文書檔案管理信息化建設(shè)利用率探析
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【摘要】目前，隨著防震減災(zāi)工作量的不斷增加，紙質(zhì)檔案管理的工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前防震減災(zāi)的工作要求了。本文就大數(shù)據(jù)背景下，防震減災(zāi)工作中紙質(zhì)檔案管理模式所出現(xiàn)的問(wèn)題展開(kāi)了深入的探討，然后又簡(jiǎn)單論述了防震減災(zāi)工作中文檔信息化處理模式的重要性，最后，提出了增加文書檔案信息化管理模式安全性的有效措施。
【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護(hù)
1文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)
1.1紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性
紙質(zhì)檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有兩個(gè)特點(diǎn)，分別是穩(wěn)定性以及安全性，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性來(lái)源于紙張、顏料、染料的穩(wěn)定性，而紙質(zhì)檔案的安全性則來(lái)源于紙質(zhì)檔案上的字跡，眾所周知，每一個(gè)人的字跡都是有所區(qū)別的，所以紙質(zhì)檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質(zhì)檔案卻有一個(gè)特別顯著的缺點(diǎn)——不易保存，紙質(zhì)檔案的保存會(huì)受到保存地點(diǎn)、保存環(huán)境的影響，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護(hù)費(fèi)用，而且紙質(zhì)檔案在查閱、搬移等過(guò)程中或多或少都會(huì)有所損傷，除此之外，紙質(zhì)檔案還會(huì)害怕潮濕、火災(zāi)、水災(zāi)等不可控制的災(zāi)害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數(shù)據(jù)以及實(shí)際情況的記錄。
1.2電子檔案的存儲(chǔ)具有多樣性
電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術(shù)發(fā)展的大趨勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別就在于，電子檔案雖然存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更具體、更準(zhǔn)確。除此之外，電子檔案還可以進(jìn)行異地共享，檔案的使用不會(huì)受到地區(qū)、時(shí)間的影像，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進(jìn)行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理太過(guò)于繁瑣。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查詢時(shí)，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過(guò)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理。將檔案數(shù)據(jù)輸入進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，檔案在網(wǎng)上進(jìn)行管理，極大地促進(jìn)了檔案的公開(kāi)性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。
2加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)利用率
2.1文書檔案信息化機(jī)制的建立
電子檔案管理應(yīng)該建立健全的管理機(jī)制，首先檔案源數(shù)據(jù)的收集必須精確，檔案數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份、保存等必須保證和源數(shù)據(jù)相一致。除此之外，還應(yīng)該盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據(jù)國(guó)家規(guī)定來(lái)統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并創(chuàng)建相應(yīng)的電子檔案管理機(jī)制。此外，電子檔案管理工作人員的責(zé)任劃分也應(yīng)該依照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規(guī)范和準(zhǔn)確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯(cuò)的幾率。
2.2文書檔案信息化水平的加強(qiáng)
在地震局的防震減災(zāi)工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現(xiàn)有的防震減災(zāi)文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，文書檔案管理工作人員必須及時(shí)提升自身的技術(shù)水平，最大程度的滿足其工作需求。用現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)服務(wù)于當(dāng)前的防震減災(zāi)事業(yè)。電子檔案管理模式是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化的方向去發(fā)展，各個(gè)部門之間也應(yīng)該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進(jìn)防震減災(zāi)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全保護(hù)
3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)
提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內(nèi)容，工作人員不但要具備過(guò)硬的技術(shù)水平，還必須具備一定的綜合素養(yǎng)。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時(shí)收集、整理檔案資料的意識(shí)，查閱完檔案必須及時(shí)歸還原處，定期維護(hù)、檢查檔案是否有缺損。與此同時(shí)，還應(yīng)該定期給檔案管理的工作人員安排培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們多學(xué)習(xí)，努力提升自己的技術(shù)水平和能力。還要有足夠的職業(yè)素養(yǎng)，在管理的過(guò)程中，認(rèn)真負(fù)責(zé)每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。
3.2強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全防范
提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創(chuàng)建一個(gè)文書檔案管理的內(nèi)部平臺(tái)，用此來(lái)監(jiān)督和管理局內(nèi)重要的文書檔案；二，進(jìn)行電子文書檔案的備份和容災(zāi)，當(dāng)電子文書檔案受到損壞的時(shí)候，及時(shí)的采取補(bǔ)救措施，把損壞的檔案及時(shí)的修補(bǔ)和還原，讓文書檔案可以盡量恢復(fù)正常。
4結(jié)語(yǔ)
隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來(lái)。防震減災(zāi)工作不可能局限于一個(gè)地區(qū)，所以文書檔案的使用情況也會(huì)越來(lái)越頻繁。所以，如何創(chuàng)建出一種高效、科學(xué)的文書檔案管理方式是目前防震減災(zāi)機(jī)構(gòu)亟待解決的難題。電子檔案的出現(xiàn)不但滿足了目前防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展需求，還提高了防震減災(zāi)文書檔案的使用效率，可以為地震局相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的判斷依據(jù)。文書檔案的信息化發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，它可以提高防震減災(zāi)工作的準(zhǔn)確性，讓防震減災(zāi)工作中的文書檔案管理工作變得更科學(xué)、更合理、更準(zhǔn)確。
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作者：李曉莉 單位：吉林司法警官職業(yè)學(xué)院