jì)效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟(jì)效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟(jì)效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。
效益性原則應(yīng)在以下幾個方面值得特別注意:1、在系統(tǒng)實施前,應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進(jìn)行全面分析,先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進(jìn)行會計電算化工作。2、可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益開展。評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。3、在系統(tǒng)設(shè)計過程中,力求降低設(shè)計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
(三)系統(tǒng)性原則
以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進(jìn)行會計電算化實施工作。應(yīng)注意以下兩點:1、內(nèi)部與外部相聯(lián)系。會計部門作為企業(yè)管理的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的。因此,實施會計電算化時,應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。2、局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進(jìn)行。在進(jìn)行分部子系統(tǒng)設(shè)計實施時,必須有全局的觀點,確保整體系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
(四)規(guī)范性原則
包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。有了這些規(guī)范性的要求,可避免由于人的主觀因素而造成系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
(五)可靠性原則
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要包括:1、準(zhǔn)確性。即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進(jìn)行重點防護(hù),保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。2、安全性。要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用及非法改動,此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。3、易擴(kuò)充性。即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度,易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。