檔案管理工作的基本路徑

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摘要：新媒體時(shí)代的到來(lái)不僅給人們的日常生活帶來(lái)巨大變化，對(duì)于多個(gè)行業(yè)的發(fā)展也產(chǎn)生了巨大影響。就檔案管理領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，新媒體時(shí)代不僅帶來(lái)了新技術(shù)、新理念，對(duì)于工作的方式方法也起到了重大的影響作用。為更好地融入新媒體時(shí)代大環(huán)境，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，就需要就基本工作路徑作有效梳理和優(yōu)化。本文首先闡述了新媒體時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，進(jìn)而分析了新媒體時(shí)代檔案管理服務(wù)的困境，最后提出了新媒體檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑以供探討和參考。

關(guān)鍵詞：新媒體時(shí)代；檔案管理；基本路徑；優(yōu)化

新媒體時(shí)代對(duì)于檔案管理工作產(chǎn)生的影響是方方面面的，檔案服務(wù)對(duì)象的需求和理念發(fā)生變化，檔案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟進(jìn)和提升，才能在新媒體時(shí)代環(huán)境日新月異的情況下更好地滿足服務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，充分利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，才是檔案管理工作未來(lái)的出路。

一、新媒體對(duì)檔案管理工作的影響

（一）提升檔案管理工作效率

在新媒體媒介手段尚未融入到檔案管理工作當(dāng)中的相關(guān)單位里，由于工作方式仍是傳統(tǒng)和陳舊的，服務(wù)理念死板僵化，工作手段落后，導(dǎo)致檔案管理的效率低下，檔案服務(wù)的品質(zhì)遲遲得不到提升。在新媒體技術(shù)的幫助下，相應(yīng)檔案管理部門(mén)在工作理念和工作方式上均進(jìn)行了大幅改革，新媒體技術(shù)使得檔案管理?yè)碛辛说昧χ?，檔案管理工作者的日常工作量降低，工作效率更高，出現(xiàn)的差錯(cuò)率也不斷降低，相應(yīng)的檔案管理工作質(zhì)量也就同步提升，檔案服務(wù)對(duì)象的滿意度更高。

（二）促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)與利用

新媒體進(jìn)入到檔案管理領(lǐng)域，檔案的開(kāi)發(fā)和利用均能夠借助于新媒體技術(shù)，通過(guò)多種信息渠道實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用，檔案的利用率更高，面向的受眾更加廣泛和多元。尤其對(duì)于檔案的宣傳推廣工作而言，傳統(tǒng)的僅依靠線下宣傳的方式不僅成本消耗較大，獲得的反饋效果也不高。通過(guò)新媒體技術(shù)的幫助，利用互聯(lián)網(wǎng)、微博、微信公眾號(hào)和手機(jī)媒體等媒介形式進(jìn)行檔案資訊的宣傳和推廣，傳播領(lǐng)域巨大，傳播效率更高，目標(biāo)受眾更加具體和全面，獲得的實(shí)際效果也更加突出。

（三）強(qiáng)化檔案資源的安全性

檔案管理工作的重要內(nèi)容之一便是檔案的安全性。傳統(tǒng)時(shí)代檔案管理的安全性重要依賴于實(shí)體檔案封存和儲(chǔ)藏，在檔案外借過(guò)程中則存在檔案遺失和損壞的可能，安全性較低。新媒體平臺(tái)的介入則極大的優(yōu)化了檔案安全管理的環(huán)境，安全管理的機(jī)制更加健全，管理手段和實(shí)際效果也更加優(yōu)化。在檔案存儲(chǔ)方面可通過(guò)數(shù)字化和安全加密的手段使得檔案安全性提升，檔案存在的遺失、損壞和泄露等問(wèn)題也能得到有效解決。此外，在檔案用戶身份信息安全和檔案本身安全性上也擁有更大的保障。

