談做好人事檔案管理工作
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【摘要】人事檔案是人才信息的重要載體，同時也是一個單位管理人員配置、選拔人才的重要依據(jù)和基礎。管理好人事檔案，對人力資源的開發(fā)和利用有著重要的作用。本文對當前人事檔案管理工作中存在的問題做了簡要分析，并針對這些問題提出相應的解決對策，以期為當前的人事檔案管理工作提供有益的幫助。
【關鍵詞】人事檔案；管理；工作
人事檔案是個人經(jīng)歷的工作實踐的歷史記錄，其記錄著個人的思想品德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經(jīng)歷、學歷及技術職稱，同時又能反映個人的社會關系及獎懲等情況的基礎資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作，又是一項專業(yè)性的工作；既是一項服務性的工作，又是一項機密性的工作。其工作質量的好與壞，直接關系到整個單位的工作效率與質量，是衡量一個單位工作的重要條件之一。
1人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問題
人事檔案是人才信息的重要載體，同時也是一個單位管理人員配置、選拔人才的重要依據(jù)和基礎。是知人善任、選賢舉能的重要憑據(jù)，管理好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要的作用。人事檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，通過人事檔案可以證實一個人的所有經(jīng)歷，為用人單位提供一個客觀、準確的人才信息。但由于人事檔案本身并不能給單位帶來直接的經(jīng)濟效益，導致很多用人單位對人事檔案工作的重視程度不夠，同時在管理過程中也會出現(xiàn)很多的問題。
1.1認識不夠
長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認為人事檔案管理工作就是保管性的事務工作，沒有列入到單位的重要工作內容當中，認為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應付人員的調配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調配人事的過程中常出現(xiàn)這樣那樣的問題，給后續(xù)的人員調配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強，也容易導致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。
1.2管理制度相對落后
當前，隨著人事制度的不斷深化和改革，人才的流動性更加的頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續(xù)得到了不斷簡化。但由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規(guī)定，致使個人的檔案得不到及時的補充、存檔和修正，這種形式大大的阻礙了人才的流動以及檔案的完整性。這種情況的出現(xiàn)，容易導致人才在調崗、“跳槽”、再就業(yè)時由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時，也容易出現(xiàn)虛假檔案，個別人員為謀求更好的個人利益，弄虛作假，還有相關人員會通過偽造檔案來實行打擊報復，給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現(xiàn)象的發(fā)生，嚴重影響了檔案制度的嚴肅性、準確性和唯一性。
1.3相關工作人員不夠專業(yè)
在當前的人事檔案管理工作人員中，存在用人隨意和人員專業(yè)性不強的問題。用人隨意主要表現(xiàn)在單位對人事檔案管理工作的不夠重視，許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不會把優(yōu)秀的人才用于人事檔案管理工作中，也沒有根據(jù)本單位自身的工作性質篩選出適合檔案管理的人員。專業(yè)性不強主要表現(xiàn)在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，從事人事檔案管理工作多數(shù)都是“半路出家”，致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規(guī)和方法的工作，具有獨立的任務和程序，從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎去進行學習，而當前許多單位對檔案管理工作人員的調動頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運行。
2加強人事檔案管理的措施
2.1轉變思想觀念
首先要強化檔案管理的意識，加大單位對檔案管理的重視程度，特別是單位的領導階層，要充分認識到人事檔案管理工作在人事工作中的重要性，重視和加強認識人事檔案管理工作。同時，要找準工作重心，把人事檔案管理工作的重點轉移到服務的形式上來，從而使人事檔案管理工作能夠為人力資源的開發(fā)提供有力的基礎。
2.2提高人員素質
在單位發(fā)展的同時，要具有長遠的眼光，根據(jù)單位自身的發(fā)展前景選用合適的人員來進行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業(yè)的素質，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時具備一定的計算機專業(yè)水平。另外，人事檔案管理工作又是一項保密性很強的工作，所以要求從事其工作的相關人員要具有政治性很強的工作立場。同時，檔案員要通過不斷的學習以及業(yè)務培訓，不斷地豐富自身的專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務能力，優(yōu)化知識結構，以滿足當前檔案管理工作的需求。
2.3健全工作制度，優(yōu)化管理
人事檔案管理是一個動態(tài)的過程，其是通過不斷地收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案得登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)都要建立相關的規(guī)章制度，并在實際的工作過程中不斷地完善，以保證人事工作的政策性與紀律性；內容的連續(xù)性、完整性；歸檔材料的的真實性和精煉。同時，隨著管理制度的不斷改革，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應當前的社會需求，所以，在當前的人事檔案管理工作過程中，要堅持以服務為宗旨，加大工作過程中軟、硬件的投入力度，提高人事檔案管理的科技含量。
3結語
人事檔案管理工作是一項復雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應新形勢的要求，做到科學、規(guī)范、與時俱進。這就要求從事相關工作的人員從觀念上轉變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務，為當前的社會主義現(xiàn)代化建設服務。
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作者：王丹 單位：大安市婦幼保健計劃生育服務中心