檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新
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摘要：在新時(shí)代的背景下，我國(guó)在不斷進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作是目前一個(gè)意義重大的工作，在檔案工作的進(jìn)行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設(shè)在檔案工作中有重要的影響。為了加快檔案工作的發(fā)展，使檔案工作的質(zhì)量得到提高，同時(shí)，為保障客戶所享受的服務(wù)質(zhì)量，檔案工作應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的步伐，同時(shí)將信息技術(shù)與自身的發(fā)展相結(jié)合。為了使檔案工作更好地適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，必須加強(qiáng)信息化條件下的管理和服務(wù)創(chuàng)新，這也是讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化的必然選擇，同時(shí)也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。本文將簡(jiǎn)單敘述檔案管理信息化的內(nèi)涵，探討和分析信息化條件下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的策略。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；管理；服務(wù)創(chuàng)新
近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響。在信息化的條件下，我國(guó)的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務(wù)質(zhì)量，必須要加大對(duì)信息化檔案工作的管理力度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用范圍不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案服務(wù)的需要，也難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，因此為了提高服務(wù)的質(zhì)量，應(yīng)該將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化。從目前信息化條件下的檔案管理工作來(lái)看，還存在著許多不足，例如缺少主動(dòng)服務(wù)和大膽創(chuàng)新的意識(shí)，這就對(duì)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展有較大的牽絆，導(dǎo)致我國(guó)信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新水平得不到很大程度上的提升，依然處于停滯不前的狀態(tài)。因此，要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)大膽創(chuàng)新，這樣便可以提升我國(guó)信息化條件下的檔案管理水平。
一、信息化條件下的檔案管理的意義
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對(duì)人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時(shí)人們也在逐漸步入信息化時(shí)代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息資源的快速采集、總結(jié)和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過(guò)先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時(shí)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，讓用戶所享受的服務(wù)質(zhì)量更高[1]。當(dāng)今時(shí)代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的重要意義，加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理工作的過(guò)程，才可以保證檔案系統(tǒng)具有良好的安全穩(wěn)定性，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還要依靠許多相關(guān)部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要注意對(duì)工作的反思和總結(jié)，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗(yàn)，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機(jī)制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務(wù)[2]。
二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）檔案工作方面
由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時(shí)還有歷史遺留下來(lái)的問(wèn)題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對(duì)信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動(dòng)化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對(duì)全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問(wèn)題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。
（二）檔案管理的信息化特點(diǎn)
信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問(wèn)題。大部分檔案管理工作在開展過(guò)程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)，大量檔案在歸檔時(shí)利用磁盤或光盤存儲(chǔ)，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐[3]。
（三）檔案信息系統(tǒng)
在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。
三、信息化條件下檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策
（一）數(shù)字信息的檔案管理
數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲(chǔ)存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時(shí)載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會(huì)造成較大的損失。在以往的檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時(shí)候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因?yàn)閿?shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過(guò)程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過(guò)程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對(duì)檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲(chǔ)存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導(dǎo)致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問(wèn)題，例如會(huì)出現(xiàn)原稿被改動(dòng)或者格式問(wèn)題無(wú)法識(shí)別的情況；而紙質(zhì)檔案因?yàn)橐约堎|(zhì)的方式進(jìn)行記錄，所以會(huì)占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時(shí)查找起信息來(lái)也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實(shí)可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點(diǎn)并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。
（二）電子檔案的管理與存儲(chǔ)
信息化時(shí)代的到來(lái)，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對(duì)非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動(dòng)量，同時(shí)提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來(lái)了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲(chǔ)時(shí)期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新
（一）在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站
目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站；一些高校也利用網(wǎng)絡(luò)建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等在網(wǎng)站上，方便學(xué)生等對(duì)高校的了解。與此同時(shí)，這些網(wǎng)站不僅信息，還建立了專業(yè)的團(tuán)隊(duì)對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應(yīng)該學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化的手段，積極地開通網(wǎng)站服務(wù)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。
（二）開展檔案工作在線服務(wù)
當(dāng)今時(shí)代下，人們?cè)絹?lái)越注重時(shí)效性，因此，人們?cè)诶脵n案信息的過(guò)程中，也對(duì)時(shí)效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過(guò)程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進(jìn)行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時(shí)間和空間上有一定的限制，不具備較高的時(shí)效性，因此無(wú)法滿足人們的需求。此時(shí)，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過(guò)郵箱、郵件和窗口問(wèn)答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時(shí)效性。
（三）創(chuàng)新服務(wù)
人們對(duì)檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
五、結(jié)束語(yǔ)
在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國(guó)外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，同時(shí)結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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[2]王小潔.信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí),2017(14):194-194.
[3]呂洪濤.信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新途徑[J].民營(yíng)科技,2016(6):111-111.
[4]盧宇飛.信息化背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的研究與探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(23):116-11
作者：岳銳 單位：黑龍江省佳木斯技師學(xué)院
