信息化建設(shè)檔案管理論文

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一、檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化建設(shè)可以提高檔案工作管理效率，使讀者方便地檢索利用檔案，合理配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。檔案信息化如果能實(shí)現(xiàn)，就能沖破檔案利用的種種局限，使封閉的檔案管理變?yōu)殚_放的管理，轉(zhuǎn)變管理職能，從檔案的保管和利用上升到信息采集、管理和服務(wù)，使檔案信息資源得到合理配置，使管理更加科學(xué)。比如檔案館又為政府公開信息的指定場(chǎng)所，可是由于檔案館的位置和常人對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)造成了很多人不知道該去哪里查閱現(xiàn)行公開文件，使現(xiàn)行公開文件的查閱率低下；還有就是以前的檔案需要在進(jìn)館滿一定的時(shí)限之后才能通過(guò)審查開放的方式供人查閱，使信息公開工作滯后，如果能利用網(wǎng)絡(luò)的便捷，在線接收現(xiàn)行公開文件，那么就能立即對(duì)現(xiàn)行公開文件進(jìn)行公開，縮短了信息公開的時(shí)間讓群眾能及時(shí)的對(duì)自己所急需的現(xiàn)行文件進(jìn)行查閱。

二、檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)狀

(一)缺少信息化建設(shè)資金

順利開展檔案信息化工作首先要完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。信息化建設(shè)需要花費(fèi)巨大的資金，因?yàn)樾枰渲脙r(jià)格很高的安全性能高、穩(wěn)定性強(qiáng)的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。檔案部門屬于社會(huì)文化事業(yè)單位，財(cái)政預(yù)算是主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源，他們只能使用非常有限的信息化建設(shè)資金，配置達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)信息化的要求的硬件，使檔案信息化進(jìn)程受到很大影響。

(二)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃不統(tǒng)一

檔案信息化建設(shè)不能順利開展，因?yàn)槲覈?guó)檔案信息化建設(shè)的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的。市場(chǎng)上推廣和使用的檔案業(yè)務(wù)管理軟件不適應(yīng)今后檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，因?yàn)樗鼈兌鄶?shù)是單機(jī)版，不能運(yùn)用于網(wǎng)絡(luò)。另外檔案信息電子化需要具有信息管理功能檔案軟件，需要一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)和達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案部門沒(méi)有這些軟件，所以不能實(shí)現(xiàn)資源共享。

(三)信息安全意識(shí)缺乏

安全問(wèn)題是檔案信息化建設(shè)不可避免的問(wèn)題，在檔案信息開發(fā)工作中，許多檔案館認(rèn)為只要建立安全防護(hù)體系就可以解決安全問(wèn)題，沒(méi)有意識(shí)這樣做存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。有些檔案館將檔案數(shù)字化工作外包給企業(yè)，若管理制度不嚴(yán)格，缺乏監(jiān)控，很容易造成信息丟失、泄密。

(四)檔案工作者素質(zhì)有待提高

科技進(jìn)步突飛猛進(jìn)，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，目前，由于缺少檔案、信息處理復(fù)合型人才，很難將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。另外人才引進(jìn)和激勵(lì)制度也有待完善。提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、檔案信息化建設(shè)的建議

(一)多渠道擴(kuò)大資金投入

財(cái)政預(yù)算是檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源，要加大財(cái)力的投入力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而加快檔案信息化建設(shè)。檔案部門要積極將信息化工作納入地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃以獲得更多專項(xiàng)資金支持，為信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。另外，檔案部門必須拓寬思路，轉(zhuǎn)變機(jī)制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎(chǔ)電信部門合作，獲得其網(wǎng)絡(luò)資源方面的免費(fèi)或優(yōu)惠支持(就中國(guó)電信給予政府上網(wǎng)工程提供優(yōu)惠服務(wù)那樣)，與大型跨區(qū)域IT企業(yè)聯(lián)合，利用其異地市場(chǎng)政策和形象開拓需要，優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務(wù)等。