二、新媒體時(shí)代檔案管理服務(wù)的困境

（一）檔案管理服務(wù)主體理念落后

隨著新媒體時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)理念和想法就需要不斷升級(jí)，摒棄傳統(tǒng)落后的思想，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。而實(shí)際情況是，許多檔案管理服務(wù)的主體在想法和理念上仍十分落后，對(duì)于新媒體與檔案管理之間的關(guān)聯(lián)性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于兩者的密切關(guān)系缺乏有效理解，造成實(shí)際工作中對(duì)于新媒體技術(shù)的認(rèn)知和應(yīng)用上的巨大缺失。新媒體時(shí)代檔案管理工作在概念和特點(diǎn)上均有著巨大升級(jí)，今后的檔案管理工作要明確新媒體技術(shù)帶來(lái)的巨大幫助，但同時(shí)也需要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)媒體在新媒體時(shí)代存在的巨大現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。應(yīng)當(dāng)珍貴紙質(zhì)史料的保管以及整理出版紙質(zhì)文獻(xiàn)書(shū)籍是檔案文化傳承的重要一環(huán)而不應(yīng)忽視和拋棄。大量的檔案管理人員缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，只關(guān)注眼前的利益得失，對(duì)于檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展缺乏認(rèn)識(shí)，造成新媒體技術(shù)融入上的巨大障礙。

（二）檔案管理服務(wù)對(duì)象信息不安全

檔案管理工作的重要目標(biāo)之一便是安全性，既要保證檔案資料的安全性，還應(yīng)確保檔案管理服務(wù)對(duì)象信息的安全性。新媒體時(shí)代的一大特點(diǎn)便是高度開(kāi)放和自由的環(huán)境，這給檔案服務(wù)用戶提供了巨大便利，如可借助于開(kāi)放式、共享式的信息環(huán)境快速獲取目標(biāo)信息，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的查閱和利用，但同時(shí)也潛藏著用戶信息泄露和盜取的問(wèn)題，用戶安全性有著巨大的威脅。用戶在檔案使用中必然會(huì)向檔案服務(wù)主體出示個(gè)人隱私信息，一旦被暴露在新媒體開(kāi)放環(huán)境，安全隱患必然存在，“隱私悖論”同時(shí)形成。此外，檔案解密也成為社會(huì)熱門(mén)話題，解密檔案帶來(lái)的信息安全問(wèn)題同樣巨大，直接關(guān)系著個(gè)體乃至整體的安全。

（三）社會(huì)公眾參與其中的意識(shí)淡薄

新媒體時(shí)代檔案管理工作不僅僅關(guān)系到檔案服務(wù)主體單方面，還與社會(huì)公眾息息相關(guān)。而實(shí)際情況是，新媒體時(shí)代讓人們能夠更加公平和便捷地獲取檔案信息資源，自身的訴求得到巨大滿足，但在自我付出方面的認(rèn)識(shí)和實(shí)際付出則相對(duì)較少。傳統(tǒng)思維限制了人們的想法，對(duì)于檔案管理服務(wù)的認(rèn)識(shí)仍較落后，檔案管理服務(wù)意識(shí)淡薄，自我只在檔案服務(wù)中獲取，知識(shí)單方面靜態(tài)地接收信息，而不會(huì)去和表達(dá)信息。尤其對(duì)于公共圖書(shū)館的檔案管理而言，人們往往只會(huì)從圖書(shū)館中獲取所需信息，對(duì)于自我參與和服務(wù)的認(rèn)識(shí)則相對(duì)不足，實(shí)際產(chǎn)生的興趣和行為也相對(duì)缺乏。

三、新媒體時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑

（一）提升檔案管理服務(wù)主體的觀念

要在新媒體時(shí)代更好地落實(shí)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其在時(shí)代變化中的更好創(chuàng)新和優(yōu)化，就應(yīng)首先實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)主體的觀念升級(jí)，將新媒體意識(shí)融入到日常工作當(dāng)中。一方面，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)媒體在新媒體時(shí)代的重要價(jià)值，明確傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體在信息傳播中的現(xiàn)實(shí)意義，借助于新媒體實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)媒體價(jià)值的更好呈現(xiàn)。如借助于新媒體技術(shù)對(duì)紙質(zhì)媒體信息進(jìn)行整合，方便用戶查找和借閱，提高紙質(zhì)媒體的使用效率；另一方面，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到新媒體在檔案管理工作中的巨大便利，在硬件方面實(shí)現(xiàn)匹配升級(jí)，在軟件方面不斷提升檔案管理工作效率的提升。借助于辦公系統(tǒng)、微博、微信公眾號(hào)等新媒體媒介更加高效地完成日常的檔案管理服務(wù)工作。

