高校學籍檔案管理工作問題分析

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摘要：高校學籍檔案是高校檔案中的重要部分，是學生在校期間生活、學習、日常管理等活動的綜合反映，能夠真實全面地記錄學生的獎懲情況、德育成績、學習經(jīng)歷等，也是學生歸屬于某學校的法律身份或者資格，對于學生發(fā)展而言尤為重要。然而當前我國很多高校卻并沒有做好學籍檔案管理工作，在實際的管理中還存在諸多問題，導致學籍檔案管理不全面、不科學，影響了檔案的完整性。鑒于此，本文對這些問題進行了總結，并根據(jù)實際情況提出一系列高校學籍檔案管理的對策，希望能夠促進高校學籍檔案管理更加規(guī)范，提升管理的有效性。

關鍵詞：學籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對策

一、高校學籍檔案管理工作中存在的問題

（一）高校領導的重視度不夠，管理較為分散

雖然學籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領導沒有認識到學籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學、學生管理等方面，忽略學籍檔案管理，這就導致該方面的管理較為分散。由于領導不注重學籍檔案管理，所以在日常工作中也不會為教職工強調學籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學籍檔案管理的意識低下，這對于學籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時，檔案辦公設備老舊不能及時更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費等，都不利于學籍檔案管理效率的提升。

（二）缺乏科學健全的學籍檔案管理制度

近年來，雖然我國政府根據(jù)時代的發(fā)展變化出臺了一系列高校學生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供了參考，但是學籍檔案的實際管理中仍然存在很多問題。比如學籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學生處、組織部以及各個教學院系等，如何對這些部門的學籍檔案管理工作進行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學生信息如何歸檔等都沒有進行清晰化規(guī)定，這就導致學籍檔案管理不完善，沒有嚴格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時，很多高校自身也沒有根據(jù)實際發(fā)展情況制定健全的學籍檔案管理制度，無法對該方面的工作進行約束，如此勢必會導致檔案管理者對學籍檔案管理的重要性認識不足，無法提升學籍檔案管理的效果。

（三）信息化水平較低

高校學籍檔案管理屬于一項系統(tǒng)化、復雜化的工作，涉及到學生生活以及學習的方方面面，是對學生整個大學生涯情況的綜合反映，所以學籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當前還有很多高校沒有積極引入信息化技術，在開展學籍檔案管理的時候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢必會導致學籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導致錯誤的存在，不利于學習檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時更新，較為落后老化，缺乏有效性，導致檔案管理面臨著重重困難。學籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個部門的有效配合，而很多高校學籍檔案管理部門并沒有與財務部門、學生處等實現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡化辦公，這也會導致學籍檔案管理面臨較大困難。

（四）檔案管理者綜合技能有待提升

學籍檔案管理工作具有較強的程序性和專業(yè)性，并不是每個人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學籍檔案管理人才隊伍的構建，確保管理者隊伍結構較為科學，并做好分工。但是縱觀當前我國高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領導都不注重學籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對檔案管理者進行培訓，導致他們的綜合素質欠佳。再加之檔案管理工作任務繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，影響了學籍檔案管理工作的良好開展。

二、解決高校學籍檔案管理工作問題的對策

（一）提升重視度，優(yōu)化管理

高校領導應當認識到學籍檔案管理的重要性，明確學籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動與學籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級領導班子的重要管理內容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個管理層對學籍檔案的重視度。還要對各個級別管理者的思想進行統(tǒng)一，推動學籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時，還要鼓勵各個級別領導或者院系負責人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進學籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動學籍檔案更加全面，還可以補充一些學生學習過程中的資料，比如外語四、六級成績單、學生實踐記錄、實習綜合評定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。

（二）構建科學化的學籍檔案管理制度

一方面我國政府應當出臺更為詳細化的高校學籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供強有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應當結合國家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實際情況制定出學籍檔案管理的運行模塊、工作程序和實施細則，推動學籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對性。要從制度上入手對學籍檔案管理工作進行把關，全面提升管理質量，制定整理、歸檔以及移交等各個方面的制度。同時，要認識到不同學生的學習能力以及學習目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應當實施超前性和彈性化的學籍檔案管理制度，通過科學化的學籍管理，更好地推動學生發(fā)揮自身的個性潛力，激發(fā)學生的創(chuàng)造性、積極性和主動性，促進學生綜合素質的全面提升。

（三）加強信息化建設

信息化已經(jīng)成為了當前時展的重要趨勢，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進，高校學籍檔案管理部門也應當積極引入信息化設備，并做好軟件的購買，推動學籍檔案管理更加科學，跟隨時代的步伐。通過信息化建設，能夠促進高校學籍檔案管理效率的全面提升，增強檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設尤為重要。第一，高校應當結合自身學籍檔案管理的現(xiàn)實情況進行計算機設備以及掃描儀等信息化設備的引入，同時，還要引入與日常學籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設定，推動檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護，確保系統(tǒng)能夠正常運行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎。第三，可以構建檔案管理信息庫，將高校各個院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關人員進行檔案信息的運用，推動檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學生在校期間的表現(xiàn)、學習成績、實踐情況等各個方面的內容，更為完整、全面地反映學生的情況。

（四）不斷提升學籍檔案管理者的綜合素質

學籍檔案管理者的綜合素質高低直接影響了學籍檔案管理的效果，因此對其加強綜合素質培養(yǎng)，構建專業(yè)化的學籍檔案管理者隊伍尤為重要。第一，高校應當做好學籍檔案管理者聘用把關，從源頭上加強管理，避免選用綜合素質低的人員開展檔案管理工作。要對應聘人員進行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對現(xiàn)有的學籍檔案管理人員進行培訓。高校學籍檔案管理工作涉及到計算機學、管理學以及統(tǒng)計學等各個方面的知識，管理者應當具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負責人應當對其進行教育和培訓，積極灌輸有關知識和技能，提升學籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請經(jīng)驗豐富的學籍檔案管理者到校為本校的學籍檔案管理者培訓管理技能、傳授管理經(jīng)驗等。還可以聘請計算機專家到校為檔案管理者傳授計算機技能等，促進檔案管理人員更好地運用計算機開展學籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責，并根據(jù)具體的工作量進行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對學籍檔案管理者進行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對其進行獎勵和表揚，積極調動其它工作者的工作積極性。

三、結束語

高校學籍檔案管理工作是一項細致化、復雜化的工作，要想提升學籍檔案管理的質量和效率，必須要提升該項工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設，提升學籍檔案管理者的綜合技能。雖然當前隨著社會的快速發(fā)展，我國高校領導對學籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學籍檔案管理面臨著一些問題，只有對這些問題進行科學化解決，才能夠推動學籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。

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作者：李篤 單位：西安醫(yī)學院