企業(yè)安全問題檔案管理論文

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一、檔案安全管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

對于檔案安全管理，還沒有發(fā)現(xiàn)完整的定義或者描述。借助危機(jī)管理的定義，筆者認(rèn)為理解檔案安全管理是企業(yè)或者企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)為避免或者減輕安全威脅給企業(yè)檔案帶來損害、損壞甚至毀滅，而有計劃、有組織地學(xué)習(xí)、制定和實(shí)施一系列安全管理措施和策略。認(rèn)識到企業(yè)檔案安全管理在企業(yè)檔案管理工作中的重要性是進(jìn)一步開展企業(yè)檔案安全管理工作的先決條件，作為企業(yè)檔案工作者必須認(rèn)識到這一點(diǎn)，其他管理人員對此也必須要有相當(dāng)?shù)睦斫夂驼J(rèn)識。

二、企業(yè)如何開展檔案安全管理工作

（一）樹立檔案安全管理意識

檔案安全意識是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工，都必須具有檔案安全意識，才能確保檔案安全。檔案安全意識淡泊是個普遍存在的問題。為保證企業(yè)利益和企業(yè)檔案安全，企業(yè)需要樹立檔案安全管理理念和安全管理意識。當(dāng)前樹立檔案管理安全意識顯得非常緊迫和重要，通過安全管理教育和培訓(xùn)可以提高檔案管理工作人員和相關(guān)人員的檔案安全管理意識。企業(yè)可以充分利用企業(yè)電視、內(nèi)部報刊、門戶網(wǎng)站、企業(yè)通告通知、企業(yè)會議等多種途徑，開展檔案安全管理敦育，樹立和增強(qiáng)檔案安全管理意識。在開展安全管理意識教育和培訓(xùn)的同時，還可以通過積極開展規(guī)范化、制度化的實(shí)戰(zhàn)演練，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加強(qiáng)檔案安全日常管理

首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責(zé)任制、庫房保管制度、庫房溫濕度管理制度、檔案出入庫制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺帳，包括保管情況檢查記錄、環(huán)境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫內(nèi)外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺帳，并對各種原始臺帳進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)規(guī)律，再用于指導(dǎo)檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進(jìn)行檔案安全的全過程管理，將檔案安全管理從保管環(huán)節(jié)，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)，將檔案安全管理落實(shí)到檔案管理工作的全過程。第四，加強(qiáng)檔案庫房日常管理，定時開關(guān)設(shè)備、電源、門窗，定期檢查電源線路、設(shè)備、消防器材、防蟲藥品，做好各項檢查記錄，保持庫內(nèi)外環(huán)境清潔，及時消除檔案安全隱患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企業(yè)檔案安全管理的制度保證。為保證企業(yè)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，制定相應(yīng)的企業(yè)檔案安全管理制定非常必要。企業(yè)工作人員尤其是檔案管理工作人員應(yīng)該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導(dǎo)下有序開展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理預(yù)案

建立和完善企業(yè)檔案安全管理制度后，還應(yīng)該建立企業(yè)安全管理預(yù)案。安全管理預(yù)案是安全管理制度的延伸、細(xì)化和具體化。企業(yè)檔案工作應(yīng)該根據(jù)可能出現(xiàn)的不同類型的安全威脅制訂相應(yīng)的安全管理計劃和應(yīng)對預(yù)案，從而形成檔案工作安全管理計劃和應(yīng)對預(yù)案，并和企業(yè)其他的安全管理預(yù)案共同形成企業(yè)安全管理預(yù)案。檔案安全管理預(yù)案首先應(yīng)該明確怎樣防止安全威脅爆發(fā)；其次應(yīng)該明確安全威脅爆發(fā)后，如何立即做出針對性的反應(yīng)等等。在安全管理計劃和安全應(yīng)對預(yù)案中需要重點(diǎn)體現(xiàn)安全信息的傳播途徑并確保它正常運(yùn)行，同時要重點(diǎn)體現(xiàn)安全的解決辦法。

（五）安全管理應(yīng)對機(jī)制

企業(yè)和企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該掌握宣傳報道的主動權(quán)，統(tǒng)一信息公布源和公布部門，通過召開新聞會等方式，向公眾告知安全威脅發(fā)生的具體情況、企業(yè)解決問題的措施等內(nèi)容，的信息應(yīng)該具體、準(zhǔn)確。避免給政府、企業(yè)、公眾錯誤的信息，導(dǎo)致無端猜疑。第一，對安全威脅處理進(jìn)行總結(jié)。對安全威脅發(fā)生的原因、事件處理的組織、安全處理計劃、安全管理決策等方面的工作進(jìn)行回顧和總結(jié)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)．“吃一塹，長一智”，不斷積累安全威脅處理的技能、提高處理安全威脅的能力、完善安全管理計劃。第二，要對存在的安全問題進(jìn)行整頓。多數(shù)安全威脅的出現(xiàn)都與管理不善有關(guān)，通過安全檢查和安全評估等方法。針對存在的安全問題提出整改措施，責(zé)成有關(guān)部門限時逐項落實(shí)，完善安全管理工作。