（二）強(qiáng)化用戶信息安全與個(gè)性服務(wù)平衡性

新媒體時(shí)代信息安全問(wèn)題是重大問(wèn)題，關(guān)系到檔案管理主體以及檔案用戶雙方面。要更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化，滿足用戶的多元化和個(gè)性化需求，同時(shí)也滿足用戶信息安全和檔案資源安全需求，就需要不斷強(qiáng)化用戶信息安全與個(gè)性服務(wù)平衡性，落實(shí)好安全管理問(wèn)題。一方面，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度，基于相應(yīng)法律法規(guī)實(shí)現(xiàn)信息安全制度保障。另一方面，通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的更好保護(hù)，強(qiáng)化數(shù)字信息的隱私性；此外，還應(yīng)充分利用現(xiàn)代手段，切實(shí)提高檔案管理服務(wù)主客體的媒介素養(yǎng)。對(duì)于“隱私悖論”問(wèn)題，應(yīng)在嚴(yán)格遵循相應(yīng)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，通過(guò)增強(qiáng)主體的媒介素養(yǎng)和客體的媒介素養(yǎng)外，不斷提升用戶的自我保護(hù)意識(shí)，保障用戶的信息安全。

（三）提高社會(huì)公眾的參與意識(shí)和實(shí)踐意愿

社會(huì)公眾的參與是檔案管理工作優(yōu)化的重要保障，為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到社會(huì)公眾服務(wù)參與的重要價(jià)值，并通過(guò)有效手段實(shí)現(xiàn)公眾參與意識(shí)和實(shí)踐意愿的提高。一方面，應(yīng)當(dāng)讓有興趣、有機(jī)會(huì)參與到檔案管理服務(wù)中公眾獲得實(shí)踐，通過(guò)其全程參與和體會(huì)，將相應(yīng)的感想和理念傳播出去，通過(guò)個(gè)體的傳播實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)公眾化的更好宣傳。另一方面，應(yīng)當(dāng)通過(guò)舉辦相關(guān)活動(dòng)擴(kuò)大影響力，讓社會(huì)公眾接觸并認(rèn)識(shí)到相關(guān)理念和實(shí)踐機(jī)會(huì)的存在?？赏ㄟ^(guò)舉辦閱讀推廣和征文比賽、視頻文化活動(dòng)等，讓公眾參與到檔案建設(shè)和服務(wù)當(dāng)中，逐步形成檔案管理服務(wù)參與意識(shí)，學(xué)習(xí)到相關(guān)的知識(shí)和技巧，助力檔案管理工作的更好開(kāi)展和不斷優(yōu)化。

（四）充分利用新媒體優(yōu)化檔案保存服務(wù)

在新媒體時(shí)代，為落實(shí)檔案管理工作，關(guān)鍵還在于對(duì)新媒體技術(shù)的基本應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案保存和服務(wù)的不斷優(yōu)化。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極尋求新媒體時(shí)代的管理方法，順應(yīng)新媒體的要求，學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)及時(shí)使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量均不斷提升，落實(shí)好檔案管理的基本。首先，可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)完善大數(shù)據(jù)和數(shù)字化管理平臺(tái)，打造良性的檔案管理生態(tài)圈；其次，可通過(guò)新媒體平臺(tái)打造檔案服務(wù)媒介，讓用戶更加便利地使用檔案資源。如通過(guò)手機(jī)APP的開(kāi)發(fā)，借助于微信、微博、QQ、微視頻等手段進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)、研究，迅速、傳播，分享檔案相關(guān)資訊和信息，形成新的傳播空間。

四、結(jié)語(yǔ)

新媒體時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑是助力檔案管理在新媒體環(huán)境更好工作的重要課題。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，不斷提升檔案管理服務(wù)主體的觀念，進(jìn)一步強(qiáng)化用戶信息安全與個(gè)性服務(wù)平衡性，同時(shí)不斷提高社會(huì)公眾的參與意識(shí)和實(shí)踐意愿，充分利用新媒體優(yōu)化檔案保存服務(wù)，才能更好地融入新媒體環(huán)境，為檔案管理工作的價(jià)值提升打造更好的平臺(tái)。

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作者：張妮妮 單位：寧波市特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院