農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的問題與建議

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摘要：農(nóng)業(yè)科研檔案是在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究等活動(dòng)中產(chǎn)生的科技文件材料的總稱，包括圖紙、照片、錄像以及文字材料等。農(nóng)業(yè)科研檔案具有重大的利用價(jià)值，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)科學(xué)研究及推廣應(yīng)用等活動(dòng)提供重要依據(jù)，對科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步具有重要作用。所以，做好農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作對農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展尤為重要。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；管理；問題；建議

1農(nóng)業(yè)科研檔案管理的具體工作及范圍

1.1具體工作

將收集到的科研過程的原始資料進(jìn)行分類整理與統(tǒng)計(jì)，然后將整理好的檔案交于有關(guān)部門，為科研生產(chǎn)活動(dòng)提供詳實(shí)的參考資料。同時(shí)監(jiān)督各相關(guān)課題單位的材料歸檔等工作，并進(jìn)行相關(guān)歸檔操作指導(dǎo)。按照規(guī)定日期將檔案交由檔案管理部門，對檔案進(jìn)行鑒定。及時(shí)進(jìn)行檔案歸檔工作，嚴(yán)格堅(jiān)守保密制度，保證檔案的絕對安全性[1]。

1.2歸檔范圍

1.2.1科研準(zhǔn)備。首先需要將課題立項(xiàng)的申請書以及上級(jí)審批的文件進(jìn)行整理與保存，其次是搜集委托書、合同、計(jì)劃任務(wù)書、協(xié)議書、試驗(yàn)研究方案、開題報(bào)告方案論證及計(jì)劃執(zhí)行情況，最后將開題報(bào)告、預(yù)決算材料和課題投資進(jìn)行歸檔。1.2.2研究試驗(yàn)。將對試驗(yàn)有用的原始記錄、分析報(bào)告和有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與總結(jié)，將與課題有關(guān)的書信、會(huì)議記錄及科技指導(dǎo)進(jìn)行分類與歸納，并搜集研究工作中各個(gè)階段的報(bào)告及有關(guān)文件等。1.2.3總結(jié)鑒定。將鑒定會(huì)材料、著名論文、研究報(bào)告進(jìn)行歸納，對技術(shù)鑒定證書、專家意見、驗(yàn)收人員名單、樣品標(biāo)本、技術(shù)報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、研究工作總結(jié)進(jìn)行整理與保存。1.2.4申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)。專利申請的有關(guān)材料包括批準(zhǔn)文件、科研成果登記表審批材料、獲獎(jiǎng)證書及批準(zhǔn)文件、科研成果申報(bào)材料、科研成果報(bào)告表等。1.2.5綜合階段。如有獲國家、省級(jí)等獎(jiǎng)項(xiàng)，獲獎(jiǎng)的獎(jiǎng)狀原件、獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件，科研負(fù)成果（包括中途停止和失?。┑任募牧?，協(xié)議書、轉(zhuǎn)讓合同、新品種權(quán)證書、品種審定證書、專利證書原件，推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況、成果宣傳指導(dǎo)材料、對外學(xué)術(shù)交流材料[2]，均應(yīng)整理歸檔。

2農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理人員知識(shí)儲(chǔ)備陳舊

目前，很多農(nóng)業(yè)科研院所及相關(guān)研究單位的檔案管理方式落后，沒有獨(dú)立的檔案室或單獨(dú)的科研檔案存放空間，不能很好的進(jìn)行科研檔案的相關(guān)整理工作，沒有滿足庫房、辦公室、閱覽室“三間相隔”的要求，且檔案室的溫度、濕度及“八防”不能達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員由于缺少定期的知識(shí)培訓(xùn)，技能儲(chǔ)備與知識(shí)量匱乏，隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，管理人員所掌握的技能跟不上社會(huì)發(fā)展的要求，加之工作環(huán)境相對封閉，管理水平也逐漸變得落后[3]。

2.2對檔案管理工作的重視程度不夠

部分檔案管理人員對農(nóng)業(yè)科研檔案編制管理工作的重視度不夠，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對檔案材料進(jìn)行收集與歸檔時(shí)不能很好的對科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸納整理。個(gè)別科研工作人員沒有足夠的責(zé)任心，認(rèn)為科研試驗(yàn)原始記錄沒有用處，便將其隨意丟棄而沒有交給檔案管理人員，阻礙了檔案管理人員的整理工作。部分工作人員輕視檔案的歸檔保存，對于積累的科研文件沒有進(jìn)行及時(shí)的歸類保存，導(dǎo)致檔案缺失，對其完整性造成了破壞，對已有相似研究成果的科研檔案無法有效的借鑒與應(yīng)用，使得科研工作重復(fù)進(jìn)行，浪費(fèi)了人力和資源，降低了研究效率。

2.3科研檔案的信息化程度低

當(dāng)前的農(nóng)業(yè)科研檔案主要以紙本的形式存在，案卷的數(shù)量巨大，且形成的時(shí)間周期長，檢索檔案的輔助工具只有一臺(tái)計(jì)算機(jī)，設(shè)備十分落后，給農(nóng)業(yè)科研資料的查閱帶來了極大的不便。大部分的科研機(jī)構(gòu)以案卷為主，檔案管理只是停留在立卷上，并沒有建立電子目錄，信息化程度低，增加了檢索資料的難度，同時(shí)無法達(dá)到檔案開發(fā)服務(wù)的預(yù)期效果，使方便快捷的網(wǎng)絡(luò)查詢檢索的實(shí)現(xiàn)成為了泡影。

3加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

3.1健全科研檔案管理制度

相關(guān)部門應(yīng)履行好自己的職責(zé)，建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案的管理制度，加強(qiáng)檔案管理力度，完善管理機(jī)制，使農(nóng)業(yè)科研管理工作向著更加規(guī)范、更加科學(xué)的方向發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對科研成果進(jìn)行整理、分類與保存。在整個(gè)工作過程中，要注意科研檔案形成的連續(xù)性，提高對科研檔案管理工作的重視程度，對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高技能，建立激勵(lì)制度，充分發(fā)揮工作人員的積極性。

3.2增強(qiáng)科學(xué)研究資料的歸檔意識(shí)

在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作時(shí)，首先要確保資料的完整性，如若資料產(chǎn)生缺失就會(huì)對資料的質(zhì)量及其價(jià)值的發(fā)揮造成影響。相關(guān)部門要增強(qiáng)科研人員對在研究中所產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行及時(shí)歸納整理的歸檔意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到歸檔工作的重要性?？蒲腥藛T要將科研后產(chǎn)生的資料及時(shí)進(jìn)行整理和分類，并進(jìn)行歸檔保存[4]。

3.3檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)開始被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，掌握相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫的建立，實(shí)現(xiàn)對信息的采集、檢索等功能，進(jìn)一步提升檔案材料查詢的便捷性，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

4小結(jié)

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作對農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的發(fā)展有著非常重要的作用，因此不斷加強(qiáng)科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的重中之重。

參考文獻(xiàn)

[1]裴翠娟,王雙躍,王興發(fā).對省級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作的思考———以河北省農(nóng)林科學(xué)院糧油作物研究所為例[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2013,(3).

[2]韋鳳珍.開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案資源為農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2005,(3).

[3]李霞.新形勢下如何搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作[A].山東省檔案學(xué)會(huì).齊魯檔案論壇———山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊[C].山東省檔案學(xué)會(huì),2009.

[4]戚鳳秋.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化之我見[A].中國管理科學(xué)研究院、中國未來研究會(huì).

作者:吳曉燕 單位:中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究所