談信息化時(shí)代加強(qiáng)信息系統(tǒng)歸檔

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在當(dāng)前信息化時(shí)代，我們很多工作都通過信息系統(tǒng)來完成，文件流轉(zhuǎn)有文件管理系統(tǒng)；檔案有檔案管理系統(tǒng)；生產(chǎn)有生產(chǎn)管理系統(tǒng)；安全有安全管理系統(tǒng)；施工作業(yè)有施工管理系統(tǒng)，還有合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等。基本上信息系統(tǒng)涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數(shù)以上的業(yè)務(wù)工作都需要在信息系統(tǒng)上完成。檔案作為人類活動(dòng)的“記錄者”，在當(dāng)今信息化時(shí)代，做好檔案工作必須加強(qiáng)信息系統(tǒng)的歸檔工作。

一、信息系統(tǒng)歸檔的意義和含義

在當(dāng)今信息化時(shí)代，信息系統(tǒng)記錄著大量的個(gè)人及組織的生活、工作信息，從各個(gè)方面反映著社會(huì)的運(yùn)行情況。而檔案則是人類社會(huì)在實(shí)踐活動(dòng)中的真實(shí)記錄，從這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)的歸檔必須納入檔案工作中，且應(yīng)該是當(dāng)前檔案工作的重要組成部分。各項(xiàng)信息系統(tǒng)的歸檔也是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要內(nèi)容，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)資源，數(shù)字檔案館是檔案工作的發(fā)展方向，從這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)歸檔工作的質(zhì)量影響了檔案工作的發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)。信息系統(tǒng)的歸檔就是將信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、管理和監(jiān)管等活動(dòng)中產(chǎn)生的各種載體的記錄進(jìn)行收集、整理并移交檔案部門的過程。

二、信息系統(tǒng)歸檔的內(nèi)容和方式

信息系統(tǒng)的歸檔內(nèi)容主要有系統(tǒng)自身建設(shè)及運(yùn)行管理、業(yè)務(wù)流程兩部分。系統(tǒng)自身建設(shè)及運(yùn)行管理歸檔應(yīng)包含信息系統(tǒng)規(guī)劃、審批、建設(shè)、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、驗(yàn)收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務(wù)流程歸檔應(yīng)包括具體業(yè)務(wù)流程建立、流轉(zhuǎn)、審批、反饋、依據(jù)等文件和記錄。信息系統(tǒng)歸檔可根據(jù)實(shí)際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可采取實(shí)時(shí)在線歸檔，也就是在具體業(yè)務(wù)流程結(jié)束后及時(shí)點(diǎn)擊歸檔；如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)沒有與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向檔案部門歸檔刻錄好的光盤。

三、信息系統(tǒng)歸檔的實(shí)施方法

1.在系統(tǒng)規(guī)劃的同時(shí)考慮歸檔功能。信息系統(tǒng)的歸檔應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)作為系統(tǒng)的一項(xiàng)功能進(jìn)行同步規(guī)劃和建設(shè)。在信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時(shí)，信息系統(tǒng)管理部門應(yīng)與檔案部門進(jìn)行溝通，獲取檔案管理的相關(guān)要求，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性及歸檔功能實(shí)現(xiàn)的便捷性；檔案部門應(yīng)在系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)提出檔案歸檔和管理要求，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)測(cè)試歸檔功能的有效性及歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。在信息系統(tǒng)上線驗(yàn)收之前，應(yīng)由本單位及上級(jí)單位檔案部門專家對(duì)項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目歸檔功能進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見書。未進(jìn)行驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的信息系統(tǒng)不得投入使用。

2.以業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)。檔案的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的工作目標(biāo)之一，檔案的信息化以檔案的標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化包含檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化及檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化依賴于檔案來源的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，做好信息系統(tǒng)的歸檔應(yīng)以業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，包括業(yè)務(wù)流程、記錄和文件格式內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。信息系統(tǒng)的建設(shè)同樣依賴于相關(guān)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。統(tǒng)一的流程、統(tǒng)一的文件格式和內(nèi)容是進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的前提和基礎(chǔ)。如果不能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，就會(huì)造成系統(tǒng)中相關(guān)流程數(shù)量大、繁瑣，最后系統(tǒng)將會(huì)非常臃腫，不便于應(yīng)用，歸檔文件和記錄給檔案整理和歸檔人員帶來很大的負(fù)擔(dān)。信息系統(tǒng)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化還包括歸檔文件格式采用通用的文件格式，盡量減少專用格式，保證歸檔電子文件可讀性。

3.實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對(duì)接。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)能減少檔案人員整理檔案等體力勞動(dòng)的工作量，以便檔案人員能有更多的時(shí)間做好檔案內(nèi)容的開發(fā)利用。那么，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)保留向檔案系統(tǒng)歸檔的接口，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔，這也是建設(shè)數(shù)字檔案館的必備條件。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對(duì)接，需要檔案部門、業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理部門、具體業(yè)務(wù)部門的共同努力，檔案部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理部門共同確定歸檔接口的方式、數(shù)據(jù)傳遞方式以及在各自系統(tǒng)中的映射，保證歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可讀性；檔案部門和具體業(yè)務(wù)部門共同確定歸檔數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)等的要求，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

4.重視元數(shù)據(jù)的歸檔。在信息系統(tǒng)中形成的應(yīng)歸檔文件一般為電子文件，電子文件的易更改性要求必須同時(shí)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)來保證歸檔電子文件的真實(shí)性和可靠性。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件與元數(shù)據(jù)一并歸檔，并建立電子文件和元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。元數(shù)據(jù)應(yīng)包含描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)再現(xiàn)電子文件的產(chǎn)生、修改和流轉(zhuǎn)信息，具有可追溯性。對(duì)元數(shù)據(jù)的項(xiàng)目的設(shè)置和管理，信息系統(tǒng)管理部門應(yīng)與檔案部門進(jìn)行溝通，并盡可能采取系統(tǒng)自動(dòng)生成并伴隨電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)中，減少人為對(duì)元數(shù)據(jù)的干擾，保障電子文件的真實(shí)性，為電子文件發(fā)揮憑證作用打好基礎(chǔ)。

四、信息系統(tǒng)歸檔的現(xiàn)狀及對(duì)策

目前，各單位為了提高工作效率，開發(fā)了很多的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。但是，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)孤立，還有一些系統(tǒng)不能生成有效的符合歸檔要求的電子文件，信息系統(tǒng)之間未能關(guān)聯(lián)在一起，特別是未能與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，較多的只是將文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了關(guān)聯(lián)。這也就制約了電子文件的歸檔工作，影響了建立數(shù)字檔案館的進(jìn)程。在這種情況下，檔案部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)部門應(yīng)充分溝通和合作，特別是在系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時(shí)，檔案部門應(yīng)主動(dòng)出擊，提出歸檔要求，保證信息時(shí)代電子文件歸檔的完整性。在信息化時(shí)代，檔案部門要適應(yīng)時(shí)代要求，主動(dòng)作為，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的歸檔工作，為建設(shè)數(shù)字檔案館做好館藏資源建設(shè)，做好人類實(shí)踐活動(dòng)的“記錄者”。

作者：趙宏育 單位：遼陽(yáng)市宏偉區(qū)黨群事務(wù)服務(wù)中心