(二)切實(shí)保障檔案安全

信息化建設(shè)中檔案信息安全受到網(wǎng)絡(luò)安全隱患、人為失誤、操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)故障、載體損壞等各方面威脅，為此，檔案工作者要樹立高度的安全和保密意識(shí)，著重加強(qiáng)主機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全等方面工作，切實(shí)維護(hù)檔案的安全性。制定包含檔案信息采集、處理、保存和利用各個(gè)階段的安全管理體系，解決檔案共享與檔案保密需求間的矛盾，是加強(qiáng)信息化建設(shè)中檔案安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時(shí)檔案部門可以配合信息化建設(shè)相關(guān)部門采取數(shù)據(jù)備份、防火墻設(shè)置、訪問(wèn)控制、加密等技術(shù)措施，做好歸檔文件的保存保護(hù)和網(wǎng)上檔案信息服務(wù)安全工作。另外，檔案工作者要提高保密安全意識(shí)，特別要做好涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案保密工作。

(三)檔案信息與電子政務(wù)信息共建

檔案信息資源與電子政務(wù)信息資源合作共建就是將政府的技術(shù)、資金優(yōu)勢(shì)與檔案部門的信息整理、管理優(yōu)勢(shì)充分地結(jié)合起來(lái)，依托電子政務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館，建立一個(gè)綜合性信息資源聯(lián)合開發(fā)管理體系，實(shí)施共同的信息資源開發(fā)利用與服務(wù)工作，從而有效地完成一系列的大型基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。借助電子政務(wù)平臺(tái)，開展基于政務(wù)網(wǎng)的電子文件中心建設(shè)可實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息的即時(shí)采集和長(zhǎng)期保管。建立電子文件中心不僅能夠?yàn)檎?wù)網(wǎng)解決信息管理、后臺(tái)存儲(chǔ)問(wèn)題，還能夠有效統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式標(biāo)準(zhǔn)，有利于信息資源共享和檔案館對(duì)電子文件的接收及最終歸檔。檔案部門要與電子政務(wù)建設(shè)部門積極合作，統(tǒng)籌安排信息化建設(shè)，依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，建設(shè)部門網(wǎng)，建立網(wǎng)站，檔案政務(wù)信息和檔案資料；同時(shí)配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，積極開展檔案網(wǎng)站建設(shè)，在網(wǎng)上開展現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢和館藏檔案目錄查詢工作，為電子政務(wù)建設(shè)、政務(wù)信息公開和便民服務(wù)。

(四)加快數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)之一。檔案信息數(shù)字化利用需要以大量的數(shù)字化檔案信息為基礎(chǔ)，原有的庫(kù)存檔案大多是以紙質(zhì)形式存在的，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換將是今后檔案管理工作的一項(xiàng)長(zhǎng)期而又重要的任務(wù)。就目前而言，要積極開展工作，大力豐富數(shù)字檔案館館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，完成檔案目錄的數(shù)字化、檔案編研成果的數(shù)字化、檔案全文的數(shù)字化，最大限度地為用戶提供利用服務(wù)。同時(shí)根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進(jìn)行原文掃描，使其能全文瀏覽。然后，根據(jù)客觀的人力、財(cái)力情況，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有步驟地逐步實(shí)現(xiàn)原有館藏的數(shù)字化轉(zhuǎn)換?？梢钥紤]為保障數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存和數(shù)字檔案館的持續(xù)發(fā)展，將數(shù)字檔案館作為全國(guó)檔案事業(yè)系統(tǒng)中提供檔案信息化專業(yè)服務(wù)的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立。將數(shù)字檔案館建成信息的提供者、儲(chǔ)存庫(kù)、過(guò)濾器、管理員和擁有者，作為數(shù)字檔案資源的終極保管基地、作為現(xiàn)代檔案管理工作開展的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃、共建、共享、共用，保障數(shù)字檔案館的持久性和發(fā)展性。

(五)加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)較強(qiáng)的技術(shù)性對(duì)檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)提出了新要求，要求檔案工作者具備運(yùn)用信息工具的能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評(píng)估能力、檔案信息的加工和提煉能力?？梢酝ㄟ^(guò)以下措施加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng):首先，為檔案信息化管理人才創(chuàng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)和支持檔案人員參加培訓(xùn)和再教育，努力掌握現(xiàn)代技術(shù)，提高現(xiàn)代化管理形勢(shì)下的業(yè)務(wù)能力，不斷適應(yīng)信息化社會(huì)的要求。其次，依據(jù)檔案信息化建設(shè)需要積極引進(jìn)既懂現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，又能獨(dú)立開發(fā)、使用、維護(hù)檔案管理軟件，進(jìn)行檔案信息的編輯、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才。